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Effektivität im Job

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Effektivität: die richtigen Dinge tun
    1. Was es bedeutet, effektiv zu sein
      1. Die Definition
      2. Effektivität und Effizienz
    2. Muss man immer effektiv sein?
    3. Selbsttest: Wie effektiv bin ich?
      1. Auswertung
  5. Lust auf Effektivität
    1. Für jeden die passende Strategie
    2. Welche Rolle die Persönlichkeit spielt
      1. Die Pinguin-Analyse
    3. Werte als Motivatoren
    4. Wichtige Lebensbereiche im Gleichgewicht
      1. Work-Life-Balance: die vier Säulen der Lebensbühne
      2. Übung: Ihre Lebensbereiche
    5. Ziele setzen
      1. Vom Wunsch zum Ziel
        1. 1. Variante: Ziele formulieren
        2. 2. Variante: Ziele visualisieren
        3. 3. Variante: Ziele SMART formulieren
    6. Ziele priorisieren
      1. Selbstreflexion
    7. Ziele erreichen: die 4 W-Fragen
  6. Effektiv in der Zusammenarbeit
    1. Kommunikation: Stolperstein für Effektivität
    2. Verständlich kommunizieren
      1. Gesprächsziel klar definieren
      2. Gespräche gut vorbereiten
      3. Präzise formulieren
        1. Vermeiden Sie Tilgungen
        2. Vermeiden Sie Generalisierungen
        3. Vermeiden Sie Verwässerungen
        4. Erklären Sie mehrdeutige Begriffe
        5. Nutzen Sie Beispiele
      4. Wer fragt, der führt
        1. Offene Fragen
        2. Geschlossene Fragen
        3. Alternativfragen
        4. Lösungsorientierte Fragen
      5. Aktiv zuhören
        1. 1. Stufe: Bewusst und aufmerksam zuhören
        2. 2. Stufe: Bei Bedarf Verständnisfragen stellen
        3. 3. Stufe: Inhalte zusammenfassen
        4. 4. Stufe: Gefühle wahrnehmen und ansprechen
    3. Jeder ist anders: typgerechte Ansprache
      1. Das DISG®-Modell
        1. D(ominant)-Typen: die Macher
        2. I(nitiativ)-Typen: die kreativen Chaoten
        3. S(tetig)-Typen: die Zurückhaltenden
        4. G(ewissenhaft)-Typen: die kritischen Analytiker
      2. Motivationsrichtung
      3. Zeitverständnis
      4. Informationsaufnahme
      5. Aufnahmekanal
        1. Visuell geprägter Typ
        2. Auditiv geprägter Typ
        3. Kinästhetisch geprägter Typ
        4. So sind Sie auf der sicheren Seite
      6. Das Ergebnis: effektiv im Team
    4. Zielführende Teambesprechungen
      1. Weg vom Standard: Ideen für lebendig-effektive Meetings
    5. Konflikten vorbeugen
      1. Feedback zur Konfliktvorbeugung
        1. Schritt 1: Beobachtetes Verhalten benennen
        2. Schritt 2: Erklären, was dies mit Ihnen macht
        3. Schritt 3: Die Sicht des anderen erfragen
        4. Schritt 4: Gemeinsam nach Lösungen suchen
      2. Drei Grundregeln für Feedback
      3. Exkurs: Ich-Botschaften
  7. Strategien gegen Effektivitätsbremsen
    1. Wenn Sie sich selbst im Weg stehen
      1. Effektivitätsbremse Perfektionismus
      2. Effektivitätsbremse Jasagen
      3. Effektivitätsbremse: Innere Konflikte
      4. Effektivitätsbremse Demotivation
      5. Effektivitätsbremse Multitasking
    2. Wenn andere Sie ausbremsen
      1. Unterbrechungen und Störungen
      2. Wenn der Druck enorm hoch ist
      3. Vorgegebene Ziele sind unrealistisch
      4. Wenn externe Ziele ständig wechseln
      5. Wenn andere nicht effektiv arbeiten
      6. Wenn andere blocken
    3. Wenn Sie Ihre Ziele nicht erreichen
    4. Wenn nichts hilft
  8. Effektiver arbeiten mit den neuen Medien
    1. Wie viel Technik ist angemessen?
    2. Programme zur Zielerfassung und -verfolgung
      1. Aufgaben- und Projekt-Tools
        1. Workflowy
        2. Remember The Milk
        3. Doit.im
        4. Trello
      2. Wichtige Informationen speichern
      3. Weitere Tools und Apps
    3. Internet: Herausforderung für effektives Handeln
      1. Filtern! Filtern! Filtern!
        1. Individuelle Startseite: Netvibes
        2. Individuelle Nachrichten als App: MyBoard, FlipBoard
      2. Sind Sie ein Sklave der Technik?
      3. Bewusst Nein sagen – die Digital-Diät
    4. Tools für eine effektive Zusammenarbeit
      1. Termin finden
      2. Virtuelle Meetings
      3. Meetings dokumentieren
      4. Dateien austauschen
        1. Dropbox
      5. Virtuelle Teams
        1. Trello
        2. Weitere Plattformen
    5. Datensicherheit
      1. Arbeiten mit der Cloud
      2. Arbeiten mit Apps
      3. Einfache Maßnahmen zur Risikominimierung
        1. Individuelle Passwörter
        2. Vorsichtsmaßnahmen bei der Cloud-Nutzung
  9. Die Autoren
    1. Hailka Proske
    2. Johannes Friedrich Reichert
    3. Sigrid Triebfürst
  10. Stichwortverzeichnis
  11. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

„Wir müssen effektiver werden!“ Diese Forderung löst bei so manchem ein leichtes bis starkes Unbehagen aus. Sie klingt nach Mehrarbeit und Umstellung gewohnter Verhaltensweisen. Dabei ist effektives Handeln etwas Großartiges. Es bedeutet nichts anderes als das zu erreichen, was Ihnen wirklich wichtig ist.[2]

Effektives Arbeiten heißt, dass man zielorientiert arbeitet. Das funktioniert nur, wenn man Ziele vor Augen hat, die erreichbar sind und mit denen man sich identifizieren kann.

In diesem TaschenGuide zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Ziele für sich definieren und erfolgreich erreichen können. Sie finden hier praktische Strategien, die gegen Effektivitätsbremsen wirken, und nützliche, einfach anwendbare Techniken, die Sie auf Ihrem Weg zu mehr Effektivität im Berufs- und Privatleben unterstützen.

Wir wünschen Ihnen dabei viel Erfolg!

Hailka Proske, Johannes Friedrich Reichert, Sigrid Triebfürst

Effektivität: die richtigen Dinge tun

Schneller, höher, weiter – in unserer heutigen Arbeitswelt spielen diese Schlagworte eine große Rolle. Dabei sind Sätze wie „Wir müssen effektiver werden!“ und „Du musst effektiv arbeiten!“, in aller Munde. Doch was ist Effektivität genau und was bringt sie uns?

In diesem Kapitel erfahren Sie,

  • was es bedeutet effektiv zu sein,

  • wann es sich lohnt, effektiv zu sein – und wann nicht,

  • ob Sie bereits effektiv arbeiten.

Was es bedeutet, effektiv zu sein

Beispiel

Die Geschäftsleitung ist überzeugt: Die Abteilung Controlling muss so umstrukturiert werden, dass ein effektiveres Arbeiten möglich ist!

Peter empfiehlt seiner Frau Doris: „Du musst halt effektiver werden, dann hast du auch mehr Zeit für dich!“[3]

Effektiv handeln. Arbeit effektiv erledigen. Effektiver werden. Diese Redewendungen hören wir im heutigen Arbeitsalltag und auch im Privatleben allzu häufig. Wovon reden wir aber eigentlich, wenn wir so etwas sagen? Was heißt „Effektivität“ genau?

Die Definition

Beginnen wir mit dem Begrifflichen. Das Wort Effektivität leitet sich von „effektiv“ ab und dieses wiederum stammt von dem lateinischen Wort „effectivus“ ab, was mit „schaffend, bewirkend“ übersetzt wird. „Effekt“ ist damit gleichbedeutend mit „Wirkung, Nutzen“. Effektivität bedeutet dann folgerichtig: „Ich erziele mit dem, was ich tue, eine Wirkung, einen Effekt, einen Nutzen.“

Wir sind also dann effektiv, wenn wir zielorientiert oder zielgerichtet handeln. Die Frage nach „War ich effektiv?“, kann damit auch so formuliert werden: „Habe ich mein Ziel erreicht?“

Wichtig

Erbringt eine Aktion den gewünschten Effekt, dann ist sie effektiv. Voraussetzung für effektives Handeln ist ein konkretes Ziel.

Effektivität und Effizienz

Die reine Begriffsdefinition von Effektivität ist, wie wir im vorherigen Abschnitt gesehen haben, einfach. Im allgemeinen Sprachgebrauch und im Alltag jedoch wird der Begriff Effektivität oft gleichgesetzt oder sogar verwechselt mit „Effizienz“. Man spricht von „effektiver werden“ und meint damit eigentlich „schneller arbeiten“, was zur Effizienz gehört. Fakt ist: Die beiden Begriffe werden selten sauber unterschieden. Selbst der Duden beschreibt Effektivität und Effizienz als Synonyme. Worin also unterscheiden sich die beiden Begriffe?[4]

Während bei Effektivität das gewünschte Ziel im Vordergrund steht, fragt Effizienz nach dem nötigen Aufwand, um dieses Ziel zu erreichen: Wie viel Zeit oder Ressourcen benötigt die Erledigung dieser Aufgabe?

BegriffeFokus auf …
EffektivitätZiel
EffizienzAufwand, um dieses Ziel zu erreichen
  • Das heißt einerseits: Ich kann effektiv sein, ohne dabei effizient zu sein. Mein Ziel kann ich nämlich auch erreichen, ohne dabei auf die benötigten Ressourcen (Zeit, Energie, Budget u. a.) zu achten.

  • Das heißt andererseits: Ich kann sehr effizient handeln, ohne dabei effektiv zu sein. Wenn ich zwar sehr zeitsparend/ressourcenschonend arbeite, dennoch aber mein Zielverfehle, bin ich nicht effektiv.

Die folgende Grafik verdeutlicht den Unterschied zwischen effektivem und effizientem Handeln.

Abbildung

Der Unterschied zwischen Effizienz und Effektivität

Handlung 1 führt am gewünschten Ziel vorbei – ist also nicht effektiv. Sie ist jedoch effizient, weil man mit möglichst geringem Ressourcenaufwand handelt.

Die Handlungen 2 und 3 erreichen das gewünschte Ziel und sind damit effektiv. Dabei ist die Variante 2 sowohl effektiv als auch effizient. Die 3. Variante erlaubt zahlreiche Kurven (= hoher Mitteleinsatz) – sie ist also nicht effizient, sondern nur effektiv.

Handlung 4 verfehlt das Ziel ganz. Sie ist nicht effektiv. Noch dazu werden viele Ressourcen aufgewendet – sie ist also noch nicht mal effizient.

Das folgende Beispiel von vier Kollegen, die ein und dasselbe Ziel haben, verdeutlicht die Unterschiede der vier Vorgehensweisen.[5]

Beispiel

Die vier Kollegen haben sich vorgenommen, in 4 Wochen 3 Kilo abzunehmen.

Vorgehen 1: Kollege Karl nutzt regelmäßig im Sportstudio das Rücken-Workout. Das Training macht ihm Spaß und beweglicher wird er dadurch auch – und das in kurzer Zeit: Seine Vorgehensweise ist also effizient. Allerdings nimmt er zu wenig ab, weil Rücken-Workout dafür eher ungeeignet ist. Er ist also nicht effektiv in Bezug auf das gewünschte Ziel.

Vorgehen 2: Horst kombiniert sein wöchentliches Laufpensum mit einer Ernährungsumstellung. Er wird damit fitter und nimmt in den vereinbarten 4 Wochen 3 Kilo ab. Horst ist damit effektiv und effizient

Vorgehen 3: Dieter hat keine Lust sich zu kasteien. Obwohl er sich eine Art Diät verschrieben hat, erlaubt er sich immer wieder sündige Ausnahmen beim Essen. Zudem gönnt er sich für teures Geld einen Personal Trainer und Spezialdiätprodukte. So erreicht er das gewünschte Ziel – muss aber viel Zeit und Geld dafür aufbringen (= hoher Ressourcenaufwand). Er ist also effektiv, aber nicht effizient.

Vorgehen 4: Lutz probiert in den vier Wochen Verschiedenes aus. Er startet eine Diät – beendet sie aber erfolglos nach kurzer Zeit. Teuer erstandene Diätprodukte wandern in den Müll, weil sie ihm nicht schmecken. Auch die Walking-Gruppe verlässt er nach wenigen Tagen wieder. Frustriert genehmigt er sich ab und zu Schokoriegel. Nach vier Wochen hat er zwar viel ausprobiert – abgenommen hat er jedoch nichts. Er war weder effektiv noch effizient.[6]

Effektiv arbeitenEffektiv arbeite ich dann, wenn ich etwas mache, das den gewünschten Effekt erzielt – das also zum gewünschten Ziel führt.
Effizient arbeitenEffizient arbeite ich dann, wenn ich ein Ergebnis mit geringem Ressourcen-Aufwand (Zeit, Energie, Personaleinsatz) erreiche.
Effektiv und effizient arbeitenEffektiv und effizient war ich dann, wenn ich mein geplantes Ziel mit möglichst geringem Ressourcen-Einsatz erreicht habe.
Wichtig

Effektivität = Doing the right things

Effizienz = Doing things right

(Peter Ferdinand Drucker, US-amerikanischer Ökonom)

Muss man immer effektiv sein?

Die Antwort auf diese Frage lautet: Ja – und nein. Ja, denn es ist sinnvoll, seine Energie für die „richtigen“ Dinge einzusetzen. Voraussetzung hierfür ist es, sich darüber klar zu werden, was denn die „richtigen“ Dinge sind. Für welche Ziele lohnt es sich, effektiv, also zielorientiert, zu handeln?

Eine mögliche Antwort auf diese Frage liefert der US-amerikanische Effektivitätsexperte Stephen R. Covey mit seinem Kreismodell. Es unterscheidet nach Einflussbereichen unseres Handelns.

Abbildung

Kreismodell nach Stephen R. Covey

  • Von mir allein steuerbar – Circle of Control: Das ist Ihr eigener Hoheitsbereich, der Bereich, in dem Sie nicht abhängig sind von anderen. Hier haben Sie die Kontrolle. Hier können Sie direkt Veränderungen bewirken. Hier lohnen sich Zeit- und Energieeinsatz am ehesten. Sie möchten Ihren Schreibtisch umorganisieren? Sie möchten sich ein sportliches Ziel setzen, z. B. einen kleinen Marathon laufen? Tun Sie es und investieren Sie Zeit – hier lohnt es sich am meisten.[7]

  • Von mir beeinflussbar – Circle of Influence: Hier sind Sie Teil eines Teams, eines Unternehmens, einer Familie. Sie haben zwar Einfluss auf eine Veränderung, aber nur bedingt und meist nur in Abstimmung mit den anderen Beteiligten. Beispiele sind die Urlaubsplanung mit der Familie, neue Projekte im Team. Es lohnt sich auch hier Veränderungen anzustreben. Sprechen Sie die Dinge an, die Ihnen wichtig sind, und versuchen Sie, Ihre Ziele gemeinsam mit den anderen zu realisieren.

  • Betrifft mich – Circle of Concern: Hier sind Sie betroffen, haben aber keinerlei Möglichkeit, schnell etwas zu verändern. Typische Beispiele sind fest definierte Prozesse und Normen oder gesetzliche Vorgaben, die eingehalten werden müssen. Sie können hier kurzfristig nichts beeinflussen und müssen Dinge tun, die von anderen bestimmt werden.

Die Schlussfolgerungen aus diesem Ansatz: Setzen Sie Ihre Energie nur für Ziele ein, bei denen Sie auch wirklich etwas bewirken können. Nur dann handeln Sie effektiv.

Wann lohnt es sich demnach, nicht zielorientiert bzw. effektiv zu handeln?

  • In nicht beeinflussbaren Bereichen (Circle of Concern) akzeptieren Sie besser – zumindest kurzfristig – die vorgegebenen Rahmenbedingungen. Alles andere ist Zeitverschwendung und kostet Kraft, die Sie anderswo besser einsetzen können.

  • Bei „falschen“ Zielen, z. B. Zielen, mit denen Sie sich nicht identifizieren können oder die schlichtweg unrealistisch und nicht zu erreichen sind, ist jeder Aufwand fehl am Platze.[8]

  • Wenn Effektivität nicht zu Ihrer Persönlichkeit passt, z. B. weil Sie ein eher reaktiver Mensch sind, der auf Gegebenheiten des Lebens reagiert, und nicht ständig proaktiv eigene Ziele definiert und verfolgt, sollten Sie nur ...

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