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Präsentieren

Inhaltsverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Checklistenverzeichnis

Vorwort

Teil 1: Vorträge und Präsentationen

Was tun, wenn Sie präsentieren müssen?

Entscheiden Sie, wie wichtig Ihnen der Auftritt ist

Bereiten Sie sich auf die Situation vor

Knüpfen Sie den roten Faden

Erstellen Sie aus Ihren Zielen die Gliederung

Legen Sie die Überschriften der Folien fest

Geben Sie Ihrer Präsentation einen Titel

Sorgen Sie für eine gute Struktur

Für Reden und Präsentationen: der Sachvortrag

So stellen Sie Workshop-Ergebnisse vor

So starten Sie zielorientiert eine Besprechung

Pro und Contra: vergleichen, gewichten, überzeugen

Konsequent überzeugend: die dialektische Rede

Stellen Sie Ihre Argumente zusammen

Suchen Sie nach Ansatzpunkten für Ihre Rede

Formulieren Sie überzeugend

Schmücken Sie Ihren Vortrag

Rhetorische Stilmittel betonen Ihre Aussagen

Sprechen Sie die Sinne an

PowerPoint-Folien als Redeschmuck

Zeigen Sie Ihre Kompetenz am Flipchart

Denken Sie an alle wichtigen Inhalte

Top für den freien Vortrag: Karteikarten

Nutzen Sie die Vorteile der Referentenansicht in PowerPoint

Drucken Sie die Folien in der Übersicht aus

So wirken Sie bei Ihrer Rede souverän

Lampenfieber ist eine Einbildung

Überzeugen Sie durch Ihre Körpersprache

Arbeiten Sie mit Ihrer Stimme

Präsentieren Sie nicht ohne Funksteuerung

Sicher vom Monolog zum Dialog

Sie legen den Zeitpunkt für Zwischenfragen fest

Geben Sie in Diskussionen die Richtung vor

Bleiben Sie gelassen, wenn es turbulent wird

Denken Sie hilfsbereit

Agieren Sie inhaltlich

Lassen Sie sich nicht provozieren

Reagieren Sie strategisch

Bleiben Sie auf sicherem Terrain

Setzen Sie Ihre Emergency-Checkliste ein

Zur Anregung: Beispielreden

Sachvorträge

Statement – ein kurzer Sachvortrag

Vergleichende Präsentation

Dialektischer Diskurs

Teil 2: Die perfekte Präsentation

Wie bereite ich meine Präsentation inhaltlich vor?

Werden Sie sich über Ihre Ziele klar

Informieren Sie sich über Ihre Zuhörer

Wie Sie Ihr Material sammeln und ordnen

Wichtig: der rote Faden

So finden Sie den richtigen Einstieg

Welche organisatorischen Vorbereitungen muss ich treffen?

Was Sie bei der Wahl der Räumlichkeiten beachten müssen

So laden Sie richtig ein

Welche Ausstattung muss vorhanden sein?

Wie gestalte ich meinen Medieneinsatz professionell?

Was beeinflusst den Medieneinsatz?

Tipps und Tricks zu einzelnen Medien

Was Sie beim Einsatz eines Beamers beachten müssen

Wie Sie Präsentationssoftware einsetzen

Welche Mittel zur Visualisierung kann ich nutzen?

Warum ist Visualisieren sinnvoll?

Kriterien und Regeln der Visualisierung

Exkurs: Beispiele für Zahlenvisualisierungen

Wie mache ich einen guten Eindruck?

Kleidung und Körperhaltung

Wie Sie zu Ihrem Publikum sprechen

Wie gehe ich mit meinem Lampenfieber um?

Gute Vorbereitung hilft

Wie Sie sich entspannen können

Damit nichts schief geht: Proben Sie Ihre Präsentation

Wie reagiere ich in schwierigen Situationen?

Rechnen Sie mit Fragen aus dem Publikum

Wie Sie auf Einwände reagieren

Stichwortverzeichnis

Abbildungsverzeichnis

Abb. 1: Publikumseinschätzung: dominanter Typ mit rationaler Entscheidungspräferenz

Abb. 2: Backup 1 – Welche Fragen haben Sie noch zur dargestellten ROI-Berechnung?

Abb. 3: Backup 2 – Welche Fragen haben Sie noch in Bezug auf die Auslastung?

Abb. 4: Beispiel – Titel für einen Foliensatz aus 13 Folien

Abb. 5: Erste Folie der Beispielpräsentation

Abb. 6: Spannungsbogen bei einem Vortrag/einer Präsentation

Abb. 7: Arbeitsblatt – Vorbereitung eines Sachvortrags

Abb. 8: Arbeitsblatt – Vorbereitung einer vergleichenden Präsentation

Abb. 9: Arbeitsblatt – Vorbereitung eines dialektischen Diskurses

Abb. 10: Aufbau eines Fünf-Satz-Arguments

Abb. 11: Negativbeispiel – Folie

Abb. 12: Beispiel für einen Anschrieb ans Flipchart

Abb. 13: Sitzhaltung von oben gesehen

Abb. 14: Up junking

Abb. 15: Down junking

Abb. 16: Folie zur Projektvorstellung (Quelle: www.topjob.de)

Abb. 17: Ergebnissen des Benchmarks

Abb. 18: Mind-Map mit Software erstellt

Abb. 19: Tabuzone beim Beamereinsatz

Abb. 20: Struktur der Visualisierung

Abb. 21: Visualisierung in ein Neunerraster

Abb. 22: Folie mit Kopfstrich und Firmenlogo

Abb. 23: Folie mit Firmenlogo in Leserichtung

Abb. 24: Negativbeispiel 1

Abb. 25: Negativbeispiel 2

Abb. 26: Negativbeispiel 3

Abb. 27: Das Liniendiagramm

Abb. 28: Das Balkendiagramm

Abb. 29: Kreisdiagramm

Abb. 30: Das Balkendiagramm mit Mehrfachvergleich

Abb. 31: Das kumulierte Balkendiagramm

Abb. 32: Das dreidimensionale Balkendiagramm

Checklistenverzeichnis

Checkliste: Gewichten Sie die Bedeutung des Vortrags

Checkliste: Redezeitplanung

Checkliste: Zur Vorbereitung eines dialektischen Diskurses

Checkliste: Sachbezogene Fundstätten für Argumente

Checkliste: Personenbezogene Fundstätten für Argumente

Checkliste: Präsentation mit dem Beamer

Checkliste: Inhaltliche Vorbereitung

Checkliste: Teilnehmer

Checkliste: Informationssammlung

Checkliste: Überblick über die Struktur der Präsentation

Checkliste: Organisation der Präsentation

Checkliste: Vorbereitung des Medieneinsatzes

Checkliste: Einsatz von Pinnwand und Flipchart

Checkliste: Beamer – Einsatzvorausetzungen

Checkliste: Beamer – Technische Voraussetzungen

Checkliste: Präsentationssoftware

Checkliste: Visualisierung

Checkliste: Vorbereitung

Checkliste: Präsentationsprobe

Checkliste: Fragen in einer Präsentation

Checkliste: Einwände während einer Präsentation

Vorwort

Es sind nicht die großen Vorträge, die den Alltag der meisten Führungskräfte auf der mittleren Ebene bestimmen. Vielmehr stehen kurze Vorträge in Meetings vor den Kollegen sowie Besprechungen mit Kooperationspartnern und Lieferanten im Vordergrund. Häufig sind knappe Darstellungen in Projektsitzungen zum aktuellen Status gefordert oder die Darlegung von Für und Wider bezüglich einer bestimmten Vorgehensweise. Manchmal kommen noch Termine mit dem Vorstand oder der Geschäftsführung hinzu, bei denen es darum geht, in kürzester Zeit die eigenen Vorschläge entscheidungsreif darzulegen. In den meisten Fällen werden diese Vorträge durch das Programm PowerPoint unterstützt.

Der erste Teil dieses Buches hilft Ihnen dabei, sich auf solche alltäglichen Situationen vorzubereiten. Anhand klarer Vorgaben zum Vorgehen und unterstützt von Checklisten und Beispielen lernen Sie, wie Sie sich in kürzester Zeit optimal vorbereiten und anschließend Ihre Rede überzeugend vortragen.

Allein mit der Theorie werden Sie sich aber schwertun, Ihre Fähigkeiten als Redner zu verbessern. Letztlich wird es nur durch Praxis möglich sein – unterstützt durch die Inhalte in diesem Buch –, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln und Ihre persönliche Überzeugungskraft auszubauen.

Der zweite Teil des Buches wendet sich an Menschen, für die Präsentieren schon ein alltägliches Geschäft ist. Allerdings wird oft sehr wenig Sorgfalt auf die Vorbereitung einer Präsentation und die Erstellung der eingesetzten Medien verwendet. Kommt es dann zum Auftritt, wird das Publikum mit Präsentatoren konfrontiert, die oft wenig Interesse an der richtigen Vermittlung der Inhalte und einem guten Auftritt haben.

Dabei ist es sehr einfach, mit ein wenig zusätzlichem Aufwand eine brillante Präsentation zu erstellen, die das Publikum begeistert und überzeugt. Wenn Sie Ihre Präsentation von vornherein richtig planen, entsprechende Aktivitäten delegieren und vor dem entscheidenden Auftritt Proben ansetzen, werden Sie feststellen, dass Präsentieren richtig Spaß macht.

Doch vor der Präsentation gibt es für Sie oder für Ihr Team viel zu tun. Der Aufwand lohnt sich, denn durch eine gute Präsentation werden Sie Ihrem Publikum positiv in Erinnerung bleiben und aus der Masse der Präsentatoren herausragen.

Im zweiten Teil des Buches bekommen Sie eine Reihe wertvoller Tipps, wie Sie Ihren Präsentationsalltag einfacher gestalten können. Für Sie gilt es dann, diese Tipps aktiv in der Praxis umzusetzen. Probieren Sie viel aus, sammeln Sie intensive Erfahrungen und verfeinern Sie Ihren Präsentationsstil. Sie werden feststellen, wenn Sie ein paar grundlegende Dinge beachten, werden Sie Ihr Publikum gewinnen und Ihre Idee oder Ihr Produkt eindeutig besser „verkaufen.“

Teil 1: Vorträge und Präsentationen

Was tun, wenn Sie präsentieren müssen?

Häufig kommt die Anforderung, eine Rede oder Präsentation halten zu müssen, überraschend. Da heißt es kurzfristig für den Vorgesetzten einzuspringen oder für ein spontan angesetztes Meeting eine Präsentation vorzubereiten. In der Regel fehlt für eine ausführliche Vorbereitung die Zeit, so werden bestehende Folien zu einer Präsentation zusammenkopiert. Das Ergebnis: Der rote Faden und oft auch die überzeugenden Aussagen bleiben auf der Strecke. Zum Glück – und das ist die Praxis – sind die meisten Zuhörer nichts Besseres gewohnt. Daher wirken sich die Schwächen in der Präsentation meist auch nicht dramatisch aus. Dennoch ist hier viel Raum für Verbesserung, den Sie selbst dann optimal ausnutzen können, wenn die Vorbereitungszeit knapp ist. Nun stelle ich Ihnen zunächst einmal die einzelnen Schritte vor, die für eine optimierte Vorbereitung notwendig sind.

Entscheiden Sie, wie wichtig Ihnen der Auftritt ist

Als Erstes sollten Sie sich klar darüber werden, wie wichtig Ihnen persönlich die Rede ist. Hängt von den Redeinhalten vielleicht eine Entscheidung ab, die für ein von Ihnen verfolgtes Projekt wichtig ist? Präsentieren Sie vor einer Zielgruppe, der Sie Ihre persönliche Kompetenz zeigen wollen, um sich für künftige Aufgaben zu empfehlen? Hängt womöglich die Erteilung eines Auftrags durch einen Kunden mit von dieser Präsentation ab? Oder handelt es sich um eine Präsentation vor einem Zuhörerkreis und zu einem Thema, deren Ergebnis letztendlich an der Sache nichts ändert?

Von der ehrlichen Beantwortung dieser Fragen hängt es ab, wie viel Zeit Sie in die Vorbereitung investieren sollten. Hat der Vortrag keine große Bedeutung, genügt es, eine einigermaßen gute Figur abzugeben. Sie können sich darauf beschränken, einen einfachen roten Faden zu knüpfen und diesem zu folgen. Ist Ihnen das Ergebnis des Vortrags hingegen sehr wichtig, werden Sie sicherlich andere Dinge zurückstellen können, damit Ihnen ausreichend Zeit für die Vorbereitung bleibt. Bitte gewichten Sie Ihren Vortrag auf einer Skala von eins bis zehn anhand der Fragen in der folgenden Checkliste.

Checkliste: Gewichten Sie die Bedeutung des Vortrags

Fragestellung

Gewichtung

Wie hoch schätzen Sie die Bedeutung des Vortrags/der Präsentation für die Erreichung Ihrer persönlicher Ziele ein?

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Wie hoch schätzen Sie die Bedeutung des Vortrags/der Präsentation für die Erreichung geschäftlicher Ziele ein?

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Wie hoch gewichten Sie die Bedeutung der Personen, die am Vortrag teilnehmen werden?

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Wie hoch gewichten Sie den Redeanlass im Vergleich zu den Aufgaben, die Sie derzeit im Tagesgeschäft zu erledigen haben?

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Wie hoch gewichten Sie den Redeanlass im Vergleich zu privaten Verpflichtungen, die Sie gegebenenfalls wegen der Vorbereitung vernachlässigen müssten?

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Wie wichtig ist es Ihnen, bei dem Vortrag eine gute Figur abzugeben?

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Summe

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Durchschnitt (Summe / 6)

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Faustregel für die Auswertung: Ergibt sich ein Durchschnitt unter vier, sollten Sie sich bei der Vorbereitung auf die wesentlichen Aspekte konzentrieren. Stellen Sie sicher, dass ein roter Faden zu finden ist, und investieren Sie Ihre Zeit ansonsten in Dinge, die für Sie eine höhere Priorität haben.

Liegt der Durchschnitt der Gewichtung im Bereich vier bis sieben, sollten Sie der inhaltlichen Vorbereitung der Präsentation eine ausreichend hohe Priorität geben. Achten Sie darauf, dass Sie nicht nur den roten Faden sicher geknüpft, sondern auch der Auswahl und Gestaltung der Inhalte und Folien besondere Aufmerksamkeit geschenkt haben.

Ergibt sich ein Durchschnittswert, der über sieben liegt, sollten Sie in jedem Fall zusätzlich einen Zeitpuffer für Übungsphasen und für die Gestaltung Ihres persönlichen Auftritts einplanen. Dabei spielen dann die Körpersprache und der souveräne Auftritt, die Stimme und natürlich auch die sprachliche Ausgestaltung eine besonders große Rolle.

Bereiten Sie sich auf die Situation vor

Redebeziehungsweise Präsentationserfolg und Zeiteffizienz lassen sich erreichen, indem Sie bei der Vorbereitung systematisch vorgehen. Die folgenden Schritte helfen Ihnen dabei – unabhängig davon, welche Gesamtgewichtung Sie Ihrer Rede/Präsentation gegeben haben.

Definieren Sie den Anlass

Es gibt immer einen Grund, warum eine Rede gehalten wird. Wichtig ist auch die Erwartungshaltung, mit der das Publikum zu diesem Anlass erscheint. Im beruflichen Alltag lassen sich im Allgemeinen die folgenden Anlässe unterscheiden:

  • Interne Anlässe im routinemäßigen Turnus (beispielsweise Jour fixe, Projektsitzungen, Teambesprechungen)

  • Interne Anlässe mit Gelegenheitscharakter (zum Beispiel Termin beim Vorstand/der Geschäftsführung, Kick-off-Veranstaltungen, Budgetpräsentationen in quartalsweisem Rhythmus)

  • Externe Anlässe im routinemäßigen Turnus (zum Beispiel Quartalsbesuche bei Kunden, standardisierte Entwicklungsbesprechungen, Projektsteuerungsgruppenmeetings)

  • Externe Anlässe mit Gelegenheitscharakter (zum Beispiel Produktneuvorstellungen während einer Roadshow, Qualitätsprobleme, Audits)

Je nach Anlass wird die Erwartung der Zuhörer unterschiedlich ausfallen. Während bei den turnusmäßigen Veranstaltungen der Gesamtrahmen in der Regel eher locker ist und an die Präsentation selbst keine besonders hohen Anforderungen gestellt werden – man ist ja bereits aufeinander eingespielt –, herrschen bei den anlassbezogenen, nicht regelmäßig auftretenden Situationen eher hohe Erwartungen vor. So ist davon auszugehen, dass ein Kunde, der Ihnen die Zeit gibt, sich und Ihre Firma/Ihre Produkte vorzustellen, erwartet, dass er nicht nur eine Standardpräsentation geliefert bekommt. Vielmehr wird er davon ausgehen, dass Sie sich ganz individuell auf seine Situation und seine Anforderungen einstellen.

Bei regelmäßigen Projektsitzungen beispielsweise werden oft immer gleiche oder ähnliche Folien eingesetzt. Sie sind bereits allen bekannt und mit ihnen wird nur noch überprüft, inwieweit die einzelnen Projektabschnitte sich im grünen, gelben oder roten Bereich befinden. Eine besondere Gestaltung der Folien wird nicht erwartet. Die gesamte Situation besitzt eher Workshop-Charakter, der monologische Vortrag vor Publikum kommt daher nur selten vor.

Dennoch hilft es, wenn Sie sich die einzelnen Anlässe noch ein wenig genauer ansehen. In der klassischen antiken Rhetorik werden drei Kriterien für eine besonders gute Rede genannt:

1.  Die Rede muss das Publikum bewegen (Handlung auslösen).

2.  Die Rede muss das Publikum informieren.

3.  Die Rede muss das Publikum unterhalten.

Sie gelten auch für heutige Präsentationen, sind allerdings bei den einzelnen Anlässen unterschiedlich wichtig. So sind sicherlich bei einem Termin, bei dem es darum geht, Budgets für das eigene Projekt genehmigt zu bekommen, die Faktoren informieren und bewegen von weitaus größerer Bedeutung als die Unterhaltung. Anders sieht es hingegen aus, wenn Sie eine Rede halten, weil ein Kollege oder ein Teammitglied sein 25-jähriges Jubiläum feiert. Hier steht sicher der Unterhaltungsaspekt im Vordergrund.

Allerdings ist eine Rede/Präsentation tatsächlich nur dann in Gänze als sehr gut zu beurteilen, wenn alle drei Kriterien – in unterschiedlicher Gewichtung – erfüllt werden. Das sollten Sie insbesondere dann beachten, wenn Sie die Bedeutung Ihrer Rede höher als sieben eingestuft haben.

Gewichtung der Kriterien einer Rede/Präsentation

Redeanlass

bewegen

informieren

unterhalten

intern turnusmäßig

intern gelegentlich

extern turnusmäßig

extern gelegentlich

Beispiel: Gewichtung einer regelmässigen Projektbesprechung

Redeanlass

bewegen

informieren

unterhalten

intern turnusmäßig

14-tägiger Statusbericht

20 Prozent; nur eine Abweichung gegenüber Plan

70 Prozent; gleicher Informationsstand für alle Teilprojekte wichtig

10 Prozent; es soll keiner einschlafen

Schätzen Sie Ihr Publikum ein

Eine Rede/Präsentation wird immer dann erfolgreich sein, wenn Sie dem Publikum die Inhalte, die es sich erwartet, in der Form präsentieren, die ihm sinnvoll und angemessen erscheint. Das bedeutet beispielsweise, dass Sie bei der Zielgruppe Entwickler unbedingt Wert auf technische Details legen und diese bei der Nutzung von Folien in einem technischen Layout unterbringen sollten. Bei einem Vortrag zum gleichen Thema vor einer Gruppe von Kaufleuten hingegen ist es sinnvoll, weniger technische Details zu erwähnen und den Schwerpunkt auf die finanziellen Aspekte der Entwicklung zu legen.

Passen Sie auch Ihre Vortragsweise an das jeweilige Publikum an. Stellen Sie sich vor, Ihr Vorgesetzter ist ein Typ, der die Bühne sucht und gerne und gut präsentiert. Jetzt hört er Sie vortragen und Sie sind körpersprachlich sehr zurückhaltend, vorsichtig in Ihren Meinungsäußerungen und sprechen zudem leise und wenig betont. Die Wahrscheinlichkeit, dass Sie mit Ihrem Vortrag gut bei ihm ankommen, ist in diesem Fall sehr gering.

Darüber hinaus ist für Sie wichtig zu wissen, ob der Vortrag/die Präsentation eher monologisch angelegt ist. Dann dürfen Sie in aller Ruhe präsentieren und erst am Ende werden Frage gestellt. Oder müssen Sie damit rechnen, dass sich einzelne Zuhörer frühzeitig offensiv in Ihren Vortrag einmischen und Sie beispielsweise dazu auffordern, gleich zum dritten der geplanten Themen zu springen?

Um Ihr Publikum gut einschätzen zu können, hilft es, wenn Sie sich die folgenden vier Fragen stellen:

1.  Wie extrovertiert tritt mein Gegenüber auf?

2.  Wie introvertiert tritt mein Gegenüber auf?

3.  Wie sehr trifft mein Gegenüber seine Entscheidung rational?

4.  Wie ausgeprägt trifft mein Gegenüber seine Entscheidungen aus der Intuition (dem Bauch) heraus?

Bewerten Sie diese Punkte auf einer Skala von null bis 100 Prozent. Die Summen aus den Antworten auf die Fragen 1 und 2 sowie aus den Fragen 3 und 4 dürfen 100 Prozent nicht übersteigen. Am Ende ergibt sich eine Art rudimentäres Persönlichkeitsprofil. Wie das aussehen kann, zeigt die folgende Grafik.

Abb. 1: Publikumseinschätzung: dominanter Typ mit rationaler Entscheidungspräferenz

So erreichen Sie dominante Zuhörer

Sie wollen Ihre Rede/Präsentation auf diesen Typ, dessen Schwerpunkt im linken oberen Bereich liegt, abstimmen? Dann sorgen Sie dafür, dass Sie selbstsicher und nach außen gerichtet auftreten. Legen Sie in Ihrem Vortrag die wesentlichen Fakten zur Entscheidungsfindung präzise und prägnant dar. Langatmige Ausschweifungen und Schwächen in Bezug auf die Fakten führen mit Sicherheit dazu, dass Sie unterbrochen werden. Was die Foliengestaltung angeht, sollten Sie hier mit wenig Schnickschnack das Wesentliche einarbeiten. Hier kommt der Begriff „Management-Summary“ ins Spiel, der umfasst, worum es diesem Zuhörer geht: das Wichtigste kurz und knapp auf den Punkt gebracht.

So erreichen Sie begeisterungsfähige Zuhörer

Sollte es sich bei Ihrem Zuhörer um den Typ mit Schwerpunkt im rechten oberen Bereich handeln, empfehle ich Ihnen ebenfalls einen offensiven Auftritt. Nennen Sie zügig die wesentlichen Aspekte, ohne sich in Details zu verlieren. Je mehr Sie sich in Einzelheiten vertiefen, desto eher schwindet die Aufmerksamkeit bei diesem Zuhörer. Passend ist zudem ein hohes Sprechtempo, das Ihre Begeisterung für die Sache widerspiegelt. Folien, bei denen Bilder im Mittelpunkt stehen und die sich auf wenige Schlagwörter konzentrieren, kommen hier in der Regel gut an.

So erreichen Sie die „Fakten-Freaks“

Ist Ihr Zuhörer dem linken unteren Bereich zuzuordnen, sollten Sie eher zurückhaltend präsentieren. Auch ein ruhiges Sprechtempo mit genügend Pausen stellt hier einen Erfolgsfaktor dar. In Bezug auf die Fakten müssen Sie absolut sicher sein, auch die Qualität der Folien in dieser Hinsicht spielt eine wesentliche Rolle. Schreib- und Rechenfehler bemerkt der Zuhörer mit Sicherheit. Auch legt er sehr viel Wert auf eine vollständige Darstellung, die zumindest im Handout gewährleistet sein muss.

So erreichen Sie die „Bauchmenschen“

Auch die Zuhörer, deren Schwerpunkt sich rechts unten befindet, erwarten eher einen zurückhaltenden Auftritt, bei dem jedoch der Bezug zum Publikum im Mittelpunkt steht. Beispiele aus der Praxis und persönliche Ansprache sind hier wirkungsvoller als wohlklingende Marketingphrasen. Da die Entscheidungsfindung bei diesem Typ eher aus dem Bauch heraus erfolgt, ist der Einsatz von Folien nicht so wichtig – vielmehr sollten Sie durch Ihre Person überzeugen. Glaubwürdigkeit ist hier das Schlüsselwort.

So erreichen Sie ein gemischtes Publikum

In der Praxis werden Sie jedoch meist nicht nur vor einem Zuhörer, sondern vor einer Gruppe von Menschen sprechen. Dann haben Sie es in der Regel mit unterschiedlichen Zuhörertypen zu tun. Wenn Sie hier eine Einschätzung vornehmen, werden Sie im Normalfall feststellen können, dass es eine Grundtendenz gibt, die Zuhörer also entweder mehr zu rationalen Fakten oder zum „Bauchgefühl“ neigen. Genauso können Sie folgern, ob ein extrovertierter oder ein introvertierter Auftritt mehr Erfolg verspricht. Auf dieser Grundlage sind Sie in der Lage, Ihre Schwerpunkte in der Rede von Anfang an richtig zu planen. Sie verlieren sich beispielsweise nicht darin, Faktenfolien zu erstellen, wenn Sie ein Publikum vorfinden, das vornehmlich der rechten Seite des Profils zuzuordnen ist. Sie sparen also wertvolle Zeit und erhöhen gleichzeitig Ihre Chance, eine Punktlandung zu machen.

Falls Sie Ihr Publikum einmal nicht einschätzen können, bereiten Sie sich darauf vor, auf alle vier Typen zu treffen. Setzen Sie dann in den einzelnen Redephasen Schwerpunkte, die sich klar erkennbar nur an einen Teil des Publikums richten. Die anderen Zuhörer dürfen währenddessen durchaus auch einmal unaufmerksam sein.

Extrovertierte Typen einbinden

Extrovertierte Zuhörer, die dazu neigen, die Rede zu unterbrechen und den Ablauf an sich zu reißen, können Sie unter Kontrolle bringen, indem Sie gezielt Pausen für Unterbrechungen in Ihren Vortrag einbauen. Statt sich von einem Zwischenruf überraschen zu lassen und darauf einzugehen, provozieren Sie den Störer auf der inhaltlichen Ebene. Halten Sie intensiv Blickkontakt mit ihm und warten Sie kurz ab. Sie können fest damit rechnen, dass die betreffende Person zum von Ihnen angesprochenen Thema Stellung bezieht. Planen Sie Unterbrechungen also ein und bereiten Sie sich im Vorfeld darauf vor. So verhindern Sie, dass eine Zwischenfrage Sie möglicherweise aus der Bahn wirft.

Definieren Sie Ihre Ziele gleich zu Beginn

Ein weiterer Schritt, um Ihre Rede gut zu gestalten und gleichzeitig Zeit zu sparen, ist, dass Sie Ihre Vortragsziele sorgfältig planen. Denn dann wissen Sie, welche Richtung Sie bei der Zusammenstellung Ihrer Argumente und Materialien einschlagen müssen. Auch bei der Zielplanung sollten Sie sich an den drei Kriterien für eine erfolgreiche Rede/Präsentation orientieren.

1.  Überlegen Sie, wozu Sie Ihr Publikum mit der Rede bewegen wollen. Was sind konkret die nächsten Handlungen, die Ihr Publikum aufgrund Ihres Vortrags durchführen soll?

Oftmals machen sich Redner keine Gedanken darüber, welche konkreten Handlungen sie bei ihren Zuhörern auslösen wollen. Das führt dazu, dass sie einerseits nicht gezielt die notwendigen Inhalte der Rede zusammenstellen können, und andererseits, dass die Zuhörer am Ende nicht sagen können, welches Anliegen der Redner verfolgt.

Ein Redeziel könnte zum Beispiel so formuliert werden: Aufgrund meiner Rede sollen die Zuhörer eine abschließende Entscheidung darüber treffen, ob eine Roadshow im Marketingbudget berücksichtigt werden soll. Damit wissen Sie, wohin Sie Ihre Zuhörer führen möchten, und gleichzeitig können Sie schon jetzt den Schlusssatz Ihrer Rede formulieren: „Meine Damen und Herren, bitte treffen Sie jetzt die Entscheidung darüber, ob ich die Roadshow budgetieren darf oder nicht.“

2.  Legen Sie fest, welche wesentlichen konkreten Informationen Sie Ihren Zuhörern mit dem Vortrag/der Präsentation mitgeben wollen. Welche Inhalte sollen Ihre Zuhörer auf Rückfrage einem Dritten auf jeden Fall als Quintessenz Ihres Vortrags mitteilen?

Im Grunde sind die Informationsziele wie Lernziele. Um das zu verstehen, vergleichen Sie Ihre Rede einmal mit einer Vorlesung an der Universität. Sowohl die Vorlesung als auch die Rede enthält Elemente, die interessant zu hören sind und dem Zuhörer ein Gesamtbild vermitteln. Bei Vorlesungen kommen Elemente hinzu, die als prüfungsrelevant bezeichnet werden. Professoren wecken ihre Studenten oft aus der Vorlesungslethargie, indem Sie extra auf die Prüfungsrelevanz hinweisen. So ist Ihnen die Aufmerksamkeit der Studenten sicher.

Obwohl Ihre Rede nicht auf eine Prüfung vorbereitet, gibt es dennoch Inhalte, die eindeutig wichtiger sind als andere und deswegen von den Zuhörern auf jeden Fall wahrgenommen werden sollten. Und genau das sind die Informationsziele, die vorab festgelegt werden müssen. Die meisten Reden beinhalten drei bis fünf wesentliche Informationsziele. Beispielhaft habe ich hier vier sinnvolle Informationsziele für den schon genannten Vortrag formuliert:

–  Eine Roadshow erreicht die fokussierte Zielgruppe präziser als ein Messeauftritt, da keine Mitbewerber aktiv sind.

–  Erwartet werden durch diese Roadshow xxx Neukontakte und xxx Sekundär-und Tertiärkontakte.

–  Die Durchführung einer Roadshow erfordert ein Budget in Höhe von xxx Euro.

–  Die Begleitmaßnahmen zur Roadshow wie Ankündigung, Pressearbeit und Nachbereitung sind mit einem Zusatzbudget in Höhe von xxx Euro zu kalkulieren.

Das Management-Summary entsteht nebenbei

Wenn Sie Ihre Informationsziele nach diesem Muster festlegen, haben Sie schon fast alle Informationen zusammengetragen, die bei Vorstands- oder Geschäftsführungsterminen häufig als Management-Summary erwartet werden. Sie können die Ziele dann getrost auf das Deckblatt übernehmen und brauchen dann in der Anlage nur noch die Argumentation und Beweisführung in Hinblick auf die einzelnen Aspekte formulieren.

In der Regel können Sie schon anhand des Bewegungsziels und der Informationsziele damit beginnen, den roten Faden Ihrer Präsentation zu knüpfen. Sie haben die zentralen Aussagen bereits benannt und können sie nun in eine Reihenfolge bringen. Anschließend stellen Sie die Inhalte für die Präsentation zusammen. Sie werden feststellen, dass Sie bei der Vorbereitung viel Zeit sparen, da sie genau wissen, welche Informationen Sie suchen und welche Inhalte Sie ausarbeiten müssen.

Wenn Sie einen Vortrag oder eine Präsentation vorbereiten, die Sie zu Anfang mit einem Wert höher als sieben gewichtet haben, sollten Sie noch ein weiteres Ziel festlegen.

3.  Definieren Sie, in welche Stimmung Sie Ihr Publikum während und am Ende der Rede versetzen wollen. Wie soll es sich fühlen?

Mit diesem Teil der Zielsetzung bereiten Sie die emotionalen Aspekte Ihrer Rede/Präsentation vor. Stellen Sie sich zum Beispiel vor, dass Sie Ihrem Publikum eine schlechte Nachricht überbringen müssen. Dann könnten Sie sich zum Ziel setzen, dass die Zuhörer am Ende betroffen und schweigend den Raum verlassen. Oder Sie wollen, dass eine Aufbruchstimmung entsteht, damit die von Ihnen geplante Aktion von allen Zuhörern mit vollem Engagement mitgetragen wird. In jedem Fall sollten Sie die Stimmung Ihrer Zuhörer bei einem wichtigen Vortrag nicht dem Zufall überlassen, sondern sie in Ihrem Sinn steuern.

Ihre gesamte Zielplanung liefert Ihnen Orientierung sowohl bei der Vorbereitung als auch während der Rede. Das ist wie auf dem Golfplatz: Sie wissen, wo Ihr Ball landen soll, und haben das gesamte Grün vor Augen. Sie schlagen nicht einfach ziellos den Ball ab und hoffen, dass er schon an einer guten Stelle irgendwo auf dem Golfplatz landen wird.

Schätzen Sie Ihre Redezeit realistisch ein

Betrachten Sie einmal die Vortragssituationen, die Sie in der nahen Vergangenheit als Zuhörer miterlebt haben. Wie viele der Redner waren tatsächlich in der Lage, die angekündigte Redezeit einzuhalten? In wie vielen Fällen ist der Redner irgendwann dazu übergegangen, Folien in seiner Präsentation zu überspringen mit dem Hinweis, dass Sie diese auch in Ihren Unterlagen fänden und die Zeit jetzt schon knapp sei?

Ich bin mir sicher, dass Sie Situationen wie diese zur Genüge kennen. Sie zeugen davon, dass die Vortragenden dem Punkt Redezeit bei ihrer Vorbereitung zu wenig Aufmerksamkeit geschenkt haben. Oder Sie haben zwar die Zeit im Blick gehabt, dann aber aus Angst davor, womöglich zu früh zum Schluss zu kommen oder die eine oder andere Frage nicht ausreichend beantworten zu können, deutlich mehr Folien für den Vortrag vorbereitet, als eigentlich notwendig gewesen wären. Das sind alles verständliche Gründe, doch für den Zuhörer wird die Veranstaltung so zu einer Zumutung. Damit Ihnen das nicht passiert, befassen Sie sich bei Ihrer Redezeitplanung mit den folgenden Fragen. Das Ergebnis am Ende ist dann die Zeit, die Ihnen insgesamt für Ihre Rede zur Verfügung steht. Diese Angabe sollten Sie bei Ihrer Planung immer als absolutes Limit begreifen. Nur so werden Sie es vermeiden, dass Sie selbst in eine Situation kommen, wie gerade beschrieben.

Checkliste: Redezeitplanung

Fragestellung

Minuten

Wie viel Zeit steht offiziell für den Vortrag zur Verfügung?

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Wie viele Minuten muss ich davon abziehen, bis alle Teilnehmer eingetroffen sind?

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Wie viele Minuten muss ich davon abziehen, weil der/die Vorredner vermutlich überziehen wird/werden?

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Wie viele Minuten muss ich davon für zu erwartende spontane Zwischenfragen abziehen?

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Wie viele Minuten muss ich für eine von mir gewünschte anschließende Diskussionsrunde davon abziehen?

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Wie viele Minuten muss ich mir als Zeitpuffer reservieren, weil ich bei Live-Auftritten immer ein wenig ausschweifender werde als bei der Vorbereitung?

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Sollten Sie das Gefühl haben, dass Sie mit Ihrer Zeitplanung vielleicht doch zu streng waren und am Ende vor einem Publikum stehen werden, das sich deutlich mehr erwartet hat und auch bereit wäre, Ihnen noch länger konzentriert zuzuhören, schlage ich Folgendes vor: Planen Sie in jedem Fall bei Ihrer Vorbereitung nur die ermittelte Zeit für den eigentlichen Vortrag ein. In diesem Zeitrahmen müssen Sie den Hauptgedankengang schlüssig zu Ende gebracht und Ihre Ziele erreicht haben. Bereiten Sie im Zweifelsfall ein Backup vor, sodass Sie ergänzende Inhalte in der Hinterhand haben, wenn noch Zeit übrig bleibt. Die entsprechenden Punkte rufen Sie dann über Fragen an das Publikum gezielt ab.

Beispiel: Welche Informationen benötigen Sie noch, um die Zusammensetzung des Gesamtbudgets nachvollziehen zu können? Sie können fast sicher sein, dass einer der Zuhörer auf diese Frage reagieren wird und seinerseits nachfragt. Und dann können Sie diesen Punkt, auf den Sie sich speziell vorbereitet haben, vertiefen. Bei Präsentationen sind auch Folien als Teil eines solchen Backups geeignet, um die zusätzlichen Inhalte zu vermitteln. Das folgende Beispiel zeigt eine Präsentation mit zwei vorbereiteten Backups.

Abb. 2: Backup 1 – Welche Fragen haben Sie noch zur dargestellten ROI-Berechnung?

Abb. 3: Backup 2 – Welche Fragen haben Sie noch in Bezug auf die Auslastung?

Wenn Sie bei Ihrer Vorbereitung mehrere solcher zusätzlichen Themenschwerpunkte in Ihr Backup packen und die entsprechenden hinführenden Fragen vorbereiten, dann sind Sie zum einen stets sicher, den Zeitrahmen einhalten zu können, und zum anderen immer auf Nachfragen oder überraschend auftauchende Zeitfenster vorbereitet.

Knüpfen Sie den roten Faden

Nach all den Vorüberlegungen, die Sie bis hierher getätigt haben, können Sie nun darangehen, endlich den roten Faden für Ihre Rede/Präsentation zu knüpfen.

Erstellen Sie aus Ihren Zielen die Gliederung

Ihre inhaltlichen Ziele bilden das Gerüst für die Gliederung. Im Regelfall sollte sie nicht mehr als fünf Themenschwerpunkte beinhalten. Im folgenden Beispiel sehen Sie eine Gliederung, die auf den Zielen basiert, die ich im vorausgehenden Kapitel dargestellt habe.

Beispiel: Gliederung einer Rede

Agenda

1.

Die Marketinginstrumente des laufenden Jahres

2.

Eine Roadshow im Marketingmix

3.

Erwartete Ergebnisse einer Roadshow

4.

Budgetplanung

5.

Wettbewerbssituation

Sie können erkennen, dass in dieser Agenda das oft eher kritische Thema Kosten/Budget zwischen zwei Nutzenkapitel eingeordnet wurde – davor werden die erwarteten Ergebnisse der Roadshow vorgestellt, danach wird auf die Wettbewerbssituation eingegangen. Diese Aspekte sind im Rahmen der inhaltlichen Ziele positiv vermittelbar. Sie rahmen das Thema Kosten ein und lassen es so besser verdaulich werden.

Auch fällt Ihnen mit Sicherheit auf, dass in der Agenda die Zusammenfassung nicht extra aufgeführt wird. Das ist Geschmackssache. Da eine Zusammenfassung so oder so erfolgt, muss dieser Punkt nicht unbedingt in der Gliederung genannt werden. Er lässt sich aber problemlos hinzufügen, wenn es das Design und die Schriftgröße im Rahmen der Foliengestaltung zulassen.

Legen Sie die Überschriften der Folien fest

Im nächsten Schritt arbeiten Sie dann in jedem Fall am Rechner. Beginnen Sie damit, die Überschriften für Ihre Folien festzulegen. Arbeiten Sie dabei konsequent in der Gliederungsansicht von PowerPoint (einstellbar über den entsprechenden Reiter). Formulieren Sie gut lesbare Sätze, um die wichtigsten Kernaussagen, die Sie mit der jeweiligen Folie belegen wollen, zu vermitteln. Wichtig: Hier geht es noch nicht um die Foliengestaltung, sondern erst einmal um den roten Faden. Daher kümmern Sie sich nicht um Designfragen und Detailinhalte auf den Folien, befassen Sie sich nur mit den Titelzeilen.

Abb. 4: Beispiel – Titel für einen Foliensatz aus 13 Folien

An diesem Beispiel können Sie erkennen, dass es möglich ist, sich allein über die eingegebenen Folientitel einen groben Überblick über die wichtigsten mit dem Vortragsthema verbundenen Sachverhalte zu verschaffen. Damit haben Sie den roten Faden schlüssig dargelegt und die Basis erstellt, die es Ihnen erlaubt, je nach Wichtigkeit der Präsentation weiter an der Detailstruktur zu feilen. Haben Sie eine Präsentation mit einem Wert von weniger als vier gewichtet, können Sie an dieser Stelle die Feinarbeit bereits einstellen. Es reicht, wenn Sie die passenden Folien zu den Überschriften zusammenstellen. Meist lassen sich diese sogar aus vorhandenen Vorträgen zusammenkopieren, sodass Sie mit einem minimalen Arbeits- und Zeitaufwand ein gerade noch vertretbares Ergebnis erzielen.

Wenn Sie die Folientitel – wie im Beispiel – klar formuliert haben, übernehmen Sie diese genauso auf Ihre Folien. So wird es Ihnen leichtfallen, auch während der Präsentation dem roten Faden zu folgen. Sie lesen einfach den Titel vor und wissen sofort, welche wesentliche Aussage auf der Folie dargestellt wird. Anschließend können Sie mit vollem Blickkontakt zum Publikum weitersprechen und improvisieren. Wenn Sie so vorgehen, werden Sie überzeugender wirken als die Redner, deren Vorträge keiner oder einer nur schwer erkennbaren logischen Struktur folgen. Diese lesen oft den gesamten Vortrag ab, um den Faden nicht zu verlieren.

Die Titelbereiche der Folien richtig nutzen

Für die Titel der PowerPoint-Folien werden die größeren Schriftarten eingesetzt. Viele Redner nutzen diesen Bereich der Folien schlecht, indem Sie nichtssagende Titel wie „Technische Rahmenbedingungen 1“, „Technische Rahmenbedingungen 2“ usw. eintragen. Die eigentlichen Überschriften werden klein auf der Folie selbst untergebracht, sodass sie für das Publikum und die Redner schwer zu lesen sind. Professionelle Redner nutzen die Titelfelder voll aus und formulieren ganze Sätze mit der zentralen Aussage der Folie. Sollte einmal der Platz für einen vollständigen Satz nicht ausreichen und erstreckt sich der Inhalt über zwei Folien, kann der Satz auch problemlos mit „…“ unterbrochen und auf der nächsten Folie fortgesetzt werden. In unserem Beispiel habe ich das bei den Folien 6 und 7 sowie bei den Folien 11 und 12 so gelöst.

Geben Sie Ihrer Präsentation einen Titel

Die meisten Präsentationen, die im Alltag zu sehen sind, weisen folgenden Mangel auf: Weder beginnt der gesamte Foliensatz mit einer Titelfolie, die Interesse weckt, noch ist der Redner in der Lage, verbal einen solchen Titel zu formulieren. Dabei wird im Alltag sichtbar, wie leicht es ist, Informationen mithilfe einer guten Titelgestaltung unter das Volk zu bringen. Be-obachten Sie einmal, wie viele Käufer die ersten nachrichtlichen Informationen des Tages über die Titel der „Bild“-Zeitung aufnehmen, während sie beim Bäcker in der Schlange stehen.

Für Ihre Präsentation bedeutet das, dass Sie sich durchaus an der „Bild“ orientieren können und einen guten Aufhänger wählen sollten. Je nachdem, wie viel Aufwand Sie betreiben wollen, gestalten Sie entweder eine Titelfolie oder bringen die aussagekräftige Formulierung mündlich bei Ihren Zuhörern an.

Beispiel: Der Titel für die Roadshow

Wir fahren zu unseren Kunden! – Die Roadshow

Sorgen Sie für eine gute Struktur

Ziel einer guten Struktur ist es, die unterschiedlichen Zuhörertypen so anzusprechen, dass alle die wesentlichen Elemente Ihrer Rede/Präsentation verfolgen können. Da aber Aufmerksamkeit und Konzentration bei den Zuhörern unterschiedlich schnell nachlassen, müssen Sie eine Präsentation sinnvoll aufbauen. Planen Sie gezielt, in welchen Phasen unbedingte Aufmerksamkeit erforderlich ist, und überlegen Sie sich, wie Sie Ihre Zuhörer immer wieder einmal zum richtigen Zeitpunkt aktivieren wollen.

Für Reden und Präsentationen: der Sachvortrag

Da Präsentationen mit PowerPoint in der Regel eine lineare Struktur aufweist – eine Folie folgt auf die andere –, bietet sich hier der klassische Sachvortrag an. Lesen Sie nun, was Sie dabei zu beachten haben.

So erzeugen Sie Aufmerksamkeit und schaffen den Überblick

Die Einleitung eines Sachvortrags besteht aus drei klar voneinander zu unterscheidenden Schritten. Im ersten Schritt wird das Interesse der Zuhörer geweckt. Setzen Sie hierzu den Titel Ihrer Präsentation ein. Wenn Sie möchten, stellen Sie bei einer PowerPoint-Präsentation zusätzlich ein zum Inhalt passendes aussagekräftiges Bild an den Anfang (ein Beispiel finden Sie auf der nächsten Seite). Halten Sie diese Passage sehr kurz, eine optimale Wirkung erzielen Sie, wenn sie nicht länger als zehn bis 15 Sekunden dauert.

Anschließend begrüßen Sie Ihr Publikum. Stellen Sie sich und, sofern es das Protokoll erfordert, anwesende Ehrengäste vor. So sorgen Sie für einen ersten guten Kontakt zum Publikum. Wenn die Zuhörer Sie – zum Beispiel bei Reden an Ihrer Arbeitsstelle – bereits kennen und vermutlich eine Begrüßung schon beim Eintreffen im Raum stattgefunden hat, können Sie auch auf die Begrüßung verzichten und unmittelbar zum nächsten Schritt übergehen.

Da ein Sachvortrag in aller Regel länger dauert, folgt am Ende der Einleitung die Präsentation der Redegliederung. Meist wird dieser Schritt auch visuell unterstützt, indem die Gliederung gut sichtbar mit einem Medium, beispielsweise einem Flipchart, vorgestellt wird.

Abb. 5: Erste Folie der Beispielpräsentation (Foto: © George Doyle/Thinkstock)

Die Gliederungspunkte folgen einem Muster

Im Hauptteil einer Rede geht es darum, dass Sie die wesentlichen Punkte Ihrer Argumentation so platzieren, dass Sie damit Ihre Zuhörer in jedem Fall mehrfach erreichen. Denn erst durch die Wiederholung stellen Sie sicher, dass die Inhalte auch in Erinnerung bleiben.

Konkret bedeutet das, dass Sie die jeweils wichtigsten Argumente an den Anfang eines Gliederungsabschnitts stellen sollten. Auf diese Weise werden die Zuhörer zu einem Zeitpunkt mit den zentralen Inhalten konfrontiert, zu dem ihre Aufmerksamkeit noch hoch ist. Im Anschluss, wenn die Aufmerksamkeit dann langsam nachlässt, schieben Sie tiefer gehende Erklärungen und Erläuterungen nach. Ein positiver Nebeneffekt dieser Vorgehensweise: Sie holen direkt diejenigen Zuhörer ab, die es vorziehen, dass ein Redner schnell zum Punkt kommt. Wenn die erst einmal zufriedengestellt sind, können Sie mit den anderen Zuhörern weiter ins Detail gehen.

Konzentrationsfähigkeit: Das Maximum sind 20 Minuten

Wie lange kann ein Zuhörer eigentlich konzentriert einem Vortrag folgen, ohne dass der Vortragende Impulse setzen muss, um die Aufmerksamkeit zu erhalten beziehungsweise wiederherzustellen? Im Normalfall hält die Aufmerksamkeit etwa drei bis fünf Minuten an. Diese Zeitspanne verlängert sich auf 20 Minuten, wenn die folgenden Voraussetzungen vorliegen:

1.

Der Zuhörer muss ein hohes Grundinteresse an dem Vortrag mitbringen.

2.

Der Zuhörer muss ausgeschlafen sein.

3.

Der Zuhörer muss gesund sein.

4.

Der Vortrag muss morgens auf dem Höhepunkt der biologischen Leistungskurve stattfinden.

5.

Der Zuhörer darf sich vorher nicht mit Dingen beschäftigt haben, die ihn vom Vortrag ablenken könnten.

6.

Der Zuhörer darf nicht unter Zeitdruck stehen.

7.

Im Vortragsraum müssen optimale Klimabedingungen herrschen und der Zuhörer muss bequem und ermüdungsfrei sitzen können.

Da alle diese Umstände selten vorliegen, sollten Sie Ihre Rede von vornherein so gestalten, dass Sie dem Zuhörer durchaus Phasen zumuten, in denen er die volle Aufmerksamkeit halten muss, aber auch bewusst Phasen der Entspannung mit einplanen.

Um sicherzustellen, dass sich Ihre Zuhörer jedes Mal zu Beginn eines neuen Gliederungsabschnitts wieder auf Ihre Worte konzentrieren und voll aufnahmefähig sind, sollten Sie jeweils am Ende eines Gliederungsabschnitts einen gestalterischen Höhepunkt setzen, neudeutsch „Wake-up-Point“ genannt. Das erreichen Sie beispielsweise dadurch, dass Sie Ihre Zuhörer persönlich ansprechen, deutliche Akzente mit der Stimme setzen (lauter, leiser werden) oder statt gestalteter Folien ein schwarzes Chart einblenden. Mit der letztgenannten Maßnahme zwingen Sie das Publikum, sich wieder voll auf Sie zu konzentrieren.

Abb. 6: Spannungsbogen bei einem Vortrag/einer Präsentation

Schließen Sie jeden Gliederungsabschnitt damit ab, dass Sie den wesentlichen Aspekt in einer Kernaussage nochmals auf den Punkt bringen. Hier bietet es sich an, die Zielformulierungen, die Sie für Ihre inhaltlichen Ziele gefunden haben, einzusetzen. Damit signalisieren Sie dem Publikum, dass ein Punkt besonders wichtig ist, denn es wird zum zweiten Mal, wenn auch stark verdichtet, mit dem Hauptgedanken des Abschnitts konfrontiert. Dieser Inhalt dringt durch die Wiederholung wesentlich stärker in das Bewusstsein der Zuhörer als nach einer einmaligen Darstellung. Wesentlich für den weiteren Redeverlauf ist, dass Sie sich dabei auf einen Satz beschränken. Denn nur dann ist gewährleistet, dass auch die wesentliche Argumentation zu Beginn des folgenden Gliederungsabschnitts vom Publikum aufgenommen wird.

Beispiel: Übergänge von einem Redeabschnitt zum nächsten

„… so habe ich im Rahmen meiner Tätigkeit für meinen früheren Arbeitgeber miterlebt, dass die Möglichkeit, direkt im Roadshow-Truck sowohl mit Technikern als auch mit Verkäufern des Unternehmens anhand der im Truck installierten Plattform über die Implementierung zu sprechen, die Zahl der Abschlüsse im Zweitgespräch ebenfalls um geschätzte zwei Prozent gesteigert hat.“

(Höhepunkt, lauter, direkte Ansprache an den Geschäftsführer) „Herr Müller, die Maßnahme Roadshow eignet sich demnach erstklassig, um die von Ihnen gewünschte beschleunigte Abschlussquote zu erreichen.“

(Kernaussage) „Um es nochmals auf den Punkt zu bringen: Ich erwarte mir von der Roadshow xxx Neukontakte und xxx Sekundär- und Tertiärkontakte sowie eine damit verbundene messbare Steigerung der Abschlussquote.“

(Gliederungsabschnitt 3) „Kommen wir nun zu den Auswirkungen auf unser Budget. Eine Erhöhung des Budgets auf xxx Euro ist notwendig, um die Maßnahme in der erfolgversprechenden Form zu realisieren. Dabei setzt sich das Budget wie folgt zusammen: …“

Eine solche Struktur führt dazu, dass während des Vortrags ein Rhythmus entsteht. Der stete Wechsel zwischen Phasen der Spannung und Phasen der Entspannung fordern den Zuhörer, aber überfordern ihn nicht. Wenn Sie so vorgehen, stellen Sie als Redner ein gutes Klima her, in dem die Zuhörer die Informationen gut verarbeiten können.

Im Schlussteil verankern Sie Ihre Botschaft

Im Schlussteil stellen Sie sicher, dass Ihre Informationsziele bei den Zuhörern verankert werden. Das geschieht, indem Sie zunächst in einer kurzen Aufzählung die wesentlichen Kernaussagen zusammenfassen.

Beispiel: Ein gelungener Redeabschluss

„… Meine Damen und Herren, ich fasse nochmals zusammen:

  • Die präzise Ansprache der Zielgruppe,

  • ein Roadshow-Truck-Budget von xxx Euro und ein Budget von xxx Euro für die Vor-und Nachbereitung

  • bringen uns xxx Neu–, Sekundär- und Tertiärkontakte.

  • Und: Der Wettbewerb ist so nicht aktiv!

Deswegen lassen Sie uns zum Kunden fahren und geben Sie das Budget frei für unsere Roadshow.

Die Zuhörer bekommen mit einer solchen Zusammenfassung die Essenz des Vortrags dargeboten. Und Sie betonen zum dritten Mal Ihr Anliegen und können weitgehend sicher sein, dass Sie die Inhalte bei Ihren Zuhörern platziert haben. Um das Publikum auf das Ende Ihrer Rede vorzubereiten und den Vortrag abzurunden, erfolgt der Bogenschluss zum Anfang. Idealerweise zeigen Sie hier noch einmal Ihre Einstiegsfolie oder wiederholen Ihre zu Beginn getätigte Aussage fast wörtlich (im Beispiel fett markiert). Die Zuhörer, die aus Büchern und Filmen das Happy End gewohnt sind, erkennen deutlich, dass sich der Kreis schließt, und sind bereit für Ihren Schlusssatz.

Bis hierher haben Sie den Boden vorbereitet, nun ist es an der Zeit, dass Sie Ihr Bewegungsziel in einen eindeutigen Appell umsetzen. Im dargestellten Beispiel ist das die Aufforderung, das Budget für die Roadshow freizugeben. Damit Ihr Appell volle Wirkung entfalten kann, sollten Sie idealerweise auf das obligate „Danke“, das viele Redner direkt an die letzten Worte ihrer Rede anhängen, verzichten.

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