Logo weiterlesen.de
Zeit- und Projektmanagement

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Widmung
  4. Vorwort
  5. 1   Warum Zeit- und Projektmanagement notwendig ist
  6. 2   Zeitmanagement: Schlüsselqualifikation 1 für moderne Überlebenskünstler
    1. 2.1   Die Zeitmanagement-Uhr
      1. 2.1.1   Die Zeiger: Grundlagenwissen und die „richtige Einstellung”
        1. 2.1.1.1   Was man über die Zeit wissen sollte, bevor man sie versucht zu managen
        2. 2.1.1.2   Die tägliche Energiekurve berücksichtigen
        3. 2.1.1.3   Der Kampf gegen die Gewohnheiten
        4. 2.1.1.4   Stress beginnt im Kopf
      2. 2.1.2   Das Zifferblatt: Methoden und Prinzipien des Zeitmanagements
        1. 2.1.2.1   Das Zeitmanagement-Viereck
        2. 2.1.2.2   Die drei großen Ps
          1. 2.1.2.2.1   Prioritäten: das Eisenhower-Prinzip
          2. 2.1.2.2.2   Planung: „My-Time-AG”
          3. 2.1.2.2.3   Profitieren: Zeitfallen, -diebe, -fresser & Co.
      3. 2.1.3   Das Gehäuse: Zeitmanagement im Team
    2. 2.2   Das Uhrwerk: Konsequenz im Handeln und der „heilige Gral”
    3. 2.3   Toolbox für das Zeitmanagement
  7. 3   Neurowissenschaft: Wenn das eigene Gehirn zum Problem wird
    1. 3.1   Biologische Perspektive
      1. 3.1.1   Besser agieren mit viel Energie im Blut
      2. 3.1.2   Was kann ich schlechter?
    2. 3.2   Chronobiologie: Unser Leben ist Rhythmus
    3. 3.3   Was ist aus neuro-biologischer Sicht das Geheimnis von Projekterfolgen?
      1. 3.3.1   Der Projektraum
      2. 3.3.2   Personalauswahl: Outsider haben Schmerzen
      3. 3.3.3   Zusammenarbeit im Team: Umgang mit dem Chef
      4. 3.3.4   Zusammenarbeit im Team: optimales Teambuilding
      5. 3.3.5   Individuelle Veränderungsbereitschaft
    4. 3.4   Wie man sein Gehirn auf Disziplin trimmt
  8. 4   Projektmanagement: Schlüsselqualifikation 2 für moderne Überlebenskünstler
    1. 4.1   Das Projektmanagement-Haus als Lernstruktur
    2. 4.2   Grundlagenverständnis: Was ist ein Projekt und was ist Projektmanagement?
      1. 4.2.1   Was ist ein Projekt?
      2. 4.2.2   Was ist Projektmanagement?
      3. 4.2.3   Projekt-Magie: das magische Dreieck
        1. 4.2.3.1   Change Request – Änderungen des magischen Dreiecks
        2. 4.2.3.2   Schlanke Planungen statt fetter Reserven
        3. 4.2.3.3   Ziele – mehr als nur Richtung für den Plan
      4. 4.2.4   Rollen und Gremien
    3. 4.3   Handwerkszeug für die Projektplanung und -steuerung
      1. 4.3.1   Das Phasenmodell: wissen, was man wann tut!
      2. 4.3.2   Die wichtigsten Projektplanungs-Instrumente
        1. 4.3.2.1   Projektstrukturplan – „die halbe Miete”
        2. 4.3.2.2   Zeitplanung – die Timeline vor Augen
        3. 4.3.2.3   Ressourcen- und Budgetplanung: die Kosten im Griff haben!
        4. 4.3.2.4   Aktivitätenplanung im Detail
      3. 4.3.3   Risikomanagement
      4. 4.3.4   Projekt-Organisation: das Team richtig aufstellen
      5. 4.3.5   Projekt-Soziogramm: Stakeholder-Analyse
      6. 4.3.6   Projekt-Cockpit: die wichtigsten Informationen auf einen Blick
    4. 4.4   Entscheidende Momente im Projekt gestalten
      1. 4.4.1   Projekt-Kick-off gestalten: damit der Start kein Flop wird
      2. 4.4.2   Projekt-Gates moderieren: Türen, durch die man zur nächsten Phase kommt
      3. 4.4.3   Projekt-Rhythmus: wie man das Projekt auf Touren hält
      4. 4.4.4   Entscheidungen herbeiführen und einholen
      5. 4.4.5   Kommunikation in virtuellen Projektteams mit dem ViKoM-Prinzip
    5. 4.5   Projektmanagement-Standards implementieren am Beispiel der Firma Hochland
      1. 4.5.1   Bausteine für eine erfolgreiche Projektmanagement-Standard-Einführung
      2. 4.5.2   Einbindung aller Ebenen
      3. 4.5.3   Lessons Learnt
      4. 4.5.4   Fazit
    6. 4.6   Toolbox für das Projektmanagement: bewährte Tools statt Bastelarbeit
  9. 5   Wenn einem trotz Zeit-/Projektmanagement alles zu viel wird
    1. 5.1   Die vier Faktoren von Erschöpfung
    2. 5.2   Formen der Erschöpfung
      1. 5.2.1   Cortisolüberschuss am Abend
      2. 5.2.2   Cortisolmangel
      3. 5.2.3   Noradrenalin-Mangel
      4. 5.2.4   Serotonin-Mangel
    3. 5.3   Warnsignale richtig deuten: Messbare Vorboten einer Erschöpfung
      1. 5.3.1   Erhöhte Zuckerstoffwechsel als Ursache
      2. 5.3.2   Subklinische Entzündung
    4. 5.4   Was tun, wenn das Haus längst brennt?
  10. 6   Schlusswort
  11. Auflösung zu Gewohnheiten aus dem Kapitel 2.1.1.3
  12. Quellen und Literatur
  13. Autoren
  14. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Widmung

Ich widme dieses Buch meiner Frau,
die mir meine drei Jungs geschenkt hat
und mir als loyaler Partner im Leben zur Seite steht.

Bei allem, was die Reise durch das Leben für einen bereithält,
ist es gut zu wissen, dass man eine Gefährtin an seiner Seite weiß,
die einem den Rücken freihält.

Viele Stunden verbrachte ich am Laptop, vertieft in die Themen,
die mir Spaß machen, da kam so manches andere zu kurz.
Nun gilt es mit gutem Zeit- und Projektmanagement
einen Teil der verbleibenden Zeit zurückzugewinnen
für das Wichtigste im Leben:
die Menschen, die man liebt![2]

Bis zum nächsten Buch …!

Arne Prieß

Vorwort

Unabhängig davon, in welchem Job und welchem Unternehmen Sie gerade arbeiten, welche privaten und beruflichen Herausforderungen gerade von Ihnen zu bewältigen sind, welche Berufs- oder Lebensphase Sie gerade durchlaufen, eines ist bei all den sich verändernden Rahmenbedingungen immer gleich: Sie! Sie haben zudem eine mehr oder weniger ausgeprägte Kompetenz, mit den gegenwärtigen Herausforderungen professionell umzugehen. Und während Sie auf die vielen Rahmenbedingungen einer sich immer schneller verändernden Umwelt nur bedingt Einfluss haben, können und müssen Sie an dieser Kompetenz jeden Tag arbeiten, sie ausbauen und sich damit widerstandsfähiger machen gegen das, was viele Menschen im 21. Jahrhundert krankmacht. Nur so können Sie in unseren dynamischen Zeiten gesund „überleben”.

Zwei lebensnotwendige Schlüsselmethoden zur Stärkung dieser Kompetenz finden Sie in diesem Buch, in dem ich meine langjährigen Erkenntnisse und Erfahrungen dazu beschrieben habe: Zeit- und Projektmanagement, im Folgenden mit ZuP abgekürzt. Sicher keine neuen und schon gar nicht unerschlossenen Themen, die sich jeweils bereits in vielen Büchern wiederfinden. Warum aber hier im Doppelpack, kann man doch auch die eine oder die andere Methodik für sich und unabhängig von der anderen erlernen? Zum einen sind die täglichen Aufgaben, die man heute, morgen, in einer Woche, diesen Monat oder dieses Quartal schaffen will und muss, manchmal so groß und komplex, dass sie mit Zeitmanagement allein nicht mehr zu bewältigen sind. Da braucht es ebenfalls gutes Projektmanagement. Zum anderen muss ein perfekt geplantes Projekt, das einem ein Jahr oder noch später große Vorteile verschaffen soll, heute, morgen, nächste Woche in täglicher Kleinarbeit und vielen Einzelschritten umgesetzt werden. Wenn dies nicht gelingt, sterben die großen Vorhaben im täglichen Sumpf misslungenen Zeitmanagements. Das eine kann also nicht ohne das andere gelingen und umgekehrt.[3]

Abbildung

Abbildung: Wenn die Zeit an einem nagt

Dieses Buch soll kein „trockener Methoden-Schinken” sein, durch den Sie sich unter Aufwendung aller Kräfte durcharbeiten müssen. Vielmehr wäre es mein Wunsch und meine Hoffnung, dass Sie es als Inspiration und Aufmunterung empfinden: von Menschen geschrieben, die im Leben stehen, für Menschen, die gern Ideen für die erfolgreiche Gestaltung ihres Lebens erhalten möchten. Dieses Buch orientiert sich dabei vor allem am Berufsleben, auch wenn beide Methodenbereiche natürlich genauso hilfreich für das Privatleben sind, Ich gehe aber davon aus, dass Ihnen der Transfer in Ihr Privatleben sicher selbst gelingen wird.

Zu Ihrer Erleichterung fasse ich die Ausführungen der einzelnen Kapitel zwischendurch immer wieder zusammen in „Goldenen ZuP-Regeln”.

Goldene ZuP-Regel

Hier erfolgen kompakte Anweisungen basierend auf den vorherigen Ausführungen.[4]

Durch diese sowie durch die zahlreichen Abbildungen im Buch hoffe ich, den mehr in prägnanten Regeln oder Bildern lernenden Lesern den Ritt durch diese Lektüre zu erleichtern.

Mein methodischer ZuP-Doppelpack wird zudem verbunden mit den neuesten neurobiologischen Forschungserkenntnissen, denn: Was in allen Lebenslagen wie bereits erwähnt gleichbleibt, sind Sie – und Ihre Einstellungen und Verhaltensweisen haben viel mit der Funktionsweise Ihres Gehirns zu tun. Hierfür konnte ich erneut Dr. Sebastian Spörer als Co-Autor gewinnen, dessen Kapitel (3 und 5) einen wichtigen neurowissenschaftlichen Background liefern. Zwischendrin und entlang meiner Ausführungen werden von ihm gezielte Neuro-Hinweise gegeben, durch die Erkenntnisse aus der Hirnforschung ganz konkret mit dem ZuP-Methodenwissen gekoppelt werden. Diese sind gekennzeichnet mit:

Neuro-Tipp

Hier erfolgen Hinweise auf wertvolle Erkenntnisse aus der Gehirnforschung.

Mit diesem „Neuro-ZuP-Paket” hoffen mein Co-Autor und ich, Ihnen wertvolle Impulse zu liefern für ein erfolgreiches und trotz der mannigfachen Herausforderungen zwar komplexes und schwieriges, aber dennoch erfülltes und glückliches Berufs- und Privatleben.

Dass ich im Buch mehrfach auf das erste gemeinsame Buch von Dr. Spörer und mir, „Führen mit dem Omega-Prinzip – Neuroleadership und Führungspraxis erfolgreich vereint” (Haufe Verlag 2013), hinweise, soll keine Schleichwerbung sein. Das Verweisen liegt darin begründet, dass insbesondere Projektmanagement nichts anderes ist als „Führen unter erschwerten Bedingungen”. Und Führungskräfte in der Linie als auch im Projekt müssen durch z. B. effektive Moderation oder Kommunikation und viele andere Führungskompetenzen viel zum erfolgreichen Arbeitseinsatz ihrer Mitarbeiter beitragen können. Deshalb sind inhaltliche Überschneidungen der Themen Führung und Projekt- sowie Zeitmanagement naturgegeben. Etliche Kapitel aus dem obigen Buch müssten sich eigentlich in diesem Werk wiederholen. Ich habe es aber bei wenigen Wiederholungen bzw. Überschneidungen belassen und würde mich freuen, wenn unsere Leser als Ergänzung ihres Wissens über die Führung von Projektteam-Mitgliedern unser erstes Buch ihrer privaten Bibliothek zufügen würden. Insbesondere die folgenden darin bearbeiteten Themen bzw. Kapitel wären eine gute Ergänzung zu diesem Werk: Kapitel 2 Neuro-Leadership; Kapitel 7 Führung ist eine Beziehung; Kapitel 8.1 Kommunikation; Kapitel 8.2 Entscheidungen; Kapitel 8.3 Verhandlungen; Kapitel 8.5 Change Management; Kapitel 8.7 Distance Leadership; Kapitel 10 Sich selbst führen, bevor man andere führt. Da viele Projektleiter auch Führungskräfte in der Linie sind und in Projekten manche Mitarbeiter aufgrund der Dauer des Projektes dem Projektleiter disziplinar unterstellt werden, würden sich die Anschaffung und das Lesen des obigen Buches sicher lohnen.[5]

Aber nun erst einmal viel Spaß beim Lesen und Umsetzen dieses Buches und viel Erfolg bei Ihrem ZuP[6]!

Beste Grüße

Arne Prieß

Hinweis:

Im Buch werden nicht immer beide Geschlechter verwendet. Wenn also von „er” gesprochen wird, bitten wir die Damen unter den Lesern um Verständnis und hoffen, dass das erleichterte Lesen für diese einseitige Geschlechterbenennung entschädigt.

1   Warum Zeit- und Projektmanagement notwendig ist

Ich werde in meinen Trainings manchmal gefragt, ob das ganze aktuelle „Geschrei” über Burn-Out, Stress und der Wunsch nach Work-Life-Balance nicht übertrieben und „schicki” ist und man früher nicht schon genau dieselben Herausforderungen hatte, ohne sich dieser neuen Begrifflichkeiten zu bedienen. Meine Antwort darauf ist eindeutig: Nein! Denn die Arbeitswelt unterliegt in den letzten Jahren einem zunehmend schneller werdenden Wandel, während der Mensch mit seinen Fähigkeiten nicht schnell genug hinterherkommt. Ich bin kein Evolutions-Forscher, aber mein GMV (Gesunder Menschenverstand) sagt mir, dass die menschliche Evolution nennenswerte Veränderungen bei unserer Bauart sicher nicht in Jahrzehnten, wahrscheinlich nicht einmal in Jahrhunderten herbeigeführt hat.

Die „Stressoren des 21. Jahrhunderts” sind jedoch stetig zunehmend und schneller im Fluss, als uns lieb sein kann, und sie verlangen uns vielfältige Anpassungen von Verhalten, Einstellungen und Kompetenzen ab. Vielleicht stimmen Sie mir bereits gefühlt zu und haben sich deshalb dieses Buch gekauft; vielleicht brauchen Sie aber an dieser frühen Stelle im Buch noch Argumente zur Motivation, das Buch bis zum Ende zu lesen und die Erkenntnisse in Ihr Leben zu integrieren. Deshalb hier erstmal eine kurze Aufzählung der Stressoren und gute Gründe, sich dagegen zu wappnen:[7]

Unsere sich verändernde Arbeitswelt zeichnet sich durch folgende Entwicklungen aus (siehe z. B. auch den Stressreport 2012 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, aus dem einige der u. g. Punkte entnommen sind):

  • Tertiarisierung: Darunter versteht man die Entwicklung zur Dienstleistungsgesellschaft, in der man das Ergebnis seiner Arbeit immer weniger sehen und anfassen kann. Man arbeitet den ganzen Tag und abends kann man kaum beschreiben, was die Früchte dieser Arbeit sind. Da entsteht wenig Sichtbares, auf das man stolz sein könnte. Viel zu viele Meetings binden uns, die Zeit rauben und oft nur wenig Mehrwert stiften. Es wird geredet und gestritten, aber Sicht- und Anfassbares halten wir dann selten in Händen. Was muss es schön gewesen sein, als die Menschen noch überwiegend etwas gebaut, einen Acker bestellt oder einen Schuh oder ähnlich nützliche Dinge fürs Leben mit den eigenen Händen geschaffen haben. Heute kommt man zur Arbeit, kämpft sich durch die Mails und Meetings und dann ist es Zeit, nach Haus zu gehen. Und wenn die Kinder fragen, was für eine Arbeit man eigentlich hat, kann man diese nicht wirklich in Worte fassen. Verstehen Sie mich richtig, ich plädiere nicht für „zurück auf den Acker, zurück an die Werkbänke”, aber wir sollten uns darüber im Klaren sein, dass der geschaffene Wert einer Arbeit nicht mehr leicht zu erkennen ist und wir uns zur eigenen Seelenhygiene immer wieder vor Augen führen sollten, was man mit seiner eigenen Arbeit Sinnvolles zur Gesellschaft beigetragen hat. Hoffentlich fällt Ihnen dazu etwas ein, was Sie befriedigt, dann wäre schon viel geschafft.[8]

  • „Informatisierung”, Technisierung & Digitalisierung: Moderne Kommunikationstechnologien machen uns zu „digital workers”. Wir sind immer und überall erreichbar, per Mail oder Telefon, auf unzähligen Social-Media-Kanälen oder mit einer schnellen SMS. Man entwickelt schon ein schlechtes Gewissen, wenn man nicht regelmäßig in die Mails schaut und antwortet – selbst im Feierabend und im Urlaub. Da bleibt wenig Raum für das Abschalten. Privat und im Feierabend zu sein, hat nicht mehr das Privileg des „Abgeschottet-Seins” von der Arbeit. Man muss darum kämpfen, nicht erreichbar sein zu dürfen, ja, es ist geradezu ein Luxus. Die Probleme mit der Flut der täglichen Mails und dem „Information-Overload”, den man „erleidet”, müssen gelöst werden, denn Informationen und Kommunikation sind zwar nötig, jedoch machen die Auswüchse den Menschen krank. Unternehmen reagieren dann oft mit neuem und noch modernerem Equipment. Das schickste „Device”, das mobilste „I-Gerät” und die neueste Software erleichtern zwar teilweise die Arbeit, erhöhen aber auch den Technisierungs- und Komplexitätsgrad. Immer mehr „Schnickschnack” ist zu bedienen und entwickelt oft ein Eigenleben. Insbesondere, wenn eine Vernetzung und Synchronisierung der Geräte nicht gelingt, machen einem die vielen Hilfsmittel mehr Arbeit, als sie einem abnehmen.[9]

  • Subjektivierung: Man erhält eine zunehmende Eigenverantwortung für Arbeitsprozesse. Bei aller Automatisierung erhält der Mensch eine wachsende Verantwortung für Gesamtprozesse und Ergebnisse. Bewährte Management-by-Techniken, wie Management-by-Delegation (Führen durch Delegation von Verantwortung für Aufgaben) und Management-by-Objectives (Führen mit Zielen, die durch den Mitarbeiter selbst oder als Teil eines Teams erreicht werden sollen), kommen zwar dem Wunsch nach Gestaltungsspielraum entgegen und sind grundsätzliche Motivationsmotoren. Aber sie verstärken auch den Druck auf den Einzelnen, der sich nicht mehr im Kollektiv der Belegschaft mit seinen individuellen Beiträgen verstecken kann.

  • Akzeleration: Eine stetig zunehmende Beschleunigung von Prozessen und eine Zunahme der Komplexität fordern ihren Tribut. Während wir noch dabei sind, einen bestehenden Arbeitsprozess zu optimieren, erzwingt der Arbeitsdruck schon ein schlankeres und noch effizienteres Vorgehen als geplant. Während gerade ein aktuelles Produkt auf den Markt kommt, bereiten wir schon das Nachfolgeprodukt vor, damit die Nachfrage nach „besser, billiger, schneller und neuer” befriedigt werden kann. Aber schnellere und kürzere Zyklen sind nicht allein die Herausforderung. Die Arbeitswelt wird immer komplexer, immer mehr Beteiligte erbringen Ergebnisse im Gesamtkonzert. Dieses Zusammenspiel muss gemanagt, die Abhängigkeiten erkannt und die Schnittstellen bedient werden. Selten folgen die Dinge heute einer geraden Linie, unzählige Handlungsstränge laufen parallel, haben Vernetzung zu anderen Themen und Vorhaben. Das alles noch zu durchschauen, ohne entkräftet aufzugeben, ist eine Kunst, die man lernen muss.[10]

  • Neue Arbeitsformen: Die Arbeitswelt birgt viele berufliche Unsicherheiten. Hatte man vor wenigen Jahren noch das Gefühl, dass, wenn man bei einem der großen Konzerne arbeitet, man ausgesorgt hat und das Arbeitsleben und stetiges Einkommen bis zur Rente gesichert ist, so muss man heute zur Kenntnis nehmen, dass gerade die großen zu Tausenden rausschmeißen, wenn der Aktienkurs nach oben steigen soll. Nicht mehr nur die festen Arbeitsverhältnisse bestimmen das Bild in Unternehmen, Leiharbeitnehmer-Arbeitsverhältnisse, Werkverträge, befristete Arbeitsverträge und freie Mitarbeit werden immer öfter die Basis der Zusammenarbeit. Flexibilität auf der Seite der Unternehmen erzwingt Flexibilität bei den Mitarbeitern. Berufliche Laufbahnen werden immer mehr zur Mosaik-Karrieren, bei denen sich abwechselnde Formen der Arbeit am Ende eines Arbeitslebens ein buntes Gesamtwerk ergeben. Heute angestellt, morgen selbstständig, übermorgen als Leiharbeitnehmer an Bord. Die Flexibilität wird eine notwendige Eigenschaft für eine erfolgreiche Gestaltung unseres Berufsalltags werden.

    Es stellt sich deshalb die Frage, wie man sich damit mental arrangieren wird. Denn die nötige Flexibilität bringt auch stetige Instabilität und berufliche Unsicherheit mit sich. Über Jahre im Voraus zu wissen, wie der eigene berufliche Lebensweg verlaufen wird, wird zum Ausnahmefall.[11]

  • Globalisierung und Virtualisierung: Es gibt kaum noch Unternehmen, die nicht über die Grenzen des eigenen Landes hinaus aktiv sind und so versuchen, ihren Markt und damit ihren wirtschaftlichen Erfolg zu vergrößern. Das bringt für die beteiligten Menschen mit sich, dass immer mehr Reisen nötig werden, immer mehr Kulturen und Sprachen verstanden und zur Effizienzsteigerung auch immer virtueller miteinander gearbeitet werden muss. Und diese Themen bergen nicht nur neue Herausforderungen, sondern auch neue Stressoren. Welche Reise klappt heute schon wie geplant? Der nächste Stau auf den überlasteten Straßen, der nächste Fluglotsenstreik oder eine ausgefallene Klimaanlage im Zugabteil bei 40 Grad machen das „Abenteuer Reisen” zumindest beruflich zu einem Stressor, denn Terminpläne sind eng und kommen ins Wanken, sobald in der Kette der Handlungen etwas stockt. Und wenn man dann ankommt, hat man z. B. zwar englische Sprachkenntnisse als Verständigungsbasis, aber häufig werden interkulturelle Kompetenzen vorher nicht vermittelt und man redet aneinander vorbei. Dann ist man froh, wenn man endlich wieder daheim ist, wo man sich versteht. Um sich die nächste Reise zu ersparen, stehen immer häufiger Kommunikationsanlagen zur Verfügung, bei denen man sich nicht nur hört, sondern auch sieht. Eine deutliche Entlastung, aber auch eine große Gefahr, denn 80 % der zwischenmenschlichen Kommunikation läuft nonverbal und die oft ruckeligen Bilder können dies nur begrenzt übermitteln. „Sich verstehen geht anders”, mag man meinen, und das zu Recht.[12]

  • Projekte statt Linie: Immer mehr Arbeit wird nicht mehr in der klassischen Linienorganisation erledigt, da diese ihre Stärken nur in eingespielten Arbeitsprozessen, aber nicht in den sich dynamisch verändernden Rahmenbedingungen freisetzen kann. Deshalb werden immer häufiger insbesondere einmalige, große und komplexe Vorhaben, von denen viel abhängt, in parallel zur Linie agierende Projektorganisationen überführt. Eigentlich ein sinnvolles Vorgehen, da sich auf die Herausforderungen speziell aufgestellte Teams viel schlagkräftiger um solche Themen kümmern können. Bis hierhin ist alles o. k. und es wäre „einfach nur” nötig, mit professionellen Projektmanagement-Prozessen und -Know-how sowie einer guten Kommunikation und Abstimmung mit der Linienorganisation voranzuschreiten. Aber leider werden viel zu viele Aufgaben zu Projekten gemacht und diese müssen von der Linie nebenher betrieben werden. Ein „Projekt-Overkill” entsteht, unter der die Belegschaft früher oder später zusammenbricht, wenn man nicht einen Weg findet, wie man das Ausmaß an Projekten mit den zur Verfügung stehenden Ressourcen in Einklang bringen kann.

  • Das Privatleben wird komplizierter: Als Familienvater mit drei Kindern darf ich aus eigener Erfahrung sagen, dass neben den ganzen Veränderungen der Arbeitswelt genauso viele zusätzliche Anforderungen an die erfolgreiche Gestaltung des Privatlebens bestehen. Es grenzt für mich immer wieder an ein Wunder, wenn die Bedürfnisse aller in einer Familie irgendwie zufriedenstellend erfüllt worden sind, sobald man abends geschafft zu Bett geht. Während der eine Sohnemann mit den heutigen hohen Anforderungen der Schule kämpft, ist der andere Dauerlieferant der wildesten Seuchen aus der Kita, die jedes Mal die ganze Familie reihum heimsuchen. Und der dritte Bengel lernt gerade das Gehen und spielt im Haus „Unfall- und Gefahrensucher”, sodass man entweder Blessuren und Geschrei managen oder volle Windel wechseln muss. Und wenn dann der Elternzeit-nehmende Part in der Familie noch nebenberuflich etwas „im Job” bleiben will, dann wird es richtig schwierig und die tägliche Schul-, Freizeit- und Berufs-Jonglage wird zur logistischen und planerischen Meisterleistung, bei der nichts schiefgehen darf. Sobald „Kollege-Kita-Schnürschühchen” dann krank darniederliegt und zu Hause versorgt werden muss, bricht das filigrane Kartenhaus in sich zusammen.[13]

Und wenn man – was heute angesichts des demografischen Wandels und der Zunahme der Single- und kinderlosen Haushalte zunimmt – von den oben beschriebenen komplexen Familienfreuden nicht betroffen ist, dann verbleiben noch die vielen zunehmend komplexer werdenden Herausforderungen des täglichen Lebens. Bis man alle für das heutige Leben (angeblich) notwendigen Versicherungen abgeschlossen, alle Social-Media- und privaten E-Mail-, Dating- und Shopping-Portal-Accounts gepflegt, die private Altersvorsorge geplant, die Lieblingsserie im Fernsehen programmiert und geschaut, die zahlreichen Sport- und sonstigen Vereinsmitgliedschaften bedient, den Kühlschrank und Vorratskeller aufgefüllt, den Steuer- und sonstigen Pflichten nachgekommen ist und den Hausbau oder die Weltreise als Projekt sauber geplant hat, verbleiben dann neben dem Job noch 5 Minuten auf der Couch, bevor einem die Augen zufallen.[14]

Unter all den gerade benannten Herausforderungen, die sicher keine vollständige und abschließende Liste ergeben, muss man einen Weg finden, auf dem man erfolgreich durchs Leben gehen und dabei gesund bleiben kann – die Erschöpfungskrankheit Burnout lauert vor der Tür. „Das Leben ist kein Ponyhof” hat man schon als Kind verstanden, aber dass es eine solche Vielzahl von Erschwernissen bereithält, das hat uns keiner gesagt, als unsere Mütter uns aus ihrem heimeligen Schoß ins Leben entließen. Weil es aber nun einmal kein Zurück gibt in diesen Schoß, müssen sich die Menschen rüsten, damit einem das Ganze nicht um die Ohren und man selbst aus der Kurve fliegt. Und genau hier kommt dies in Ihren Händen befindliche Buch ins Spiel!

2   Zeitmanagement: Schlüsselqualifikation 1 für moderne Überlebenskünstler

Wenn Sie dieses Kapitel 2 über Zeitmanagement gelesen haben, werden Sie sagen: „Eigentlich keine Atomphysik und irgendwie keine mystischen Geheimnisse, die der Autor da von sich gibt!” Und damit haben Sie vollkommen Recht! Zeitmanagement besteht zu 30 % aus GMV (Gesunder Menschenverstand) und zu 20 % aus Methodenwissen mit hilfreichen Tipps (zu finden in zahlreichen Büchern). Und die restlichen 50 % beinhalten etwas durchaus Mystisches, ein Geheimnis, wenn auch nicht im positiven Sinne: Sie bergen das Mysterium, warum man Zeitmanagement eigentlich nicht so betreibt, wie die ersten 50 % es einem nahelegen.[15]

Dafür gibt es viele Gründe. Manche davon wird mein Co-Autor Dr. Spörer in den Neuro-Kapiteln und -Tipps erklären, wenn er den aktuellen Stand der Neurowissenschaft zu Rate zieht. Die meisten aber haben – und das werden Sie auch ohne den Griff in die Neuro-Kiste nachvollziehen können – etwas mit Ihnen zu tun. Mit Ihrer Komfortzone, in der Sie sich wohlfühlen. Mit dem, was und wie Sie sich angewöhnt haben, zu denken, zu arbeiten, zu entscheiden, zu fühlen etc. Außerhalb dieser Komfortzone ist das Leben anstrengender, so denkt man. Aber so ist es nur für den kurzen Moment, in dem man aus der Komfortzone heraustritt und sich in neue Verhaltens- und Denkweisen hineinbegibt, danach wird es schnell angenehmer. Aus diesem Grund sollte man Zeitmanagement als eine wichtige Schlüsselqualifikation zur Ausweitung und Neudefinition der Komfortzonen und für das Überleben in dynamischen Zeiten verstehen und sie als solche wertschätzen und sich nachhaltig aneignen.

Neuro-Tipp

Aus neurobiologischer Sicht haben wir einen riesigen Speicher (unsere Großhirnrinde), mit dem wir theoretisch unbegrenzt Wissen aufnehmen können. Praktisch scheitert es an der Kapazität unseres Arbeitsspeichers (Teile unseres Stirnlappens, des Präfrontalen Cortex), der bereits mit wenigen gleichzeitigen Informationen überfordert ist. Dieser Arbeitsspeicher ist der Flaschenhals, durch den das Wissen zunächst durch muss. Der Rest an Informationen wird einfach aussortiert. Wissenserwerb hat biologisch viel mit der geschickten Nutzung des Arbeitsspeichers zu tun. Diesen nutzen wir am besten, indem wir ihm die wichtigen Informationen besonders hervorgehoben[16] präsentieren und uns mit weniger bedeutenden Informationen nicht lange aufhalten.

Heben Sie wichtige Informationen hervor.

Wenn viele Inhalte des Zeitmanagement-Kapitels bereits zu Ihrem persönlichen Handwerkszeug gehören, werden Sie sich am Ende bestätigt und entlastet fühlen („ich mach das doch alles schon ganz gut, dann bin ich mit mir doch mal versöhnt”). Aus vielen Trainings und Coachings weiß ich aber, dass viele Bestandteile professionellen Zeitmanagements außerhalb der üblichen Komfortzonen liegen und nicht immer ganz leicht in das zukünftige Verhaltensspektrum überführt werden können. Darum beginne ich die Ausführungen nicht gleich mit Methoden, Tipps und Tricks, sondern möchte mit Denk- und Lernstrukturen, Grundlagenwissen und einigen Anregungen zur eigenen Einstellung einen Unterbau schaffen, der das Fundament für erfolgreiche Änderungen im eigenen Umgang mit der Zeit bildet.[17]

Der Zeitmanagement-Propeller: ganzheitliches Konzept für Nachhaltigkeit

Wenn ein Unternehmen Geld für Personalentwicklung vergeuden möchte, dann sollte es einen einzelnen Mitarbeiter, bei dem Zeitmanagement-Kompetenz vonnöten ist, zu einem externen Seminar entsenden. Dort lernt dieser dann sicherlich gute Methoden für ein besseres Zeitmanagement und erhält wichtige Impulse. Sobald er aber wieder in sein Arbeitsumfeld zurückgekehrt ist, kämpft er auf einsamen Posten bei der Umsetzung seiner guten Vorsätze. Er wird behindert, belächelt („warst Du mal wieder auf einem Seminar oder was soll der Quatsch?”) und unterlaufen durch die Kultur und die bestehenden Gewohnheiten, Prozesse und Rituale der Organisation. Im besten Falle wird ihm bei Verbesserungsvorschlägen noch interessiert zugehört, aber für echtes Mitmachen fehlen der Elan und die Überzeugung. Und so wird auch der Seminarbesuch bei dem betroffenen Mitarbeiter bald wieder vergessen sein und er macht weiter wie bisher. Ich hingegen glaube an die Kraft von Inhouse-Trainings, bei dem ganze Teams lernen, was man verbessern kann, und sich dann gegenseitig ermutigen, neu Erlerntes nachhaltig beizubehalten.

Wie man auch immer die Entwicklung von Zeitmanagement-Kompetenz angeht, in jedem Falle muss man berücksichtigen, dass es mit einem Training nicht getan sein wird. Was alles dazu gehört, bis sich nachhaltige Erfolge einstellen, habe ich in dem nachfolgend dargestellten Zeitmanagement-Propeller abgebildet, der eine Beschreibung für ein Gesamtkonzept sein soll:[18]

Abbildung

Abbildung: Der Zeitmanagement-Propeller

Ein Training kann Impulse geben, Methoden und Tipps vermitteln, zum Nachdenken anregen und aufrütteln. Nach einem solchen Impulstraining (meist ein, idealerweise zwei Tage lang) benötigt man weitere Maßnahmen und oft auch Hilfestellungen, wie man seinen Arbeitsplatz effizient einrichtet und wie man die Nutzung und damit den Nutzen von Arbeitsmitteln erhöht. Machen wir uns nichts vor, unsere Arbeitsmittel, insbesondere unsere IT-Ausstattung, verstehen und nutzen wir doch nur an der Oberfläche. Wenn man wüsste, was die Software auf unseren Rechnern alles könnte, wenn wir nur wüssten, wie man sie richtig bedient, dann würden wir ungeheure Potenziale heben. Aber der Mensch neigt zu „Try and Error” und erschließt sich so nur langsam und auch nie vollständig die Möglichkeiten seines Equipments. Und Unternehmen verbinden die Einführung von Equipment und Softwarelösungen nicht automatisch mit der dazu gehörigen Personalentwicklung, sodass ein Lernen durch Ausprobieren das oft übliche Vorgehen wird.

Da wir in der Regel in Prozesse im Unternehmen eingebunden sind, steckt hier ein weiteres zu hebendes Potenzial für alle Beteiligten. Schlechte Prozesse behindern auch gute Zeitmanager und bremsen diese da, wo eigentlich Produktivität freigesetzt werden sollte. Um den Propeller noch zu vervollständigen, sollte man unbedingt auch im Team besprechen, was man in der Zusammenarbeit optimieren kann und welche Spielregeln dabei helfen können, die Umsetzung der Impulse aus dem Training nachhaltig zu unterstützen.[19]

Mit diesen Bestandteilen ergibt sich ein funktionstüchtiger Propeller, der der Verbesserung des Zeitmanagements des Einzelnen und der Teams kräftig Rückenwind geben kann. Sobald aber ein Flügel des Propellers beschädigt ist oder verlorengeht, bekommt die ganze Sache eine Unwucht, die die Schubkraft schwächt und damit den Erfolg verringert.

Die Flügel des oben beschriebenen Propellers beinhalten Themen, die man in einem einzelnen Buch nicht befriedigend und umfassend erklären kann, da sie sehr individuell und vielfältig sein können. Allein die Anzahl der möglichen Softwarelösungen und die unzähligen Prozesse verbieten den Versuch. Auch kann man den Ablauf und die Inhalte eines Zeitmanagement-Workshops im Team schlecht als „Leitungslösung” vordenken, da in einem solchen Workshop speziell zugeschnittene Fragestellungen und sich daraus ergebende Arbeitsschritte behandelt werden sollten. Deshalb konzentriert sich dieses Kapitel auf die Inhalte eines Impulstrainings, das in sich geschlossen plausibel und vollständig vorgedacht werden kann. Mit dem Bild des Zeitmanagement-Propellers möchte ich Sie aber auf die Notwendigkeit hinweisen, die angesprochenen Felder in Ihre Betrachtung einzubeziehen.

Goldene ZuP-Regel

Funktionierendes Zeitmanagement benötigt mehr als nur Wollen und Wissen. Optimieren Sie neben Ihrer ZuP-Kompetenz auch Ihre Arbeitsplätze, die Arbeitsmittel, die Prozesse und die Zusammenarbeit im Team![20]

2.1   Die Zeitmanagement-Uhr

Wenn man alle Bücher über Zeitmanagement kaufen und lesen würde, hätte man lange Regale voll an Ratgebern. Doch vieles wiederholt sich, was an der bereits erwähnten Tatsache liegt, dass letztlich alles GMV-basiert ist und oft der eine Autor und Trainer von dem anderen die besten Dinge übernimmt. Sollten Sie bereits ein Buch über Zeitmanagement gelesen haben, so werden Sie hier ebenfalls ein paar Dejavus haben und grundsätzliche Ähnlichkeiten feststellen. Neben diesen Standards finden Sie im Folgenden aber auch Neues, was ich selbst entwickelt habe, wie z. B. die Zeitmanagement-Uhr.

Für ein funktionierendes Zeitmanagement ist es unbedingt nötig, sich eine eigene Wissensstruktur zu schaffen, in der man das Erlernte abspeichert. Ich habe dafür – naheliegend beim Thema Zeitmanagement – eine Struktur entwickelt, die den Bestandteilen einer Uhr folgt. So benötigt man bekanntlich Zeiger, ein Zifferblatt, ein Gehäuse, und ein Werk für eine funktionstüchtige Uhr. Jeder Bestandteil steht hier für ein wichtiges Element des Zeitmanagements.

Abbildung

Abbildung: Die Zeitmanagement-Uhr

An dieser Stelle darf ich Ihnen als Uhrensammler einen persönlichen Rat geben: Kaufen Sie sich mindestens einmal im Leben eine richtig gute und möglichst mechanische Uhr. Eine, bei der Sie zittrige Finger bekommen, wenn Sie beim Bezahlen den Pin eingeben. Jeder Blick auf dieses kostbare Stück mit dem leisen, aber stetigen Ticken wird Sie an die noch viel größere Kostbarkeit, an Ihre begrenzte Lebenszeit, erinnern. Und vielleicht ermuntert Sie es, diese nicht durch unprofessionelles Zeitmanagement zu vergeuden. Übrigens sind teure Uhren auch gute Wertanlagen, Sie geben das Geld also nicht aus, sie legen es nur diversifiziert an ...[21]

2.1.1   Die Zeiger: Grundlagenwissen und die „richtige Einstellung”

2.1.1.1   Was man über die Zeit wissen sollte, bevor man sie versucht zu managen

Das erste, was Sie über Zeitmanagement wissen sollten, ist die platte Erkenntnis, dass Sie die Zeit nicht managen können. Von daher ist der Begriff Zeitmanagement eigentlich totaler Quatsch, aber er hat sich so eingebürgert, dass ihn jeder verwendet. Nicht die Zeit wird gemanagt, man managt sich selbst in der Verwendung seiner Zeit. Denn die Zeit läuft unerbittlich, sie fließt und zerrinnt uns zwischen den Fingern, während wir noch darüber nachdenken, wie man das verhindern kann. Angesichts dieser heimtückischen Eigenart des Phänomens Zeit, sich einfach zu verflüchtigen, sind sicher Begriffe wie Selbstmanagement oder Selbstorganisation treffender für das, was man im Rahmen des Zeitmanagements erlernen kann.

Um die Tücken der fließenden Zeit besser zu verstehen, empfehle ich Ihnen, sich ein Maßband zu nehmen. Schneiden Sie dieses bei 100 cm ab und rollen es bis zur 80-cm-Markierung zusammen. Wenn wir nun jeden Zentimeter als ein Jahr Ihres Lebens verstehen würden, dann wären 80 Jahre schon ein leichtes Übertreffen der statistischen Durchschnittslebensdauer, also positiv gedacht. Die 20 eingerollten Zentimeter holen Sie heraus, wenn Ihnen auf dem Weg zu 100 Lebensjahren der Arzt eine Bombenkonstitution bescheinigt. So lange sollten Sie realistisch an die Betrachtung herangehen. Nun schneiden Sie den Teil weg, der schon hinter Ihnen liegt. Wenn Sie in meinem Alter sind, ist dieser länger als der übrig bleibende. Das, was jetzt vor Ihnen liegt, ist in Zentimetern bzw. Jahren das, was Sie – positiv angenommen – noch vor sich haben. Sollten Sie das Pech haben, dass schwere Krankheiten Sie heimsuchen, kann dieser Restbetrag auch schnell kürzer und zu einem „Lebens-Stummel” werden. (Diese Erkenntnis habe ich aus dem frühen Tod meiner Mutter gezogen. Mit nicht mal 50 Lebensjahren vom Krebs aus dem Leben gerissen, in dem immer alles wichtiger war als sie selbst und das schöne Leben irgendwann später ausgekostet werden sollte. Nur dass kein Später mehr kam.)[22]

Wenn einem die Zeit davongelaufen ist, kann man sich nicht mal eben einen Nachschlag einkaufen. Zeit steht in keinem Supermarkt-Regal und hat kein Preisschild. Wenn es eines hätte, wären Sie, wenn die Zeit gekommen ist, bereit, jeden zu akzeptieren und Ihre Konten zu leeren, um noch etwas verweilen zu dürfen. Zeit läuft und ist unwiederbringlich verloren in dem Moment, wo sie vergangen ist. Keine Batterie kann sie speichern. Keine guten Vorsätze wie „Später mal, wenn alles besser wird, dann genieße ich die Früchte meines Lebens” werden einen Ausgleich bringen für die verlorene Zeit, das vergangene Leben, das man aus Verzicht für spätere Zeiten nicht jeden Moment genossen hat.[23]

Neuro-Tipp

Verzicht ist biologisch nur dann sinnvoll, wenn Sie gleichzeitig etwas damit verschenken. Verschenken ist nämlich ein Dopamintreiber. Das kann sich darin äußern, dass Sie jemand anderem Zeit schenken, indem Sie zum Beispiel eine Aufgabe eines Kollegen mit erledigen oder auf die Kinder des Nachbarn aufpassen. In unserem Gehirn werden dann Dopamin und damit verbunden Glücksgefühle freigesetzt.

Geben ist seliger denn Nehmen – schon die Bibel war an dieser Stelle neurobiologisch treffend.

„Mann, plaudert der philosophisch daher, ich dachte, ich hätte mir hier einen ZuP-Ratgeber gekauft”, werden jetzt manche denken. Und in den Sekunden, wo Sie das denken, ist wieder ein Teil Ihrer wertvollen Lebenszeit verflossen, wenn auch ein kleiner – aber weg ist weg. Ich hoffe, dass diese Erkenntnis Ihnen einen Schub geben wird, mit dem Rest Ihrer Zeit, dem Rest Ihres Lebens noch etwas sorgsamer umzugehen und die Tipps in diesem Buch auch umzusetzen.

Hier nun eine kurze Definition von Zeitmanagement:

Wichtig

Unter Zeitmanagement versteht man den systematischen und disziplinierten Umgang mit der endlichen Ressource Zeit.

Der Zweck des Zeitmanagements ist es, mehr Zeit für die wichtigen Dinge im Beruf und Privatleben einzusetzen, indem man die begrenzte Ressource Zeit richtig verteilt. Ein paar Fragen gibt es allerdings noch zu klären, bevor Sie in den ZuP-Ratgeber richtig einsteigen können.

Wer von Ihnen hat die meiste Zeit?
[24]

Auf die Frage hin sagte in einem meiner Trainings ein Teilnehmer: „Unsere Buchhaltung!” Auch wenn das ein auflockernder Zwischenruf war, bei dem alle bis auf den Leiter der Buchhaltung herzlich gelacht haben, so war die Antwort natürlich falsch. Denn jeder hat die gleiche Zeit, sie ist das am fairsten verteilte Gut. Ob reich, ob arm, ob blaues oder rotes Blut, jeder bekommt:

24Stunden am Tag,
168Stunden in der Woche,
720Stunden im Monat (bei 30 Tagen),
8.760Stunden im Jahr,
700.800Stunden, wenn man 80 wird.

Was ich an dieser Rechnung so erschreckend finde, ist die Vorstellbarkeit der Summe. Man kann sich die Zahl der Lebensstunden vorstellen, das ist eine eigentlich recht übersichtliche Summe, die man zur Verfügung hat. Wenn man jung ist, denkt man, dass man unendlich Zeit hat. Aber jeden Tag wird dieses nach der obigen Rechnung doch wenig beeindruckende Reservoir von schlappen 700.000 Stunden stetig abgeschmolzen, so wie bei einem mächtigen Gletscher, vor dem man steht und denkt, dieses Eis wird sicher ewig da sein. Und dann kommt man Jahre später wieder vorbei und muss feststellen, dass es nur noch eine armselige Eiszunge ist, deren restlichen Jahre gezählt sind. Was man in diesem Bild vom stetig schmelzenden Gletscher sieht, ist das eigene Leben: Das ist Ihr ganz persönlicher 700.000 Stunden Eisblock, der in der Sonne stetig dahinschmilzt, bis er in der Weite des Zeit-Ozeans verschwunden ist. Hübsches Bild für ein Stillleben an der Wand, blödes Bild für ein dahinschmelzendes Leben.[25]

Goldene ZuP-Regel

Die wichtigste Erkenntnis über Ihre Ressource Zeit ist die Tatsache, dass sie endlich und damit unendlich kostbar ist. Im Wissen über diese brutale Erkenntnis würde es schon sehr viel im Zeitmanagement helfen, sorgsam mit dieser Ressource umzugehen. Kein Reichtum dieser Welt kann Ihnen vergeudete Zeit zurückbringen. Also nutzen Sie sie hier und jetzt und in jedem Moment Ihres Lebens weise!

Wenn man Biografien von erfolgreichen bekannten Menschen liest, fragt man sich manchmal: Warum konnten die so viel auf die Beine stellen, die haben doch nach obiger Rechnung auch nicht mehr Zeit als andere? Sokrates hat das sehr schön formuliert:

„Es ist nicht wenig Zeit, die wir haben, sondern viel Zeit, die wir nicht nutzen.“

Sokrates, griechischer Philosoph, ca. 470-399 v.Chr.

Wenn der Mann Recht hat, dann mangelt es – im Rahmen der obigen Rechnung – also nicht an Zeit, sondern an der Nutzung derselben. Ich würde das ergänzen wollen: an der richtigen Nutzung!

Wollen Sie mehr Zeit?

Menschen, die ständig zu wenig Zeit haben, wirken wichtig und werden in unserer Gesellschaft entsprechend gewürdigt. Busy zu sein, ist schick, nicht über ständigen Zeitmangel zu klagen, fast schon unschicklich und verdächtig.

Neuro-Tipp

Spannend ist hier die Idee des sich selbst konstruierenden Gehirns. Was uns einige Motivationstechniken seit Langem nahelegen, wird neurobiologisch immer mehr zur Wahrheit. Wenn wir über irgendetwas Abstraktes wie Zeitnot jammern, dann schaffen wir uns viele Neuronen im Gehirn, die Zeitnot wahrnehmen können. Lassen wir das Jammern, ist diese neuronale Bahn nicht so verstärkt, selbst wenn wir die gleiche Arbeitslast haben. Unglücklich zu sein, bedeutet eben auch: sich in der Wahrnehmung neuronal auf Dinge wie Druck, Not, Stress zu konzentrieren. Wenn Sie also einen entspannten Umgang mit Zeit möchten, dann erzählen Sie auch anderen von Ihrem entspannten Umgang mit der Zeit.[26]

Festigen Sie Ihre neuronalen Bahnen für entspannten Zeitumgang.

Wir reden in Unternehmen zwar über Ergebniskultur und haben oft auch Zielvereinbarungssysteme, bei denen man eigentlich gelassen zu seinen Kollegen sagen könnte: „Kann ich ja nichts dafür, dass Du Dussel so viel Zeit brauchst, um Deine Ziele zu erreichen, ich bin da eben ’ne Spur flotter unterwegs bei meiner Zielerreichung und gehe jetzt ins Fitness Center.” Aber die Realität sieht anders aus. „Klagen gehört zum Geschäft” – nur dass dieses Klagen in Unternehmen zum Dauerrauschen mutiert und man nicht mehr heraushören kann, wer wirklich zu viel zu tun hat. Bei dieser Rahmenbedingung bedarf es schon eines gewissen Mutes, die in seinem Job durch professionelles Zeitmanagement erkämpfte Zeit auch für sich persönlich zu nutzen. Und doch sollte man diesen Mut aufbringen. Unbedingt!

Darüber hinaus muss man aber mit der gewonnenen Zeit auch etwas anfangen können. Überprüfen Sie sich selbst mit folgender Checker-Frage:

Was würden Sie mit Ihrer gewonnenen Zeit anfangen, wenn es Ihnen mit gutem Zeitmanagement gelingen würde, jeden Tag 2 Stunden Ihres kostbaren Restlebens zur freien Verfügung zu haben?
[27]

Wollen Sie z. B. endlich mehr Zeit für vernachlässigte Hobbies haben, endlich wieder etwas Sport treiben, sich den Kindern mehr widmen oder wollen Sie die Zeit in berufliche Themen investieren, die Ihnen schon lange unter den Nägeln brennen (ein neues Projekt beginnen, mehr Zeit für Mitarbeiterführung einbringen etc.)? Beantworten Sie diese Fragen ehrlich, sonst passiert es, dass Sie unbewusst die erlernten Zeitmanagementtechniken boykottieren. Wenn Sie keinen Grund haben, für den Sie täglich um Ihre kostbare Zeit kämpfen, werden Sie schnell davon ablassen und weitermachen wie bisher. Sir Walter Scott, der Autor von „Ivanhoe, der schwarze Ritter”, hat es schön gesagt:

„Wenn ein Mensch keinen Grund hat, etwas zu tun, so hat er einen Grund, es nicht zu tun!“

Sir Walter Scott

2.1.1.2   Die tägliche Energiekurve berücksichtigen

Eine recht einfache praktische Anwendung der obigen Definition „Selbstmanagement im Umgang mit der Zeit” kann man mit der Berücksichtigung seiner eigenen Energiekurve erreichen. Welche Arbeiten man zu welchem Zeitpunkt während des Tages erledigt, sollte man entlang dieser Energiekurve entscheiden. Sie beschreibt, wie hoch das eigene Energielevel im Verlauf des Tages ist. In der folgenden Abbildung wird die „durchschnittliche” Energiekurve von Menschen dargestellt. Die meisten Menschen haben am Vormittag ihren Energie-Zenit, an dem sie zu mentalen und körperlichen Höchstleistungen in der Lage wären. Zum Mittag hin bricht die Energie weg, da die Maschine „Körper” Treibstoff benötigt. Dummerweise verfällt man dann nach dem Mittagessen in eine nachmittägliche Demenz, medizinisch nicht ganz einwandfrei auch „Suppenkoma” genannt. Da sammelt sich das Blut im Gedärm, um die Verdauungsorgane zu unterstützen. Nachmittags erholt sich die Energiekurve zwar noch einmal, steigt aber lange nicht so hoch wie vormittags. Gegen Ende des Nachmittags fällt sie aber wieder ab und die Batterien sind erstmal leer. Wer in diesem Zustand noch Überstunden knüppelt, muss sich nicht wundern, wenn er die vielen dabei entstehenden Fehler dann am nächsten Vormittag wieder ausbügeln muss. Schade nur, dass man in dieser Hochenergiephase die Aufgaben aus der Überstundenarbeit des vorherigen Abends wahrscheinlich fehlerfrei und in der halben Zeit geschafft hätte. Über den Abend haben manche Menschen erneut einen kleinen Anstieg in der Energiekurve. Man sollte diesen aber einmal analysieren, ob er noch für tiefschürfende geistige Arbeit oder nur für die körperliche Anstrengung im Sportverein oder an Fitness-Geräten reicht.[28]

Abbildung

Abbildung: Energiezyklus des Tages (Leistungskurve)

Bei Spätaufstehern und Langschläfern sieht die Kurve etwas anders aus: Sie steigt erst langsam an, was wohl die Bezeichnung „Morgenmuffel” (stand einmal in einer meiner eigenen Beurteilungen) verursacht hat. Der Höchststand ergibt sich am Nachmittag.

Sie sollten Ihre persönliche Kurve reflektieren und auf einem Zettel visualisieren: Wann habe ich meinen Energie-Höchststand, wie fühlt es sich gegen Mittag an und wie nachmittags, wann ist der Zeitpunkt für „Ende Gelände”, an dem Sie in den wohlverdienten Feierabend gehen sollten?[29]

Neuro-Tipp

Eine Idee ist auch, die Energie im Team zu messen und daran die wichtigen Meetings oder die wichtigen Aufgaben auszurichten. Als Tests bieten sich Laktat und Blutzucker an, das ist relativ unaufwendig. Es wäre eine kreative Methode, um festzulegen, wann die Entscheidungen im Team am besten getroffen werden sollten. Die Neurobiologie schenkt uns dazu die Einsicht, dass visionäre Entscheidungen am besten getroffen werden, wenn man satt ist – der kritische, prüfende Check einer Idee sollte stattdessen dann stattfinden, wenn man hungrig ist.

Messen Sie die Energiekurve im Team!

Was machen Sie nun mit dieser Erkenntnis?

Überprüfen Sie Ihre typischen Aufgaben eines durchschnittlichen Tages daraufhin, in welche Energiephase sie zeitlich fallen. Wichtige Dinge, bei denen man sich konzentrieren muss und fehlerfrei arbeiten sollte, sollten natürlich in der Hochenergiephase erledigt/angegangen werden, denn nur so erhalten sie die nötige Güte. Routinearbeiten, bei dem man „das Gehirn weitestgehend abschalten” kann, können auch in der Tiefphase erledigt werden. Einfach gesprochen:

Tipp

Die Wichtigkeit einer Aufgabe sollte mit der Höhe der Energiekurve zusammenpassen!

Wenn z. B. ein Vertriebler einen wichtigen Kunden überzeugen und gewinnen will, dann sollte der Kundentermin nicht gerade auf dem Tiefstand der eigenen Energien liegen. Da brennt einfach die Flamme zu klein, um jemand anderen anzuzünden. Allerdings sollte man dabei auch die Energiekurve der anderen Menschen berücksichtigen. Spätaufsteher, die ihre Meetings gerne in den Nachmittag legen, sind dann im Durchschnitt von müden Gesichtern, schlimmer noch, trägen Geistern umringt, während sie selbst gerade brennen. Leider springt dann aber der Funke auf die anderen nicht über. Als Führungskraft sollte man daher seine Jour fixe und Team-Meetings möglichst vormittags abhalten. Weil die meisten Gehirne dann auf Volllast laufen, gelingt die Kommunikation besser.[30]

Wollen Sie wissen, wie es weiter geht?

Hier können Sie "Zeit- und Projektmanagement - inkl. Arbeitshilfen online" sofort kaufen und weiterlesen:

Amazon

Apple iBookstore

ebook.de

Thalia

Weltbild

Viel Spaß!



Kaufen






Teilen