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Nebenkosten richtig abrechnen

Nebenkosten richtig abrechnen

Dr. Matthias Nöllke

Hinweis zum Urheberrecht

Alle Inhalte dieses eBooks sind urheberrechtlich geschützt.
Die Herstellung und Verbreitung von Kopien ist nur mit ausdrücklicher Genehmigung des Verlages gestattet.

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Inhalt

Einführung

Falle 1: Die lästige Pflicht

Falle 2: Die Formalitäten

Falle 3: Fristüberschreitung

Falle 4: Verteilerschlüssel unzulässig

Falle 5: Nebenkosten vergessen

Falle 6: Sie rechnen Verwaltungskosten ab

Falle 7: Sie rechnen Instandhaltungskosten ab

Falle 8: Wasserzähler

Falle 9: Leer stehende Wohnungen

Falle 10: Die Kosten für den Aufzug

Falle 11: Die Heizkostenabrechnung

Falle 12: Probleme bei der Verbrauchserfassung

Falle 13: Heizkosten schätzen

Falle 14: Zu hohe Kosten für den Hausmeister

Falle 15: Die Hausreinigung und Ungezieferbekämpfung

Falle 16: Gartenpflege

Falle 17: Sonstige Betriebskosten nicht wirksam vereinbart

Falle 18: Die Abrechnung der Hausverwaltung

Falle 19: Sie lassen sich von der Reklamation Ihres Mieters verunsichern

Falle 20: Ihr Mieter will die Originalbelege prüfen

Der Autor

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Einführung

Sie vermieten ein Haus oder eine Wohnung und über die grundlegenden Dinge wissen Sie Bescheid. Aber wie Sie teure Fehler vermeiden, erfahren Sie hier.

Dieses Short eBook gibt einen Überblick über das wichtigste Vermieterthema: die Betriebskostenabrechnung. Hier erfahren Sie alles über Fristen, Verteilerschlüssel, Instandhaltungskosten, Mieterreklamationen und die Heizkostenabrechnung.

Viel Erfolg wünscht Ihnen

Matthias Nöllke

BEISPIEL: NEBENKOSTEN FALSCH ABGERECHNET

Frau Distler erstellt wie jedes Jahr die Abrechnung. Wegen der gestiegenen Energiepreise gibt es besonders hohe Nachforderungen. Das veranlasst ihren Mieter, die Abrechnung einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Dabei fallen ihm etliche Mängel auf. Er weigert sich, die Nachforderung zu bezahlen. Darüber hinaus will er für die vergangenen Jahre noch 1.800 Euro zurück, die er seines Erachtens zu viel bezahlt hat. Erst jetzt beginnt Frau Distler sich ernsthaft mit dem Thema zu beschäftigen, wie sie korrekt abrechnet.

Falle 1: Die lästige Pflicht

Es gibt gewiss angenehmere Dinge im Leben als die jährliche Abrechnung der Nebenkosten zu erstellen. Und doch lohnt es sich, im Interesse aller Beteiligten zügig und akkurat abzurechnen. Nicht zuletzt auch weil das Thema in den vergangenen Jahren die Schlagzeilen der Boulevardpresse erobert hat: „Jede zweite Abrechnung ist falsch!“ kann man da lesen oder auch: „So holen Sie sich Ihr Geld zurück!“ Grund genug für viele Mieter, doch einmal genauer hinzuschauen, ob denn ihr Vermieter korrekt abrechnet oder ob nicht auch sie sich eine erkleckliche Summe „zurückholen“ können.

In Zeiten steigender Energiepreise, steigender städtischer Gebühren und steigender Verbrauchssteuern liegt es ohnehin auf der Hand, genau zu prüfen, was man da zahlen soll – anders als vor zehn oder zwanzig Jahren, als die Nebenkosten noch nicht so stark ins Gewicht fielen. Während die Mieten vielerorts stagnieren oder sogar zurückgehen, erreichen die Nebenkosten immer neue Höchststände. Den Namen „zweite Miete“ tragen sie schon längst zu Recht.

Trügerische Sicherheit

Angesichts dieser Entwicklung, die sich noch weiter verschärfen dürfte, überrascht es, wie nachlässig manche Vermieter mit dem Thema Nebenkosten umgehen. Jahr für Jahr erstellen sie ohne besondere Sorgfalt die Jahresabrechnung und wiegen sich in Sicherheit, denn „bis heute hat sich noch nie jemand beschwert“.

Eine solche Einstellung könnte Sie teuer zu stehen kommen. Denn wenn sich erst jemand beschwert, dann ist es häufig schon zu spät. Wenn Sie jahrelang nicht korrekt abgerechnet haben, dann kann es richtig teuer werden für Sie. Obendrein spricht sich so etwas schnell herum, wenn Sie ein Mehrparteienhaus vermieten und einer Ihrer Mieter erfolgreich Ihre Abrechnung beanstandet und Sie ihm hunderte von Euro zurückerstatten müssen.

Streitthema Nummer eins

Mittlerweile haben sich die Nebenkosten zum Streitthema Nummer eins zwischen Mietern und Vermietern entwickelt. Jede dritte Rechtsberatung der örtlichen Mietervereine dreht sich um dieses Thema. Aus diesem Grund raten wir Ihnen eindringlich, sich mit dem Thema zu befassen und gar keine Zweifel daran aufkommen zu lassen, dass Ihre Abrechnung in Ordnung ist.

ACHTUNG: ACHTEN SIE AUF DIE PSYCHOLOGISCHE WIRKUNG

Was sich viele Vermieter nicht klar machen: Es kann eine verheerende Wirkung haben, wenn Ihr Mieter den Eindruck bekommt, dass Sie nicht richtig abrechnen. So etwas stärkt nicht gerade das Vertrauensverhältnis. Und Ihr Mieter wird künftig jedes Schreiben von Ihnen, ob zur Mieterhöhung oder Modernisierung, daraufhin lesen, ob Ihnen nicht auch dort ein Fehler unterlaufen ist.

Falle 2: Die Formalitäten

Eine ordnungsgemäße Abrechnung beginnt damit, dass die formalen Anforderungen erfüllt sind. Ja, wenn Sie diese Hürde nehmen, haben Sie mehr erreicht, als Sie vielleicht annehmen (→ Falle 18). Umgekehrt gilt: Halten Sie die Anforderungen nicht ein, kann der Mieter Ihnen die Abrechnung postwendend zurückschicken. Einen Anspruch auf eventuelle Nachzahlungen haben Sie (noch) nicht. Aber Ihr Mieter hat einen Rechtsanspruch darauf, dass Sie ordnungsgemäß abrechnen.

Was muss in die Abrechnung?

Zunächst sollten Sie wissen: Es gibt keine gesetzlich vorgeschriebene Form, wie Sie abrechnen müssen. Sie haben also einen gewissen Gestaltungsspielraum. Allerdings muss Ihre Abrechnung einer Anforderung unbedingt genügen: Sie muss für Ihren Mieter nachvollziehbar sein. Darüber hinaus sind einige Angaben zwingend erforderlich. Wenn Sie die acht Punkte der nachstehenden Checkliste berücksichtigen, dürfte der Mieter Ihre Abrechnung aus formalen Gründen kaum anfechten können.

Die Schlussformulierung

Damit es keine Missverständnisse gibt, ist es ratsam, zum Abschluss das Ergebnis Ihrer Abrechnung noch einmal festzuhalten. Nach dem Muster: „Daraus ergibt sich für Sie eine Nachzahlung/Erstattung von … Euro.“ Muss Ihr Mieter eine Nachzahlung leisten, sollten Sie ihm unbedingt eine angemessene Frist setzen, damit er die Abrechnung prüfen kann. Sonst kann sich Ihr Nachzahlungsanspruch verzögern.

Außerdem empfiehlt es sich sehr, in die Abrechnung den Satz aufzunehmen, dass Ihr Mieter nach Terminvereinbarung Einsicht in die Originalbelege nehmen kann. Denn solange Sie ihm dieses Recht nicht einräumen, wird Ihr Nachzahlungsanspruch nicht fällig. Noch etwas: Eine Abrechnung wird „in Textform“ erstellt, das heißt, es ist nicht üblich, sie zu unterschreiben.

CHECKLISTE: WAS SIE BEI DER ABRECHNUNG BEACHTEN MÜSSEN

ja

nein

Sie müssen die Wohnung und den Namen des Mieters angeben. Haben mehrere Personen den Mietvertrag unterschrieben, müssen ihre Namen auch auf der Abrechnung erscheinen.

Den Abrechnungszeitraum müssen Sie auf den Tag genau eingrenzen. Sonst kann Ihr Mieter nicht erkennen, ob Sie korrekt abgerechnet haben.

Für jede Abrechnungsposition sollten Sie die Gesamtkosten für das Gebäude oder die Wohnanlage aufführen – sofern diese Kosten verteilt werden. Für Kosten, die individuell abgerechnet werden, sind die Gesamtkosten irrelevant und müssen nicht genannt werden.

Für jede Abrechnungsposition müssen Sie den Verteilerschlüssel (→ Falle 4) angeben. Also ob Sie die Gesamtkosten nach der Wohnfläche, dem Verbrauch, der Anzahl der zum Haushalt gehörenden Personen oder nach anderen ...

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