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Richtig priorisieren

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Das A und O des Selbstmanagements
    1. Warum Priorisieren immer wichtiger wird
      1. Was ist Priorisieren?
      2. Die Sache mit den großen Steinen
        1. Agieren oder Reagieren?
    2. Effektivität versus Effizienz
    3. Selbsttest: Können Sie Prioritäten setzen?
      1. Auswertung
  5. Was ist Ihnen wirklich wichtig?
    1. Welche Prioritäten wir unterscheiden
    2. Werte: Grundlagen unseres Handelns und Denkens
      1. Kennen Sie Ihre wichtigsten Werte?
    3. Ziele: Wohin wollen Sie?
      1. Vom erfolgreichen Ende her denken
      2. Von oben auf das Leben blicken: Zielhöhen
      3. So formulieren Sie Ihre Ziele
    4. Beruf und Privatleben in Balance
      1. Die 4 Säulen Ihrer Lebensbühne
    5. Fremd- oder selbstbestimmt? Ihre Einflussbereiche
      1. Die drei Kreise Ihres Einflussbereichs
    6. Von der Theorie zur Praxis
  6. Wie Sie den Überblick behalten
    1. To-dos festlegen
      1. Alles aus dem Kopf
      2. Die Partner der To-do-Liste
        1. Die Projektliste
        2. Der Ideenspeicher
        3. Der Kalender
      3. Wie Sie den Zeitbedarf einer Aufgabe schätzen
      4. So filtern Sie Ihre To-do-Liste
    2. Ihr eigenes To-do-System einrichten
      1. Was muss ein gutes System können?
    3. Der Klassiker: die Liste auf Papier
      1. Einfache To-do-Liste
      2. Detaillierte To-do-Liste
      3. Die Mindmap
    4. Das Kanban-Board
      1. In fünf Schritten zum Personal Kanban
    5. Die Modernen: elektronische To-do-Listen
      1. Die „Aufgaben“-Funktion in Outlook
        1. Termine und Erinnerungsfunktion
        2. Priorisierung sichtbar machen
        3. Projekte und gute Ideen in eigenen Aufgabenordnern speichern
        4. Nach Fälligkeit der Aufgaben unterscheiden
      2. Aufgabenverwaltung per Internet oder Smartphone-App
        1. Die vier Varianten im Überblick
  7. Methoden und Techniken
    1. Intuitiv priorisieren
    2. Die 1-2-3-Methode
      1. Prio 1-Aufgaben
      2. Prio 2-Aufgaben
      3. Prio 3-Aufgaben
    3. Die Eisenhower Matrix
      1. Dringlichkeit
      2. Wichtigkeit
      3. Papierkorb – unwichtig und nicht dringlich
      4. B-Aufgaben – wichtig, aber (noch) nicht dringlich
      5. Der A-Quadrant – wichtig und dringlich
        1. Selbst verschuldete A = aufgeschobene (zu spät begonnene) B
        2. Von extern kommende A: Krisen und Probleme
        3. Pseudo-A
        4. Selbst initiierte A
      6. C-Aufgaben – unwichtig und dringlich
      7. Übung: Wie gut sind Sie in der Einteilung Ihrer Aufgaben?
        1. Wenn die B-Aufgaben überwiegen
        2. Wenn die selbst verschuldeten A-Aufgaben (aufgeschobene B) überwiegen
        3. Wenn die von außen kommenden A-Aufgaben überwiegen
        4. Wenn die selbst initiierten A-Aufgaben überwiegen
        5. Wenn die Pseudo-A-Aufgaben überwiegen
        6. Wenn die C-Aufgaben überwiegen
        7. Erkenntnisse aus der Übung für die Zukunft
    4. Das Pareto-Prinzip
    5. Einfach: priorisieren mit Fragen
  8. Prioritäten in den Alltag integrieren
    1. Orientierungsphase: Überblick über anstehende Aufgaben
      1. Was tun mit neuen Aufgaben?
        1. Schritt 1: Was muss getan werden?
        2. Schritt 2: Wen betrifft es?
        3. Schritt 3: Wie wichtig ist die Aufgabe?
        4. Schritt 4: Eilt es?
        5. Schritt 5: Wie hoch ist der Zeitbedarf?
        6. Mögliche Ergebnisse
      2. Aufgabe in die richtige Liste übertragen
      3. Priorisieren
    2. Wie Sie Prioritäten einplanen
      1. Tage und Wochen strukturieren
      2. Geeignete Zeitfenster finden
        1. Ein Tagesplan als Beispiel
    3. Die gesetzten Prioritäten einhalten
      1. Alltags-Check: Haben Sie realistisch geplant?
      2. Störungen minimieren
      3. Nein sagen
    4. Mit schwierigen Situationen umgehen
      1. Was tun, wenn sich Prioritäten (immer wieder) ändern?
      2. Was tun, wenn zu viele Aufgaben mit hoher Priorität vorliegen?
      3. Was tun, wenn Prioritäten unklar sind?
      4. Was tun, wenn die eigenen Prioritäten ständig zu kurz kommen?
      5. Was tun, wenn Ihre Prioritäten mit denen anderer in Konflikt stehen?
      6. Was gehen Sie als Führungskraft mit verschiedenen Prioritäten um?
  9. Priorisieren mit den neuen Medien
    1. Strategien gegen den Informationsüberfluss
      1. Von der Kür zur Pflicht
    2. Outlook & Co.
      1. E-Mails zu festen Zeiten lesen
      2. Automatischen E-Mail-Empfang deaktivieren
      3. Spamfilter einrichten
      4. Regeln zur Strukturierung der E-Mail-Flut
        1. cc-Nachrichten in cc-Ordner verschieben
        2. Mails von bestimmten Personen markieren
    3. Zeitfresser Internet
      1. Recherche im Netz
      2. Individuelle Startseite
      3. Persönliche Symbolleiste
      4. Lesezeichen-Verwaltung
      5. News Alert
      6. Newsletter – das zweischneidige Schwert
    4. Priorisieren rund um Social Networks
    5. Smartphones
      1. Apps zum Priorisieren
        1. Aufgaben-Apps
        2. Apps zur Zeiterfassung
        3. Apps zum Thema „Prioritäten festlegen“
      2. Weitere nützliche Apps
  10. Die Autoren
  11. Stichwortverzeichnis
  12. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Unser Arbeitsleben befindet sich in einem dramatischen Verdichtungsprozess. Während Aufgabenvolumen und Informationsflut steigen, stagniert oder sinkt die Zahl der Mitarbeiter. Mehr Arbeit lastet auf immer weniger Schultern.[2]

Wer diese Herausforderung meistern will, muss sich von der Idee lösen, dass er die vorhandene Arbeit zu 100 % oder in gewohnter Qualität erledigen kann. Erfolgreich kann heute nur derjenige sein, der in der Lage ist, seine Aufgaben ständig neu zu sortieren und zu priorisieren, der entscheiden kann, was wirklich wichtig ist, und der den Mut hat, Aufgaben ersatzlos zu streichen.

Unser Buch zeigt viele Techniken und Modelle, die es Ihnen leichter machen, konsequent zu entscheiden, was wirklich wichtig und was dringlich ist. Es stellt einfache Methoden und Hilfsmittel vor, mit denen Sie Ihre Prioritäten in Ihrem Praxisalltag ganz einfach umsetzen können.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg dabei!

Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert, Eva Reiff

Das A und O des Selbstmanagements

Schneller, höher, weiter. Ob berufliche Aufgaben, die erledigt werden müssen, oder private Belange und Wünsche, die erfüllt werden wollen – es gibt viel zu tun. Aber der Tag hat nur 24 Stunden. Nutzen Sie daher die begrenzte Zeit sinnvoll.

In diesem Kapitel erfahren Sie,

  • was Priorisieren bedeutet,

  • warum Sie Wichtiges von Unwichtigem unterscheiden sollten,

  • was es bedeutet, effektiv und effizient zu arbeiten,

  • wie gut Sie bereits Prioritäten setzen können.

Warum Priorisieren immer wichtiger wird

In den vergangenen Jahren hat sich die Welt grundlegend gewandelt: ein Mehr an Information, mehr und schnellere Kommunikation und höhere Komplexität der Aufgaben. Und so steigen auch die Anforderungen an den Einzelnen, sich immer wieder richtig zu entscheiden, wofür er seine Zeit und Energie einsetzt.[3]

  • Wir leben in einer Vielzahl unterschiedlicher Rollen – wir sind Mitarbeiter, Vorgesetzte, Partner, Eltern, Freunde, Trainer einer Sportmannschaft, Elternbeirat etc. Und jede dieser Rollen will aktiv gelebt und gestaltet werden.

  • Die Informationsflut steigt ins Unermessliche: Wir müssen immer schneller auf immer mehr Informationen reagieren.

  • In den Unternehmen ist die Geschwindigkeit gestiegen, mit der oft gravierende Veränderungen stattfinden.

Bei all dem den Überblick zu behalten und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden, ist nicht immer leicht. Aber es geht um unsere Zeit und Energie! Daher wird die Fähigkeit, priorisieren zu können, immer bedeutender.

Was ist Priorisieren?

Priorisieren leitet sich vom lateinischen „prior“ ab und bedeutet „früherer“, „vorderer“, „vorherig“. Es beschreibt die Einordnung von Aufgaben nach Vorrangigkeit, legt also deren Reihenfolge fest. Priorisieren ist das zentrale Werkzeug, um den Einsatz begrenzter Ressourcen (z. B. Zeit, Aufmerksamkeit, Energie) sinnvoll zu steuern.

Wichtig

Priorisieren bedeutet, das Wichtigste zuerst zu tun.

Aber wie finden wir heraus, was „das Wichtige“ für uns ist? Es ergibt sich zum einen aus unseren persönlichen Werten und Zielen. Zum anderen definiert es sich aus Zielen und Anforderungen unser Umgebung, z. B. des Partners und der Familie, des Chefs und der Kollegen.

Die Sache mit den großen Steinen

[4]

Von Stephen R. Covey, einem amerikanischen Selbstmanagement-Experten und Bestsellerautor, stammt folgende Metapher:

Eine große Schale aus Glas stellt die Begrenztheit eines Tages, einer  Woche oder auch unseres Lebens dar. Daneben liegen große bunte Steine: Sie stehen für die wesentlichen Dinge im Leben, wie Karriere, Gesundheit oder Familie. Kleinere Kieselsteine stehen für Projekte, wie ein neues Marketingkonzept oder unsere Urlaubsplanung. Und es gibt noch viel Sand für all den Kleinkram, der uns den Tag über beschäftigt: Mails, Telefonate, Besprechungen mit Kollegen, Newsletter lesen usw.

Nun ist es Ihre Aufgabe, diese großen und kleinen Steine in das Gefäß zu füllen.  

Würden Sie mit dem Sand und den kleinen Steinchen beginnen, wäre das Gefäß schnell halb oder ganz voll. Sie hätten dann nur noch sehr wenig oder schlimmstenfalls gar keinen Platz mehr für die großen Steine – für das Wesentliche.

Abbildung

Große Steine – kleine Steine

Das Bild zeigt, dass es nur einen Lösungsweg gibt, um alle Steine unterzubringen: Sie müssen zunächst die größeren Steine in das Gefäß füllen und erst danach alle Ritzen und Lücken mit Kieselsteinchen und Sand auffüllen.

Agieren oder Reagieren?

Viele Menschen leben ihr Leben, ohne sich darüber Gedanken zu machen, welches ihre „großen Steine“ sind, was ihnen also wirklich wichtig ist. Das Ergebnis: Sie steuern ihr Leben nicht aktiv, sondern reagieren nur auf die Herausforderungen des Alltags, lassen sich antreiben von den Aufgaben, die auf sie zukommen. Sie haben ihre Prioritäten nicht im Blick – oder verlieren sie aus den Augen.[5]

Wichtig

Überlegen Sie selbst: Welches sind Ihre großen Steine im Leben – beruflich wie privat? Und was ist der Kleinkram, der Sie vom Wesentlichen abhält?

Effektivität versus Effizienz

Viele Menschen versuchen der Fülle an Aufgaben – den vielen verschiedenen Steinchen – mit schnellerem Arbeiten zu begegnen. Sie arbeiten effizient, erledigen also die Dinge in der richtigen Art und Weise, d. h. zeit- und ressourcenschonend. Doch oft arbeiten sie an den falschen Aufgaben. Noch wichtiger als effizient zu arbeiten, ist nämlich, effektiv zu arbeiten, d. h. Dinge zu tun, die den höchsten Wert oder Nutzen haben.

Diesen Vorrang von Effektivität vor Effizienz verdeutlicht eine weitere Geschichte von Stephen R. Covey.

Beispiel

Ein Waldarbeiter zerkleinert mit einer Säge mühsam einen Riesenstapel Holz und kommt dabei nur sehr langsam voran. Ein Spaziergänger kommt vorbei und beobachtet ihn eine Weile. Ihm fällt auf, dass die Säge stumpf ist, und er fragt den Holzfäller, warum er denn nicht zunächst seine Säge schärfe. Der Holzarbeiter schüttelt den Kopf und meint: „Ich habe keine Zeit zum Schärfen – ich muss noch alle Bäume hier sägen!“

Die Antwort des Mannes bringt genau das auf den Punkt, worum es beim Priorisieren geht: Zeit investieren für das eigentlich Wesentliche, im Beispiel wäre das, die Säge zu schärfen.

Oft ist es sinnvoller, innezuhalten und sich zu orientieren, anstatt sofort mit dem Arbeiten zu beginnen. Nur so kann man erkennen, ob es nötig ist, die eigenen Werkzeuge – die Säge – zu schärfen. Das brächte in vielen Fällen den höchsten Nutzen (= Effektivität). Denn mit einer geschärften Säge können wir wesentlich zeitsparender (= effizienter) weiter arbeiten.[6]

Beispiel

Ein Unternehmen erhält viele Kundenbeschwerden. Die betroffene Abteilung müht sich ab, diese zügig und für die Kunden zufriedenstellend zu bearbeiten. Für eine Auswertung der Reklamationen fehlt in der Hektik die Zeit. Stattdessen optimiert man die Beschwerdeannahme, stellt Textbausteine zusammen und schult die Mitarbeiter in puncto Freundlichkeit. Die Abteilung arbeitet effizient das ab, was anfällt.

Sinnvoller wäre, Zeit dafür zu investieren, den gesamten Bestellprozess einmal gründlich unter die Lupe zu nehmen. Dann könnten die eigentlichen Ursachen für das erhöhte Aufkommen von Beschwerden beseitigt werden. Das wäre eine effektive Vorgehensweise.

Zwei Schritte sind es, die für das Priorisieren eine wichtige Bedeutung haben:

  1. Entscheiden Sie sich für die richtigen Dinge.

  2. Arbeiten Sie diese Dinge dann richtig, also effizient ab. Dann haben Sie genügend Zeit für die nächste wichtige Aufgabe.

Wichtig

Es ist wichtiger, die richtigen Dinge zu tun (Effektivität) als die Dinge richtig zu tun (Effizienz).

Selbsttest: Können Sie Prioritäten setzen?

Lassen Sie uns zunächst mit einem Selbsttest erkunden, wie es um Ihre eigene Fähigkeit, Prioritäten zu setzen, bestellt ist. Schätzen Sie dazu die folgenden 15 Aussagen für sich spontan ein. Es stehen folgende Bewertungen zur Auswahl: der Wert 4 steht für „trifft immer zu“, der Wert 3 für „trifft meist zu“, der Wert 2 für „trifft selten zu“, 1 steht für „trifft überhaupt nicht zu“.[7]

AussageWert
Ich habe einen Überblick über meine beruflichen kurz-, mittel und langfristigen Ziele.
Ich habe einen Überblick über meine privaten Ziele.
Ich achte auf Pausen sowie auf eine gesunde Balance zwischen Arbeit und Privatem.
Ich habe einen Überblick, welche Aufgaben mich heute erwarten.

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