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Paperless Bibel Papierloses Büro für Unternehmen mit System

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André Nünninghoff

Paperless Bibel Papierloses Büro für Unternehmen mit System

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© 2018 André Nünninghoff

Verlag und Druck: tredition GmbH, Hamburg

ISBN

Paperback:978-3-7469-1859-4

Hardcover:978-3-7469-1860-0

e-Book:978-3-7469-1861-7

Das Werk, einschließlich seiner Teile, ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung ist ohne Zustimmung des Verlages und des Autors unzulässig. Dies gilt insbesondere für die elektronische oder sonstige Vervielfältigung, Übersetzung, Verbreitung und öffentliche Zugänglichmachung.

Vorwort

Darüber zu sprechen, was wir wollen, können wir in der Regel sehr gut. Nur in die eigene Umsetzung zu kommen fällt oftmals sehr schwer. Mir ging und geht es auch heute noch an der Stelle nicht anders, aber trotzdem konnte ich meine großen Erfolge immer dann erlangen, wenn ich die Umsetzung in den Vordergrund gerückt habe. Und genau darum soll es in meinem Buch gehen: Die Umsetzung des papierlosen Büros!

Kleinere, mittlere, aber auch große Unternehmen sehen sich immer wieder mit den Herausforderungen der Technik und deren Anwendung konfrontiert. Das papierlose Büro mit seinem digitalen Belegfluss stellt uns Unternehmer oftmals vor viele Herausforderungen, verspricht aber gleichzeitig, die Arbeitsprozesse zu vereinfachen und einer größeren Gemeinschaft an Beteiligten zur Verfügung zu stehen.

„Wer nicht mit der Zeit geht, geht mit der Zeit“ (Verfasser unbekannt)

Es ist wohl weniger überraschend ein solches Zitat in diesem Kontext von mir zu hören. Es beschreibt aber sehr gut, welche Motivation jeder Unternehmer finden sollte, um das papierlose Büro umzusetzen. Die Chancen, die sich dir als Unternehmer an der Stelle bieten, sind riesig. Du musst sie nur auflesen und mit der Umsetzung beginnen, damit du davon profitieren kannst. Ich versuche an der Stelle nicht, eine standardisierte 0815 Lösung zu verkaufen, sondern möchte das papierlose Büro als sehr individuelle Umsetzungsmöglichkeit beschreiben. Sie ist flexibel auf dich als DAX-Vorstand, mittelständischer Unternehmer oder Einzelunternehmer anpassbar.

Wie das genau funktionieren kann und welche Hebel du in Bewegung setzen musst, möchte ich dir in diesem Buch vorstellen. Es geht dabei weniger um die konkrete Umsetzung mit bestimmten Apps und Programmen, denn diese ändern sich im Umfang ständig und entwickeln sich weiter. Am Ende ist das auch nicht ausschlaggebend, denn das Wichtigste für die Umsetzung bist du! Wir Menschen haben riesige Kapazitäten und zudem unglaubliche Möglichkeiten. Bist du als Unternehmer überzeugt und in der Lage das papierlose Büro umzusetzen, weil du einen Vorteil für dich erkannt hast, wird es auch mit Sicherheit funktionieren.

An der Stelle möchte ich noch einen kurzen Punkt besprechen: Das DU! Geschäftlich als auch privat spreche ich mit meinem Gegenüber sehr gerne in der Du-Form. Natürlich respektiere ich unsere unternehmerischen Statuten, wenn ich bei einem Kunden die Mitarbeiter schule oder der Geschäftsführung das zukünftige, papierlose Vorgehen präsentiere und mit ihr bespreche. Sowohl mein Podcast als auch meine Vorträge, mein Blog und meine gesamte Internetpräsenz sind jedoch in der Du-Form. Das bin ich und genauso möchte ich auch wahrgenommen werden. Das ist auch der Grund, weshalb ich mich dazu entschieden habe, dieses Buch in der Du-Anrede zu schreiben. Ich erlaube mir, dich als Unternehmer, Interessierten und Paperless Pioneer mit dem Du anzusprechen. Solltest du dich damit unwohl fühlen, möchte ich mich ehrlich bei dir entschuldigen. Dennoch bitte ich um dein Verständnis, da meine Erfahrungen mit der persönlichen Form des DU sehr gut sind und ich diese Kommunikation gerne so beibehalten möchte.

In diesem Sinne möchte ich mich ganz herzlich bei dir für dein Vertrauen in mich als Person und in dieses Buch bedanken. Ich bin der festen Überzeugung, dass es mir gelingen wird, dir das papierlose Büro und seine Umsetzung schmackhaft zu machen. Jedes Buch ist genauso gut, wie der Leser es findet. Mein Wunsch und Anspruch ist es dir als Unternehmer die verschiedenen Lösungen zu zeigen, die sich uns derzeit bieten. Gerne höre und lese ich von dir, wie dir dieses Buch und sein Inhalt gefallen hat. Über eine Bewertung würde ich mich sehr freuen und bedanke mich für deine genommene Zeit, mein Buch zu lesen und deine Meinung darüber zu äußern.

Darf es ein bisschen mehr sein?

Natürlich kann ich nicht alles hier in dieses Buch packen, deswegen habe ich weitere Materialien, wie Checklisten, Arbeitsbücher und unseren eigenen Verhaltenskodex für dich zum Download bereitgestellt: https://bonus.paperless-bibel.de

Einführung in das papierlose Büro

Eines nachts saß ich wieder einmal in meinem Büro und mein Blick schweifte über die unendlichen Weiten meiner Ordnerstruktur. Es war schon wirklich beeindruckend, was sich in so kurzer Zeit an Papier ansammelte, wenn man selbstständig war. Wie viele Bäume hier wohl gerade in meinem Büro lagen?

Viel grauenhafter fand ich jedoch die Idee, dort irgendwann einmal wieder ran zu müssen. Was passierte nur, wenn ich mal eine Rechnung, einen Lieferschein oder etwas anderes benötigte, was irgendwo in diesem Papierberg verborgen war? Kein Zweifel, mein System war nicht schlecht, aber es war sehr lästig. Zeitraubend, ressourcenverschwendend und irgendwie fürchterlich unproduktiv. Was wäre also, wenn ich es schaffen könnte, das ganze Papier zu beseitigen? Gab es nicht den mystischen Begriff des papierlosen Büros?

When the sun goes down…

Aus meiner misslichen Lage heraus entwickelte ich ein großes Interesse an der Idee des papierlosen Büros. Kaum jemand sprach davon, gab es das überhaupt? War es in einem bürokratischen Staat wie Deutschland wirklich möglich sein Büro papierfrei zu gestalten? Und welche Blumen könnte ich dann dort hinstellen, wo heute noch jede Menge Ordner standen?

Aus meinem ersten Hirngespinst und den Gedanken um das papierlose Büro heraus wurde der Wunsch immer konkreter dieses für mich selbst umzusetzen. Nicht nur für mich wollte ich es machen, sondern in meinem Kopf entstand der ernsthafte Wille und Wunsch dieses Wissen so intensiv zu verinnerlichen, dass ich anderen damit helfen konnte. Mein damaliges Geschäft verlor für mich an Bedeutung und ich konzentrierte mich mehr auf die papierfreien Gedanken. Ich spürte wie etwas aus meinem Leben schwand, dafür aber eine vollkommen neue Berufung meine Begeisterung erfasste.

Jeder Unternehmer dieser Welt hat auf seinem Rücken die Lasten gespannt, die er sich über seine unternehmerische Karriere aufschnallt oder von unseren Gesetzen aufschnallen lassen muss. Dazu gehören zweifelsfrei offizielle Vorschriften, Verordnungen und anderweitige Regeln, an die wir uns halten müssen. Gleichzeitig packen wir uns aber auch diverse weitere Dinge wie Dienstleister, Kunden und unsere eigene Einstellung in den Rucksack und tragen diese mit uns durch die Gegend. Warum tun wir uns das an?

Papier macht uns unflexibel und engt ein

Vielleicht kennst du es auch noch aus deinen jüngeren Jahren, als du mit deinen Freunden im Keller spielen durftest. Es war unglaublich spannend, was man dort alles entdecken konnte. Vor allem waren es aber die Berge von Papier-Ordnern, die dem ganzen einen gewissen mysteriösen Touch gaben. Waren die Eltern „nur“ angestellt, ohne das in irgendeiner Form despektierlich zu meinen, war auch gleichzeitig der Berg an Papier nicht so groß. Aber wehe einer der Eltern oder beide waren selbstständig. Da häuften sich im Keller die Unterlagen, die eingelagert werden mussten. Anwälte, Ärzte, Versicherungsvertreter – vollkommen egal, was die Menschen taten.

Es fiel so unglaublich viel Papier an, was dann laut den allgemeinen Vorschriften eingelagert und archiviert werden musste. Toll für uns als Kinder, bestimmt auch großartig für die Papierindustrie, aber alles andere als schön. Und dann kam irgendwann der Tag, an dem man umzog und alle diese Ordner aus dem Keller in den nächsten Keller schleppen musste. Eine grauenhafte Vorstellung.

Papier stiehlt dir Platz im Büro

Eine Seite Papier ist nicht besonders viel. Die typische Seite eines Dokuments wiegt wenige Gramm und ist überaus leicht durch die Gegend zu tragen, abzulegen oder an die Wand zu hängen. Aber was passiert, wenn du davon hunderte und tausende Seiten hast? Aus der leichten, unbeschwerten Seite Papier wird auf einmal ein riesiger Klotz Papier. Damit es nicht durch die Gegend fliegt, ordnen wir die Seiten in einem Ordner ab, der das ganze Unterfangen handlicher macht. Aber wer schon mal einen prall gefüllten Ordner über Kopf aus einem Regal gezogen hat, weiß, wie er oder sie den Kopf danach wegbewegen muss, um nicht erschlagen zu werden.

Seit jeher war ich (und bin es natürlich auch heute noch) der Überzeugung, dass Papier das Leben beschwert und einengt. Solange ich kein Papierproduzent bin, hat Papier einfach nichts in meinem Arbeitsalltag verloren. Wozu erfinden Weltkonzerne wie Apple, Samsung, Microsoft und Amazon denn digitale Geräte, auf denen fast alle Dateiformate gespeichert und ausgegeben werden können? Die sind doch nicht nur dazu da, um Videos auf YouTube zu schauen, Netflix zu streamen oder Candy Crush zum Zeitvertreib zu spielen! Sie lassen sich (welch ein Zufall) perfekt als Arbeitsmittel einsetzen.

Nur so richtig erfolgreich gemacht hat das bis dato keiner – und deswegen traut sich dort auch niemand ran. Für mich war es schlichtweg unvorstellbar geworden, dass ich die Mengen an Papier weiterhin in meinem Büro haben wollte.

Räum das Büro auf und staune

Der Unternehmer an sich und als solcher ist grundsätzlich immer mit den Dingen beschäftigt, die ihm in irgendeiner Art und Weise einen Ertrag bringen. Das können natürlich der Umsatz und der Gewinn sein, aber auch die Recherche nach neuen Kunden oder Geschäftsfeldern gehört dazu. Auch die ständige Weiterbildung hat bei den Unternehmern aus dem Klein- und Mittelstand mittlerweile eine recht hohe Priorität. Aber all diese Dinge, die du dort als Unternehmer machst, bringen eines mit sich: Papier!

Hier stapeln sich Lektüren, dort Werbeunterlagen, vielleicht noch eine ausgedruckte Präsentation von der letzten Weiterbildung und natürlich Werbung in Papierform bis zum Abwinken. Wer sich einmal bei den einschlägig bekannten Bildungseinrichtungen eingetragen hatte, bekam mehr oder weniger täglich neue Kataloge, Unterlagen oder einfach nur den Werbeflyer für den nächsten Event. Um nichts zu verpassen, sammelt man diese Sachen im Büro und nach und nach geraten sie in Vergessenheit. Sie liegen dort einfach nur noch rum. Und dort, wo sie liegen, liegen sie grundsätzlich schlecht und im Weg. Es ist also wenig verwunderlich, dass wir die Unterlagen ständig wieder in die Hand nehmen und sie zuerst von A nach B, um sie dann nach C zu räumen. Und auf diese Art und Weise geht man einmal das ganze Alphabet durch, bis sie schließlich auf der mysteriösen Wiedervorlage auf Lagerplatz A landen.

Oft verbinden wir Menschen vorteilhafter Weise das Jahresende mit einem Moment, in dem wir das Büro und den Arbeitsplatz einmal ausmisten. Dabei nimmt man sich dann Zeit und geht einmal durch sämtliche Dinge, die sich physisch am Arbeitsplatz befinden und diesen in irgendeiner Art und Weise verdecken. Nach einigen Stunden, vielen Schubladen und noch mehr Papierhäufchen kommt man dann irgendwann zu dem Schluss: „Nun ist gut“ und schaut auf einen riesigen Berg Papier. Das alles wird nicht mehr gebraucht, wurde nie gebraucht und war bis gerade eben einfach nur Ballast. Schon am nächsten Tag, den man im Büro verbringt, breitet sich das Gefühl von Platz und Freiheit aus, da auf einmal deutlich mehr Luft im Büro ist. Die Papierberge sind aus dem Blickfeld verschwunden und es gibt in der Regalwand Löcher zu betrachten. Freie Flächen, die ungenutzt sind, haben auf einmal wieder ihre Daseinsberechtigung.

Kennst du das Gefühl? Hast du das schon einmal gehabt? Wie ist deine Erfahrung damit?

Ich bin ich ehrlich: Ich habe dieses Gefühl geliebt. Es gab mir immer einen Eindruck davon leichter und unbeschwerter meiner Arbeit nachgehen zu können.

Ich vermute, dass es recht viele Menschen gibt, die dieses Gefühl in irgendeiner Art und Weise mit mir teilen können. Auf einmal konnte ich mich wieder deutlich besser im Büro bewegen. Es wurde zu einer begehbaren und hindernisfreien Zone, die sich dort auftat. Warum sollte ich nicht genau nach diesem Gefühl streben?

Unternehmerisch kann ich aus meiner heutigen Sicht sagen, dass ich es genieße, dank eines papierlosen Büros mehr Platz im Office zu haben. Ein Gedanke, der mir an der Stelle und in dem Zusammenhang schon öfter kam, war der Austausch von Papier gegen Gedanken. Als es mir damals gelang, mein Büro papierlos zu gestalten, war deutlich mehr Raum und Platz in den heiligen Hallen für meine Gedanken. Diesen Gedanken konnte ich sehr schnell Einlass in mein digitales Büro gewähren, aber sie auch genauso schnell wieder loswerden. Wovon aber lebt mein Geschäft? Doch nicht von Papierbergen. Jeder Unternehmer wird vermutlich hunderte von Gedanken haben, mit denen er versucht, seinen Umsatz zu vergrößern und sein Geschäft auszubauen. Deswegen war mir damals sehr wichtig, diesem Geist Platz in meinem neuen Büro zu verschaffen, denn so war mein Vorankommen mehr oder weniger unaufhaltsam. Vielleicht noch die eine oder andere rechtliche und operative Hürde, aber das würde ein Witz werden.

Papier bindet und beschwert – und wir zahlen auch noch dafür!

An dieser Stelle magst du mich jetzt vielleicht komisch finden. Kannst du dich noch an das einzelne Blatt Papier erinnern, von dem ich gerade sprach? Das so leicht und unbeschwert ist? Und dann an die Masse, die dazu führt, dass du deinen Kopf rechtzeitig in Sicherheit bringen musst, bevor dir ein prall gefüllter Papierordner aus dem Regal auf den Kopf fällt?

Genau das Gleiche gilt doch auch für den Platz und die Kosten. Wenn ich mir in der heutigen Zeit digitale Nomaden und Unternehmer wie Tim Chimoy(1, Bastian Barami(2 oder Marcus Meurer(3 anschaue, die ihr Leben damit verbringen zu reisen und Eindrücke zu sammeln – wie könnten die das machen, wenn sie ständig 30 DIN A4-Ordner im Gepäck hätten? Die Zeit dreht sich unaufhaltsam weiter und das sind Menschen, die den Schwung für die eigene Flexibilität mitgenommen haben.

Bleiben wir bei dem Bild von Bastian, wie er am Flughafen Düsseldorf auf seinem Koffer-Trolley die Ordner gestapelt hat und als Gepäck aufgibt. Er möchte gerne Südamerika bereisen und hat einen Flug nach Brasilien gebucht. Was, meinst du, kostet es, diese ganzen Unterlagen mitzunehmen und aufzugeben? Vermutlich ein Vermögen und Bastian wäre niemals in der Lage sich so flexibel in der Welt zu bewegen. Es müssen ja nicht mal die Ordner sein, vielen Führungskräften werden noch E-Mails ausgedruckt, wenn Sie auf Geschäftsreisen gehen, um die Reisezeit für eine Bearbeitung zu nutzen.

Schön und gut, aber was hat das mit mir zu tun?

Ich bezeichne mich selbst häufig als digitalen Nomaden mit Anker. An der Stelle hören viele auf, wenn ich davon erzähle und fragen, was der Anker sei? Mein Anker ist meine Familie. Ich wohne mit meiner Familie an einem festen Wohnsitz und habe zwei wundervolle Kinder. Ich reise zwar gerne mal aus beruflichen Gründen, um meine Kunden als Paperless Coach zu sehen, aber das Lebensmodell der digitalen Nomaden kommt für mich und meine Familie nicht in Frage. Dennoch darf das nicht der Grund sein, weswegen ich mich mit

Papiermassen beschäftigen muss, oder? Jede einzelne Seite, und denk an die leichte, unbeschwerte Seite, die durch dein Büro flattert, kostet Geld. Irgendwo ist dafür ein Baum auf dem Boden aufgeschlagen, jemand hat ihn verarbeitet und eine Seite Papier daraus gemacht. Das kostet am Ende Geld. Und Geld ist für jeden von uns, egal ob Unternehmer oder nicht, per se etwas Gutes, wenn es in der eigenen Tasche bleibt.

Schau dir im Schreibwarenhandel oder online an, was eine Seite Kopierpapier kostet. Gerade gestern habe ich die Werbung dazu in einem Discounter gesehen, der 500 Seiten für 3,49 Euro verkaufte. Wenn du das umrechnest, sind das 0,00698 Euro pro Seite. Der Wert ist minimal und genauso unscheinbar wie die einzelne, leichte Seite. Eine typische DIN A4-Seite hat eine Dicke von 0,08 mm. Ein guter Ordner hat eine Dicke von rund 6 cm, auf der die Blätter gestapelt werden können. Nimmt man an der Stelle mal sämtlichen physischen Einflüsse heraus, die es in einem Büro geben könnte, entspricht das rund 60 mm Ordnerbreite, in die 750 Blätter Papier passen (60 mm geteilt durch die Blattdicke von 0,08 mm).

Wie viele Ordner hat dein Büro insgesamt?

Und damit meine ich nicht die Ordner, die noch bei dir stehen.

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