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Praxishandbuch GmbH

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Einleitung: Die wichtigsten Fragen vor der GmbH-Gründung
    1. Wann ist die GmbH die richtige Rechtsform?
    2. Was sind die Vorteile der GmbH?
    3. Welche Rahmenbedingungen müssen Sie berücksichtigen?
    4. Welche Vorteile hat eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft („Mini-GmbH”)?
    5. Wann bietet sich die Verwendung eines Musterprotokolls an?
    6. Wann ist der Kauf einer Vorrats-GmbH sinnvoll?
    7. Brauchen Sie einen Aufsichtsrat oder Beirat?
    8. Wie viel Kapital benötigen Sie für die Gründung einer GmbH?
    9. Welche Nebenkosten entstehen bei der Gründung?
  5. Teil 1: Die Gründung einer GmbH
    1. 1   Der Gesellschaftsvertrag als Kernstück der GmbH
      1. 1.1   Muster für einen Gesellschaftsvertrag
      2. 1.2   Erläuterungen zum Gesellschaftsvertrag im Einzelnen
        1. 1.2.1   Zu § 1: Firma und Sitz der Gesellschaft
        2. 1.2.2   Zu § 2: Unternehmensgegenstand
        3. 1.2.3   Zu § 3: Stammkapital/Stammeinlagen
        4. 1.2.4   Zu § 4: Vertretung/Geschäftsführung
        5. 1.2.5   Zu § 5: Gesellschafterversammlung/Beschlüsse
        6. 1.2.6   Zu § 6: Einziehung/Ausschluss und Kaduzierung
        7. 1.2.7   Zu § 7: Kündigung des Gesellschafters
        8. 1.2.8   Zu § 8: Veräußerung/Belastung von Geschäftsanteilen
        9. 1.2.9   Zu § 9: Tod eines Gesellschafters
        10. 1.2.10   Zu § 10: Abfindung
        11. 1.2.11   Zu § 11: Geschäftsjahr/Ergebnisverwendung/disquotale Einlagen
        12. 1.2.12   Zu § 12: Sonderpflichten/Sonderrechte
        13. 1.2.13   Zu § 13: Wettbewerbsverbot des Gesellschafters
        14. 1.2.14   Zu § 14: Beirat/Aufsichtsrat
        15. 1.2.15   Zu § 15: Bekanntmachungen
        16. 1.2.16   Zu § 16: Gründungsaufwand
      3. 1.3   Ergänzende Regelungen
    2. 2   GmbH und Steuern
      1. 2.1   Welche Pflichten bestehen gegenüber dem Finanzamt?
      2. 2.2   Welche Steuern fallen bei der GmbH an?
        1. 2.2.1   Körperschaftsteuer
        2. 2.2.2   Abgeltungssteuer
        3. 2.2.3   Sonstige Steuern
    3. 3   Die Geschäftsführung der GmbH
      1. 3.1   Wer leitet die GmbH?
      2. 3.2   Wie bestellen Sie einen Geschäftsführer?
      3. 3.3   Welche Voraussetzungen muss ein GmbH-Geschäftsführer mitbringen?
    4. 4   Der GmbH-Geschäftsführervertrag
      1. 4.1   Muster eines Geschäftsführervertrags
      2. 4.2   Erläuterungen zum Geschäftsführervertrag im Einzelnen
        1. 4.2.1   Zu § 1: Grundlagen
        2. 4.2.2   Zu § 2: Vertretungs- und Geschäftsführungsbefugnis
        3. 4.2.3   Zu § 3: Ressorts und genehmigungspflichtige Geschäfte
        4. 4.2.4   Zu § 4: Abschluss von Geschäften mit sich selbst oder als Vertreter von Dritten
        5. 4.2.5   Zu § 5: Arbeitszeit
        6. 4.2.6   Zu den §§ 6 und 6a: Pflichten und Verantwortlichkeit des Geschäftsführers
        7. 4.2.7   Zu § 7: Vergütung
        8. 4.2.8   Zu § 8: Anpassung der Vergütung
        9. 4.2.9   Zu § 9: Fortzahlung der Vergütung
        10. 4.2.10   Zu § 10: Urlaub
        11. 4.2.11   Zu § 11: Geheimhaltung
        12. 4.2.12   Zu § 12: Sonderleistungen/Versicherungen/Versorgung
        13. 4.2.13   Zu den §§ 13 und 14: Wettbewerbsverbot
        14. 4.2.14   Zu § 15: Erfindungen/Rechte an Software
        15. 4.2.15   Zu den §§ 16 und 17: Kündigung
    5. 5   Haftungsrisiken in der Gründungsphase
      1. 5.1   Wie haftet der Geschäftsführer bei der Gründung?
      2. 5.2   Wie haften die Gesellschafter bei der Gründung?
    6. 6   Welche Formalien müssen Sie beachten?
      1. 6.1   Was müssen Sie vor dem Gang zum Notar beachten?
      2. 6.2   Unter welchem Namen können Sie Ihre GmbH gründen?
      3. 6.3   Die Eintragung ins Handelsregister
        1. 6.3.1   Welche Unterlagen müssen beim Handelsregister eingereicht werden?
  6. Teil 2: Die Führung der GmbH – Aufgaben des Geschäftsführers
    1. 1   Der Beitrag der Geschäftsführung zum Unternehmenserfolg
      1. 1.1   Das Dienstverhältnis des Geschäftsführers
      2. 1.2   Welche Grundsätze sollte ein Geschäftsführer beachten?
        1. 1.2.1   Checkliste: Vertrags- und Forderungsausfallrisiken minimieren
        2. 1.2.2   Checkliste: Arbeitsrechtliche Risiken vermeiden
        3. 1.2.3   Weitere Aufgaben des Geschäftsführers neben der Leitung der Gesellschaft
      3. 1.3   Pflichten des Geschäftsführers gegenüber dem Handelsregister
    2. 2   Die Zusammenarbeit mit den Gesellschaftern
      1. 2.1   Wie muss der Geschäftsführer die Gesellschafterversammlung einberufen?
      2. 2.2   Kann die Gesellschafterversammlung dem Geschäftsführer Weisungen erteilen?
      3. 2.3   Auskunfts- und Einsichtsrechte der Gesellschafter
      4. 2.4   Darf der Geschäftsführer Zahlungen an die Gesellschafter vornehmen?
      5. 2.5   Was gilt bei Darlehen oder Nutzungsüberlassungen der Gesellschafter?
    3. 3   Der Jahresabschluss der GmbH
      1. 3.1   Delegation an die Fachabteilung Rechnungswesen
      2. 3.2   Geschäftsführer-Gesamtverantwortung
        1. 3.2.1   Checkliste: Gesamtverantwortung für Buchführung und Bilanzierung der GmbH wahrnehmen
      3. 3.3   Jahresabschluss und GmbH-Größe
      4. 3.4   Vorlage und Feststellung des Jahresabschlusses
      5. 3.5   Woraus besteht der Jahresabschluss?
        1. 3.5.1   Anforderungen an den Jahresabschluss
        2. 3.5.2   Gliederung der Bilanz einer kleinen GmbH
      6. 3.6   Prüfung des Jahresabschlusses
      7. 3.7   Feststellung und Beschlussfassung
        1. 3.7.1   Gesellschafter-Versammlung und Beschlussfassung zum Jahresabschluss der GmbH
      8. 3.8   Offenlegung des Jahresabschlusses
    4. 4   In welchen Fällen haftet der Geschäftsführer?
      1. 4.1   Generelle Haftungs- und Strafbarkeitsrisiken
      2. 4.2   Wie haftet der Geschäftsführer gegenüber der GmbH?
      3. 4.3   Wie haftet der Geschäftsführer gegenüber dem Finanzamt?
      4. 4.4   Haftung für nicht abgeführte Sozialversicherungsbeiträge
    5. 5   Wie handelt der Geschäftsführer im Insolvenzfall?
      1. 5.1   Wann muss der Geschäftsführer den Insolvenzantrag stellen?
        1. 5.1.1   Checkliste: Befindet sich Ihr Unternehmen in der Krise?
      2. 5.2   Welche besonderen Risiken treffen den Geschäftsführer bei Insolvenz?
        1. 5.2.1   Schmälerung der Insolvenzmasse
      3. 5.3   Wie kann sich der Geschäftsführer gegen Risiken versichern?
        1. 5.3.1   Der Topmanager-Rechtsschutzversicherungsvertrag
        2. 5.3.2   Haftpflichtversicherung
      4. 5.4   Die sieben häufigsten Ursachen für Insolvenz
  7. Teil 3: Erfolgreiches Wirtschaften mit der GmbH
    1. 1   Der Businessplan als Wegweiser
      1. 1.1   Wie nutzt Ihnen ein Businessplan?
      2. 1.2   Was sollte ein Businessplan enthalten?
        1. 1.2.1   Form und Umfang eines Businessplanes
        2. 1.2.2   Checkliste: Aufbau des Businessplans
    2. 2   Finanzierung der GmbH
      1. 2.1   Wie viel Geld benötigen Sie für Ihr Unternehmen?
        1. 2.1.1   Finanzplanung als effektives Kontrollinstrument
        2. 2.1.2   So führen Sie eine Rentabilitätsvorschau durch
        3. 2.1.3   So führen Sie eine Liquiditätsplanung durch
        4. 2.1.4   Liquidität gewinnen mit Forderungsmanagement
      2. 2.2   Möglichkeiten der Kapitalbeschaffung
        1. 2.2.1   Aufnahme von stillen Gesellschaftern
        2. 2.2.2   Finanzierung durch Bankkredite
        3. 2.2.3   Finanzierung mit öffentlicher Förderung
        4. 2.2.4   Absicherung durch Bürgschaften
        5. 2.2.5   Finanzierung über Beteiligungskapital oder Leasing
      3. 2.3   Die Bank als Geschäftspartner der GmbH
        1. 2.3.1   Vorbereitung des Bankgesprächs
        2. 2.3.2   Checkliste: Bankgespräch
    3. 3   Der Standort als zentraler Erfolgsfaktor
      1. 3.1   Wie finden Sie den passenden Standort für Ihre GmbH?
        1. 3.1.1   Checkliste: Den optimalen Standort finden
        2. 3.1.2   Die rechtliche Situation Ihrer Betriebsräume
        3. 3.1.3   Vorteile von Gründer- oder Technologiezentren
      2. 3.2   Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
      3. 3.3   Welche vertraglichen Besonderheiten gelten für Gewerberäume?
    4. 4   Wie Sie Ihre GmbH optimal managen
      1. 4.1   Wirtschaftlich denken und handeln
        1. 4.1.1   Regelungen mit dem (Ehe-)Partner
        2. 4.1.2   Existenzgründung und Ihr soziales Umfeld
      2. 4.2   So entwickeln Sie klare Zielvorstellungen
      3. 4.3   Unterstützung durch externe Berater
      4. 4.4   So führen Sie ein erfolgreiches Geschäftsgespräch
        1. 4.4.1   Gesprächsziele
        2. 4.4.2   Fünf Phasen eines erfolgreichen Gesprächs
      5. 4.5   Wie teilen Sie Ihre Zeit richtig ein?
        1. 4.5.1   Umgang mit Zeitdieben
        2. 4.5.2   Übersicht: So teilen Sie Ihre Zeit sinnvoll ein
        3. 4.5.3   Zehn Tipps für die optimale Tagesplanung
        4. 4.5.4   Zehn Tipps für Ihre Büroorganisation
      6. 4.6   Austausch von Erfahrungswissen und Informationen
        1. 4.6.1   Weiterbildung
    5. 5   Die Erfolgsfaktoren Marketing und Vertrieb
      1. 5.1   Wie schätzen Sie die Bedingungen des Marktes richtig ein?
        1. 5.1.1   Welche Faktoren beeinflussen die Vermarktung?
        2. 5.1.2   Wie erhalten Sie Informationen über den Markt?
        3. 5.1.3   Fragebogen
        4. 5.1.4   Der Aufbau eines Fragebogens
        5. 5.1.5   Informationsquellen für die Markterschließung
      2. 5.2   Wie setzen Sie Marketing-Instrumente effizient ein?
        1. 5.2.1   Die vier „klassischen” Marketing-Instrumente
        2. 5.2.2   Die drei „neuen” Marketinginstrumente
        3. 5.2.3   Alleinstellungsmerkmale erarbeiten?
        4. 5.2.4   Der Marketingplan
      3. 5.3   Kunden gewinnen und langfristig binden
        1. 5.3.1   Die Loyalitätstreppe
        2. 5.3.2   Kundenakquise
      4. 5.4   Wie erzielen Sie eine optimale Werbewirkung?
        1. 5.4.1   Stufenmodell der Werbewirkung
        2. 5.4.2   Das Firmenlogo
        3. 5.4.3   Brief- und Geschäftspapier
        4. 5.4.4   Visitenkarte: Inhalt und Gestaltung
        5. 5.4.5   Werbebroschüren: Flyer und Anzeigen
        6. 5.4.6   Werbemittel Schaufenster
        7. 5.4.7   Die fahrbare Werbefläche: Ihr Fahrzeug
        8. 5.4.8   Erfolgreiche Pressearbeit
        9. 5.4.9   Der Werbeübersichtsplan
      5. 5.5   Dauerhafte Marktpräsenz
        1. 5.5.1   Kundenpflege
        2. 5.5.2   Produktlebenszyklus: Der Alterungsprozess von Produkten
        3. 5.5.3   Strategien der Expansionspolitik
    6. 6   So setzen Sie Ihr Personal effektiv ein
      1. 6.1   Personal planen und Mitarbeiter gewinnen
        1. 6.1.1   Wie stellen Sie Ihren Personalbedarf fest?
        2. 6.1.2   Wie können Sie fremde Hilfe nutzen?
        3. 6.1.3   Mitarbeiter im Unternehmen einstellen
          1. 6.1.3.1   Geringfügig Beschäftigte/Mini-Jobber
          2. 6.1.3.2   Unterstützung durch die Bundesagentur für Arbeit
        4. 6.1.4   Mitarbeiter gewinnen
        5. 6.1.5   Wege der Personalbeschaffung
        6. 6.1.6   Das Auswahlverfahren
        7. 6.1.7   Analyse von Bewerbungsunterlagen
        8. 6.1.8   Das Einstellungsgespräch
        9. 6.1.9   Der Arbeitsvertrag
        10. 6.1.10   Überblick über die Arbeitgeberpflichten
      2. 6.2   Mitarbeiterführung – eine anspruchsvolle Daueraufgabe
        1. 6.2.1   Aufgaben der Mitarbeiterführung
        2. 6.2.2   Motivation von Mitarbeitern
        3. 6.2.3   Wie gestalten Sie Mitarbeitergespräche?
        4. 6.2.4   Das Kritikgespräch
        5. 6.2.5   Mitarbeiterbeurteilung
        6. 6.2.6   Zielvereinbarung
        7. 6.2.7   Die Abmahnung
        8. 6.2.8   Das Arbeitszeugnis
  8. Stichwortverzeichnis
  9. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Die vor über 120 Jahren geschaffene GmbH (Gesellschaft mit beschränkter Haftung) ist die beliebteste Rechtsform in Deutschland. Eine GmbH bietet dem Unternehmer viele Vorteile. Er muss sie jedoch zu nutzen wissen. Ebenso gibt es aber auch Risiken. Die beschränkte Haftung ist nicht in allen Fällen eine undurchdringliche Rüstung. Nur wer sich rechtlich auskennt und wirtschaftlich die richtigen Mittel einsetzt, führt seine GmbH auf einen erfolgreichen Weg und schützt sich vor persönlicher Haftung.[2]

Dieses Praxishandbuch unterstützt Sie in allen Fragen zur Gründung und Führung einer GmbH. Er wendet sich an Selbstständige, die eine GmbH gründen wollen, wie an GmbH-Geschäftsführer und Gesellschafter.

Im ersten Teil beantworten wir Ihnen die wichtigsten Fragen zur GmbH-Gründung und schildern, wie sich die Gründung im Einzelnen vollzieht. Kommentierte Vertragsmuster unterstützen Sie bei der rechtssicheren Ausgestaltung des Gesellschaftsvertrags.

Der zweite Teil richtet sich an den Geschäftsführer einer GmbH. Hier finden Sie Hinweise zu den wichtigsten Aufgaben des GmbH-Geschäftsführers. Behandelt werden auch die Haftungsrisiken des GmbH-Geschäftsführers auch im Insolvenzfall.

Der dritte Teil schließlich führt Sie direkt in die Praxis einer erfolgreichen Unternehmensführung. Hier finden Sie alle Informationen und viele praktische Tipps zu den entscheidenden Erfolgsfaktoren Ihrer GmbH: Kapitalbeschaffung, Standortwahl, Einsatz von Marketing-Instrumenten bis hin zu konkreten Fragen der Mitarbeiterführung und vieles mehr. Zu allen Themen finden Sie zahlreiche Checklisten, praktische Übersichten und Gesprächsleitfäden.

Wir wünschen Ihnen und Ihrer GmbH viel Erfolg!

Barbara Sillmann und Dr. Rocco Jula

Einleitung: Die wichtigsten Fragen vor der GmbH-Gründung

Wann ist die GmbH die richtige Rechtsform?

Versprechen die wirtschaftlichen Voraussetzungen für ein Unternehmen oder eine Geschäftsidee Erfolg, muss das Geschäft in die richtige Rechtsform gebracht werden: In Betracht kommen ein Einzelunternehmen oder – ggf. zusammen mit anderen Gesellschaftern – eine Personengesellschaft oder Kapitalgesellschaft.[3]

Die GmbH ist eine Kapitalgesellschaft mit eigener Rechtspersönlichkeit, an der sich eine oder mehrere Personen, die sog. Gesellschafter beteiligen und die deren Geschicke ggf. neben oder mit dem Geschäftsführer bestimmen. Aber: Das private Vermögen bleibt außen vor, der Gesellschafter beteiligt sich lediglich mit einem festgelegten Betrag, der als Haftungskapital der GmbH überlassen wird.

Wann ist es sinnvoll, die Gründung einer GmbH und den damit verbundenen rechtlichen, betriebswirtschaftlichen und steuerlichen Folgen zu planen?

Checkliste: Gründe für die GmbH als Rechtsform
Haftung
  • Die Haftung für den geplanten Geschäftszweck soll auf ein bestimmtes Volumen begrenzt bleiben.
  • Das Privatvermögen soll vor dem Zugriff der Gläubiger geschützt werden.
Zielsetzung, Flexibilität
  • Mehrere Gesellschafter wollen sich aus unterschiedlichen Motiven an der Unternehmung beteiligen.
  • Einige Gesellschafter wollen mitarbeiten, andere ggf. nur Geld anlegen.
Finanzen
  • Die Gesellschaft soll mit einem festen, aber der Höhe nach begrenztem Kapital ausgestattet werden.
Marketing
  • Die Gesellschafter wollen im Geschäftsverkehr mit einer Firmierung auftreten, die sofort eine Assoziation zu Ihren Produkten herstellt und wie eine „Marke” wirkt.
Mitarbeit
  • Sie wollen die Möglichkeit, aber nicht die Verpflichtung zur Mitarbeit haben.
Besteuerung
  • Sie wollen von den niedrigen Steuersätzen für Kapitalgesellschaften profitieren.
  • Sie wollen von der Möglichkeit Gebrauch machen, Anteile von Kapitalgesellschaften, die selbst von einer Kapitalgesellschaft gehalten werden, ggf. steuerfrei zu veräußern.
[4]

Was sind die Vorteile der GmbH?

In der Bundesrepublik Deutschland haben sich insgesamt rund 1 Mio. Unternehmen für die Rechtsform „GmbH” entschieden. Und das mit gutem Grund: Die GmbH bietet viele Vorteile. Neben der Haftungsbegrenzung auf das Betriebsvermögen gibt es steuerliche, aber auch betriebswirtschaftliche Vorteile und Klarheit bei Finanzierungsfragen.

Organisationsklarheit

Bei der Rechtsform GmbH handelt sich um eine rechtlich weitgehend transparente und ausgereifte Gesellschaftsform, die gekennzeichnet ist durch klare Kompetenz-Zuweisungen, übersichtliche Gremien, klare Rechnungslegungsgrundsätze und weitgehende Gestaltungsfreiheit. Die GmbH ermöglicht eine optimale Umsetzung des geplanten Unternehmens.

Haftungsbeschränkung

Grundsätzlich beschränkt das GmbH-Gesetz die Haftung der Gesellschafter auf das von ihnen gestellte Gesellschaftsvermögen (§ 13 Abs. 2 GmbHG). Damit ist sichergestellt, dass der Gesellschafter sein unternehmerisches Risiko beschränken kann. Er hat mit der GmbH die Möglichkeit, seine geschäftlichen Aktivitäten von seinem privaten Lebensbereich genau zu trennen.

Diese Haftungsbeschränkung ist allerdings immer nur dann uneingeschränkt wirksam, wenn sich die Gesellschafter und Geschäftsführer im Rahmen ihrer Rechte und Pflichten verhalten. Für den GmbH-Gründer ist es deswegen besonders wichtig, sich über die Rechte und Pflichten des GmbH-Gesellschafters, der zugleich auch als Geschäftsführer tätig ist, zu informieren.[5]

Insolvenzantragspflicht

Laufen die Geschäfte nicht wie geplant, darf der Geschäftsführer nicht untätig bleiben und zu lange warten. Der GmbH-Geschäftsführer ist gemäß § 15a der Insolvenzordnung verpflichtet, das Insolvenzverfahren zu beantragen, wenn Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit vorliegen. Danach gilt die Maximalfrist von drei Wochen. Spätestens nach drei Wochen muss der Geschäftsführer handeln, sonst macht er sich strafbar. Darüber hinaus kann er unter Umständen persönlich, z. B. für Steuerschulden und sonstige Verbindlichkeiten, insbesondere gegenüber Sozialversicherungsträgern zur Haftung herangezogen werden. Dieser Fall ist besonders deswegen problematisch, weil es selbst für Fachleute u. U. nicht einfach festzustellen ist, wann tatsächlich eine Überschuldung oder Zahlungsunfähigkeit eingetreten ist (siehe Teil 2, Kapitel 5.1).

Bürgschaften – Anforderungen an den Geschäftsführer

Mit der Wahl der Rechtsform GmbH muss der Gesellschafter/Geschäftsführer nicht selten persönlich Verbindlichkeiten für die GmbH eingehen. Der häufigste Fall: Banken verlangen eine persönliche Bürgschaft des Gesellschafters, insbesondere des Gesellschafter-Geschäftsführers, wenn der GmbH Kredite gewährt werden.

Zu beachten ist auch die Entwicklung der Rechtsprechung. Die Gerichte verlangen vom Geschäftsführer eines Unternehmens in einer komplexen Wirtschaft fundierte Kenntnisse. Das betrifft z. B. die verschärfte Produkthaftpflicht und Umweltschutzauflagen, aber auch allgemeine wirtschaftliche Kenntnisse wie Wettbewerbsrecht, Urheberrecht, Steuergesetze, Buchführungs- und Bilanzierungsvorschriften, Veröffentlichungspflichten, arbeitsrechtliche Vorschriften u. v. m.[6]

Festzuhalten ist aber, dass keine andere Rechtsform eine bessere Haftungsbeschränkung bietet. Unter diesem Gesichtspunkt stellt die GmbH nach wie vor eine optimale Unternehmensform dar.

Die persönliche Stellung des Geschäftsführers

Der Status des GmbH-Geschäftsführers ist sehr vielschichtig. Der Geschäftsführer ist Organ der GmbH und damit den Rechten und Pflichten aus dem Gesellschaftsrecht unterworfen. Hierzu zählen zu allererst die Leitungsaufgabe, aber auch Pflichten gegenüber der Gesellschafterversammlung, wie die Einberufung derselben, die Insolvenzantragspflicht und Pflichten gegenüber dem Handelsregister sowie Aufgaben aus dem Bereich der Rechnungslegung, z. B. die Aufstellung des Jahresabschlusses.

Davon abzugrenzen ist der persönliche Status des Geschäftsführers, dessen Einzelheiten im Wesentlichen von dem Geschäftsführer-Dienstvertrag bestimmt werden. Dieser Dienstvertrag des Geschäftsführers ist grundsätzlich ein freier Dienstvertrag und kein Arbeitsverhältnis. Nur im Ausnahmefall werden Vorschriften des Arbeitsrechts auf den Geschäftsführer entsprechend angewandt, so z. B. der Pfändungsschutz für Einkommen wie bei Arbeitnehmern.[7]

Die meisten arbeitsrechtlichen Vorschriften kommen aber grundsätzlich nicht für den Geschäftsführer zur Anwendung, wie etwa die Regelungen des Kündigungsschutzgesetzes oder des Arbeitszeitgesetzes. Dies hat beispielsweise zur Folge, dass Sonntagsarbeit für den Geschäftsführer nicht verboten ist und er keinen Kündigungsschutz nach dem Kündigungsschutzgesetz genießt. Auch haftungsrechtlich wirkt sich der Umstand nachteilig aus, dass der Geschäftsführer einem Arbeitnehmer nicht gleichgestellt ist. So gelten die Grundsätze der Arbeitnehmerhaftung, die den Arbeitnehmer bevorzugen, in dem sie ihn z. B. für einfache Fahrlässigkeit gegenüber dem Arbeitgeber nicht einstehen lassen, nicht für den Geschäftsführer.

Der Umstand, dass der Geschäftsführer nicht als Arbeitnehmer einzustufen ist, bedeutet nicht, dass diese Einordnung auch für das Steuerrecht und das Sozialversicherungsrecht verbindlich wäre. Vielmehr wird im Steuerrecht der Geschäftsführer wie ein Arbeitnehmer behandelt: Er erzielt wie ein Arbeitnehmer Einkünfte aus nicht selbstständiger Arbeit. Auch hinsichtlich der Besteuerung seines Dienstwagens bzw. seiner Dienstreisen wird er einem Arbeitnehmer gleichgestellt.

Im Sozialversicherungsrecht kommt es für die Frage, ob der Geschäftsführer sozialversicherungspflichtig ist, darauf an, ob er abhängig beschäftigt ist. Dies wird bei einem beherrschenden Gesellschafter-Geschäftsführer, der mindestens 50 % der Anteile hält, verneint. Aber auch ein nur mit Minderheit beteiligter Geschäftsführer oder ein Fremdgeschäftsführer kann im Einzelfall sozialversicherungsfrei beschäftigt sein. Dies ist bei einem Gesellschafter-Geschäftsführer z. B. dann der Fall, wenn er über eine so genannte Sperrminorität verfügt, d. h. wenn gegen seinen Willen keine Gesellschafterbeschlüsse gefasst werden können. Ist beispielsweise im Gesellschaftsvertrag geregelt, dass Beschlüsse einer Mehrheit von mehr als 75 % der anwesenden Stimmen bedürfen, und hat ein Gesellschafter 25 % der Stimmen, könnte er sämtliche Beschlüsse blockieren. Daher ist dieser Geschäftsführer nicht abhängig bei der GmbH beschäftigt, so dass er aus der Sozialversicherungspflicht herausfällt.[8]

Fremdgeschäftsführer sind im Regelfall sozialversicherungspflichtig und nur im Ausnahmefall sozialversicherungsfrei tätig sein, etwa wenn es sich bei dem Geschäftsführer um den mitarbeitenden Ehemann der Gesellschafterin handelt, bei dem unter Würdigung der konkreten Umstände nicht von einer „Beherrschung” durch die Ehefrau auszugehen ist. Ist der Geschäftsführer nicht sozialversicherungspflichtig tätig, so erhält er beispielsweise von der Bundesagentur für Arbeit weder Insolvenzgeld noch Arbeitslosengeld. In der gesetzlichen Kranken- und Rentenversicherung kann er sich ggf. freiwillig versichern. Allerdings ist zu beachten, dass der sozialversicherungsfrei beschäftigte Geschäftsführer nicht in den Genuss der steuerfreien Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung kommt.[9]

Lassen Sie unbedingt von Anfang an durch eine Anfrage bei der Deutschen Rentenversicherung (DRV) prüfen, ob ein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis besteht. Den Antrag auf Feststellung des sozialversicherungsrechtlichen Status finden Sie auf https://mybook.haufe.de. Sie können ihn auch im Internet herunterladen (www.deutsche-rentenversicherung.de). Eine Prüfung wird ferner automatisch vorgenommen, wenn bei der Anmeldung der Krankenkasse Ihrer Wahl bei dem so genannten Statuskennzeichen vermerkt wird, dass es sich um einen Gesellschafter-Geschäftsführer handelt. Wird dieses Statuskennzeichen angegeben, erfolgt automatisch eine Statusprüfung (so genanntes Anfrageverfahren) durch die DRV. Bejaht die DRV ein sozialversicherungspflichtiges Rechtsverhältnis, ist die Bundesagentur für Arbeit hieran leistungsrechtlich auf Antrag des Geschäftsführers gebunden (§ 336 SGB III).

Durch die Abführung von Sozialversicherungsbeiträgen wird kein sozialversicherungspflichtiges Beschäftigungsverhältnis und damit kein Versicherungsschutz begründet. Für die Arbeitslosenversicherung bedeutet dies, dass Sie kein Arbeitslosen- und Insolvenzgeld bekommen. Als sozialversicherungsfrei beschäftigter Geschäftsführer können Sie sich unter bestimmten Voraussetzungen freiwillig gegen Krankheit versichern und in jedem Fall auch Beiträge zur gesetzlichen Rentenversicherung zahlen. In der Arbeitslosenversicherung gibt es ebenfalls unter bestimmten Voraussetzungen bei einem Wechsel in die Selbständigkeit die Möglichkeit, sich freiwillig gegen Arbeitslosigkeit zu versichern (§ 28a SGB III[10]).

Sie können bei irrtümlich abgeführten Sozialversicherungsbeiträgen lediglich beantragen, dass Ihnen die eingezahlten Arbeitnehmerbeiträge zur Sozialversicherung erstattet werden. Die GmbH kann ihrerseits die Erstattung der Arbeitgeberbeiträge verlangen. In der Praxis ist es häufig so, dass die Bundesagentur für Arbeit erst dann die Sozialversicherungspflicht prüft, wenn ein Leistungsantrag gestellt wird. Durch das Anfrageverfahren tritt allerdings eine Bindungswirkung ein. Wird jedoch kein Anfrageverfahren durchgeführt, ist die Bundesagentur für Arbeit nach wie vor berechtigt, eigenständig die Frage der Versicherungspflicht zu prüfen.

Flexible Gestaltung der Anteilsübertragung

Oft ist schon bei Gründung eines Unternehmens absehbar, dass die Gesellschafter unterschiedliche Erwartungen an den Erfolg des Unternehmens knüpfen. So geschieht es in der Praxis häufig, dass sich die Beteiligten zeitlich verschätzen und tatsächliche Gewinne später als erwartet, niedriger oder gar nicht anfallen.

Liegen ernsthafte Meinungsverschiedenheiten zwischen den Gesellschaftern vor oder wird dringend neues Kapital benötigt, kann es schon nach einer kurzen Anlaufzeit zu Veränderungen in der personellen Zusammensetzung der Gesellschaft kommen, indem Gesellschafter ausscheiden, eintreten oder ihren Anteil aufstocken.

Anteile an einer GmbH sind grundsätzlich frei übertragbar. Ein Gesellschafterwechsel[11] ist damit für den Bestand der GmbH kein Problem. Es ist zu empfehlen, bestimmte Kündigungsfristen (etwa ein halbes Jahr) festzuschreiben, damit ein Gesellschafterwechsel vorhersehbar und planbar bleibt. Das muss bereits im Gesellschaftsvertrag so vereinbart werden. Außerdem ist es möglich festzulegen, dass die Anteile nur an bestimmte Personen übertragen werden dürfen. In der Praxis wird die Übertragung von Anteilen häufig an die Zustimmung der Mitgesellschafter bzw. der Gesellschafterversammlung geknüpft.

In der Satzung, das heißt im Gesellschaftsvertrag, sollten Sie im Vorfeld die Modalitäten des Ausscheidens, insbesondere die Abfindungshöhe klären. Scheidet ein Gesellschafter gegen Abfindung aus, kann das Unternehmen in seinem Bestand gefährdet sein. Die Abfindungszahlung kann die Liquidität stark belasten (siehe Teil 1, Kapitel 1.2 zu den §§ 6 und 10 der Mustersatzung).

Organisationsklarheit

Einen besonderen Hinweis verdient die übersichtliche Struktur der Rechtsform GmbH. Der Geschäftsführer allein ist zuständig für die laufenden Geschäfte. Die Gesellschafter haben lediglich auf der Gesellschafterversammlung die Möglichkeit, auf die Geschäftspolitik Einfluss zu nehmen. Ein einzelner Gesellschafter kann keine Weisungen erteilen oder in die laufenden Geschäfte eingreifen. Dem Gesellschafter steht aber jederzeit ein Informations- und Einsichtsrecht zu (§ 51a GmbHG).

Wollen sich die Gesellschafter über ihre Kapitalgeberrolle hinaus an der Geschäftspolitik beteiligen, ohne aber gleich die Geschäftsführung zu übernehmen, haben sie dazu die Möglichkeit. Eine GmbH kann z. B. einen beratenden Beirat einsetzen, der mit festen Befugnissen ausgestattet der Geschäftsführung laufend mit Rat und Tat zur Seite steht.[12]

Gesellschafter-Darlehen

Bei der Rechtsform GmbH haben die Gesellschafter/Geschäftsführer die Möglichkeit, neben dem Stammkapital bzw. der Einlage weitere Gelder einzubringen. Das so genannte Gesellschafter-Darlehen ermöglicht eine flexible Finanzierung. Es kann anders als Eigenkapital leichter wieder aus der GmbH abgezogen werden. Die zu zahlenden Zinsen sind bei der GmbH Betriebsausgaben und mindern die Steuerlast, wobei bei der Gewerbesteuer unter Berücksichtigung eines hohen Freibetrags ein Teil in Höhe von 25 % wieder hinzugerechnet wird (§ 8 Nr. 1 a GewStG).

Beabsichtigen Sie, Gesellschafter-Darlehen zu geben, sollten Sie sich jedoch bestens informieren. Hierbei prüfen die Finanzämter besonders gründlich, ob übliche Konditionen vorliegen.

Im Insolvenzfall kann es leicht dazu kommen, dass Ihr bereits zurückgezahltes Darlehen wieder der Insolvenzmasse zur Verfügung zu stellen ist. Es gilt also ganz besonders: Keine Gestaltung ohne fachlichen Rat (siehe Teil 2, Kapitel 2.5)!

Welche Rahmenbedingungen müssen Sie berücksichtigen?

Lässt sich eine GmbH für jeden Zweck gründen?

Eine GmbH kann grundsätzlich für jeden erlaubten Zweck gegründet werden. Eine Fluggesellschaft kann sich ebenso als GmbH organisieren wie ein Architekt, ein Rechtsanwalt oder ein Zeitungskiosk-Betreiber. Selbst zu karitativen Zwecken darf eine GmbH gegründet werden. Nur im Einzelfall verbietet der Gesetzgeber die GmbH, wie etwa in bestimmten Bundesländern die Ärzte-GmbH oder etwa eine Versicherungs-GmbH. Eine Lebensversicherungsgesellschaft beispielsweise dürfte dieses Geschäft nicht in der Rechtsform der GmbH betreiben. Von diesen Fällen abgesehen darf die GmbH jedoch grundsätzlich für jeden erlaubten Zweck verwendet werden. So sind etwa eine Krankenhaus-GmbH oder eine Physiotherapie-GmbH genauso möglich wie eine Lebensgestaltungs-GmbH oder Handwerks-GmbH.[13]

Gründung durch eine oder mehrere Personen

Des Weiteren kann eine GmbH durch eine oder mehrere Personen gegründet werden. Auch eine Einzelperson kann somit wirksam eine GmbH ins Leben rufen. Diese Gesellschaft wird als Einpersonen-Gesellschaft bezeichnet.

Welche Vorteile hat eine haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft („Mini-GmbH”)?

Der Gesetzgeber hat die so genannte haftungsbeschränkte Unternehmergesellschaft (UG), auch „Mini-GmbH” genannt, geschaffen. Diese Rechtsform, bei der es sich um eine Spezialform der GmbH handelt, gibt es seit dem 1.11.2008. Seit der Einführung wurden bereits mehr als 100.000 Unternehmergesellschaften gegründet. Nach der GmbH ist die UG auf Platz 2 der Neugründungen. Die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) – so die offizielle Bezeichnung laut Gesetz – bietet die Möglichkeit, das gesetzliche Mindeststammkapital von 25.000,00 EUR zu unterschreiten. Es kann jedes beliebige Stammkapital darunter angesetzt werden, mindestens jedoch 1,00 EUR. Künftig entstehende Gewinne dürfen allerdings nicht beliebig ausgeschüttet werden, vielmehr sind ¼ der Gewinne einer Rücklage zuzuführen, die für die Schaffung von Stammkapital gedacht ist. Aus dieser Rücklage kann dann „echtes” Stammkapital werden. Die Rücklage darf im Übrigen nur zur Abdeckung von Verlusten verwendet werden.[14]

Nachteil der UG ist allerdings, dass keine Sacheinlagen erbracht werden dürfen und Bareinlagen in voller Höhe einzuzahlen sind. Auch ist damit zu rechnen, dass Vertragspartner einer UG recht misstrauisch gegenübertreten, da man eine UG im Prinzip nur dann gründet, wenn man nicht einmal das Mindeststammkapital aufbringen kann. Vertragspartner tun daher gut daran, mit der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) nur dann zusammenzuarbeiten, wenn diese ihnen Sicherheiten stellt oder ihrerseits vorleistet. Der Gesetzgeber ordnet die UG zwar als GmbH ein, dennoch darf der Rechtsformzusatz GmbH nicht geführt werden, vielmehr muss die Gesellschaft ausdrücklich als Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder abgekürzt UG (haftungsbeschränkt) im Rechtsverkehr auftreten.

Wann bietet sich die Verwendung eines Musterprotokolls an?

Der Gesetzgeber hat zur Beschleunigung der Errichtung der GmbH so genannte Musterprotokolle zur Verfügung gestellt. Ein Musterprotokoll betrifft die Einpersonen-GmbH, das andere Musterprotokoll kann verwendet werden, wenn es maximal drei Gesellschafter gibt. Beide Musterprotokolle lassen jeweils nur einen Geschäftsführer zu. Vorteil dieser Musterprotokolle ist die Zusammenfassung von drei Gründungsdokumenten in einem Protokoll: Das Protokoll stellt zugleich Gründungsprotokoll, Gesellschaftsvertrag und Gesellschafterliste dar. Die Gesellschaft kann damit in 15 Minuten kostengünstig vor dem Notar errichtet werden. Auch die so genannte Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) lässt sich mit der Verwendung eines Musterprotokolls ins Leben rufen. Von einer Verwendung des Musterprotokolls ist allerdings dann abzuraten, wenn die Gesellschafter individuelle Regelungen wünschen, diese lässt das Musterprotokoll nicht zu.[15]

Das Gesetz sieht Musterprotokolle für eine Mehrpersonengesellschaft mit bis zu drei Gesellschaftern sowie für eine Einpersonen-Gesellschaft vor. Sie finden diese Protokolle auf https://mybook.haufe.de.

Musterprotokoll: Gründung einer Mehrpersonen-Gesellschaft mit bis zu 3 Gesellschaftern

UR. Nr. ...

Heute, den ... erschienen vor mir, ..., Notar/in mit Amtssitz in ...,

Herr/Frau1

Herr/Frau …

Herr/Frau …

  1. Die Erschienenen errichten hiermit nach § 2 Abs. 1a GmbHG eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter der Firma ... mit dem Sitz in ...

  2. Gegenstand des Unternehmens ist ...

  3. Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt ... (EUR) (i. W. ... EUR) und wird wie folgt übernommen:

    Herr/Frau … übernimmt einen Geschäftsanteil mit einem Nennbetrag von ... EUR (i. W. … EURO) (Geschäftsanteil Nr. 1),[16]

    Herr/Frau … übernimmt einen Geschäftsanteil mit einem Nennbetrag von ... EUR (i. W. … EURO (Geschäftsanteil Nr. 2),

    Herr/Frau … übernimmt einen Geschäftsanteil mit einem Nennbetrag von … EUR (i. W. … EURO (Geschäftsanteil Nr. 3).

    Die Einlagen sind in Geld zu erbringen, und zwar sofort in voller Höhe/zu 50 % sofort, im Übrigen sobald die Gesellschafterversammlung ihre Einforderung beschließt.2

  4. Zum Geschäftsführer der Gesellschaft wird Herr/Frau …, geboren am ..., wohnhaft in ... bestellt. Der Geschäftsführer ist von den Beschränkungen des § 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches befreit.

  5. Die Gesellschaft trägt die mit der Gründung verbundenen Kosten bis zu einem Gesamtbetrag von 300 EUR, höchstens jedoch bis zum Betrag ihres Stammkapitals. Darüber hinausgehende Kosten tragen die Gesellschafter im Verhältnis der Nennbeträge ihrer Geschäftsanteile.

  6. Von dieser Urkunde erhält eine Ausfertigung der Gesellschafter, beglaubigte Ablichtungen die Gesellschaft und das Registergericht (in elektronischer Form) sowie eine einfache Abschrift das Finanzamt – Körperschaftsteuerstelle.

  7. Der Erschienene wurde vom Notar/von der Notarin insbesondere auf Folgendes hingewiesen: …

Musterprotokoll: Gründung einer Einpersonen-Gesellschaft

UR. Nr. …

Heute, den … erschien vor mir, …, Notar/in mit Amtssitz in …, Herr/Frau3

  1. Der Erschienene errichtet hiermit nach § 2 Abs. 1a GmbHG eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter der Firma ... mit dem Sitz in …

  2. Gegenstand des Unternehmens ist …

  3. Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt ... (EUR) (i. W. ... EURO) und wird vollständig von Herrn/Frau ... übernommen. Die Einlage ist in Geld zu erbringen, und zwar sofort in voller Höhe / zu 50 % sofort, im Übrigen sobald die Gesellschafterversammlung ihre Einforderung beschließt.4[17]

  4. Zum Geschäftsführer der Gesellschaft wird Herr/Frau ..., geboren am ..., wohnhaft in … bestellt. Der Geschäftsführer ist von den Beschränkungen des § 181 des Bürgerlichen Gesetzbuches befreit.

  5. Die Gesellschaft trägt die mit der Gründung verbundenen Kosten bis zu einem Gesamtbetrag von 300 EUR, höchstens jedoch bis zum Betrag ihres Stammkapitals. Darüber hinausgehende Kosten trägt der Gesellschafter.

  6. Von dieser Urkunde erhält eine Ausfertigung der Gesellschafter, beglaubigte Ablichtungen die Gesellschaft und das Registergericht (in elektronischer Form) sowie eine einfache Abschrift das Finanzamt – Körperschaftsteuerstelle.

  7. Der Erschienene wurde vom Notar/von der Notarin insbesondere auf Folgendes hingewiesen: …

Wann ist der Kauf einer Vorrats-GmbH sinnvoll?

In einer Situation, in der man schnell eine GmbH benötigt, z. B. weil der lukrative Auftrag sofort perfekt gemacht werden könnte, bietet sich der Kauf einer Vorrats-GmbH an. Hierbei handelt es sich um eine GmbH, die bereits gegründet und im Handelsregister eingetragen ist, jedoch ihre Geschäfte noch nicht aufgenommen hat.

Beispiel

Roland Strada möchte Straßenfeste veranstalten. In der nächsten Woche endet das Vergabeverfahren für ein Straßenfest auf dem Berliner Kurfürstendamm. Strada möchte sich um dieses Straßenfest bemühen. Da die Veranstaltung eines Straßenfests mit erheblichen Haftungsrisiken verbunden ist – insbesondere dann, wenn es ihm nicht gelingt, die Marktstände in großer Zahl zu vermieten –, möchte Strada eine GmbH dazwischenschalten. Da die Zeit drängt, prüft er, ob er sich für den Kauf einer so genannten Vorrats-GmbH entscheiden sollte.[18]

Risiken der Vorratsgründung

Eine solche Vorrats-GmbH sollte jedoch nur dann erworben werden, wenn das Stammkapital mit Ausnahme der Gründungskosten (Register- und Notarkosten) unversehrt zur Verfügung steht. Der Bundesgerichtshof hat nämlich entschieden, dass bei der Übernahme einer Vorrats-GmbH ansonsten die Gründungsvorschriften gelten. Strada müsste also auch bei der Aufnahme der Tätigkeit mit einer Vorrats-GmbH haftungsrechtliche Konsequenzen befürchten, wenn er eine Vorrats-GmbH kauft, bei der das Stammkapital bereits aufgezehrt ist. Ist dies jedoch nicht der Fall, steht ihm sofort eine GmbH ohne weitere Haftungsrisiken zur Verfügung.

Mit dem Erwerb einer Vorrats-GmbH sind jedoch zusätzliche Kosten verbunden, da der Verkäufer der Vorrats-GmbH sich diese Leistung bezahlen lässt. Außerdem ist auch hier der Gang zum Notar unerlässlich. Einerseits müssen die Anteile an der Vorrats-GmbH übertragen werden, was der notariellen Form bedarf, andererseits sind die Firma der GmbH und die Satzung im Übrigen, z. B. hinsichtlich des Unternehmensgegenstands, entsprechend anzupassen. Überdies ist der bisherige Geschäftsführer abzuberufen und der neue Geschäftsführer, hier Strada, zu bestellen.[19]

Brauchen Sie einen Aufsichtsrat oder Beirat?

Eine GmbH ist auch deshalb so beliebt, weil bei ihrer Organisation bzw. Struktur die Wünsche der Gesellschafter weitgehend berücksichtigt werden können.

Man redet hier von der Satzungssouveränität der Gesellschafter, d. h. der Kompetenz der Gesellschafter, die Satzung nach ihren Vorstellungen zu gestalten. Dies betrifft auch die Frage, ob die Gesellschaft einen Aufsichtsrat, einen Beirat, einen Verwaltungsrat oder ein sonstiges beratendes oder kontrollierendes Organ aufweist. Die Gesellschaft kann ein solches Organ haben, sie ist jedoch zur Bildung grundsätzlich nicht verpflichtet. Beiräte und Verwaltungsräte werden stets auf freiwilliger Grundlage ohne rechtliche Verpflichtung gebildet. Die ihnen zustehenden Funktionen sind meist beratender oder kontrollierender Natur und können flexibel in der Satzung vorgesehen werden.

Ein Aufsichtsrat muss allerdings dann bei einer GmbH gebildet werden, wenn dies gesetzlich angeordnet ist. Dies ist etwa in der Praxis bei kommunalen Gesellschaften oder bei Gesellschaften, die der Arbeitnehmermitbestimmung im Aufsichtsrat unterfallen, vorgesehen.

Gehört eine GmbH einer Gemeinde, wie dies z. B. häufig bei Stadtwerken der Fall ist, so muss die Gemeinde ihren Einfluss auf die Geschäftsführung sicherstellen. Dies kann durch von ihr entsandte Aufsichtsratsmitglieder geschehen. Hier ist die Einrichtung eines Aufsichtsrats notwendig. Bei Gesellschaften mit beschränkter Haftung, die in der Regel mehr als 500 Arbeitnehmer haben, ist ein Aufsichtsrat zu bilden, er besteht zu einem Drittel aus Vertretern der Arbeitnehmer. Beschäftigt die GmbH in der Regel mehr als 2.000 Arbeitnehmer, ist sogar die Hälfte der Aufsichtsratsmandate mit Arbeitnehmervertretern zu besetzen. Bei Unternehmen der Montanmitbestimmung gilt die unternehmerische Mitbestimmung im Aufsichtsrat bereits ab 1.000 Arbeitnehmern.[20]

Interessenlage im Einzelfall

Von diesen Ausnahmefällen abgesehen, können sich die Gesellschafter entscheiden, ob sie einen Aufsichtsrat installieren oder sämtliche Aufgaben der Gesellschafterversammlung überlassen. In bestimmten Situationen kann die Bildung eines Aufsichtsrats sinnvoll sein: etwa bei einem großen Gesellschafterkreis, bei dem es sehr schwerfällig wäre, sämtliche Gesellschafter auf Versammlungen zusammenzurufen oder wenn einzelne Gesellschafter ein besonderes Kontrollinteresse aufgrund zusätzlicher Darlehen oder stiller Beteiligungen haben. Finanziert sich etwa eine GmbH mit einer stillen Beteiligung eines Gesellschafters in erheblicher Höhe, so liegt es nahe, dass der stille Gesellschafter, der gleichzeitig GmbH-Gesellschafter ist, auf die Einrichtung eines Aufsichtsrats drängt, in dem etwa er selbst oder ein von ihm bestimmter Dritter ein Mandat wahrnimmt. So ist insbesondere die zweckentsprechende Verwendung seiner finanziellen Mittel gesichert. Auch werden durch ein Kontrollorgan Krisen früher erkannt. Die Geschäftsführer stehen unter Kontrolle, müssen dem Aufsichtsrat berichten und werden gegebenenfalls weniger risikofreudig als ohne zeitnahe Kontrolle agieren.[21]

Aufgaben des zusätzlichen Organs

Die Aufgaben eines Aufsichtsrates bzw. Beirats können flexibel in der Satzung festgelegt werden. Der Aufsichtsrat kann sich auf die bloße Beratung der Geschäftsführer beschränken. In dieser Konstellation heißt er in der Regel Beirat. Er kann aber auch die Geschäftsführung kontrollieren, sie anweisen oder sogar die Geschäftsführer bestellen und abberufen.

Für die Gesellschafter gilt: Je mehr Befugnisse sie auf den Aufsichtsrat übertragen, desto weniger eigene Machtbefugnisse verbleiben ihnen.

Die Gesellschafter müssen sich klarmachen, dass ihnen bei der Delegation von Funktion auf einen Beirat selbst weniger eigene Machtbefugnisse verbleiben. Die Befugnis, die Satzung zu ändern, ist die Kernkompetenz der Gesellschafter. Diese können sie nicht auf den Aufsichtsrat übertragen. Das bedeutet: Notfalls können die Gesellschafter den Aufsichtsrat durch eine Änderung der Satzung auch wieder abschaffen.

Wie viel Kapital benötigen Sie für die Gründung einer GmbH?

Das Mindeststammkapital einer GmbH beträgt 25.000 EUR. Hiervon müssen Sie sofort 12.500 EUR aufbringen. Die restlichen Einlagen müssen erst auf Anforderung der Gesellschafterversammlung eingezahlt werden.

Auch bei höheren Stammkapitalziffern müssen wenigstens insgesamt 12.500 EUR, mindestens aber von jeder Stammeinlage, die in bar übernommen wird, ein Viertel einbezahlt werden. Gründen also beispielsweise zwei Personen eine GmbH mit einem Stammkapital von 100.000 EUR und übernimmt jeder jeweils 50.000 EUR als Stammeinlage, so muss jeder Gesellschafter ein Viertel hiervon, also 12.500 EUR, in das Gesellschaftsvermögen leisten. Werden Sacheinlagen versprochen, so müssen diese vollständig in das Gesellschaftsvermögen einfließen. Bringt ein Gesellschafter also etwa seinen PKW oder ein Betriebsgrundstück ein, so muss diese Sacheinlage vollständig in das Eigentum der GmbH übergehen. Die Anmeldung der Gesellschaft beim Handelsregister darf erst erfolgen, wenn die Mindeststammeinlagen bzw. die Sacheinlagen zur freien Verfügung des bzw. der Geschäftsführer in das Gesellschaftsvermögen geleistet wurden.[22]

Besonderheiten der Unternehmergesellschaft

Bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) (siehe oben) sind nur Bareinlagen gestattet. Diese müssen in voller Höhe sofort aufgebracht werden. Allerdings gibt es bei der Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) kein Mindeststammkapital, sodass 1,00 EUR Stammkapital ausreichen würde.

Welche Nebenkosten entstehen bei der Gründung?

Die Gründung einer GmbH ist mit Kosten verbunden. Unvermeidlich ist die Entrichtung der Notar- sowie der Handelsregisterkosten, wobei diese am 1. August 2013 erhöht worden sind. Die Notarkosten bestimmen sich nach der Kostenordnung nach dem so genannten Gegenstandswert. Bei der GmbH bzw. Unternehmergesellschaft setzt man das Stammkapital, jedoch mindestens 25.000 EUR für die Berechnung der Kosten an. Die Gründung einer Unternehmergesellschaft spart also per se keine Kosten ein. Für die Gründung einer GmbH mit dem Mindeststammkapital von 25.000 EUR fallen für die Beurkundung der Gründung inklusive der Einreichung der Gesellschafterliste, der Überwachung der Einzahlung des Stammkapitals und der Anmeldung zur Eintragung beim Handelsregister ca. 650 EUR Notarkosten zuzüglich gesetzlicher Mehrwertsteuer (derzeit 19 %) an. Bei einer Einpersonen-GmbH oder bei Verwendung des Musterprotokolls lassen sich Kosten einsparen (siehe oben).[23]

Das Handelsregister erhebt für die Prüfung und die Eintragung der Gesellschaft einen Betrag in Höhe von 150 EUR, bei Leistung einer Sacheinlage in Höhe von 240 EUR. Ferner kommen die Kosten der Bekanntmachung hinzu.

Weitere Kosten können durch eine markenrechtliche Prüfung der beabsichtigten Firmierung sowie durch Rechtsberatung entstehen. Gerade wenn mehrere Gesellschafter beteiligt sind, kann es sinnvoll sein, dass sich diese vor dem Abschluss anwaltlich, gegebenenfalls auch getrennt – d. h. jeder durch einen Anwalt seines Vertrauens – beraten lassen. Diese Beratung kann nicht nur die Klauseln des Gesellschaftsvertrags, sondern auch die Regelung der sonstigen Verhältnisse, etwa den Abschluss des Geschäftsführervertrages oder die Änderung bestehender Testamente oder Eheverträge umfassen. Dies gilt insbesondere dann, wenn mit der beabsichtigten Gründung der GmbH, etwa durch Übernahme von Bankbürgschaften, gegenüber dem finanzierenden Kreditinstitut persönliche Haftungsrisiken eingegangen werden.[24]

1Nicht Zutreffendes streichen. Bei juristischen Personen ist die Anrede Herr/Frau wegzulassen. Hier sind neben der Bezeichnung des Gesellschafters und den Angaben zur notariellen Identitätsfeststellung ggf. der Güterstand und die Zustimmung des Ehegatten sowie Angaben zu einer etwaigen Vertretung zu vermerken.

2Nicht Zutreffendes streichen. Bei der Unternehmergesellschaft muss die zweite Alternative gestrichen werden.

3Nicht Zutreffendes streichen. Bei juristischen Personen ist die Anrede Herr/Frau wegzulassen.

4Nicht Zutreffendes streichen. Bei der Unternehmergesellschaft muss die zweite Alternative gestrichen werden. Hier sind neben der Bezeichnung des Gesellschafters und den Angaben zur notariellen Identitätsfeststellung ggf. der Güterstand und die Zustimmung des Ehegatten sowie Angaben zu einer etwaigen Vertretung zu vermerken.

Teil 1: Die Gründung einer GmbH

1   Der Gesellschaftsvertrag als Kernstück der GmbH

Der Gesellschaftsvertrag (Satzung) ist das rechtliche Kernstück der GmbH. Die Gründer sollten daher in die Satzung all das aufnehmen, was zwischen ihnen im Hinblick auf die künftige Zusammenarbeit ausgehandelt worden ist.

Mindestinhalt der Satzung

Zu den Mindestangaben gehören in die Satzung:

die Nennung des Firmennamens

der Sitz der Gesellschaft

der Gegenstand des Unternehmens

der Betrag des Stammkapitals

die auf jeden einzelnen Gesellschafter entfallenden Geschäftsanteile[25]

Der Mindestinhalt der Satzung ergibt sich aus § 3 GmbHG. Danach muss der Gesellschaftsvertrag die Firma und den Sitz der Gesellschaft enthalten. In der Satzung sind ferner der Unternehmensgegenstand sowie der Betrag des Stammkapitals aufzunehmen. Schließlich sind die von jedem Gesellschafter übernommenen Geschäftsanteile und die zu leistenden Einlagen anzugeben. Die Praxis begnügt sich indessen nicht mit diesem Mindestinhalt, sondern nimmt typische weitere Klauseln in den Vertrag auf (siehe Teil 1, Kapitel 1.3). Grundsätzlich sollten jedoch keine Bestimmungen in die Satzung integriert werden, die lediglich das Gesetz wiederholen, da hier immer wieder Unsicherheiten und Auslegungsprobleme auftreten, wenn das Gesetz nicht wörtlich wiedergegeben wird. Im Übrigen wird die Satzung durch solche überflüssigen Bestimmungen unnötig aufgebläht.

Achtung: Beachten Sie die Formvorschriften

Der Gesellschaftsvertrag einer GmbH muss notariell beurkundet werden; ein Gesellschaftsvertrag, der dieses Formerfordernis nicht wahrt, ist nichtig. Lassen sich Gründer vertreten, so bedarf es hierfür notariell beglaubigter Vollmachten.

1.1   Muster für einen Gesellschaftsvertrag

Der hier vorgeschlagene Gesellschaftsvertrag (= Satzung) enthält die typischen Klauseln, die im Rahmen einer Gründung vereinbart werden. Die Bestimmungen sind je nach den Bedürfnissen des Einzelfalles anzupassen, zu streichen oder zu ergänzen. Allerdings sieht die Mustersatzung selbst schon an verschiedenen Stellen Alternativen vor, die den Bedürfnissen des Einzelfalls Rechnung tragen. Die vorliegende Satzung betrifft eine personalistisch strukturierte GmbH, bei der mehrere Gesellschafter gleichberechtigt beteiligt sind. Sie ist aber auch für Fälle geeignet, in denen ein Gesellschafter aufgrund seines Kapitalanteils die Stimmenmehrheit und damit die Herrschaft hat.[26]

Die nachfolgende Mustersatzung ist nicht zu verwechseln mit den vom Gesetzgeber angebotenen Musterprotokollen. Die Musterprotokolle dienen der Beschleunigung des Gründungsvorgangs und bieten gerade wenig Gestaltungsspielraum (siehe Einleitung). Soll eine Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) gegründet werden, kann ebenfalls auf den nachfolgenden Formulierungsvorschlag zurückgegriffen werden. Beachten Sie jedoch, dass bei § 1, der Firma, unbedingt abweichend vom GmbH-Zusatz entweder die Firmierung lauten müsste Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt). Bei § 3, den Stammeinlagen, sollten Sie beachten, dass Sacheinlagen nicht festgesetzt werden dürfen und Bareinlagen in voller Höhe sofort zu erbringen sind. Ferner kann das Stammkapital 25.000 EUR unterschreiten.

Im Bereich Arbeitshilfen online auf https://mybook.haufe.de halten wir für Sie Musterprotokolle für eine Einpersonen-Gesellschaft sowie für die Mehrpersonen-Gesellschaft zum Download bereit.

Gesellschaftsvertrag der Monica Musterfrau GmbH
§ 1Firma und Sitz der Gesellschaft
Firma/Sitz(1)Die Gesellschaft ist eine Gesellschaft mit beschränkter Haftung unter der Firma Monica Musterfrau GmbH.
(2)Die Gesellschaft hat ihren Sitz in (Ort).
§ 2Unternehmensgegenstand
Unternehmensgegenstand(1)Gegenstand des Unternehmens ist [bitte einsetzen].
(2)Die Gesellschaft darf alle damit zusammenhängenden und den Gesellschaftszweck fördernden Geschäfte tätigen.
(3)Die Gesellschaft ist berechtigt, sich an anderen Unternehmen zu beteiligen, auch die Geschäftsführung und die persönliche Haftung in Kommanditgesellschaften zu übernehmen und Zweigniederlassungen im In- und Ausland zu errichten.
§ 3Stammkapital/Stammeinlagen
Stammkapital, Stammeinlagen(1)Das Stammkapital der Gesellschaft beträgt 25.000 EUR (fünfundzwanzigtausend EUR). Es ist eingeteilt in 25.000 Geschäftsanteile mit den laufenden Nummern 1 bis 25.000 im Nennbetrag von jeweils 1,00 EUR.
(2)Auf das Stammkapital übernehmen:
Frau Monica Musterfrau eine Stammeinlage von 12.500 EUR durch Übernahme der Geschäftsanteile mit den Nr. 1 bis 12.500.
Herr Paul Mustermann eine Stammeinlage von 12.500 EUR durch Übernahme der Geschäftsanteile mit den Nr. 12.501 bis 25.000.
(3)Die Stammeinlage ist in Geld zu erbringen und zwar zur Hälfte sofort sodass je Geschäftsanteil ein Betrag in Höhe von 0,50 Euro einzuzahlen ist.
§ 4Vertretung/Geschäftsführung
Leistung der Gesellschaft(1)Die Gesellschaft hat einen oder mehrere Geschäftsführer. Ist nur ein Geschäftsführer bestellt, so vertritt dieser die Gesellschaft allein. Sind mehrere Geschäftsführer bestellt, so wird die Gesellschaft durch zwei Geschäftsführer gemeinsam oder durch einen Geschäftsführer in Gemeinschaft mit einem Prokuristen vertreten. Durch Gesellschafterbeschluss kann einzelnen Geschäftsführern die Befugnis zur alleinigen Vertretung sowie die Befreiung von den Beschränkungen des § 181 BGB erteilt werden. Dies gilt auch, wenn sich alle Anteile in einer Hand vereinigt haben. Absatz 1 gilt für Liquidatoren entsprechend
Mehrere Geschäftsführer(2)Hat die Gesellschaft mehrere Geschäftsführer, so sind diese berechtigt, durch eine Geschäftsordnung, die von der Gesellschafterversammlung zu genehmigen ist, eine Ressortaufteilung vorzunehmen [bei Bedarf: Für die Abberufung eines Gesellschafter-Geschäftsführers bedarf es eines wichtigen Grundes].
Zustimmungskatalog(3)Der Geschäftsführer, [bei Bedarf: der nicht gleichzeitig Gesellschafter ist,] bedarf für sämtliche Geschäfte im Innenverhältnis – unbeschadet seiner Vertretungsmacht im Außenverhältnis –, die über den gewöhnlichen Geschäftsbetrieb der Gesellschaft hinausgehen, der Genehmigung der Gesellschafterversammlung [bei Bedarf: gegebenenfalls der Zustimmung des Beirats]. Insbesondere bedürfen folgende Rechtsgeschäfte der Zustimmung der Gesellschafterversammlung [Katalog unbedingt auf den Einzelfall anpassen:]
  1. Sämtliche Grundstücksgeschäfte, sowohl Verpflichtungs- als auch Erfüllungsgeschäfte, einschließlich der Belastung, der Veräußerung und des Erwerbs von Grundstücken,
  2. Verträge mit einem Volumen, das einen Betrag von [bitte einsetzen] EUR übersteigt,
  3. die Eingehung von Dauerschuldverhältnissen mit einer monatlichen Verpflichtung von mehr als [bitte einsetzen] EUR,
  4. die Anstellung und Entlassung von Arbeitnehmern mit Ausnahme von geringfügig oder kurzfristig beschäftigten Mitarbeitern,
  5. die Einräumung von Sonderleistungen gegenüber Arbeitnehmern oder freien Mitarbeitern, durch die diesen Versorgungsleistungen, Tantiemen oder sonstige Ansprüche eingeräumt werden,
  6. die Aufnahme von Krediten, die Eingehung von Wechselverbindlichkeiten und Bürgschaftsverpflichtungen,
  7. die Gewährung und die Zusage von Krediten sowie die Einräumung von Sicherheiten aus dem Gesellschaftsvermögen für Dritte,
  8. die Eröffnung und die Aufgabe von Filialen bzw. Zweigniederlassungen,
  9. die Veräußerung und Verpachtung des Unternehmens bzw. des Betriebs oder von Betriebsteilen,
  10. die Erteilung und der Widerruf von Prokura und Generalhandlungsvollmacht,
  11. der Abschluss, die Aufhebung und die Änderung von Verträgen mit verschwägerten oder verwandten Personen eines Gesellschafters oder eines Geschäftsführers.
§ 5Gesellschafterversammlung/Beschlüsse
Einberufungsfrist(1)Die Einberufungsfrist für eine Gesellschafterversammlung beträgt zwei Wochen. Die Einberufung erfolgt durch eine Einladung, die mit eingeschriebenem Brief versandt wird. Der Einladung ist eine sonstige Tagesordnung beizufügen. Die Einberufungsfrist beginnt mit der Einlieferung der Einschreiben bei der Post. Alternativ ist auch die persönliche Übergabe der Einladung nebst Tagesordnung zulässig, wobei der Gesellschafter (sonstige Vertretung ist unzulässig) den Empfang durch Unterschrift zu bestätigen hat. Statt der Empfangsbestätigung des Gesellschafters genügt auch die Bestätigung eines unabhängigen Boten (z. B. Kurierdienst/Rechtsanwalt/Taxifahrer) über den Einwurf der Einladung in den Briefkasten/Türschlitz der Wohnung des Gesellschafters bzw. über die Übergabe derselben an den Gesellschafter persönlich – ggf. auch außerhalb der Wohnung – bzw. bei Übergabe in der Wohnung an einen Angehörigen bzw. am Sitz des Gesellschafters an einen Betriebsangehörigen.
Vollversammlung(2)Auf die Einhaltung dieser Formalien können die Gesellschafter verzichten, was eine vollständige Anwesenheit aller Gesellschafter und einen einstimmigen Beschluss derselben erfordert. Hierbei können die Gesellschafter auch spontan unter Verzicht auf alle Formen und Fristen zusammentreten und Beschlüsse fassen.
Versammlungsleitung, Protokoll(3)Der Versammlungsleiter wird von der Gesellschafterversammlung zu Beginn der Sitzung bestimmt. Kommt keine Einigung zustande, so ist der Gesellschafter Versammlungsleiter, der um die Einberufung der Versammlung ersucht hat. Bei den Tagesordnungspunkten, die andere Gesellschafter auf die Tagesordnung setzen ließen, ist jeweils der betreffende Gesellschafter, sofern über diese Tagesordnungspunkte verhandelt und abgestimmt wird, für diese Phase Versammlungsleiter. Sofern die zur Versammlungsleitung berechtigten Gesellschafter diese nicht wahrnehmen ist der älteste Gesellschafter Versammlungsleiter. Sofern diese Person verzichtet, rückt der nächst älteste in diese Position. Sofern nur juristische Personen beteiligt sind, ist die Person Versammlungsleiter, die den Gesellschafter mit dem höchsten Anteil vertritt. Weigern sich alle Beteiligten, findet die Versammlung ohne Versammlungsleitung statt. Die Beschlussfähigkeit ist zu Beginn der Gesellschafterversammlung durch einen Versammlungsleiter festzustellen. Der Versammlungsleiter hat über die Gesellschafterversammlung eine Sitzungsniederschrift anzufertigen, in der mindestens der Versammlungsort, das Datum, die Uhrzeit, die Teilnehmer sowie die gestellten Beschlussanträge, der Wortlaut der gefassten Beschlüsse sowie die Abstimmungsergebnisse (Jastimmen, Neinstimmen, Enthaltungen und ungültige Stimmen) aufzunehmen sind. Bei den gefassten Beschlüssen ist auf Wunsch des betreffenden Gesellschafters unter Nennung seines Namens anzugeben, wie dieser abgestimmt hat. Jeder Gesellschafter kann beantragen, dass seine in der Gesellschafterversammlung geäußerten Vorschläge oder Bedenken zu einzelnen Gegenständen in die Sitzungsniederschrift aufgenommen werden. Die Sitzungsniederschrift ist vom Versammlungsleiter zu unterschreiben und von diesem – bzw. auf dessen Weisung vom Geschäftsführer – an die Gesellschafter mit einfachem Brief zu übermitteln. Einwendungen gegen die Richtigkeit und Vollständigkeit der Sitzungsniederschrift sind binnen einer Frist von vier Wochen nach Zugang gegenüber dem Versammlungsleiter zu erheben. Der Versammlungsleiter – bzw. auf dessen Weisung der Geschäftsführer – hat den Berichtigungsantrag den anderen Gesellschaftern zur Stellungnahme zu übermitteln. Besteht Uneinigkeit über den gefassten Inhalt, so begründet das Protokoll keine Vermutung für die Vollständigkeit und Richtigkeit des Inhalts. Werden Einwendungen gegen die Richtigkeit des Protokolls nicht fristgemäß erhoben, so liegt hingegen die Vermutung für seine Vollständigkeit und Richtigkeit vor.
Beschlussfähigkeit(4)Die Gesellschafterversammlung ist beschlussfähig, wenn mehr als 50 % aller Stimmen anwesend sind, auf Stimmverbote oder Stimmenbotschaften kommt es hierbei nicht an. Ist die Gesellschafterversammlung nicht beschlussfähig, so ist unter Einhaltung der in Absatz 1 genannten Formalien mit gleicher Tagesordnung eine erneute Gesellschafterversammlung einzuberufen, die dann unabhängig von der Anzahl der anwesenden Stimmen beschlussfähig ist. Hierauf ist in der Ladung hinzuweisen.
Mehrheitsklausel(5)Die Gesellschafterversammlung entscheidet in ihren Angelegenheiten durch Beschluss. Beschlüsse werden mit der Mehrheit der abgegebenen Stimmen gefasst, sofern der Gesellschaftsvertrag oder das Gesetz nicht etwas anderes bestimmen. Der Beschluss ist mit einfacher Mehrheit gefasst, wenn mehr Ja- als Neinstimmen abgegeben wurden. Stimmenthaltungen werden bei der Ermittlung der abgegebenen Stimmen nicht mitgezählt.
Vertretung, Stimmenbotschaften(6)Eine rechtsgeschäftliche Vertretung im Stimmrecht ist nicht zulässig.
[Oder:] Eine Vertretung im Stimmrecht bedarf einer schriftlichen Vollmacht, wobei die Textform ausreichend ist.
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