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Formularhandbuch Immobilienverwaltung

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. 1   Einleitung
  4. 2   Zur Nutzung der Formularmappe
  5. 3   Werkvertragsrecht
    1. 3.1   Muster für Miet- und WEG-Verwalter
      1. 3.1.1   Auftrag an Handwerker
      2. 3.1.2   Widerspruch gegen Fertigstellungsmitteilung
      3. 3.1.3   Abnahmeprotokoll
      4. 3.1.4   Vorbehalt der Abnahme bei beginnender Nutzung
      5. 3.1.5   Mangelhafte Schlussrechnung
      6. 3.1.6   Mängelrüge an Handwerker mit Nachfristsetzung
      7. 3.1.7   Vorschussforderung nach Fristablauf
  6. 4   Wohnungseigentumsrecht
    1. 4.1   Die laufende Verwaltung
      1. 4.1.1   Anschreiben an Wohnungseigentümer bei Beginn der Verwaltung
      2. 4.1.2   Anschreiben an Wohnungseigentümer und Vertragspartner der Gemeinschaft bei Beginn der Verwaltung
      3. 4.1.3   Anschreiben an Vertragspartner der Gemeinschaft bei Beendigung der Verwaltung
      4. 4.1.4   Zutritt zu vermieteter Wohnung
      5. 4.1.5   Anfrage Einwohnermeldeamt
      6. 4.1.6   Anfrage an Grundbuchamt
      7. 4.1.7   Anfrage beim Nachlassgericht
      8. 4.1.8   Mahnung Hausgeldraten
      9. 4.1.9   Zustimmung des Verwalters zur baulichen Veränderung
      10. 4.1.10   Zustimmung zur Vermietung
      11. 4.1.11   Zustimmung zur Veräußerung von Sondereigentum
      12. 4.1.12   Tagesordnung für die ordentliche Wohnungseigentümerversammlung
      13. 4.1.13   Einberufung zur ordentlichen Eigentümerversammlung
      14. 4.1.14   Einladung zur Wiederholungsversammlung
      15. 4.1.15   Einberufung für eine außerordentliche Eigentümerversammlung
      16. 4.1.16   Vertretungsvollmacht, Formular
    2. 4.2   Formulare
      1. 4.2.1   Mit einfacher Stimmenmehrheit beschließbarer Verwaltervertrag
      2. 4.2.2   Die Verwaltervollmacht
      3. 4.2.3   Hausordnung
      4. 4.2.4   Anschreiben für SEPA-Mandat
      5. 4.2.5   SEPA-Mandat
      6. 4.2.6   Bescheinigung für haushaltsnahe Dienst- und Handwerkerleistungen
    3. 4.3   Beschlüsse zur Geschäftsordnung
      1. 4.3.1   Ablehnung eines Vertreters (Muster)
      2. 4.3.2   Ablehnung eines Vertreters mangels schriftlicher Vollmacht (Muster)
      3. 4.3.3   Beschluss über Teilnahme von Sonderfachleuten (Muster)
      4. 4.3.4   Beschränkung der Redezeit (Muster)
      5. 4.3.5   Vertagung der Versammlung wegen langer Versammlungsdauer (Muster)
      6. 4.3.6   Vertagung der Versammlung wegen fehlender Beschlussfähigkeit (Muster)
      7. 4.3.7   Geheime Abstimmung (Muster)
    4. 4.4   Beschlüsse zur Finanzverwaltung
      1. 4.4.1   Beschluss über Kostenrahmen für laufende Reparaturen (Muster)
      2. 4.4.2   Beschluss über den Wirtschaftsplan (Muster)
      3. 4.4.3   Beschluss über den Wirtschaftsplan mit Änderungen durch die Wohnungseigentümerversammlung (Muster)
      4. 4.4.4   Verrechnungsbeschluss für unvollständige Hausgeldzahlungen (Muster)
      5. 4.4.5   Beschlussergänzung zur Vorfälligkeit von Hausgeldraten (Muster)
      6. 4.4.6   Beschluss zur Einführung des Lastschriftverfahrens (Muster)
      7. 4.4.7   Beschluss einer Sonderumlage zur Liquiditätssicherung (Muster)
      8. 4.4.8   Beschluss über die Jahresabrechnung (Muster)
      9. 4.4.9   Beschluss zur Änderung der Jahresabrechnung (Muster)
      10. 4.4.10   Beschluss über eine Versorgungssperre (Muster)
    5. 4.5   Beschlüsse zur laufenden Verwaltung
      1. 4.5.1   Beschluss über Einholung von Kostenvoranschlägen (Muster)
      2. 4.5.2   Beschluss über Auftragsvergabe (Muster)
      3. 4.5.3   Beschluss über Nachfristsetzung (Muster)
      4. 4.5.4   Beschluss über bauliche Veränderungen (Muster)
      5. 4.5.5   Beschluss über Beseitigungsanspruch (Muster)
      6. 4.5.6   Beschluss zur Wahl des Verwalters (Muster)
      7. 4.5.7   Vorzeitige Wiederbestellung des Verwalters (Muster)
      8. 4.5.8   Beschluss über Abschluss des Verwaltervertrags, der den Eigentümern bekannt ist (Muster)
      9. 4.5.9   Vorratsbeschluss Aktivprozess (Muster)
      10. 4.5.10   Beschluss über Aufwandsentschädigung des Verwaltungsbeirats (Muster)
      11. 4.5.11   Beschluss zur Aufhebung einer im Grundbuch eingetragenen Veräußerungszustimmung (Muster)
      12. 4.5.12   Protokollierung und Verkündung eines Beschlusses mit qualifizierter Mehrheit nach § 16 Abs. 4 WEG (Muster)
      13. 4.5.13   Bedenkenhinweis, allgemein: anfechtbarer Beschluss (Muster)
      14. 4.5.14   Bedenkenhinweis, allgemein: nichtiger Beschluss (Muster)
      15. 4.5.15   Bedenkenhinweis, speziell: bauliche Veränderung des Gemeinschaftseigentums (Muster)
    6. 4.6   Das schriftliche Beschlussverfahren
      1. 4.6.1   Schriftlicher Beschluss: Anschreiben an Wohnungseigentümer
      2. 4.6.2   Schriftlicher Beschluss: Formular zur Stimmabgabe
    7. 4.7   Rundschreiben Verkündung schriftlicher Beschluss
  7. 5   Mietrecht
    1. 5.1   Beginn der Verwaltertätigkeit
      1. 5.1.1   Verwaltervertrag Mietverwaltung
      2. 5.1.2   Verwaltervollmacht für die Mietverwaltung
      3. 5.1.3   Anzeige der Übernahme der Hausverwaltung
      4. 5.1.4   Selbstauskunft für Mietbewerber
      5. 5.1.5   Anschreiben für SEPA-Mandat Miete
      6. 5.1.6   SEPA-Mandat
    2. 5.2   Das bestehende Mietverhältnis
      1. 5.2.1   Zustellungsauftrag an Gerichtsvollzieher
      2. 5.2.2   Eintritt eines neuen Mieters in laufenden Mietvertrag
      3. 5.2.3   Ankündigung von Erhaltungsmaßnahmen
      4. 5.2.4   Betriebskostenabrechnung ohne Vorwegabzug
      5. 5.2.5   Betriebskostenabrechnung mit Vorwegabzug
      6. 5.2.6   Beendigung Mieteinzug durch Abbuchung
      7. 5.2.7   Korrektur Betriebskostenabrechnung
      8. 5.2.8   Abmahnung wegen unbefugter Gebrauchsüberlassung an Dritte
      9. 5.2.9   Abmahnung wegen vertragswidrigen Verhaltens des Untermieters
      10. 5.2.10   Abmahnung bei verspäteten Mietzahlungen
      11. 5.2.11   Abmahnung wegen nicht gezahlter Kaution
      12. 5.2.12   Abmahnung wegen Störung des Hausfriedens
      13. 5.2.13   Abmahnung wegen teilweise gewerblicher Nutzung von Wohnraum
      14. 5.2.14   Abmahnung wegen Verletzung von Sorgfaltspflichten
      15. 5.2.15   Abmahnung wegen Verweigerung der Wohnungsbesichtigung
      16. 5.2.16   Besichtigung mit Kaufinteressenten
      17. 5.2.17   Besichtigung mit Mietinteressenten
      18. 5.2.18   Besichtigung wegen Mängeln
      19. 5.2.19   Einvernehmliche Mieterhöhung Wohnung
      20. 5.2.20   Mieterhöhung mit Vergleichswohnung
      21. 5.2.21   Mieterhöhung mit Sachverständigengutachten
      22. 5.2.22   Mieterhöhung Teilinklusivmiete mit Mietspiegel
      23. 5.2.23   Mieterhöhung Indexmiete
      24. 5.2.24   Modernisierungsankündigung durch Vermieter
      25. 5.2.25   Mieterhöhung wegen Modernisierung gemäß § 559 BGB
      26. 5.2.26   Mieterhöhungsvereinbarung wegen Modernisierung
    3. 5.3   Beendigung des Mietverhältnisses
      1. 5.3.1   Mietaufhebungsvereinbarung
      2. 5.3.2   Fristgerechte Kündigung wegen Eigenbedarfs
      3. 5.3.3   Angebot einer Alternativwohnung nach Kündigung wegen Eigenbedarfs
      4. 5.3.4   Erleichterte Kündigung im Zweifamilienhaus/in Einliegerwohnung, § 573a BGB
      5. 5.3.5   Fristgerechte und fristlose Kündigung bei Vertragsverstößen
      6. 5.3.6   Kündigung wegen unbefugter Gebrauchsüberlassung an Dritte
      7. 5.3.7   Fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzug mit Kaution
      8. 5.3.8   Kündigung wegen unpünktlicher Mietzahlungen
      9. 5.3.9   Fristlose Kündigung wegen Zahlungsverzugs
      10. 5.3.10   Kündigung wegen Zahlungsverzugs fristlos, hilfsweise fristgerecht
      11. 5.3.11   Kündigung des Vermieters bei Tod des Mieters gegenüber dem Erben
      12. 5.3.12   Kündigung durch den Ersteher im Fall der Zwangsversteigerung (§ 57a ZVG)
      13. 5.3.13   Anfechtung Mietvertrag gemäß § 123 BGB
      14. 5.3.14   Teilkündigung mit Hinweis auf Vermieterwechsel durch Eigentumsübertragung
    4. 5.4   Das beendete Mietverhältnis
      1. 5.4.1   Befristeter Mietvertrag, Anzeige der Verzögerung des Eigenbedarfs
      2. 5.4.2   Aufforderung zur Rückgabe der Mieträume
      3. 5.4.3   Herausgabeverlangen des Hauptvermieters gegenüber dem Untermieter gemäß § 546 Abs. 2 BGB
      4. 5.4.4   Isolierter Fortsetzungswiderspruch gemäß § 545 BGB
      5. 5.4.5   Fristsetzung zur Durchführung von Schönheitsreparaturen
      6. 5.4.6   Schadensersatz nach Ablauf der Nachfrist wegen nicht durchgeführter Schönheitsreparaturen
      7. 5.4.7   Quotenklausel – Aufforderungsschreiben des Vermieters zur Kostenbeteiligung des Mieters
      8. 5.4.8   Schadensersatz wegen Beschädigung der Mietsache
      9. 5.4.9   Kautionskontenabrechnung für den Mieter bei Beendigung des Mietverhältnisses
      10. 5.4.10   Geltendmachung des Vermieterpfandrechts
  8. Der Autor
  9. Stichwortverzeichnis
  10. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

1   Einleitung

Die Tätigkeit der Immobilienverwalter ist geprägt durch viele Standardsituationen, die schon aus Gründen des Zeitmanagements als solche bearbeitet werden müssen. Das bedeutet, eigene Routinen zu entwickeln, die ein ökonomisches und zeitsparendes Arbeiten ermöglichen.

Wenn es aber nur das wäre, wäre Ihre Tätigkeit bald langweilig – und Ihre Verwalterpraxis zeigt Ihnen auch täglich das Gegenteil. Denn als Verwalter haben Sie es permanent mit Menschen zu tun und der menschliche Faktor bringt Überraschungen, Ungewissheit und gelegentlich Ärger mit sich. Trotz aller Routine müssen Sie daher immer auch die aktuelle Variante in einer Standardsituation erkennen, um richtig und angemessen zu reagieren. Aber das macht ja auch viel vom Reiz Ihrer Tätigkeit aus.[2]

Die vorliegende Formularmappe will Ihnen für die zahlreichen Standardsituationen Mustertexte an die Hand geben, die Ihnen helfen, die Routinearbeit möglichst ökonomisch zu bewältigen. Das Erkennen der jeweiligen Varianten in der konkreten Situation bleibt aber immer eine Aufgabe, die Sie mithilfe Ihrer persönlichen Fähigkeiten und Erfahrung lösen müssen. Die Texte ersetzen daher nicht die verantwortliche Verwaltertätigkeit; sie bringen den größten Nutzen, wenn sie mit entsprechender Fachkenntnis angewandt werden.

Und nun wünsche ich Ihnen viel Erfolg bei Ihrer Arbeit.

2   Zur Nutzung der Formularmappe

Bevor Sie sich in die Arbeit stürzen, hier noch ein paar Hinweise zur Nutzung dieses Buches – sozusagen eine kurze, aber wichtige Bedienungsanleitung. Die Formularmappe bietet Ihnen zahlreiche Mustertexte, die Sie in der Regel mit wenigen Anpassungen und Ergänzungen für Ihre Arbeit übernehmen können. Hierfür steht Ihnen jeder Mustertext auch online zur Verfügung. Dieses Buch ersetzt jedoch nicht Handbücher zum Wohnungseigentums- und Mietrecht.

Die Musterschreiben sind zum Verständnis der jeweiligen Situation mit Hinweisen versehen. Hier finden Sie Tipps zur richtigen und sinnvollen Anwendung der Schreiben, kurze Erklärungen zu rechtlichen Grundlagen und gegebenenfalls taktische Hinweise. Die Vorschläge für Beschlüsse im Wohnungseigentumsrecht sind grundsätzlich nur mit entsprechender Fachkenntnis verwertbar. Weitere vertiefende Hinweise hätten den Rahmen dieses Buches gesprengt.[3]

Soweit möglich, sind die Muster so formuliert, dass Sie nur die für die individuelle Situation erforderlichen Daten einsetzen müssen. Hierfür enthalten die Texte in eckigen Klammern [ ] Platzhalter, die Sie durch Ihre Daten ersetzen.

Zum besseren Verständnis einiger komplexerer Schreiben (z. B. Abmahnungen, Kündigungen) sind diese mit konkreten Beispieltexten formuliert. Hier müssen Sie den Beispieltext durch Ihren eigenen Sachverhalt ersetzen. Da auch die Beispieltexte häufig auftauchende Situationen wiedergeben, kann es sein, dass Sie auch hier mit wenigen Anpassungen auskommen.

Texte, die einen alternativen Sachverhalt behandeln, sind in geschweifte Klammern { } gesetzt und kursiv gedruckt.

Aber Vorsicht! Die Erfahrung haben Sie vielleicht auch schon gemacht: Das Arbeiten mit vorgegebenen Texten verleitet gerne zur Oberflächlichkeit und Unachtsamkeit, was zum Teil äußerst ärgerliche Fehler zur Folge hat. Die gewissenhafte Prüfung, ob das von Ihnen mithilfe der Mustertexte erstellte Schreiben auch tatsächlich zu Ihrem Sachverhalt passt, ist unerlässliche Voraussetzung für erfolgreiches Arbeiten.

Soweit Sie in Ihren Schreiben Fristen setzen müssen, sollten Sie dies immer durch die Angabe eines kalendermäßig bestimmten Endtermins tun. Hierauf weisen auch die jeweiligen Platzhalter hin. Für viele Schreiben ist es notwendig oder zumindest hilfreich, dass Sie deren Zugang beim Adressaten nachweisen können. Gerichtlich verwertbare Zugangsnachweise sind das Einschreiben mit Rückschein, die Botenzustellung und die Zustellung durch den Gerichtsvollzieher. Das Einwurf-Einschreiben wird in der Regel von den Gerichten nicht als Beweis anerkannt.[4]

Für einige Erklärungen, gerade im Mietrecht, ist die Schriftform gesetzlich vorgesehen. Hierauf wird in den Hinweisen aufmerksam gemacht. Schriftform bedeutet, dass das Schreiben mit der Originalunterschrift der zuständigen Person oder ihres Vertreters abgeschlossen sein muss. Die Übersendung eines solchen Schreibens per Telefax wahrt daher nicht die Schriftform.

Für einige Erklärungen, z. B. Mieterhöhungen, reicht die sogenannte Textform aus. In diesem Fall ist eine Originalunterschrift unter dem Schreiben nicht erforderlich. Im Gegensatz zur völligen Formfreiheit müssen solche Schreiben jedoch in irgendeiner Weise verkörpert sein, z. B. Telefax, Kopie, aber auch E-Mail oder Daten-Stick.

Viele Erklärungen sind ohne jegliche Formvorgabe wirksam. Doch auch den Inhalt und den Zugang solcher formfreien Erklärungen müssen Sie im Streitfall nachweisen können – daher wird hier die Schrift- oder zumindest die Textform empfohlen.

Soweit rechtliche Fragen vorab geklärt werden müssen, sollten Sie zunächst die einschlägigen Handbücher des jeweiligen Fachgebiets zur Hand nehmen oder – soweit erforderlich – fachkundigen rechtlichen Rat einholen.[5]

3   Werkvertragsrecht

3.1   Muster für Miet- und WEG-Verwalter

3.1.1   Auftrag an Handwerker

Wichtig
  • Sie müssen das zugrunde liegende Angebot möglichst genau und vor allem vollständig bezeichnen. Zuvor sollten Sie das vom Auftragnehmer ermittelte Aufmaß und die zugrunde gelegten Massen überprüfen.

  • Bei größeren Aufträgen, die ohne bauleitenden Architekten durchgeführt werden, sollte ein Mitarbeiter der Verwaltung dabei sein, wenn der Auftragnehmer das Aufmaß erstellt.

  • Wenn kein Festpreis vereinbart wurde, kann der Auftragnehmer den Kostenvoranschlag überschreiten. Um unliebsame Überraschungen zu vermeiden, sollten Sie den Auftragnehmer noch einmal auf seine Benachrichtigungspflicht hinweisen. Dies kann auch bei einem späteren Streit über Schadensersatzansprüche wegen der Überschreitung des Angebots Vorteile bringen.

  • Eine Bestätigung der Annahme des Auftrags durch den Unternehmer ist bei der schriftlichen Beauftragung notwendig, um Rechtssicherheit über die vereinbarten Auftragsmodalitäten zu erhalten.

  • Sollte die Bestätigung des Auftrags nach Ablauf der von Ihnen gesetzten Frist eingehen, ist eine erneute Rückbestätigung von Ihrer Seite erforderlich, § 147 BGB.

  • Über den Beginn der Arbeiten sollten auch die Hausbewohner informiert werden (z. B. Aushang im Hausflur).

Muster: Auftrag an Handwerker

[Briefkopf][6]

[Ort, Datum]

 

Bauvorhaben: Wohnungseigentümergemeinschaft [Adresse]

Hier: Austausch Garagenrolltor

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

 

wir nehmen Bezug auf Ihr Angebot vom [Datum], ergänzt durch das Angebot vom [Datum], und erteilen Ihnen auf der Basis der beiden Angebote den Auftrag zum Austausch des Garagenrolltors der im Betreff bezeichneten Wohnungseigentumsanlage.

Sobald absehbar ist, dass die von Ihnen mitgeteilten Kosten in den Angeboten um mehr als 5 % überschritten werden, teilen Sie uns dies unverzüglich für die Entscheidung über das weitere Vorgehen mit.

Wie mit Ihnen besprochen, wird mit den Arbeiten am [Datum] begonnen. Bitte stimmen Sie den Termin und die genaue Uhrzeit noch mit dem Hausmeister ab, der Ihnen den Zugang zum Gebäude ermöglichen wird. Wenden Sie sich hierfür bitte an [Kontaktdaten Hausmeister]. {Alternativ: Hinsichtlich des Zugangs zum Gebäude setzen Sie sich bitte rechtzeitig mit uns in Verbindung.}

Rechnungen sowie Regiezettel und Lieferscheine sind an die Wohnungseigentümergemeinschaft zu unseren Händen zu richten. Aus steuerlichen Gründen bitten wir darum, die Material- und Lohnkosten auf der Rechnung getrennt auszuweisen.

Bestätigen Sie uns bitte bis zum [Datum] die Annahme des Auftrags.

[Grußformel]

3.1.2   Widerspruch gegen Fertigstellungsmitteilung

Wichtig
  • Im Vertrag nach VOB/B ist die Fertigstellungsmitteilung Voraussetzung für eine fiktive stillschweigende Abnahme ohne ausdrückliche Abnahmeerklärung. Eine Fertigstellungsmitteilung wird dabei auch in der Übersendung der Schlussrechnung gesehen. Um bei bestehenden Mängeln die Unterstellung einer fiktiven Abnahme zu verhindern, ist ein Widerspruchsschreiben erforderlich.[7]

  • Beim Werkvertrag nach BGB, mit dem Sie es in der Regel zu tun haben, ist eine Fertigstellungsmitteilung als Voraussetzung für eine fiktive Abnahme nicht vorgesehen. Dennoch ist, um bereits im Vorfeld der Abnahme dem beauftragten Unternehmen zu signalisieren, dass eine Abnahme nicht erfolgen wird, ein entsprechender Widerspruch zur Fertigstellungsnachricht auch bei einem Werkvertrag nach BGB möglich.

  • Durch die Zustellung per Einschreiben mit Rückschein wird dem Schreiben mehr Nachdruck verliehen.

Muster: Widerspruch gegen Fertigstellungsmittelung

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Auftrag vom [Datum]

Bauvorhaben [Adresse des Grundstücks]

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom [Datum] haben Sie mitgeteilt, dass Sie Ihre vertraglichen Leistungen aufgrund des Auftrags vom [Datum] fertiggestellt haben, und uns einen Abnahmetermin vorgeschlagen. Von einer Fertigstellung der von Ihnen geschuldeten Leistungen können wir leider noch nicht ausgehen. Nach Überprüfung der Arbeiten sind derzeit folgende Leistungen noch nicht ausgeführt:

  1. [konkrete Bezeichnung der fehlenden Arbeiten]

  2. [konkrete Bezeichnung der fehlenden Arbeiten]

An den ausgeführten Arbeiten bestehen folgende Mängel:

  1. [konkrete Bezeichnung des Mangels]

  2. [konkrete Bezeichnung des Mangels]

Wir fordern Sie auf, die vorgenannten ausstehenden Arbeiten möglichst umgehend durchzuführen und die vorhandenen Mängel zu beseitigen, spätestens bis zu [Datum][8].

[Grußformel]

3.1.3   Abnahmeprotokoll

Wichtig
  • An einer Abnahme hängt ein ganzer Rattenschwanz von Konsequenzen:

    • Der Werklohnanspruch wird fällig.

    • Die Verjährung für den Werklohnanspruch beginnt zu laufen.

    • Mangelbeseitigungsansprüche, die Sie sich nicht vorbehalten haben, gehen verloren.

    • Die Verjährung für Gewährleistungsansprüche beginnt.

    • Ab jetzt muss die Gemeinschaft beweisen, dass die Werkleistung mangelhaft ist. (Bis zur Abnahme musste der Unternehmer beweisen, dass die Werkleistung mangelfrei ist.)

    • Wird die Leistung zufällig zerstört (z. B. Brand im Gebäude), muss der Werklohn trotzdem bezahlt werden.

  • Bei komplexeren Arbeiten ist für die ordnungsgemäße Abwicklung des Werkvertrags die Erstellung eines Abnahmeprotokolls sinnvoll.

  • Wurde vertraglich eine förmliche Abnahme mit Abnahmeprotokoll vereinbart, sind die Parteien zur Mitwirkung verpflichtet.

  • Nur geringfügige Mängel berechtigen den Auftraggeber nicht dazu, die Abnahme zu verweigern. Um sich die Ansprüche auf Beseitigung geringfügiger Mängel nach der Abnahme zu erhalten, müssen Sie sich diese ausdrücklich vorbehalten (§ 640 Abs. 2 BGB).

  • Ohne entsprechenden Vorbehalt verliert der Auftraggeber bzgl. der vorhandenen und bekannten Mängel folgende Gewährleistungsechte: Nacherfüllung, Selbstvornahme, Rücktritt, Minderung.

Muster: Abnahmeprotokoll

Abnahmeprotokoll

Bauvorhaben [Adresse der Wohnungseigentumsanlage]

 

Abnahmeprotokoll vom [Datum]

{alternativ: Teilabnahmeprotokoll vom [Datum] für folgende Teilleistungen [Aufzählung der abzunehmenden Teile]}[9]

 

Auftrag vom [Datum]

 

Teilnehmer 1. [Name, Funktion]

Teilnehmer 2. [Name, Funktion]

Teilnehmer 3. [Name, Funktion]

Teilnehmer 4. [Name, Funktion]

 

Folgende Mängel wurden festgestellt:

  1. [konkrete Beschreibung des Mangels]

  2. [konkrete Beschreibung des Mangels]

  3. [konkrete Beschreibung des Mangels]

Die aufgeführten Mängel sind vollständig bis zum

 

[Datum]

zu beheben. Die Abnahme wird vorbehaltlich der oben angeführten Mängel erklärt.

{Alternativ bei erheblichen Mängeln: Die Abnahme wird mit nachfolgender Begründung verweigert. Die oben dargestellten Mängel stellen eine erhebliche Beeinträchtigung hinsichtlich der Funktionsfähigkeit des beauftragten Werks dar. Das Werk ist daher nicht abnahmefähig. Neuer Abnahmetermin ist der [Datum].}

Weitere Bemerkungen:

 

 

Für den Auftraggeber:

 

………………………………………..

Ort, Datum, Unterschrift

 

Für den Auftragnehmer:

 

……………………………………

Ort, Datum, Unterschrift

3.1.4   Vorbehalt der Abnahme bei beginnender Nutzung

Wichtig
  • Soweit eine förmliche Abnahme nicht vertraglich vereinbart wurde, kann eine Abnahme auch ohne ausdrückliche Erklärung durch die Nutzung oder Ingebrauchnahme des beauftragten Werkes erfolgen.

  • Zwar kann eine entsprechende fiktive Abnahme erst nach einigen Wochen der Nutzung unterstellt werden. Um sich aber den Anspruch auf mangelfreie Herstellung zu erhalten und die übrigen Wirkungen der Abnahme zu vermeiden, ist eine zeitnahe entsprechende Erklärung gegenüber dem beauftragten Unternehmen notwendig.[10]

  • Ein Zugangsnachweis durch Einschreiben mit Rückschein, Botenzustellung oder Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist erforderlich.

  • Durch die gleichzeitige Mangelanzeige mit Fristsetzung wird nach fruchtlosem Fristablauf der Weg zur Einleitung kostenauslösender Maßnahmen, wie z. B. eines gerichtlichen Beweisverfahrens, eröffnet.

  • Sie müssen nicht die Ursache der Mängel bezeichnen. Es reicht die Beschreibungen der Symptome, durch die sich die Mängel zeigen.

Muster: Vorbehalt der Abnahme bei beginnender Nutzung

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Auftrag vom [Datum]

Bauvorhaben: [Adresse des Grundstücks]

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Auftrag vom [Datum] haben Sie sich verpflichtet, die Fenster in der Wohnungseigentumsanlage [Adresse] auszutauschen. Hinsichtlich der Bauarbeiten haben wir Sie bereits mit Schreiben vom [Datum] auf zahlreiche Mängel in verschiedenen Wohnungen hingewiesen. Diese Mängel wurden bis heute nicht beseitigt. Im Einzelnen bestehen noch folgende Mängel:

  1. [konkrete Bezeichnung des Mangels]

  2. [konkrete Bezeichnung des Mangels]

Wir weisen ausdrücklich darauf hin, dass durch die unvermeidliche Nutzung der Fenster durch die Bewohner der Wohnungseigentumsanlage eine Abnahme Ihrer Leistung nicht erfolgen soll. Vorsorglich fordern wir Sie noch einmal auf, die vorgenannten Mängel bis spätestens zum

 

[Datum]

zu beseitigen.

[Grußformel]

3.1.5   Mangelhafte Schlussrechnung

Wichtig
  • Der Auftraggeber hat Anspruch auf eine nachvollziehbarbare Schlussrechnung.[11]

  • Die Schlussrechnung erfolgt nach Fertigstellung und Abnahme der vereinbarten Leistung. Wird der Auftrag vorzeitig gekündigt, dann sind die bis dahin erbrachten Leistungen abzurechnen.

  • Gemeinsam mit der Schlussrechnung sind alle sonstigen vertraglichen Unterlagen vorzulegen, z. B. Aufmaße, technische Abnahmebescheinigungen, evtl. Bedienungsanleitungen etc.

  • Die Schlussrechnung muss prüffähig sein. Das bedeutet, sie muss so beschaffen sein, dass der Auftraggeber in der Lage ist, die Rechnung mit zumutbarem Aufwand nachzuvollziehen. Dabei muss es ihm möglich sein, anhand von nachprüfbaren Angaben die Richtigkeit der Rechenansätze festzustellen.

  • Ein Zugangsnachweis durch Einschreiben mit Rückschein, Botenzustellung oder Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist erforderlich.

  • Bis zur Vorlage der Schlussrechnung besteht ein Zurückbehaltungsrecht hinsichtlich des Werklohns.

Muster: Mangelhafte Schlussrechnung

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Auftrag vom [Datum]

Bauvorhaben [Adresse der Wohnungseigentumsanlage]

Hier: Ihre Schlussrechnung vom [Datum]

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

mit Schreiben vom [Datum] haben Sie uns Ihre Schlussrechnung datierend vom [Datum] übersandt. Die in Ihrer Schlussrechnung enthaltenen Rechnungsposten lassen aufgrund der von Ihnen vorgenommen Zusammenfassung nicht erkennen, welche Leistungen des Auftragsangebots von Ihnen durchgeführt wurden. Darüber hinaus sind die von Ihnen vorgenommenen Mengenberechnungen in keiner Weise nachvollziehbar.

Anbei senden wir Ihnen Ihre Schlussrechnung im Original zurück und fordern Sie auf, eine prüffähige Schlussrechnung zu erstellen und uns umgehend zukommen zu lassen.[12]

[Grußformel]

 

Anlage

Ihre Schlussrechnung

3.1.6   Mängelrüge an Handwerker mit Nachfristsetzung

Wichtig
  • Adressat der Nachfristsetzung nach § 281 Abs.1 BGB ist die beauftragte Firma, auch dann, wenn diese sich eines Subunternehmers bedient hat.

  • Ein Zugangsnachweis durch Botenzustellung, Einschreiben mit Rückschein oder Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist erforderlich.

  • Die vorhandenen Mängel müssen nur nach den erkennbaren Symptomen beschrieben werden. Es ist nicht erforderlich, dass Sie bereits die Mangelursache benennen. Sollte die alleinige Ursache bereits zweifelsfrei feststehen, können Sie diese auch benennen.

  • Die Setzung der Nachfrist ist notwendig, um danach Gewährleistungsrechte wie Schadensersatz oder Minderung geltend machen zu können.

  • Die Nachfrist muss angemessen sein. Sie muss so bemessen sein, dass der Auftragnehmer in der Lage ist, die Mängel zu beseitigen.

  • Eine zu kurz bemessene Nachfrist ist nicht wirkungslos. Sie setzt vielmehr eine angemessene Nachfrist in Gang.

Muster: Mängelrüge an Handwerker mit Nachfristsetzung

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Auftrag vom [Datum]

Bauvorhaben [Adresse der Wohnungseigentumsanlage]

Hier: Nachfristsetzung zur Mängelbeseitigung

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

nach der Durchführung Ihrer Arbeiten in der oben bezeichneten Wohnungseigentumsanlage stellten sich nunmehr folgende Mängel heraus:[13]

  1. [konkrete Beschreibung des Mangels]

  2. [konkrete Beschreibung des Mangels]

  3. [konkrete Beschreibung des Mangels]

Als Verwalter der Wohnungseigentümergemeinschaft fordern wir Sie hiermit auf, die vorgenannten Mängel unverzüglich, spätestens jedoch bis zum

 

[Datum]

zu beseitigen. Wir weisen darauf hin, dass sich die Wohnungseigentümergemeinschaft nach fruchtlosem Fristablauf die Geltendmachung von weiteren Gewährleistungsrechten sowie die Einleitung eines gerichtlichen selbstständigen Beweisverfahrens vorbehält.

[Grußformel]

3.1.7   Vorschussforderung nach Fristablauf

Wichtig
  • Ein Zugangsnachweis durch Einschreiben mit Rückschein, Botenzustellung oder Zustellung durch den Gerichtsvollzieher ist erforderlich.

  • Nachdem sich die beauftragte Firma aufgrund einer vorangegangenen Nachfristsetzung mit der Mangelbeseitigung in Verzug befindet, ist der Auftraggeber nach der Rechtsprechung des BGH berechtigt, einen Vorschuss auf die Mangelbeseitigungskosten zu verlangen.

  • Zur Begründung und Dokumentation der Höhe des Vorschusses ist die Vorlage eines Kostenvoranschlags sinnvoll, aber nicht zwingend notwendig.

  • Bei komplizierten Kostenermittlungen ist bereits zuvor die Einleitung eines gerichtlichen selbstständigen Beweisverfahrens sinnvoll. Auf der Basis des dabei erstellten Sachverständigengutachtens kann dann der Vorschuss gefordert werden.

  • Machen Sie den Vorschuss zunächst auf Basis eines Kostenvoranschlags geltend und erfolgt hierauf keine Zahlung, ist zu prüfen, ob nunmehr zunächst ein selbstständiges gerichtliches Beweisverfahren eingeleitet wird oder sofort auf Zahlung des Kostenvorschusses geklagt werden soll.[14]

Muster: Vorschussforderung nach Fristablauf

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Auftrag vom [Datum]

Bauvorhaben [Adresse des Grundstücks]

Hier: Vorschusszahlung zur Mangelbeseitigung

 

 

Sehr geehrte Damen und Herren,

in vorbezeichneter Angelegenheit haben wir Ihnen mit Schreiben vom [Datum] eine Nachfrist zur Beseitigung der von Ihnen zu vertretenden Baumängel bis zum [Datum] gesetzt. Nachdem Sie innerhalb der Nachfrist die Mängel nicht beseitigt haben, sind Sie verpflichtet, einen entsprechenden Vorschuss auf die Mangelbeseitigungskosten zu bezahlen.

Wir nehmen Bezug auf den beigefügten Kostenvoranschlag der Firma [Name] vom [Datum] und fordern Sie auf, die voraussichtlich anfallenden Mangelbeseitigungskosten in Höhe von [Betrag] EUR bis spätestens zum

 

[Datum]

auf das folgende Verwaltungskonto zu überweisen:

Kontoinhaber: [Name, Adresse]

Institut: ………………….

IBAN: ………………..

BIC: ………………..

Nach fruchtlosem Fristablauf müssten wir nunmehr endgültig die Ansprüche für den Auftraggeber gerichtlich geltend machen.

[Grußformel]

 

Anlage

Kostenvoranschlag der Firma [Name] vom [Datum]

4   Wohnungseigentumsrecht

4.1   Die laufende Verwaltung

4.1.1   Anschreiben an Wohnungseigentümer bei Beginn der Verwaltung

Wichtig
  • Die rechtzeitige Information der Eigentümer über den Beginn Ihrer Tätigkeit sorgt für Vertrauen in Ihre Kompetenz und Professionalität.

  • Von der Übernahme der Verwaltung sollten Sie die Wohnungseigentümer möglichst umgehend informieren. Ein Zugangsnachweis ist nicht erforderlich, da Ihre Bestellung im Protokoll der Eigentümerversammlung dokumentiert ist.[15]

  • Grundsätzlich gilt das dem vorherigen Verwalter erteilte SEPA-Mandat weiter. Gläubiger des Hausgelds ist die Wohnungseigentümergemeinschaft, die gleichzeitig Inhaberin des Hausgeldkontos ist. Da Sie für die Verwaltung Ihre eigenen Aktenzeichen vergeben, müssen Sie den Wohnungseigentümern die neue Mandatsreferenz schriftlich mitteilen.

  • Sollte es jedoch Schwierigkeiten bei der Übergabe der schriftlichen SEPA-Mandate durch den vorherigen Verwalter geben, sollten Sie ein neues SEPA-Mandat anfordern.

  • Gerade bei Beginn der Verwaltung ist eine reibungslose Kontaktaufnahme als vertrauensbildende Maßnahme sinnvoll. Daher sollten die Geschäftszeiten mitgeteilt werden, zu denen Ihre Firma auch tatsächlich erreichbar ist.

Muster: Anschreiben an Wohnungseigentümer bei Beginn der Verwaltung

[Briefkopf]

[Ort, Datum]

 

 

Wohnungseigentümergemeinschaft [Adresse]

Hier: Ihre neue Hausverwaltung

 

 

Sehr geehrte/r Frau/Herr [Name],

in der Eigentümerversammlung vom [Datum] sind wir als neuer Verwalter Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft bestellt worden. Unser Verwalteramt beginnt ab dem [Datum]. Für das unserer Firma entgegengebrachte Vertrauen bedanken wir uns noch einmal bei Ihnen. Unsere Geschäftszeiten, zu denen Sie uns auch telefonisch erreichen können, sind: [Angabe der Geschäftszeiten] Damit ein möglichst reibungsloser Übergang der Verwaltung gewährleistet ist, bitten wir um Ihre Unterstützung und Mithilfe. Zur Sicherstellung der Liquidität und des Zahlungsverkehrs haben wir diesem Schreiben ein Formular für die Erteilung eines SEPA-Mandats beigefügt. Gemäß der Beschlusslage Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft soll das Hausgeld im Wege des Bankeinzugs bezahlt werden. Wir bitten Sie, das beigefügte Formular unterzeichnet bis zum [Datum] an uns zurückzusenden.[16]

{Alternativ: Gemäß der Beschlusslage Ihrer Wohnungseigentümergemeinschaft soll das Hausgeld im Wege des Bankeinzugs bezahlt werden. Das von Ihnen der vorangegangenen Hausverwaltung erteilte SEPA-Mandat liegt uns vor und hat weiterhin Gültigkeit. Bitte vermerken Sie in Ihren Unterlagen lediglich die Änderung der Mandatsreferenz, die zukünftig für den Einzug Ihrer Hausgeldzahlungen wie folgt lautet: [neue Mandatsreferenz].}

Teilen Sie uns bitte möglichst umgehend mit, wenn sich Ihre Anschrift ändert oder Sie Ihr Sondereigentum veräußern. Auch einen Mieterwechsel – im Falle der Vermietung Ihrer Eigentumswohnung – sollten Sie uns möglichst umgehend mitteilen. Weiterhin möchten wir noch auf Folgendes hinweisen: [gegebenenfalls weitere notwendige Informationen für die Wohnungseigentümer].

[Grußformel]

 

Anlage

Formular für die Erteilung eines SEPA-Mandats

4.1.2   Anschreiben an Wohnungseigentümer und Vertragspartner der Gemeinschaft bei Beginn der Verwaltung

Wichtig
  • Die möglichst umgehende Information der Vertragspartner der Gemeinschaft kann Ihnen viel Zeit und Arbeit ersparen, denn Sie können sich nicht darauf verlassen, dass der vorherige Verwalter Ihre Amtsübernahme anzeigt.[17]

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