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Praxiswissen Forderungseinzug und Inkasso

[4][5]Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1

Der Gläubiger mit Rechtskenntnissen setzt sich durch

1.1

Vor jeder Mahnung: Prüfen Sie die Rechtslage!

1.2

Wann kommt der Schuldner in Verzug?

1.3

Neu 2014: Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr

1.4

Vereinbarte Zahlungskonditionen gehen vor

1.5

Verzug trotz Reklamation?

1.6

Verzug bei Zahlungsverweigerung

1.7

Checkliste für Mahnungen

1.8

Dem Kunden beweisen, dass er die Rechnung bekommen hat

1.9

Aus Verzug wird Schadenersatz

2

Prüffähige Rechnungen versenden

2.1

Das gehört in eine prüffähige Rechnung

2.2

Stilfragen

2.3

Musterrechnungen

3

Mit Schuldnern umgehen

3.1

Erwartungshorizont des Gläubigers

3.2

Erwartungshorizont des Schuldners

3.3

So sehen Gläubiger ihre Schuldner

3.4

So sehen sich Schuldner selbst

3.5

So sehen Schuldner ihre Gläubiger

3.6

Checkliste für Schuldner

3.7

Die letzten 100 Tage einer GmbH

4

Inkasso, ein abteilungsübergreifender Prozess

4.1

Bonitätsprüfungen bei Neukunden

4.2

Monitoring bei A-Kunden

4.3

Rechercheaufgaben des Vertriebs

4.4

Informationsaustausch in Mahnkonferenzen

[6]

4.5

Checkliste: Inkassozusammenarbeit im Unternehmen

4.6

In Bildern: Drei Modelle der Zusammenarbeit Inkasso-Vertrieb

5

Ab wann mahnen?

6

Mahnabläufe organisieren

6.1

Wie viele Mahnungen sind notwendig?

6.2

Den richtigen Mahnmix einführen

6.3

Regelmäßig mahnen!

6.4

Messen Sie es oder vergessen Sie es

6.5

So sieht es in der Praxis aus

7

Ausredendatei

7.1

Liste typischer Ausreden von Schuldnern

7.2

Eine Ausredendatei anlegen

8

Liste der Mahnargumente

9

Mahnen, ohne Kunden zu verlieren

10

Schriftlich mahnen

10.1

Weg vom juristischen Stil

10.2

Von der Anschrift bis zum PS: Die Formalien

10.3

Der Betreff trifft

10.4

Mahnen mit neuem Stil

10.5

Ein ausgefallenes Layout kann überzeugen

10.6

Richtig verpacken

10.7

Individueller Brief oder Standardmahnschreiben?

10.8

Eskalation über drei Mahnstufen

10.9

Andere Mahnwege: Auch per E-Mail

10.10

Mahnen per SMS

11

Das Telefon, der neue Star beim Mahnen

11.1

Telefonisch statt schriftlich mahnen – das sind die Vorteile

11.2

Inbound/Outbound

11.3

Die Scheu davor, Mahntelefonate zu führen

11.4

Einen Telefonarbeitsplatz einrichten

[7]

11.5

Mahntelefonate vorbereiten

11.6

Der rote Faden – wie ein Mahntelefonat ablaufen sollte

11.7

Stimme macht Stimmung

11.8

Mit Fragen den Schuldner öffnen

11.9

Aggressionen und Konfrontation – so lernen Sie, damit umzugehen

11.10

Teilzahlungen

11.11

Telefonvollstreckung

12

Abgabe ins gerichtliche Inkasso

13

Auslandinkasso

Stichwortverzeihnis

Arbeitshilfen online

[3]Praxiswissen Forderungseinzug und Inkasso

Außenstände einziehen – Schuldnertricks abwehren

von

Franziska Lochmann
und
Rechtsanwalt Gerhard Lochmann

Haufe Gruppe
Freiburg · München

Hinweis zum Urheberrecht

Alle Inhalte dieses eBooks
sind urheberrechtlich geschützt.
Die Herstellung und Verbreitung
von Kopien ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung
des Verlages gestattet.

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

[8][9]Vorwort

Alle reden über die verfallende Zahlungsmoral und beklagen die Zunahme nicht bezahlter Rechnungen.

Mit vielen Statistiken wird bewiesen, dass der wirtschaftliche Schaden enorm, die Moral im Schwinden und die staatlichen Vollstreckungsorgane überlastet sind. Schaut man hinter die Kulissen und weiß aus eigener Erfahrung, wie der Hase läuft, ist man gar nicht so überrascht. Die Menschen wie die Unternehmen verhalten sich wie zu allen Zeiten: einfach clever. Wer sparen kann, tut es. Geiz hat sich zu allen Zeiten, zumindest im ersten Moment, ausgezahlt.

Wer den gnadenlosen Preiswettbewerb befürwortet und den mündigen Verbraucher fordert, fördert am anderen Ende den cleveren Schuldner. Wer als Verbraucher fortlaufend Preise, Vertragskonditionen und Kleingedrucktes kritisch hinterfragen muss, probiert auch einmal das Liegenlassen einer Rechnung aus. Kommt dann noch Ärger hinzu, weil irgendwo bei der Leistung etwas nicht gestimmt hat, fühlt sich der Schuldner zur Zahlungsverweigerung geradezu herausgefordert. Dann macht er die Erfahrung, dass sein Gläubiger desinteressiert zu sein scheint, schlecht organisiert und vor allem nicht hinterher ist. So entdeckt der kritische Verbraucher eine neue Möglichkeit zum Sparen und nutzt sie.

Bei klarer Rechtslage kann der Schuldner nur so nachlässig sein, wie es der Gläubiger zulässt. Aber darüber gibt es keine Statistiken, nur die praktische Erfahrung. Viele Gläubiger wissen nur so ungefähr, was sie dürfen, deshalb trauen sie sich nicht und schieben das Mahnen auf die lange Bank. Gerne wird dann das Argument von der Rücksichtnahme auf die Geschäftsbeziehung und einem möglichen Verlust künftiger Aufträge vorgeschoben. Irgendwann geht man das unangenehme Problem dann doch an und will, getrieben vom Ärger, in kurzer Zeit das Versäumte nachholen.

Erst jetzt beginnt das individuelle Katz-und-Maus-Spiel zwischen dem Gläubiger und dem Schuldner.

Wir wollen Ihnen dabei helfen, ein solches Katz-und Maus-Spiel zu vermeiden, und Ihnen zeigen, wie Sie einen souveränen, zielführenden Umgang mit Ihren [10]Schuldnern pflegen können. Wir schöpfen dabei aus den Erfahrungen, die wir durch jahrelange anwaltliche Inkassoarbeit und Unternehmensberatungen zum Mahndesign gewonnen haben. Am meisten erweitert hat unseren Horizont das Inhouse-Training von Inkassosachbearbeitern und in diesem Zusammenhang insbesondere das Training zum telefonischen Mahnen. All diese Erfahrungen werden wir Ihnen, liebe Leser, zugute kommen lassen.

[11]1

Der Gläubiger mit Rechtskenntnissen setzt sich durch

Gläubiger mit juristischen Kenntnissen sind gefährlicher als solche, die sich nicht auskennen. Das weiß jeder Schuldner und er richtet sich danach. Zeigen Sie also juristische Kenntnisse.

Zum 9. Juli 2014 hat sich in Deutschland die Rechtslage geändert. Der Stand des Buchs entspricht dieser aktuellen Rechtslage. Darüber hinaus haben wir den gesetzlichen Änderungen ein spezielles Kapitel gewidmet: Worum es bei den neuen Regelungen im Detail geht und welche Auswirkungen sie auf die Geschäftspraxis haben, erfahren Sie in Kapitel 1.3.

1.1

Vor jeder Mahnung: Prüfen Sie die Rechtslage!

Wer gemahnt wird, ärgert sich darüber und soll es auch. Wehe aber dem, der mahnt und nicht im Recht ist. Unberechtigte Mahnungen sind wie ein Bumerang. Deshalb: Prüfen Sie vor jeder Mahnung, egal ob schriftlich oder mündlich, Ihre Mahnberechtigung. Nur wenn Sie felsenfest davon überzeugt sind, dass Sie im Recht sind, finden Sie die Formulierung, die sitzt. Umgekehrt: Jede Unsicherheit führt zur Vorsicht und Vorsicht provoziert zuerst Einwendungen und dann gar eine offensive Abwehr des Schuldners.

Tipp:

Nur wer die Rechtslage kennt, fühlt sich sicher genug und kann mit Überzeugung mahnen.

1.2

Wann kommt der Schuldner in Verzug?

Bezahlt der Schuldner nicht rechtzeitig, kommt er, wie das Gesetz es nennt, „in Verzug“. Verzug heißt nichts anderes als „zu spät“. Die Folgen sind aber gravierend: Wer in die Verzugsfalle gerät, ist schadenersatzpflichtig. Der Schuldner hat also dem Gläubiger den bei diesem entstehenden Schaden zu ersetzen. [12]Der Schaden des Gläubigers besteht regelmäßig darin, dass er während der Verzugszeit mit dem ihm vorenthaltenen Geld nicht arbeiten kann. Der Schuldner hat ihm daher Zinsen zu bezahlen.

Darüber hinaus verpflichtet das Gesetz den Schuldner auch, weitere Schäden zu ersetzen, die durch den Verzug entstehen. Dies sind alle Aufwendungen, die dadurch entstehen, dass der Gläubiger sich zur Wehr setzt und versucht, den Verzug zu beenden, also die alsbaldige Zahlung durchzusetzen. Deshalb sind auch die Kosten des Anwaltes zu ersetzen, der die Forderungsdurchsetzung übernimmt oder die Kosten eines Inkassounternehmens. Ferner muss der Schuldner auch die Kosten eines späteren Gerichtsverfahrens und danach die Kosten für die Durchsetzung des Urteils, also die Zwangsvollstreckung, ersetzen.

Es gibt zwei Verzugsfallen für den Schuldner:

Einmal die gesetzlichen Regeln darüber, wann Verzug ohne weiteres Zutun des Gläubigers entsteht,

zum anderen die gesetzlichen Regeln über die Mahnung, also einer aktiven Inverzugsetzung des Schuldners durch den Gläubiger.

Gesetzestexte sind Mahnargumente. Zeigen Sie sich informiert. Deshalb die gesetzliche Grundlage im Wortlaut:

Gesetzliche Grundlagen

§ 286 BGB (Fassung seit 27.07.2014)

Verzug des Schuldners

(1)

Leistet der Schuldner auf eine Mahnung des Gläubigers nicht, die nach dem Eintritt der Fälligkeit erfolgt, so kommt er durch die Mahnung in Verzug.

Der Mahnung stehen die Erhebung der Klage auf die Leistung sowie die Zustellung eines Mahnbescheids im Mahnverfahren gleich.

(2)

Der Mahnung bedarf es nicht, wenn

  1. für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist,

  2. der Leistung ein Ereignis vorauszugehen hat und eine angemessene Zeit für die Leistung in der Weise bestimmt ist, dass sie sich von dem Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt,

  3. der Schuldner die Leistung ernsthaft und endgültig verweigert,

  4. aus besonderen Gründen unter Abwägung der beiderseitigen Interessen der sofortige Eintritt des Verzugs gerechtfertigt ist.

[13](3)

Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet; dies gilt gegenüber einem Schuldner, der Verbraucher ist, nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen worden ist. Wenn der Zeitpunkt des Zugangs der Rechnung oder Zahlungsaufstellung unsicher ist, kommt der Schuldner, der nicht Verbraucher ist, spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Empfang der Gegenleistung in Verzug.

(4)

Der Schuldner kommt nicht in Verzug, solange die Leistung infolge eines Umstands unterbleibt, den er nicht zu vertreten hat.

(5)

… (nicht relevant)

Die häufigste Verzugsfalle, in die Schuldner geraten, ist die in § 286 Abs. 3 BGB (s. oben) geregelte gesetzliche 30-Tages-Frist. Das Gesetz geht dabei aber davon aus, dass Schuldner, die keine Profis sind, also Verbraucher, diese Gefahr nicht unbedingt erkennen. Der Gläubiger muss deshalb in der Rechnung darauf hinweisen, sonst läuft die 30-Tages-Frist nicht an. Mehr über diesen notwendigen Hinweis erfahren Sie im nächsten Kapitel, in dem es um die ordnungsgemäße Rechnungserstellung geht.

Achtung: Verbraucherschutz

Über die gesetzliche 30-Tages-Frist kommt ein Verbraucher nur dann in Verzug, wenn auf die 30-Tages-Frist in der Rechnung hingewiesen wird.

Die andere Verzugsfalle für den Schuldner schafft der Gläubiger durch aktives Handeln selbst, indem er mahnt. Eine Mahnung liegt vor, wenn dem Schuldner klargemacht wird, dass es jetzt ernst wird. Dazu reicht aus, dass Sie das Wort „Mahnung“ z. B. im Betreff verwenden oder klare Fristen mit dem Wort „spätestens“ verbinden. Selbstverständlich liegt immer auch dann eine Mahnung vor, wenn konkret gedroht wird, z. B. mit Zinsforderungen oder der Abgabe der Sache an einen Anwalt.

Die mildere Form, die aber keine rechtlichen Konsequenzen auslöst, ist die Zahlungserinnerung, die genau das tut, was der Name sagt: nämlich freundlich erinnert. Es kommt aber nicht nur auf die Bezeichnung, sondern den Inhalt[14] an. Eine Zahlungserinnerung, die eine klare Frist setzt, z. B. „Zahlen Sie bis spätestens …“, wird durch diesen Inhalt zur Mahnung, auch wenn sie nur als Zahlungserinnerung bezeichnet wurde.

Der Gläubiger muss den Zugang der Mahnung beweisen, wenn er die 30-Tages-Frist einseitig verkürzen will. Wartet er die 30-Tages-Frist ab, greift die gesetzliche Automatik. Es bedarf also dann keiner Mahnung mehr. Da die 30-Tages-Frist aber vom Rechnungszugang abhängt, muss er den Rechnungszugang beweisen. Der einzig praxistaugliche Beweis ist ein Kontrolltelefonat.

Verbraucher ist jemand, der nicht als Geschäftsmann, sondern als Privatperson handelt.

Sind Ihre Kunden also Privatleute, müssen Sie, um die Verzugsautomatik nach 30 Tagen auszulösen, in der Rechnung auf die (neue) Rechtslage hinweisen. Sind Ihre Kunden Geschäftsleute, dazu gehören auch Selbstständige, die für ihr Geschäft handeln, müssen sie selbst die Rechtslage kennen. Dieser Kundenkreis braucht keinen Hinweis auf der Rechnung.

Beispiele aus der Praxis

Die nachfolgenden Beispiele zeigen Rechnungsaufdrucke, die in der Praxis gebräuchlich sind. Das anschließende „Testergebnis“ beurteilt diese Formulierungen nach der aktuellen Rechtslage.

Muster: Aufdruck Verbraucherrechnung

Bitte bezahlen Sie die Rechnung sofort und ohne Abzug. Als Verbraucher kommen Sie gem. § 286 (3) BGB in Verzug, wenn Sie nicht spätestens binnen 30 Tagen diese Rechnung beglichen haben.

Das Muster macht deutlich:

Der Gläubiger erwartet die Zahlung binnen 30 Tagen, ohne dafür noch einmal etwas tun zu wollen.

Der Gläubiger ist mit Paragrafen schnell zur Hand und kennt sich aus.

[15]Beispiel 1: Rechnungsaufdruck

Rechnung zahlbar binnen 10 Tagen mit 2 % Skonto, 20 Tage netto.

Testergebnis:

Einseitiges Skontozugeständnis, das den Gläubiger bei den heute engen Margen sehr teuer zu stehen kommt. Schnelle Zahlungen lassen sich durch schnelle Mahnungen billiger erreichen.

Kein Hinweis auf die gesetzliche 30-Tages-Frist. Die gesetzliche 30-Tages-Frist greift deswegen nicht, wenn der Schuldner Verbraucher ist. Aber:

Eindeutige Zahlungsaufforderung und damit eine Mahnung. Weil Mahnungen bereits Bestandteil der Rechnung sein können, kommt der Schuldner durch die Mahnung nach den 20 Tagen in Verzug, auch dann, wenn er ein Verbraucher ist.

Verbesserungsvorschlag: Fügen Sie das Wort „spätestens“ hinzu, dann wird noch deutlicher, was Sie erwarten und dass es nach Fristablauf zu spät ist.

Beispiel 2: Rechnungsaufdruck einer Verbraucherrechnung

Handwerkerrechnung sofort zahlbar ohne Abzug!

Testergebnis:

Kein Hinweis auf die gesetzliche 30-Tages-Frist. Bei einem Verbraucher wird deswegen die gesetzliche Verzugsautomatik nicht ausgelöst. Er muss gemahnt werden.

Der Hinweis hat keine gestaltende Wirkung. Er wiederholt nur, was nach dem Gesetz selbstverständlich ist und zeigt, dass hier nicht exakt gearbeitet wird.

[16]Beispiel 3: Rechnungsaufdruck

Wir bitten, die Rechnung spätestens 10 Tage nach Zugang zu bezahlen.

Testergebnis:

Kein Hinweis auf die gesetzliche 30-Tages-Frist. Bei einem Verbraucher wird deswegen die gesetzliche Verzugsautomatik nicht ausgelöst. Er muss gemahnt werden.

Das Wort „spätestens“ kann man hier deswegen nicht als Mahnung auffassen, weil es nur Teil der „Bitte“ ist. In der Gesamtschau haben wir also eine „dringliche Bitte“, die unterhalb der Schwelle der eindeutigen Zahlungsaufforderung bleibt.

1.3

Neu 2014: Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr

Mit Wirkung ab dem 29.07.2014 gelten für den Geschäftsverkehr neue, verschärfte Regelungen mit dem Ziel, die Gläubigerposition zu stärken.

Wie es dazu kam

Zahlungsverzug gefährdet die Liquidität von Unternehmen und reißt bei Insolvenz des Kunden nicht selten den Lieferanten mit. Und nicht zuletzt aus den Erfahrungen der Finanzkrise hat die EU Maßnahmen zur Sicherung der Kapitalausstattung von Unternehmen beschlossen. Mit der Richtlinie zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr im Jahre 2011 wurden die Mitgliedstaaten aufgefordert, bis März 2013 die nationalen Gesetze an diese Richtlinie anzupassen. Deutschland war mit der Umsetzung daher 2014 in Verzug und hat in einem sehr schnellen Verfahren mit Wirkung ab dem 29.07.2014 die nationale Umsetzung, das „Gesetz zur Bekämpfung von Zahlungsverzug im Geschäftsverkehr“, beschlossen und ab diesem Datum die geltende nationale Rechtslage im Geschäftsverkehr deutlich verschärft.

[17]Was sich geändert hat

Die 30-tägige Zahlungsfrist läuft wie bisher ab Rechnungszugang, neu ist aber, dass sie bereits ab dem Tag der Leistungserbringung beginnt. Wer im Geschäftsverkehr eine Warenlieferung oder eine Werkvertragsleistung gegen Festpreis in Empfang genommen hat, muss also auch, ohne dass eine Rechnung bereits vorliegt, binnen 30 Tagen bezahlen, andernfalls kommt er in Verzug.

Nach wie vor gibt es aber Möglichkeiten, den Beginn dieser Frist hinauszuschieben: Muss eine Werksvertragsleistung abgenommen werden oder ist beim Werksvertrag die Zahlungshöhe erst aufgrund einer Abrechnung der erbrachten Leistungen prüfbar, war dies in der Vergangenheit regelmäßig eine Chance, über Wochen, wenn nicht Monate zu verzögern. Um das zu verhindern, wurde eine weitere 30-Tage-Frist eingeführt, die Frist zur Abnahme oder Überprüfung der Leistung. Der Schuldner kommt also damit nach 60 Tagen im Falle von Passivität mit seiner Zahlungspflicht in Verzug. Er war verpflichtet, binnen 30 Tagen abzunehmen oder die auf der Rechnung aufgeführte Leistung zu prüfen und hatte danach weitere 30 Tage Zeit, um die Zahlung zu leisten.

Sofort denkt man natürlich daran, dass gesetzliche Fristen in der Vergangenheit regelmäßig über die AGBs oder über konkrete individuelle Vertragsgestaltungen verlängert wurden. Auch hier hat der Gesetzgeber eingegriffen. Verlängernde Gestaltungen sind künftig nur noch möglich, wenn sie ausdrücklich vereinbart wurden und (das ist neu) wenn sie im Hinblick auf die Belange des Gläubigers nicht grob unbillig sind. Jede Fristverlängerung über die 30 Tage Prüfzeit hinaus unterliegt also künftig der richterlichen Kontrolle und nicht mehr der beliebigen Vertragsfreiheit. Schuldner, die aufgrund ihrer Nachfragemacht häufig den Vertragsinhalt ziemlich einseitig festlegen konnten, finden hier ihre Grenze.

Mehr noch: AGBs, die eine Verlängerung vorsehen, sind abmahnfähig. Die Neuregelung hat dafür einen Unterlassungsanspruch aufgenommen, sodass jeder Versuch, die gesetzlichen Fristen durch AGBs auszuhebeln, verhindert werden kann. Weil Konkurrenten, aber auch Verbraucherschutzverbände sicherlich gerne von diesem Unterlassungsanspruch Gebrauch machen werden, ergibt sich eine Drohkulisse, die wirksam sein wird. Das heißt aber umgekehrt,[18] dass Unternehmen, vielleicht auch Sie, ihre vorhandenen AGBs überprüfen müssen, um nicht plötzlich mit Abmahnkosten konfrontiert zu werden.

Neu ist auch eine Erhöhung des Verzugszinssatzes zwischen Unternehmen, der von 8 auf 9 Prozentpunkte über dem Basiszins leicht angehoben wurde.

Vielleicht wichtiger ist die Möglichkeit, einen pauschalen Verzugsschadensersatz von 40 EUR geltend zu machen, der das kleinliche Hickhack über die Höhe der Mahnkosten beenden soll. Selbstverständlich kann aber nach wie vor ein höherer Verzugsschaden nachgewiesen werden.

Alle Fristen gelten nicht für Ratenzahlungen oder Abschlagzahlungen und vor allem gelten sie nicht gegenüber Verbrauchern.

Die praktischen Auswirkungen

Weil aufgrund des Unterlassungsanspruches gegen rechtswidrige AGBs vorgegangen werden kann, werden alle Unternehmen, die nicht ausschließlich an Verbraucher liefern, ihre Geschäftsbedingungen anpassen (müssen).

Am nachhaltigsten aber wird das Verhältnis zwischen der Handwerkerschaft und der öffentlichen Hand verändert. Auch hier gelten die Fristen und es wird damit erstmals der Nachfragemacht von Bund, den Ländern und den Gemeinden etwas entgegengesetzt. Die Verbesserung der öffentlichen Zahlungsmoral dürfte bei vielen Handwerksbetrieben und Bauunternehmen zu einer neuen Kalkulationsgrundlage führen, weil bisher oft schon Monate teure Vorfinanzierungen einzukalkulieren waren.

1.4

Vereinbarte Zahlungskonditionen gehen vor

Wer mit seinem Kunden konkrete Zahlungskonditionen vereinbart hat, muss nicht mahnen. Vereinbart heißt, die Zahlungskonditionen müssen Teil des Vertrages sein.

[19]Beispiel: Vereinbarung von Zahlungskonditionen

Vereinbart wird:

– Lieferung 14.08.

– Preis 100 EUR

– Zahlung 17.08.

– Unterschrift Lieferant

– Unterschrift Kunde

Beurteilung:

Solche individuellen Vereinbarungen gehen vor.

Beispiel: Rechnungsaufdruck

Zahlbar binnen 60 Tagen.

Beurteilung:

Damit wird die gesetzliche 30-Tages-Frist auf 60 Tage verlängert. Danach tritt automatisch Verzug ein.

Jeder Gläubiger kann einseitig den Zahlungszeitpunkt hinausschieben.

Beispiel: Rechnungsaufdruck

Rechnung binnen 60 Tagen fällig.

Beurteilung:

Mit dieser Klausel wird nicht die gesetzliche Frist verlängert, sondern die Rechnung gestundet. Die 30-Tages-Frist beginnt also erst danach. Sie können aber sofort nach 60 Tagen mahnen.

[20]Auch wenn die Rechnung vorliegt und eigentlich zu bezahlen wäre, kann mit dem Kunden eine Stundung vereinbart werden. Stundungsvereinbarungen werden häufig dann getroffen, wenn Kunden reklamieren.

Beispiel: Am Telefon

„O. k., wir prüfen die Reklamation, Sie müssen die Rechnung vorerst nicht bezahlen.“

Wer so dem Kunden nachgibt, ist daran gebunden. Weil unklar ist, wann die Rechnung zu bezahlen ist, muss in diesem Falle der Kunde später auch noch gemahnt werden.

1.5

Verzug trotz Reklamation?

Vom Kunden vorgeschobene oder aufgebauschte Mängel nennt man taktische Reklamationen. Reklamationen ändern nichts an der Fälligkeit der Rechnung. Hat der Kunde ein Rückgaberecht, durchkreuzt er natürlich mit der Rückgabe die Rechnungsforderung.

Hat er kein Rückgaberecht, kann er aber so viel zurückbehalten, wie notwendig wäre, um den Schaden zu beheben. Damit der Kunde mit seinem Zurückbehaltungsrecht Druck ausüben kann, akzeptiert die Rechtsprechung durchaus den 3- bis 5-fachen Betrag, der für die notwendigen Nachbesserungen aufgebracht werden müsste. Ist die Rechnung höher als dieser Betrag, kommt der Kunde mit dem höheren Betrag in Verzug. Das ist wichtig und wird gerne übersehen.

Beispiel 1: Reklamation

Ein Gärtner pflanzt in einem privaten Hausgarten 12 Büsche. Einer lässt die Blätter hängen und muss ersetzt werden. Zurückbehaltungsrecht: 3- bis 5-facher Betrag, also maximal für fünf Büsche. Zahlt der Kunde überhaupt nicht, kommt er mit der Zahlung der anderen sieben Büsche in Verzug.

[21]Beispiel 2: Reklamation

Ein Mieter bemängelt zwei defekte Lampen im Hausgang, den nicht gemähten Rasen und im Treppenaufgang herumliegendes Papier. All dies ist abzustellen, aber im ersten Moment kein Grund, die Miete nicht zu bezahlen.

Wer also wegen Kleinigkeiten meckert, kann in die Schranken gewiesen werden: Ist die Reklamation aber wesentlich, seien Sie großzügig. Bestehen Sie jedoch auf dem Rest Ihrer Forderung. Es führt eben nicht jede Reklamation dazu, dass die ganze Rechnung nicht bezahlt werden muss.

1.6

Verzug bei Zahlungsverweigerung

Sobald ein Schuldner erklärt, er werde nicht bezahlen, setzt er sich selbst in Verzug. Diese Erklärung kann auch mündlich erfolgen, sie muss aber beweisbar sein. Notieren Sie deshalb stets solche mündlich geäußerten, endgültigen Zahlungsverweigerungen.

1.7

Checkliste für Mahnungen

Prüfen Sie immer, bevor Sie mahnen:

Mahncheckliste: Lieferung an einen Verbraucher

Rechnung verschickt

Keine Vereinbarung über verzögerte Zahlungskonditionen

– Keine Zahlungsfristen per Vertrag hinausgeschoben

– Keine Zahlungsfrist per Rechnung hinausgeschoben

– Keine Stundung zugesagt

Ist meine Mahnung rechtlich notwendig? Ja, wenn

– der Kunde Verbraucher ist, es aber keinen Hinweis auf die 30-Tages-Frist in der Rechnung gab

– ich die gesetzliche 30-Tages-Frist unterschreiten will

Ich setze Fristen und drohe dem Kunden.

Ist meine Mahnung rechtlich nicht mehr notwendig, muss ich also keine Rechtswirkung mit ihr erzeugen. Da der Kunde sich bereits im Verzug befindet, kann ich mich auf psychologische Formulierungen beschränken.

[22]Mahncheckliste: Lieferung von Unternehmer an Unternehmer

Ist meine Mahnung rechtlich notwendig? Befindet sich der Geschäftskunde nicht eventuell schon aufgrund des beweisbaren Lieferdatums und der abgelaufenen 30-Tages-Frist im Verzug?

Steht dem Kunden, weil es sich nicht um einen Kauf-, sondern um einen Werkvertrag gehandelt hat, eine 60-Tages-Frist zu? Hat sich also die 30-tägige Zahlungsfrist um die 30-tägige Abnahme- und Prüffrist um weitere 30 Tage verlängert?

Im Zweifel 60-Tages-Frist abwarten.

1.8

Dem Kunden beweisen, dass er die Rechnung bekommen hat

Behauptet der Kunde, er habe die Rechnung nicht bekommen, sind Sie beweispflichtig.

Der Staat hat es sich dabei einfach gemacht: Ein Bescheid des Finanzamtes gilt drei Tage nach der Aufgabe zur Post als übermittelt. Das Zivilrecht kennt eine solche Bestimmung aber nicht, obwohl das immer wieder behauptet wird. Der Beweis der Absendung ist kein Beweis des Zugangs. Dazwischen liegt nämlich der nicht ganz seltene Fall, dass das Schreiben bei der Post verloren geht, und dies liegt im Risikobereich des Gläubigers! Auch der Nachweis, dass eine Rechnung oder Mahnung mehrfach an dieselbe Adresse versandt und nie zurückgekommen ist, reicht als Beweis nicht.

Die Folgen dieses Beweisproblems sind gravierend. Es kommt durchaus häufiger vor, dass Schuldner behaupten, die Zustellung des Mahnbescheides überrasche sie vollständig. Sie hätten nie etwas Schriftliches bekommen. Ohne Nachweis des Rechnungszuganges bleibt der Gläubiger bei dieser Argumentation nicht nur auf allen Kosten des Mahnbescheides sitzen. Er kann auch weder Mahngebühren noch Zinsen geltend machen. Also sichern Sie den Beweis, dass der Schuldner die Rechnung bekommen hat.

Da niemand Rechnungen per Einschreiben versenden kann, lässt sich der Rechnungszugang nur beweisen, wenn der Schuldner selbst einräumt, dass er die Rechnung bekommen hat.

[23]Tipp:

Den Rechnungszugang können Sie durch ein Kontrolltelefonat nachweisen.

Und telefonieren sollten Sie ohnehin, um den Schuldner effizient zu mahnen. Das notwendige Mahntelefonat wird zum Beweistelefonat.

Dass ein Telefonat ein Beweismittel sein könnte, wird allgemein als überraschend empfunden. Das hilft uns beim Schuldner, der in der Regel ohne Weiteres einräumt, dass er die Rechnung erhalten hat und meist gar nicht ahnt, dass ihm auf diese Weise die Behauptung, er habe nichts vorliegen, aus der Hand genommen wird.

Voraussetzungen der Beweistauglichkeit von Schuldnertelefonaten

Es sollte nicht der Gläubiger selbst telefonieren, weil er im Prozess nur als Partei vernommen werden könnte, was weniger wert ist. Schuldnertelefonate sollten deshalb besser Angestellte führen. Auch das Telefonat des Ehegatten reicht als Beweis.

Stellen Sie sicher, dass Sie mit dem Schuldner selbst oder einer zuständigen Person telefoniert haben.

Fragen Sie ausdrücklich nach der Rechnung, was Sie ohnehin tun müssen, um das Gespräch richtig beginnen zu können.

Notieren Sie sich alle wichtigen Daten des Telefonats, um später auf eine schriftliche Notiz zurückgreifen zu können.

– Datum, evtl. Uhrzeit

– Telefonpartner

– Telefonnummer

– Rechnung erhalten

– Einwendungen

– Zahlungsvereinbarung

Natürlich werden Sie sich als Zeuge bei Gericht nicht mehr an das konkrete Telefonat erinnern. Legen Sie aber dem Gericht eine schriftliche Aufzeichnung vor, wird man Ihnen glauben. Der Schuldner wird mit der Behauptung, er habe an diesem Tage nicht und überhaupt nie mit dem Gläubiger telefoniert, nicht durchdringen. Es ist immer noch leichter, das Telefonat zu beweisen, als zu beweisen, dass ein Telefonat nicht stattgefunden hat.

[24]Achtung: Erleichterung für den Geschäftsverkehr

Bei der Lieferung von einem Unternehmer an einen Unternehmer löst bereits die regelmäßig einfach nachzuweisende Lieferung die 30-tägige Zahlungsfrist per Gesetz aus. Die Rechnung ist dann nur ein Formalpapier für die Buchhaltung, auf das der Kunde allerdings Anspruch hat. Behauptet der Geschäftskunde, die Rechnung nicht erhalten zu haben, hilft man ihm durch die Zusendung einer Kopie.

1.9

Aus Verzug wird Schadenersatz

Wer zu spät bezahlt, also in Verzug gerät, hat einen Fehler gemacht, für den er haftet. Schäden, die der Gläubiger ersetzt verlangen kann, sind:

Zinsen

Mahngebühren

Gerichts- und Anwaltsgebühren

Zinsen

Sie können die Zinsen verlangen, die Sie bei Ihrer Bank bezahlen. Die Zinshöhe beweisen Sie z. B. durch einen Kontoauszug, wenn auf dem Kontoauszug der Sollstand höher ist als der Rechnungsbetrag. Ihre Girozinsen einschließlich der Überziehungsprovision gehen dann zulasten des Schuldners. Schließlich hätten Sie genau diese Aufwendungen nicht gehabt, wäre die Rechnung rechtzeitig bezahlt worden.

Haben Sie mehrere Konten im Soll, können Sie auswählen und machen es richtig, wenn Sie sich den höchsten Schaden erstatten lassen.

Gesetzlicher Zinssatz

Auch wenn Sie kein Konto im Soll haben, können Sie den gesetzlichen Zinssatz verlangen.

[25]Gesetzliche Grundlagen

§ 288 BGB (neue Fassung)

Verzugszinsen

(1)

Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Verzugszinssatz beträgt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

(2)

Bei Rechtsgeschäften, an denen ein Verbraucher nicht beteiligt ist, beträgt der Zinssatz für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz.

(3)

Der Gläubiger kann aus einem anderen Rechtsgrund höhere Zinsen verlangen.

(4)

Die Geltendmachung eines weiteren Schadens ist nicht ausgeschlossen.

(5)

Der Gläubiger einer Entgeltforderung hat bei Verzug des Schuldners, wenn dieser kein Verbraucher ist, außerdem einen Anspruch auf Zahlung einer Pauschale in Höhe von 40 Euro. Dies gilt auch, wenn es sich bei der Entgeltforderung um eine Abschlagszahlung oder sonstige Ratenzahlung handelt. Die Pauschale nach Satz 1 ist auf einen geschuldeten Schadensersatz anzurechnen, soweit der Schaden in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.

(6)

Eine im Voraus getroffene Vereinbarung, die den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf Verzugszinsen ausschließt, ist unwirksam. Gleiches gilt für eine Vereinbarung, die diesen Anspruch beschränkt oder den Anspruch des Gläubigers einer Entgeltforderung auf die Pauschale nach Absatz 5 oder auf Ersatz des Schadens, der in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist, ausschließt oder beschränkt, wenn sie im Hinblick auf die Belange des Gläubigers grob unbillig ist. Eine Vereinbarung über den Ausschluss der Pauschale nach Absatz 5 oder des Ersatzes des Schadens, der in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist, ist im Zweifel als grob unbillig anzusehen. Die Sätze 1 bis 3 sind nicht anzuwenden, wenn sich der Anspruch gegen einen Verbraucher richtet.

Geschäftskunden bezahlen also einen 4 %-Punkte höheren Zins als Verbraucher. Die Zinssatzhöhe wurde absichtlich hoch gewählt, um durch diesen Strafzins den Schuldner zur schnelleren Zahlung anzuhalten.

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank jeweils für ein halbes Jahr im Voraus festgelegt. Daraus errechnet sich dann:

Gesetzlicher Verbraucherzinssatz: Basiszinssatz + 5 %

Gesetzlicher Geschäftskundenzinssatz: Basiszinssatz + 9 %

[26]Aktuelle gesetzliche Zinssätze

Zeitraum

Basiszinssatz

Verbraucherzinssatz

Geschäftskundenzinssatz

ab 01.01.12

0,12 %

5,12 %

8,12 %

ab 01.07.12

0,12 %

5,12 %

8,12 %

ab 01.01.13

- 0,13 %

4,87 %

7,87 %

ab 01.07.13

- 0,38 %

4,62 %

7,62 %

ab 01.01.14

- 0,63 %

4,37 %

7,37 %

ab 01.07.14

- 0,73 %

4,27 %

7,27 %

Einzelheiten, auch frühere Zinssätze, vgl. https://www.basiszinssatz.info/

Mahngebühren

Mahngebühren können Sie erst berechnen, wenn sich der Schuldner in Verzug befindet. Setzen Sie ihn also mit einer ersten Mahnung erst in Verzug, ist diese erste Mahnung noch kostenlos. Die Höhe der Mahngebühren gegenüber Verbrauchern ist nicht per Gesetz festgelegt. Der Richter beurteilt, was er akzeptieren will, den Rest streicht er. Gehen Sie von 4 bis 8 EUR pro Mahnung aus.

Mahngebühren sind wie Knöllchen an der Windschutzscheibe im Parkverbot. Sie ärgern, auch wenn sie häufig nicht viel kosten, und haben damit eine wichtige Erziehungsfunktion. Mahngebühren sind ein erstes Druckmittel des Gläubigers und zeigen auf, dass er es ernst meint. Weil kleine Beträge weniger ernst genommen werden, gehen Sie eher an die obere Grenze bei der Mahngebührenhöhe. Vor allem aber – so banal es an dieser Stelle auch klingen mag –, vergessen Sie nicht, Mahngebühren zu fordern.

Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen wird, und darauf sollten Sie in der Mahnung hinweisen, seit dem 29.07.2014 eine Pauschale von 40 EUR geschuldet.

Anwalts- und Inkassokosten

In Deutschland gilt das Prinzip, dass alle Anwalts-, Gerichts- und Inkassokosten vom Schuldner zu tragen sind, wenn er sich im Verzug befindet. Im Ausland ist dies die Ausnahme.

[27]Diese Kosten können erheblich sein. Eine außergerichtliche Mahnung durch einen Anwalt nach Prüfung der Rechtslage oder durch ein Inkassounternehmen**) kostet:

Wert bis

Anwaltsgebühren*) in EUR

500

58,50

1.000

104,00

1.500

149,50

2.000

195,00

3.000

261,30

4.000

327,60

5.000

393,90

6.000

460,20

7.000

526,50

8.000

592,80

9.000

659,10

10.000

725,40

13.000

785,20

16.000

845,00

19.000

904,80

22.000

964,60

25.000

1.024,40

30.000

1.121,90

*)

1,3 Gebühren inkl. Auslagenpauschale, zuzüglich Mehrwertsteuer 19 %

**)

Gemäß unseren Recherchen rechnen Inkassoinstitute auch nach RVG-Gebühren ab, berechnen aber andere Pauschalen, die je nach Institut variieren können.

[28][29]2

Prüffähige Rechnungen versenden

Eigentlich ist die Prüffähigkeit einer Rechnung etwas Selbstverständliches. Dem Kunden soll die Prüfung des Rechnungsbetrages durch einen Abgleich zwischen seiner Bestellung und den einzelnen verrechneten Positionen nach Menge und Preis möglich sein.

Deswegen hat er das Recht, die Zahlung mindestens in Teilen zu verweigern, solange nicht alle Positionen der Rechnung so detailliert dargestellt sind, dass er sie überprüfen kann. Darüber hinaus muss die Rechnung auch steuerlichen Anforderungen genügen, damit der Kunde sie steuerlich geltend machen kann.

2.1

Das gehört in eine prüffähige Rechnung

Diese Elemente müssen Bestandteil einer prüffähigen Rechnung sein:

Absender

Benutzen Sie Ihren Briefbogen, der auch die sonstigen handelsrechtlich notwendigen Angaben wie den Geschäftsführer, das Handelsregistergericht und die Handelsregisternummer enthält. Nennen Sie Ihre Bankverbindung.

Kundenanschrift

Rechnungsempfänger ist der Vertragspartner. Lässt der Kunde über einen Bevollmächtigten bestellen, wäre eine Rechnungstellung an den Bevollmächtigten falsch. Beispiel: Der Architekt bestellt für den Bauherrn. Im Anschriftenfeld der Rechnung muss zwingend der Bauherr stehen, nicht der Architekt.

Denken Sie daran: Die Meier GmbH z. B. ist rechtlich eine andere Person als Meier privat. Bestellt die GmbH, muss die Rechnung auch an die Meier GmbH ausgestellt werden. Häufig werden hier bei der Stammdatenerfassung Fehler gemacht. Man gibt eben Meier ein, wenn ein Herr Meier etwas telefonisch bestellt hat.

Hat tatsächlich Herr Meier, aber privat bestellt, etwa als Bauherr für sein Wohnhaus, muss an Herrn Karl-Heinz Meier adressiert werden. Nur die Nennung des Vornamens individualisiert. Haben Sie den Vornamen bei[30] der Stammdatenerfassung aber nicht erfragt, fehlt er Ihnen bei der Rechnungsausstellung und der Fehler setzt sich fort.

Tipp:

Prüfen Sie jeden Wunsch eines Kunden, die Rechnung auf einen anderen Namen umzuschreiben, kritisch. Entweder haben Sie selbst einen Fehler bei der Stammdatenerfassung gemacht oder der Kunde versucht aus steuerlichen Gründen oder im Insolvenzvorfeld unkorrekte Angaben unterzubringen und die Rechnung zu verlagern.

Rechnungsdatum (= Tagesdatum)

Fortlaufende Rechnungsnummer

Leistungsabrechnung

Die Leistungsabrechnung muss übersichtlich sein. Sie ist dann übersichtlich, wenn mit zumutbarem Aufwand ein zweckdienliches Abrechnungssystem erkennbar ist. Eine Rechnung über 5 Positionen wird stets übersichtlich sein. Hat die Rechnung allerdings 500 Positionen, muss gegliedert werden. Lassen sich in diesem Fall Leistungen bestimmten Zeitpunkten zuordnen, wird man nach diesen Daten gliedern. Ein Zeitraum reicht häufig aus. Eine tagesgenaue Bezeichnung kann aber erforderlich werden, wenn anders die Leistungen nicht zuordenbar sind.

Handelt es sich um Materiallieferungen, bieten sich bestimmte Materialgruppen und Untergruppen an.

Tipp:

Übersichtlich heißt nicht schön, aber alles sollte mit vernünftigem Aufwand für den Kunden verständlich sein.

Gibt es einen Vertrag oder ein Leistungsverzeichnis, sollte die dortige Aufstellung in der Art und den Bezeichnungen übernommen werden. Die Rechnung ist dann das Spiegelbild. Nur daraus ergibt sich eine einwandfreie Zuordnung und Vergleichbarkeit.

Die Aufschlüsselung in einzelne Positionen ist notwendig, wo immer dies der Transparenz dient. Material ist einzeln zu bezeichnen. Eine Position [31]„Kleinmaterial 5 EUR“ für diverse Schrauben, Unterlegscheiben etc. bei einer Montage wird aber niemand beanstanden. Hier wäre eine Detaillierung nicht mehr sinnvoll.

Eine Position „Diverse Einlegeböden für Büroschränke“, gar mit einem dreistelligen Euro-Betrag, wäre zu undetailliert.

Bei Stundenleistungen kann nach Leistungsträgern und Tagen zusammengefasst werden. Einheitspreise sind stets zu benennen.

Möglicherweise sind bestimmte Anlagen zur Rechnung notwendig, um die Prüfung zu ermöglichen. Dies können Abnahmeprotokolle, Stundenlohnzettel, Rechnungen für den Materialbezug bei Fremdfirmen etc. sein. Auch diese Anlagen müssen aber so weit detailliert sein, dass eine genaue Zuordnung möglich wird. Achten Sie also auch bei Ihren Lieferanten darauf, sonst gibt es bei der Weitergabe der Lieferantenrechnung zu Recht Einwendungen, die dann vom Rechnungsempfänger gerne dazu genutzt werden, Ihre Rechnung nicht zu bezahlen.

Summe des Nettopreises

Separater Mehrwertsteuerausweis, evtl. gegliedert nach unterschiedlichen Mehrwertsteuersätzen

Summe des Bruttopreises

Steuernummer/Umsatzsteueridentifikationsnummer des Rechnungsausstellers

Zusätzlich zum juristisch notwendigen Inhalt einer prüffähigen Rechnung nehmen Sie auf:

Bestellnummer etc. des Kunden

Dank für die Beauftragung

Eventuelle Zahlungskonditionen

Vermeiden Sie Skontozugeständnisse, die nicht notwendig sind. Durch rasches Mahnen lässt sich die Zahlungsbereitschaft regelmäßig kostengünstiger fördern.

Hinweise auf die 30-Tages-Frist bei Rechnungen an Verbraucher

Eventuell Eigentumsvorbehalt

[32] Hinweis auf Ihre allgemeinen Geschäftsbedingungen, eventuell klein gedruckt auf der Rückseite, dann aber mit deutlichem Hinweis in der Rechnung selbst.

Für so genannte wiederkehrende Leistungen ist keine Rechnung notwendig

Mieten aufgrund eines Dauermietvertrages oder Zinsen aufgrund eines ...

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