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HOME OFFICE …und wie es funktionieren kann

Die Autoren

Mike Neubauer, geboren 1967, ist Interior-Designer (Dipl.-Ing.) und hat zahlreichen Unternehmen geholfen, gute Arbeitsplätze und gute Arbeitsumfelder für ihre Angestellten zu schaffen. Sein besonderes Interesse gilt der Verbesserung der Unternehmensstruktur und der internen Kommunikation durch die individuelle Gestaltung der Räume. Als Sporttrainer hat Mike Neubauer zudem Nationalmannschaften auf Welt- und Europameisterschaften vorbereitet.

Christian Herrendorf, geboren 1977, ist Journalist und hat als Redaktionsleiter bei regionalen Tageszeitungen neue Formen der Arbeitsorganisation und der wertschätzenden Kommunikation eingeführt und weiterentwickelt. Im Jahr 2020 hat er zwei Teams geführt, deren Mitglieder überwiegend im Home-Office waren. Christian Herrendorf hat sowohl als Reporter als auch für Zeitungsgestaltung Preise gewonnen.

Gemeinsam bieten Mike Neubauer und Christian Herrendorf eine Beratung für Unternehmen an, die Arbeiten im Home-Office ermöglichen und von improvisierten zu guten Lösungen kommen wollen.

Inhalt

Vorwort

Einleitung:
Vom Arbeitsplatz zur Arbeitsorganisation mit Home-Office

Kapitel 1: Die Mitarbeiter*innen

Sorgen

Wünsche

Typologie

Das Team: Parallelen zum Sport

Schlussfolgerungen für den Arbeitsplatz, die Arbeitsorganisation und die Kommunikation

Kapitel 2: Der Heimarbeitsplatz

Praktische Erfahrung I: Lehren aus dem E-Sport

Praktische Erfahrung II: Die Verbindung von Raum und Unternehmens-DNA

Vier Modelle für das Home-Office

1. Der Büroschrank (in zwei Varianten)

2. Der klassische Sekretär

3. Der offene Sekretär

4. Das Home-Office zum Mitnehmen

Exkurs: Arbeitsstättenverordnung/Arbeitsstättenregeln

Kapitel 3: Die Technik

Kapitel 4: Die Arbeitsorganisation

Zeiten

Das Verhältnis zwischen Zentrale und Home-Office

Wichtige Werte

Home-Office-Koordinator*in

Der Arbeitsweg

Gesundheit: Bewegung, Ernährung, Life-Balance

Arbeitskleidung

Teambuilding — oder eben nicht

Soziale Aspekte

Kinderbetreuung

Haustiere

Kapitel 5: Die Kommunikation

Die richtige Form: Sehen, Hören oder Lesen?

Videokonferenzen

Audiokonferenzen

Protokoll

Der Telefon-Joker

Zwischengedanke: Eine gemeinsame Sprache, viele Dialekte

Re-Briefing

Der Stuhlkreis

Feedback-Gespräche

Wertschätzung

Kapitel 6: Steuern und Recht

Arbeitsrecht

Steuerrecht

Nachwort

Vorwort

Im Moment, Ende 2020, hat man den Eindruck, mit dem Thema Home-Office ist es wie am Anfang von Disney's Dschungelbuch, wenn der Erzähler den Film mit den Worten einleitet: „Dschungel, wie viel Zauber und Abenteuer liegt in diesem Wort…“

Home-Office, wie viel Verheißung und Neuerung liegt in diesem Wort… Aber so ganz stimmt das nicht. Ja, Covid-19 hat eine große Veränderung in der Arbeitswelt hervorgerufen. Nur weil man die Menschen zu Hause arbeiten lassen konnte, war es überhaupt möglich, die Wirtschaft in Gang zu halten. Noch vor 20 Jahren wäre das wesentlich schwieriger gewesen, da die technischen Voraussetzungen noch nicht ausreichten. Dennoch ist der Gedanke des Home-Office schon älter als ein paar Monate. Es gab immer Berufsgruppen, die vermehrt oder ganz zu Hause gearbeitet haben. Und es gab schon immer den Wunsch von vielen, zu Hause arbeiten zu können.

Ich als Gestalter wurde schon oft mit der Frage konfrontiert, wie sich dort ein Büroplatz integrieren ließe. Es waren oft Menschen aus kreativen Berufen, die zu Hause gearbeitet haben, oder Freiberufler. Diese waren und sind es gewohnt, sich ihren Tag selbst einzuteilen, sie haben oft außer dem Kunden keine Instanz mehr über sich, und haben bewusst diese freie Art der Arbeit gewählt. Nun mussten alle zu Hause arbeiten, auch die Menschen, die angestellt sind und dies ebenso bewusst gewählt hatten. Auch wenn wir heute viel eher ein nicht komplett durchstrukturiertes Arbeiten gewohnt sind, so arbeiten doch noch sehr viele Menschen nach klaren Vorgaben. Bei unserer Überlegung zu diesem Buch sind wir auch auf viele Berufsgruppen gestoßen, die noch gar nicht in Kontakt mit „freierem“ Arbeiten gekommen sind. Die überwiegende Mehrheit hat ältere Arbeitsverträge und arbeitet feste Zeiten mit klar definierten Aufgaben, die oft in einen größeren Prozess eingebunden sind. Ständig kommen kleine Aufträge, und auf der anderen Seite steht die Forderung nach den erledigten Arbeiten. So ist das Gefühl vorhanden, sinnvoll zu sein und einen Teil zum Ganzen beizutragen.

Unternehmen mit flachen oder gar keinen Hierarchien gibt es schon viele, und sie stehen mehr im Fokus der Öffentlichkeit als die traditionellen Mittelständler. Aber die Sorgen, die durch ein verordnetes Home-Office entstanden sind, sind bei allen die gleichen.

Als ich mich mit Christian das erste Mal über das Thema unterhalten habe, waren wir beide gleichzeitig der Meinung, dass hier Bedarf besteht. Es gab keine guten Lösungen für Unternehmen. Jeder bastelte so vor sich hin, alle nutzten die gleichen, zum Glück schon existenten Techniken, aber es fühlte sich noch nicht nach einem durchdachten Konzept an. Weil alle mehr oder weniger von heute auf morgen in die Situation gerieten, war das nachvollziehbar.

Jetzt aber zeichnet sich ab, dass uns dieses Modell noch länger begleiten wird, und viele Unternehmen, die wir besucht haben, gehen davon aus, dass diese Arbeitsweise auch nach der Pandemie fortgeführt wird.

Aber wie? Das größte Problem wird sein, dass das Home-Office nicht den Weg des Kickers geht. Vor sehr langer Zeit begannen ganz junge Unternehmen, die in Garagen gegründet worden waren, Freizeit und Arbeit zu vermischen, da sie sowieso rund um die Uhr an ihren Ideen gestrickt haben. Ein Ding, das dabei eine große Rolle spielte, war der Kicker. Hier konnte man sich austoben, dabei aber dennoch weitere Geistesblitze haben und schnell wieder die nächste bahnbrechende Erfindung machen. So weit, so gut.

Fotos aus diesen wilden Zeiten suggerieren, dass sich ein Unternehmen nur einen Kicker in seine Räume stellen muss, um ebenso innovativ und jung zu wirken. Leider gehört dazu nicht nur der Kicker, sondern auch eine Geisteshaltung. So habe ich schon sehr viele Firmen besucht, in denen zwar ein Kicker stand, aber niemand daran spielte, weil sich zum Beispiel die Mitarbeiter*innen gar nicht trauten, denn dann hätte man sie vielleicht als Arbeitsverweigerer betrachtet. Oder niemand hatte überhaupt Lust aufs Kickern, es gab gar keine Kultur dafür. Und so standen die Geräte zwar prominent in den Firmenräumen, aber es wurde sofort klar, dass sie nur ein Symbol waren, nichts Gelebtes.

Es gibt dafür noch mehr Beispiele: Yoga-Kurse, Teambuilding, gemeinsames Kochen. All dies hat nur Sinn, wenn es auch eine Kultur dafür gibt. Und genauso ist es beim Thema Home-Office. Wenn es irgendwann nicht mehr unbedingt notwendig ist, die Mitarbeiter nach Hause zu schicken, sollten sich die Unternehmen fragen, ob sie von ihrer Einstellung her dafür aufgestellt sind. Wir werden in diesem Buch beschreiben, welche Maßnahmen notwendig sind, um die richtigen Schritte für einen funktionierenden Ablauf zu machen, aber die grundsätzliche Klärung muss zuvor intern erfolgen. Die Covid-19-Zeit ist dafür ein guter Test.

Wir haben versucht, das Thema von vielen Seiten zu betrachten, und hoffen, auf die meisten Fragen eine Antwort gefunden zu haben. Sollten nach der Lektüre noch weitere Punkte offen sein, helfen wir gerne auch individuell weiter.

Viele Grüße aus dem Home-Office

Mike Neubauer

Einleitung:
Vom Arbeitsplatz zur Arbeitsorganisation mit Home-Office

Du ziehst in Deine erste eigene Wohnung. Du hast, was Du hast, in einen Transporter gepackt und fährst mit den Freunden, die Dir beim Umzug helfen, in die Wohnung. Du stoppst am Möbelhaus, um die Dinge zu kaufen, die Du noch nicht hast, zum Start aber besser haben solltest. Teller, Tassen, Nudelsieb, vielleicht doch noch einen kleinen Tisch, auf jeden Fall einen Schrank fürs Bad. An der Stelle fällt Euch auf, dass Du besser auch noch einen Duschvorhang kaufen solltest, damit Du Dein neues Bad nicht regelmäßig unter Wasser setzt. Die Duschvorhänge, die es in dem Möbelhaus gibt, entsprechen alle nicht Deinen bevorzugten Farben und Mustern (aus irgendeinem Grund haben Duschvorhänge das so an sich), also nimmst Du den, der am wenigsten schrecklich aussieht. Kann man ja demnächst nochmal ändern.

Drei Jahre später hast Du die Wohnung und den Duschvorhang immer noch. Oben sind zwei Schlaufen ausgerissen, die dazugehörigen Haken baumeln beschäftigungslos an der Duschvorhangstange, unten hat sich der Kunststoff schwarz gefärbt, so richtig geht das selbst mit dem Reiniger, der heftig nach Freibad riecht, nicht mehr weg.

Der Duschvorhang ist ein Musterbeispiel für ein Provisorium. Eigentlich etwas, das nur kurzfristig und kurzzeitig helfen soll. Tatsächlich aber etwas, das kurzfristig ein Problem löst und dann mittel- bis langfristig bleibt, weil es ja kein Problem mehr gibt oder zumindest keines mehr wahrgenommen wird. Das Bad steht ja nicht unter Wasser. Genau deshalb halten Provisorien so lange.

Der Duschvorhang ist damit ein passendes Bild für den Arbeitsplatz zu Hause, das Home-Office. Es wurde vor dem Jahr 2020 geschaffen, weil Mitarbeiter*innen sich um ein Kind kümmern mussten, das krank ist oder nur bis zum frühen Nachmittag betreut wird, sie aber zugleich ihren Job machen wollten oder mussten. Es wurde dann im Jahr 2020 vor allem geschaffen, weil Unternehmen während der Corona-Pandemie einen Großteil ihrer Angestellten zu Hause arbeiten ließ, da diese Risikogruppen angehörten oder nur so die Abstandsregeln im Unternehmen eingehalten werden konnten. Oder weil es wegen der Kurzarbeit kaum noch Sinn hatte, die Strecke ins Büro und wieder zurück zu fahren.

Wir wollen den Corona-Faktor nicht überstrapazieren und er wird sehr wahrscheinlich nach diesem Absatz keine Rolle mehr spielen. Jetzt das Aber: Wir haben in der Krise Unternehmen besucht, deren Chefs uns erzählt haben, dass nach der Krise höchstens noch die Hälfte der Mitarbeiter wieder im Büro arbeiten wird — in einem Fall sogar, obwohl das Büro erst sechs Monate alt und wirklich schön war. Und wir haben mit Unternehmern gesprochen, die vor der Krise begonnen hatten, Büros zu suchen, und die inzwischen die damit verbundene Quadratmeterzahl halbiert haben. Nicht, weil sie Leute rauswerfen oder weniger einstellen wollten, sondern weil sich selbst in flexiblen Firmen das Bewusstsein merklich verändert hat. Der Chef von Barclays wurde im Frühjahr 2020 mit einem passenden Satz zitiert: „Die Vorstellung, 7000 Leute in ein Gebäude zu stecken, könnte eine Sache der Vergangenheit sein.“ (Die Zeit, 10. Juni, Seite 17) Das muss nicht zwingend bedeuten, dass die erwähnten Mitarbeiter ihre komplette Arbeitszeit zu Hause verbringen. Wir gehen aber davon aus, dass das bisher noch geltende Präsenzkonzept an sein Ende kommt. Wissenschaftler des Rensselaer Polytechnic Institute in den USA haben dazu ermittelt: „Zufriedenheit und Produktivität von Mitarbeitern sind dann am größten, wenn sie zwei bis drei Tage pro Woche im Home-Office verbringen, den Kontakt zu Vorgesetzten und Kollegen also nicht verlieren.“ (Die Zeit, 10. Juni, Seite 18) Unabhängig davon, ob Unternehmen Hybrid- oder Vollzeit-Home-Office-Modelle bevorzugen, gilt es, sich mit den Fragen des Arbeitsplatzes zu Hause neu, jenseits von spontanen und improvisierten Lösungen, zu beschäftigen. Genau das wollen wir mit diesem Buch tun.

Sowohl vor Corona als auch während der Krise hatten die Home-Offices eines gemeinsam: Sie sorgten nicht dafür, dass die Wohnung plötzlich um ein Zimmer oder zumindest ein Dutzend Quadratmeter wuchs. Der Arbeitsplatz musste in der schon vorhandenen Wohnung entstehen. Und so wurden Ecken im Schlafzimmer, Küchen- und Esstische oder die Flächen, auf denen man bisher die Kontoauszüge gesammelt und den Laptop abgestellt hatte, zu den Plätzen, an denen man vier, sechs oder acht Stunden arbeiten sollte. Die Unternehmen versorgten ihre Mitarbeiter mit einem ordentlichen Computer und Zugängen zum Firmen-Netzwerk, vielleicht gab es noch ein Diensthandy dazu. Mit den Vorgesetzten und den Kollegen wurden die Abläufe besprochen und noch ein paar Unterlagen aus dem Büro geholt. Dann musste es irgendwie klappen mit dem Home-Office.

Die Unternehmen haben mit ihren Beratern erörtert, welche Prozesse es braucht, damit Arbeiten von zu Hause funktioniert, sie haben mit ihren IT-Abteilungen oder -Dienstleistern gesprochen, welche Technik man dafür benötigt, dann aber hatte das Ganze zu funktionieren. Mit dem Platz, an dem nun diese Arbeit gemacht wird, beschäftigten sich die wenigsten. Und so entstand der nächste Duschvorhang.

Wir wollen mit unserem Buch die Betrachtung umdrehen. Wir beginnen da, wo die Arbeit stattfindet, bei den Mitarbeiter*innen und im Home-Office. Unsere Überzeugung: So gut, wie das Home-Office ist, so gut ist am Ende die Arbeit. Wir schauen uns deshalb an, wie der Arbeitsplatz gestaltet sein sollte, damit Mitarbeiter*innen sich dort wohlfühlen, gesund bleiben und gerne ihren Job machen — und das, ohne in eine größere Wohnung ziehen zu müssen und ohne 24 Stunden das Gefühl zu haben, in der Firma zu sein. Unser Ideal für diesen Ansatz ist ein Schrank. Ein schöner Schrank, der entweder nicht auffällt oder wenn, dann angenehm. Ein Schrank, den man aufklappt, wenn man „ins Büro geht“, und den man zuklappt, wenn man Feierabend hat. Ein Schrank, der vielleicht sogar ein Zeitschloss hat, so dass man ihn abends oder am Wochenende nicht noch mal eben aufklappt.

Wir werden uns in diesem Buch nicht mit den Vorzügen und Nachteilen des Home-Office beschäftigen, wir gehen davon aus, dass diese bekannt sind. Wir gehen im Zweifel sogar davon aus, dass sie gar nicht entscheidend sind, sondern dass es wegen der Vereinbarkeit von Beruf und Familie und nach der Corona-Pandemie einfach mehr und dauerhaft Arbeitsplätze zu Hause gibt.

Wir wissen, dass am Ende nicht überall ein Schrank stehen wird. Dieses Ideal wird uns aber helfen zu erörtern, wie ein Home-Office gestaltet sein sollte. Und erst, wenn das klar ist, folgen die anderen Fragen: Wie und wann kommunizieren Zentrale und Home-Office miteinander, wie die Teams und Kollegen untereinander? Wie werden Aufgaben besprochen und verteilt? Wie wird Leistung überprüft, bewertet und gelobt oder kritisiert? Und: Was ersetzt die Kantine und die Kaffeeküche?

Dabei vergleichen wir an einigen Stellen das Team im Büro mit dem Team auf einem Sportplatz. Nicht, weil die Metaphorik so vertraut und deshalb so gut einsetzbar ist. Sondern weil wir die Erfahrung gemacht haben, dass es bei der Entwicklung und Motivation eines Sportteams viele Parallelen zur Arbeitswelt gibt. Diese Parallelen wollen wir ausschließlich daraufhin anschauen, ob sie uns helfen, Lösungen für Fragen zum Home-Office zu finden. Metaphorisch bleiben wir zurückhaltend, versprochen.

Bei all diesen Fragen wird eines wichtig bleiben. Es gibt nicht den einen Typ Mitarbeiter*in. Es gibt Kolleg*innen, die die Freiheit des Home-Office schätzen, sich gut organisieren und mindestens so gut arbeiten wie vorher. Es gibt andere, denen vertraute Strukturen fehlen, die mehr kommunizieren möchten und mehr Rückmeldungen zu ihrer Arbeit brauchen. Und jede Menge Typen dazwischen. Sie alle werden bei unseren Gedanken zu den einzelnen Aspekten des Zu-Hause-Arbeitens berücksichtigt. Passend dazu gibt es am Ende jedes Kapitels Hinweise, wie man unsere Vorschläge für welchen Kollegen gut anwendet und was man eher lassen sollte.

Oder: Wie man von Anfang an für eine Duschwand sorgt und den Duschvorhang im Möbelhaus lässt.

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Die Mitarbeiter*innen

Die erste These dieses Buches klingt nach einer Selbstverständlichkeit, sollte aber unbedingt im Detail betrachtet werden: Was wir nicht gewöhnt sind, haben wir nicht gerne. Das bedeutet übertragen auf das Home-Office: Die meisten sind Freiheiten im Arbeitsleben nicht gewohnt, sondern an klare Strukturen, in der Schule, in der Ausbildung, mittlerweile auch im Studium. Es gibt klare Pläne, denen wir folgen, mit verlässlichem Ergebnis am Ende. Im Arbeitsleben setzen wir das fort, der Schreibtisch im Büro ist die Arbeitsplatz gewordene Manifestation dieser Haltung. Die Dinge haben ihren Platz, der Tag, die Woche, der Monat, das Jahr eine Struktur. Für neue Aufgaben gibt es neue Vorgaben, die oft den alten ähneln und die zu neuen Gewohnheiten werden. Dazu gibt es dann im Büro auch noch Menschen, die man im Zweifel immer fragen kann, wie etwas in die gewohnten Strukturen eingebaut werden kann.

Es gibt im Film „Wallace & Gromit — The Wrong Trousers“ eine Szene, die zeigt, wie wunderbar man das Leben strukturieren kann und wie hilfreich das ist.

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