Logo weiterlesen.de
Briefe und E-Mails gut und richtig schreiben

Alle Musterdokumente und Vorlagen aus diesem Buch können Sie ohne weitere Berechnung herunterladen und ganz einfach selbst bearbeiten.

So gehts:

Besuchen Sie https://s.duden.de/download-briefe

Registrieren Sie sich bei uns einmalig als Kunde.

Laden Sie die Dateien einfach auf Ihren Computer.

Fertig!

Klingt ganz einfach, ist es auch.

Inhalt

Verständlich formulieren

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept

Sinnvoll gliedern

Einfach formulieren

Prägnant schreiben

Stilmittel einsetzen

Formen und DIN-Normen

Abkürzungen

Absätze und Abschnitte

Anlagenvermerk

Anschrift und Anrede

An- und Abführungszeichen

Apostroph

Auslassungspunkte

Bankverbindung

Betreff/Subject

Bezugszeichenzeile

Bindestrich, Gedankenstrich

Briefgeheimnis

Briefschluss

c/o

Datum

Diktatzeichen

E-Mail

Et-Zeichen (&)

Gedankenstrich

Gestaltungsregeln

Gradzeichen

Grußformeln

Handelsregisternummern

Hausnummern

i.A./i.V.

Infoblock

Kontonummern

Paragrafzeichen

Pflichtangaben

Postfachnummern

Postleitzahlen

ppa.

PS

Schrägstrich

Schriften

Schriftform

Seitennummerierung

Steuernummern, Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Subject

Telefax

Telefonnummern

Uhrzeit

Unterschrift

Währungen

z. H.

Zahlen

Zeilenabstand

Muster Privatkorrespondenz

Absagen

Beschwerden, Ein- und Widersprüche

Bitten und Anträge

Dankschreiben

Einladungen

Entschuldigungen

Genesungswünsche

Glückwünsche

Hotelbuchungen

Kondolenzschreiben

Kündigungen

Reklamationen

Widerrufe

Briefe an die Öffentlichkeit

Familienanzeigen

Zeitungsanzeigen

Muster Geschäftskorrespondenz

DIN-Normen: Gestaltung von Geschäftsbriefen

Ablehnung von Bestellungen

Abmahnungen

Absagen

Anfragen

Angebote

Auftragsbestätigungen

Automatische Abwesenheitsnotiz

Begleitschreiben

Bestellungen

Bitten und Anträge

Dankschreiben

Eingangsbestätigungen

Einladungen

Entschuldigungen

Genesungswünsche

Glückwünsche

Hotelbuchungen

Kondolenzschreiben

Kündigungen

Mahnungen

Nachrufe

Rechnungen

Reklamationen

Versandanzeigen

Voranfragen und Antworten auf Voranfragen

Werbebriefe

Widerrufe von Bestellungen

Zahlungsavise

Zahlungsbestätigungen

Zwischenbescheide

Innerbetriebliche Korrespondenz

Öffentlichkeitsarbeit

Stellenanzeigen

Fremdsprachige Korrespondenz

Sprachtipps

Register

Verständlich formulieren

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept

Sinnvoll gliedern

Einfach formulieren

Prägnant schreiben

Stilmittel einsetzen

Das Hamburger Verständlichkeitskonzept

Der Verständlichkeit von Briefen hat man lange Zeit nur wenig Beachtung geschenkt. Im Vordergrund stand die Höflichkeit: Entscheidend war, dass die Etikette gepflegt wurde und der Tonfall stimmte. Erst seit den Siebzigerjahren des 20. Jahrhunderts haben Psychologen den Aspekt der Verständlichkeit von Texten intensiver untersucht, und seitdem gewinnt sie auch in den Regeln der Korrespondenz an Bedeutung. Reinhard Tausch, Inghard Langer und vor allem Friedemann Schulz von Thun arbeiteten heraus, welche Faktoren zur Verständlichkeit beitragen. In ihrem Hamburger Verständlichkeitskonzept sind diese zusammengefasst und in ihr Verhältnis gesetzt:

Einfachheit: Ein verständlicher Text verzichtet auf ungeläufige Wörter; Fachbegriffe werden erklärt. Die Sätze sind einfach strukturiert.

Gliederung/Ordnung: Die Sätze stehen in einer folgerichtigen Reihenfolge, der Text ist sinnvoll gegliedert und übersichtlich aufgeteilt.

Kürze/Prägnanz: Die Länge des Textes hat ein angemessenes Verhältnis zum Inhalt. Überflüssige Darstellungen, umständliche Formulierungen und leere Phrasen entfallen.

Zusätzliche Stimulanz: Der Text wirkt auch äußerlich ansprechend, der Leser wird persönlich angesprochen. Stilistische Anreize und die Verwendung von sprachlichen Bildern, anschaulichen Beispielen oder Illustrationen wirken als Verständnishilfe.

Die Kriterien des Hamburger Verständlichkeitskonzepts: Ein Zuviel kann der Verständlichkeit ebenso schaden wie ein Zuwenig. Die größte Verständlichkeit erreicht man mit Werten im markierten Bereich.

Verständlichkeit durch geeignete sprachliche Mittel

Einfachheit

Ordnung

Verwenden Sie geläufige, eindeutige und kurze Wörter.

Verzichten Sie auf Modewörter, unnötige Fremdwörter und Abkürzungen.

Verwenden Sie wo immer möglich Verben anstelle von Substantiven.

Gliedern Sie Ihren Brief nach inhaltlichen Kriterien.

Unterteilen Sie den Text in Absätze, längere Texte in Abschnitte mit Überschriften (oder Gliederungsziffern).

Gliedern Sie Ihre Sätze übersichtlich.

Kürze

Anreize

Achten Sie auf eine angemessene Satzlänge.

Formulieren Sie knapp und präzise.

Konzentrieren Sie sich auf das Wesentliche.

Verzichten Sie auf Floskeln.

Sprechen Sie den Empfänger an.

Schreiben Sie im Aktiv.

Formulieren Sie höflich.

Achten Sie auf korrekte Rechtschreibung und eine ansprechende äußere Form.

Sinnvoll gliedern

Bevor Sie zu schreiben beginnen, sollten Sie sich fragen:

Warum schreibe ich, was will ich erreichen?

Wie lautet die Kernaussage meines Schreibens?

Wer ist der Empfänger des Briefes und in welchem Verhältnis stehe ich zu ihm?

Was ist für ihn wichtig?

Wie wird er auf meinen Brief reagieren?

Um Schreibblockaden zu überwinden und um effektiv zu arbeiten, können Sie sich ein dreistufiges Vorgehen angewöhnen:

Dreistufiger Arbeitsplan

1)

Vorbereiten und Planen

Medium (E-Mail, Brief, Fax) wählen, Adressen und ggf. Kundennummern etc. heraussuchen, inhaltliche Informationen sammeln und auf Vollständigkeit prüfen

2)

Text entwerfen

Stichworte machen, Gliederung schreiben, Text entwerfen

3)

Prüfen und Überarbeiten (am besten mit einem Abstand von einigen Stunden oder Tagen)

den Text mehrmals durchlesen – korrigieren Sie jeweils Inhalt, Formulierungen, Grammatik und Rechtschreibung getrennt Machen Sie nicht den Fehler, schon beim Textentwurf lange über einem einzelnen Satz zu grübeln, weil Sie auf Anhieb druckreif formulieren wollen. Einfacher dürfte es sein, den Text erst einmal in einem Zug durchzuschreiben. Sie müssen dabei nicht am Anfang beginnen. Fangen Sie ruhig in der Mitte oder mit dem letzten Abschnitt an – wichtig ist, dass Ihre Gedanken in Fluss kommen.

Bei wichtiger Korrespondenz oder wenn man aus einer Verärgerung heraus geschrieben hat, kann es sinnvoll sein, noch »einmal darüber zu schlafen«. Mit etwas Abstand kann man beurteilen, ob man den richtigen Ton getroffen hat.

Unerlässlich ist es allerdings, danach den Text zu überarbeiten, um logische Brüche oder eine ungeschickte Wortwahl zu korrigieren. Versuchen Sie dabei immer, Ihr Schreiben vom Standpunkt des Empfängers aus zu lesen: Wie wirkt der Stil? Zu jovial, zu steif, ermüdend, aggressiv? Korrigieren Sie so lange, bis Sie die passende Wirkung hergestellt haben.

Prüfen Sie anhand Ihrer Stichwortliste, ob Sie auch keinen wichtigen Aspekt vergessen haben. Beim Überarbeiten sollten Sie nicht den Ehrgeiz haben, auf Grammatik, Inhaltliches und Rechtschreibung gleichzeitig zu achten. Konzentrieren Sie sich auf jeden dieser Aspekte in einem eigenen Arbeitsgang.

Inhaltlich strukturieren

Trennen Sie Wichtiges von Unwichtigem.

Die inhaltliche Gliederung ist die entscheidende Voraussetzung für die Verständlichkeit eines Textes. Bei der Vorbereitung klären Sie die verschiedenen inhaltlichen Aspekte; unterscheiden Sie zwischen Dingen, die voneinander abhängig sind und erst nach und nach geschildert werden können, und solchen, die gleichberechtigt nebeneinander stehen könnten, sowie Details, die bei näherer Betrachtung vielleicht sogar verzichtbar sind.

Bringen Sie alles in eine Abfolge, die einer inneren Logik folgt. Stellen Sie sprachlich Zusammenhänge her, wenn sie der Sache entsprechen, aber konstruieren Sie keine Zusammenhänge nur um der vermeintlichen inneren Verbundenheit Ihres Textes willen. Im Gegenteil: Trennen Sie, was sachlich nicht zusammengehört, auch textlich.

Jeder Abschnitt, jeder Absatz und jeder Satz sollte so verfasst sein, dass der Leser nur wenig Mühe hätte, die jeweilige Kernaussage an den Rand zu schreiben – sie also ohne Weiteres erfassen kann. Prüfen Sie Ihren Text daraufhin. Wenn Sie merken, dass mehrere Kernaussagen denkbar wären oder sich im Gegenteil keine so recht finden lässt, sollten Sie Ihren Text noch einmal überarbeiten.

Im folgenden Beispiel bleibt der Text nach der Überarbeitung seinen Aussagen nach der gleiche. Dennoch ist sein Inhalt schneller zu erfassen, weil die Logik der Sache sich in der Abfolge der Aussagen widerspiegelt:

Inhaltlich strukturieren

Nicht

Sondern

Gestern habe ich vergessen, Sie auf die neue Regelung hinzuweisen. Bitte arbeiten Sie Ihren Vorschlag entsprechend um. Näheres finden Sie im Handbuch. Es macht nichts, wenn der Text dadurch etwas umfangreicher wird und noch eine Seite eingefügt werden muss. Überschneidungen sind nun nicht mehr erlaubt. Die Regelung ist seit dem 1. Mai 2020 in Kraft.

Gestern habe ich vergessen, Sie auf die neue Regelung hinzuweisen, die seit dem 1. Mai 2020 in Kraft ist. Überschneidungen sind nun nicht mehr erlaubt. Näheres finden Sie im Handbuch.
Bitte arbeiten Sie Ihren Vorschlag entsprechend um. Es macht nichts, wenn der Text dadurch etwas umfangreicher wird und noch eine Seite eingefügt werden muss.

Sehr lange Sätze sind schwer zu verstehen. Am Ende des Satzes weiß der Leser möglicherweise schon nicht mehr, worum es am Anfang ging – und was eigentlich die Hauptaussage ist. Kürzere Sätze sind besser zu verstehen, wenn sie sich auf einen Aspekt beschränken.

Gliederung durch Satzzeichen: Punkt, Klammer und Gedankenstriche

Nicht

Sondern

Zur Anpassung an die Wertänderung der versicherten Sachen erhöht oder vermindert sich die Versicherungssumme mit Beginn eines jeden Versicherungsjahres entsprechend dem Prozentsatz, um den sich der Preisindex »Andere Verbrauchs- und Gebrauchsgüter ohne Nahrungsmittel und ohne normalerweise nicht in der Wohnung gelagerte Güter«, den das Statistische Bundesamt ermittelt, im vergangenen Jahr gegenüber dem vorvergangenen Jahr verändert hat.

Zu Beginn eines jeden Versicherungsjahres passen wir die Versicherungssumme an die Wertänderung der versicherten Sachen an. Der Anpassung legen wir einen Preisindex des Statistischen Bundesamtes zugrunde (»Andere Verbrauchs- und Gebrauchsgüter ohne Nahrungsmittel und ohne normalerweise nicht in der Wohnung gelagerte Güter«). Sie entspricht – in Prozent – der Differenz zwischen dem Preisindex des vorvergangenen und des vergangenen Jahres.

Mit Gedankenstrichen kann man Einschübe aus dem Satzgefüge etwas herauslösen. Der Leser kann zunächst den Einschub überfliegen und den Satz ohne dieses Detail erfassen.

Beispiel für die Verwendung von Gedankenstrichen

Diese Anpassung entspricht – in Prozent – der Differenz zwischen dem Preisindex des vorvergangenen und des vergangenen Jahres, wie ihn das Statistische Bundesamt jährlich ermittelt.

Mit Klammern können Sie zusätzliche Hinweise auf die Hierarchie der Auskunft geben: Was in Klammern steht, ist für das Verständnis zwar nicht unwichtig, momentan aber zweitrangig:

Beispiel für die Verwendung von Klammern

Der Anpassung legen wir einen Preisindex des Statistischen Bundesamtes zugrunde (»Andere Verbrauchs- und Gebrauchsgüter ohne Nahrungsmittel und ohne normalerweise nicht in der Wohnung gelagerte Güter«).

Wenn zwei Aussagen zusammengehören, aber doch so getrennt werden sollen, dass jede ihr eigenes Gewicht behält, dann wählt man das Semikolon.

Als satzgliederndes Zeichen zwischen Punkt und Komma hat das Semikolon (der Strichpunkt) eine Mittelstellung. Der Punkt trennt stärker als das Semikolon; das Komma trennt schwächer als das Semikolon:

Beispiel für die Verwendung des Semikolons

Der Anpassung legen wir einen Preisindex des Statistischen Bundesamtes zugrunde; sie entspricht der Differenz zwischen dem Preisindex des vorvergangenen und des vergangenen Jahres.

In Internetchats ist die Aneinanderreihung von mehreren Frage- und/oder Ausrufezeichen üblich, um Lautstärkevariationen der gesprochenen Sprache zu imitieren. In allen anderen Texten wird dies als grob empfunden.

Haupt- und Nebensätze können im Deutschen mehrere weitere Nebensätze enthalten. Verschachteln Sie nicht zu viele Nebensätze ineinander, sondern versuchen Sie, einfache und damit übersichtlichere Strukturen zu schaffen.

Nicht

Sondern

Für die Anreise, die bis 18 Uhr erfolgen sollte, empfehlen wir, weil es sehr schwer ist, einen geeigneten Parkplatz zu finden, den öffentlichen Nahverkehr.

Die Anreise sollte bis 18 Uhr erfolgen. Wir empfehlen den öffentlichen Nahverkehr, weil ein geeigneter Parkplatz schwer zu finden ist.

Die Hauptsache gehört in den Hauptsatz.

Die Gliederung in Haupt- und Nebensätze sollte dem Verhältnis von Haupt- und Nebenaussagen entsprechen. Die wichtigen Informationen gehören in den Hauptsatz.

Nicht

Sondern

Die Gesellschafterversammlung beschloss auf ihrer turnusgemäßen Sitzung im Verwaltungszentrum, dass die Weihnachtsfeier in diesem Jahr ausfallen wird.

In diesem Jahr wird die Weihnachtsfeier ausfallen, beschloss die Gesellschafterversammlung auf ihrer turnusgemäßen Sitzung im Verwaltungszentrum.

In Absätze unterteilen

Voraussetzung einer sinnvollen Absatzgliederung ist eine durchdachte inhaltliche Gliederung.

Der inneren Gliederung eines Textes sollte eine äußere folgen, zum Beispiel in Form von Absätzen. Absätze erhöhen die Lesbarkeit: Sie bieten optische Orientierung, sie erleichtern den ersten Überblick, und beim nochmaligen Lesen helfen sie, bestimmte Textstellen zu finden. Der Beginn eines neuen Absatzes signalisiert optisch, was dieser unbedingt auch inhaltlich leisten muss: den Einstieg in einen neuen Argumentationsschritt oder Gedanken. Texte von mehr als zwei Seiten Länge sollten Sie darüber hinaus in Abschnitte gliedern, die durch Überschriften eingeleitet werden und damit durch den Text führen.

Gliederung durch einen Absatz

Nicht

Sondern

Ein Absatz ist ein aus einem oder mehreren Sätzen bestehender Abschnitt in einem fortlaufenden Text. Jeder Absatz hat einen eigenen Sinnzusammenhang. Ist dieser ausgeführt, folgt ein neuer Absatz. Eine Überschrift bezeichnet prägnant den Inhalt eines Absatzes. Sie kann aus einem oder mehreren Wörtern bestehen, aber auch aus einem ganzen Satz.

Ein Absatz ist ein aus einem oder mehreren Sätzen bestehender Abschnitt in einem fortlaufenden Text. Jeder Absatz hat einen eigenen Sinnzusammenhang. Ist dieser ausgeführt, folgt ein neuer Absatz. Eine Überschrift bezeichnet prägnant den Inhalt eines Absatzes. Sie kann aus einem oder mehreren Wörtern bestehen, aber auch aus einem ganzen Satz.

Mit Auflistungen arbeiten

Weitere Mittel, den Inhalt zu strukturieren, sind die Liste und die Tabelle. Beide können sehr effektive Hilfen sein, einen Text verständlicher zu machen. Die Tabelle bietet sich für Inhalte an, die zu bestimmten Dingen mehrere, stets einer Kategorie zugehörige Details enthalten. Klassisch sind zum Beispiel Waren und ihre Preise, Maße oder Bestellnummern. In Briefen selbst wird man sie eher selten verwenden.

Anders aber Listen: Sie können auch in einfachen Briefen für Übersichtlichkeit sorgen, wenn es um einfache Aufzählungen geht, z. B.:

Gliedern durch Listen

Nicht

Sondern

Bitte bringen Sie Ihren Personalausweis, Ihr Passfoto, Ihren Vertrag, das ausgefüllte Antragsformular sowie Papier und Stift mit.

Bringen Sie bitte mit:

– Ihren Personalausweis

– Ihr Passfoto

– Ihren Vertrag

– das ausgefüllte Antragsformular

– Papier und Stift

Einfach formulieren

Verständliche Texte sind nicht nur optimal gegliedert, sondern auch optimal formuliert. Das bedeutet, dass ihr Satzbau weder langweilig einfach noch ermüdend umständlich ist. Ebenso wichtig ist die Wahl des treffenden Vokabulars.

Klare Aussagen treffen

Heute gilt es keineswegs mehr als unhöflich, die Aussagen, deretwegen man korrespondiert, direkt zu schreiben: »Ich bitte Sie um Unterstützung.«

Als Ausdruck höflicher Zurückhaltung wurden lange Zeit Satzaussagen um »mögen«, »würden« oder »dürfen« erweitert, zum Beispiel: Ich möchte mich bei Ihnen herzlich für die Unterstützung bedanken. Eine solche Formulierung wirkt heute altmodisch, und in vielen Lesern weckt sie die Fragen: »Und warum tun Sie es dann nicht?« oder »Ja gut – wann?«. Stattdessen gilt es heute als besserer Stil, ohne Umschweife auf den Punkt zu kommen: Ich danke Ihnen herzlich für die Unterstützung!

Andererseits können konjunktivische Formulierungen zurückhaltender – und dadurch passender – wirken: Wir wären Ihnen dankbar, wenn Sie den Termin pünktlich einhalten könnten. Vielleicht ist bekannt, dass der Empfänger – ein ausnehmend konservativer, aber sehr wichtiger Kunde – nachvollziehbare Gründe haben könnte, um einen etwas späteren Termin zu bitten? Die Formulierung im Indikativ dagegen ist zwar prägnanter, sie kommt vielen Lesern aber schon fast einer Vorladung gleich: Bitte kommen Sie pünktlich zum vereinbarten Termin. Welche Formulierung Sie wählen, sollten Sie immer auf die Situation und den individuellen Empfänger oder den Kreis von Empfängern abstimmen.

Formulierungen im Indikativ können sehr forsch wirken, was nicht immer angebracht ist.

Kommen Sie zur Sache!

Nicht

Sondern

Wir möchten Sie bitten, den Termin einzuhalten.

Bitte halten Sie den Termin ein.

Wir würden uns freuen, Sie [in unserem Hause] begrüßen zu dürfen.

Wir freuen uns auf Sie.

Wir würden uns freuen, Sie in unseren neuen Ausstellungsräumen begrüßen zu dürfen.

Wir freuen uns auf Ihren Besuch in unseren neuen Ausstellungsräumen.

Wir würden Ihnen einen Kompromiss vorschlagen: …

Wir schlagen Ihnen einen Kompromiss vor: …

Das könnten wir übernehmen.

Das können wir übernehmen.

Wir wären erfreut, bald von Ihnen zu hören.

Wir freuen uns darauf, bald von Ihnen zu hören.

Ähnlich wie die Erweiterungen mit »mögen«, »würden« oder »dürfen« sorgen auch Vorreiter dafür, dass die eigentliche Aussage im Satz nach hinten verschoben wird. Vorreiter sind Einleitungswendungen im Hauptsatz, die die eigentliche Information in den Nebensatz drängen. Solche Einleitungen können Sie weglassen: Die Hauptsache gehört in den Hauptsatz. Statt Wir teilen Ihnen mit, dass sich unsere Lieferbedingungen geändert haben schreiben Sie besser nur: Unsere Lieferbedingungen haben sich geändert.

Verzichten Sie auf solche Vorreiter:

Sie teilen uns mit, …

Wir teilen Ihnen mit, …

Sie weisen uns darauf hin, …

Wir weisen Sie darauf hin, …

Sie setzen uns in Kenntnis, …

Wir setzen Sie in Kenntnis, …

Sie machen darauf aufmerksam, …

Wir machen Sie darauf aufmerksam, …

Bezug nehmend auf Ihr Schreiben …

Unter Bezugnahme auf Ihre …

In Beantwortung Ihres Schreibens …

Wir haben Ihr Schreiben erhalten und …

Aber nicht jeder Vorreiter ist als Einleitung sinnlos. Die Formulierung Bitte beachten Sie, dass sich unsere Öffnungszeiten geändert haben kann durchaus angebracht sein, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu lenken. Je bewusster die Formulierungen insgesamt gewählt sind, desto wirkungsvoller kann ein solcher Hinweis sein. Falls Sie sich also zum Beispiel wirklich darüber freuen, dem Empfänger eine gute Nachricht zu übermitteln, dann gibt es keinen Grund, dies nicht auch zu formulieren: Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu dürfen/können, dass …

Schwer verständliche Wörter vermeiden

Prüfen Sie die eigene Wortwahl. Sind das wirklich die treffenden Wörter? Habe ich – eventuell unbeabsichtigt – Formulierungen anderer übernommen, die hier unpassend sind?

Schwer verständlich sind alle Wörter, die für den Empfänger fremd sind – das können Fremdwörter sein, also Wörter fremden, zum Beispiel lateinischen Ursprungs, Fachwörter oder branchenspezifische Abkürzungen. Sie alle haben ihre Berechtigung, sofern sie präzise sind und ihre Bedeutung allen Beteiligten bekannt ist. Unter Fachkollegen verwendet man sie mit Selbstverständlichkeit. Sobald Sie aber nicht sicher sein können, dass der Empfänger Ihrer Schreiben in etwa den gleichen Wortschatz hat wie Sie, sollten Sie sich bei jedem ungeläufigen Wort fragen: Ist das verständlich? Wenn nicht, dann machen Sie sich die Mühe und »übersetzen« Sie Ihren Text in seine Sprache. Das erspart Ihnen Missverständnisse, Komplikationen und Nachfragen.

Verwenden Sie Fach- und Fremdwörter nur gegenüber Adressaten, die diese sicher kennen.

Dies gilt auch für deutsche Wörter, die in der Fachsprache eine besondere, von der Alltagssprache abweichende Bedeutung haben können, oder bei Wörtern, die mehrere Bedeutungen haben. In dem Satz »Der Läufer liegt auf dem Boden« kann das Wort Läufer mindestens drei Bedeutungen einnehmen (Sportler, Schachfigur, Teppich), das Wort Boden mindestens zwei (Fußboden, Dachboden). Daraus resultieren sehr unterschiedliche Aussagen. Stellen Sie möglichst sicher, dass Sie und Ihr Adressat stets die gleiche Bedeutung meinen.

Vermeiden Sie Abkürzungen, wenn Sie nicht sicher sind, dass sie verstanden werden.

Ebenso heikel kann die Verwendung von Abkürzungen sein, die möglicherweise weniger verbreitet sind als vom Verfasser angenommen oder gar völlig gedankenlos verwendet werden. Treffen mehrere Abkürzungen in einem Satz aufeinander, kann es schon schwierig sein, einen Text flüssig aufzunehmen.

Vermeiden Sie ungeläufige Wörter

ungeläufig

allgemeinverständlich

Kommentar

Wir bedürfen hierzu Ihrer Einverständniserklärung.

Wir benötigen Ihr Einverständnis.

Die Gemeinen haben wir größer gesetzt.

Die kleinen Buchstaben haben wir größer geschrieben.

»Gemeine« und »setzen« sind Fachwörter (aus der Sprache der Typografie); einem allgemeinen Publikum sind sie nicht geläufig.

Frau Meyer wird Ihnen das EF-Ost zusenden.

Frau Meyer wird Ihnen das (Erfassungs-)Formular (Ost) zusenden.

Wie das Formular heißt, dürfte in diesem Fall sogar unwichtig sein. Dass es um ein Formular geht, muss aber deutlich werden!

Innerhalb sozial abgegrenzter Gruppen ist die Benutzung von Abkürzungen jedoch üblich und sinnvoll. Insbesondere in der elektronischen Kommunikation – in E-Mails, SMS, Chats und Foren – haben sich zahlreiche Abkürzungen für gängige Floskeln eingebürgert (z. B. »MfG« für »Mit freundlichen Grüßen«). Richtet sich eine Nachricht an einen mehr oder weniger geschlossenen Kreis von Adressaten, dürften sich Gepflogenheiten auch bezüglich der Abkürzungen ergeben. Außerhalb allerdings sollten dann wieder die klassischen Kommunikationsformen gelten. Unangebracht und unhöflich sind solche Abkürzungen im geschäftlichen E-Mail-Verkehr.

Vermeiden Sie Bandwurmwörter; sie sind grundsätzlich schwer verständlich.

Restmüllbehältervolumenminderung, Mehrzweckküchenmaschine, Geräteunterhaltungsnachweis oder Rundfunkfinanzierungsstaatsvertrag – das sind keine Fantasieschöpfungen, sondern Bandwurmwörter, die in der Verwaltungssprache tatsächlich verwendet werden. Solche Wortungetüme kann man aber vermeiden:

Setzen Sie möglichst nicht mehr als drei Wortglieder zusammen (z. B. nicht: 1. Restmüll 2. -behälter 3. -volumen 4. -minderung).

Machen Sie längere Zusammensetzungen durch einen Bindestrich übersichtlicher (z. B.: Lebensmittel-Gesetz).

So machen Sie Bandwurmwörter übersichtlicher:

Nicht

Sondern

Restmüllbehältervolumenminderung

Volumenminderung der Restmüllbehälter

Mehrzweckküchenmaschine

Mehrzweck-Küchenmaschine

Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz

Gesetz zur Qualifikation der Berufskraftfahrer

Rundfunkfinanzierungsstaatsvertrag

Staatsvertrag über die Gebührenerhebung für Rundfunkgeräte

Achten Sie außerdem darauf, dass bei Verben die Beziehung zwischen Grund- und Bestimmungswort nachvollziehbar bleibt (z. B. nicht: Wir lehnen Ihren Antrag auf Erstattung der Auslagen zur Anschaffung eines Gerätes zum Absaugen des Teppichs im Büro des Abteilungsleiters ab, sondern: Wir lehnen es ab, …).

Manche Formulierungen werden häufig geschrieben, aber nur selten oder nie gesprochen. Sie machen Texte »bürokratisch« und können oft gegen lebendigere Wörter ausgetauscht werden.

Papierwörter sind Wörter, die man zwar schreibt, aber nur selten oder nie spricht (z. B. »Bezug nehmen«). Sie lassen Texte bürokratisch wirken.

Wörter und Wendungen, auf die Sie verzichten sollten:

aus gegebenem Anlass / anlässlich

in Anbetracht

Außerachtlassung

In der Anlage / anliegend

eilbedürftig

in obiger Angelegenheit

betreffs

dahingehend

Bezug nehmend

nachstehend

dankend erhalten

Stellungnahme

diesbezüglich

verbleiben

ein Betrag in Höhe von

Vorgang

es ist unser Anliegen

zwecks

hinsichtlich

seitens

Viele Papierwörter entfallen am besten ersatzlos; andere, ähnliche Wörter und Wendungen tauscht man am besten durch klare und kürzere Wörter aus. So kann ein Text schnell und einfach verständlicher werden.

Einfachere Wörter wählen:

Nicht

Sondern

auf diese Art und Weise

so

aufgrund von

wegen

mit Ausnahme von

ohne

aus diesem Grund

deshalb

unter Zuhilfenahme von

mit

zum gegenwärtigen Zeitpunkt

jetzt

im Hinblick auf

wegen

hinsichtlich

wegen

in keinem Fall

nie

in den meisten Fällen

meistens

Benachrichtigung

Nachricht

baldmöglichst

möglichst bald

Auch Füllwörter blähen einen Text auf, ohne etwas zur Aussage beizutragen. Dazu gehören Wörter wie dahingehend, an sich, sozusagen, quasi. Sie werden vor allem in der gesprochenen Sprache verwendet, wo sie dazu dienen, eine Aussage abzutönen: Der Sprechende kann mit ihrer Hilfe einem Gedanken eine Färbung geben, etwas betonen oder auch einem Gefühl Ausdruck verleihen. In geschriebenen Texten wirken solche Wörter meist störend. Sie bekommen, besonders wenn sie gehäuft auftreten, den Charakter von bloßen Füllseln. Zu diesen Wörtern gehören: aber, auch, bloß, denn, doch, eben, etwa, halt, ja, mal, nicht, nur, schon, vielleicht, wohl, eh, eigentlich, einfach, erst, ruhig und überhaupt.

Modalpartikel werden eher im privaten Schriftverkehr eingesetzt als in Geschäftsbriefen.

Andererseits können diese Modalpartikel – bewusst und wohldosiert eingesetzt – auch im Schriftverkehr ihre Berechtigung haben. Sie vermögen die fehlende stimmliche Betonung zu ersetzen, wenn es gilt, eine Gefühlslage auszudrücken und einen Text weniger schroff erscheinen zu lassen. Sogar im Geschäftsbrief können Modalpartikel deshalb eine sinnvolle Ergänzung sein – wenn sie gezielt verwendet werden.

Die gezielte Verwendung von Modalpartikeln

Satz ohne Modalpartikel

Satz mit Modalpartikel

Darüber haben wir uns gefreut!

Darüber haben wir uns aber gefreut!

Wie konnte es so weit kommen?

Wie konnte es bloß so weit kommen?

Haben Sie schon eine neue Stelle gefunden?

Haben Sie denn schon eine neue Stelle gefunden?

Ihre Planung hat ganz neue Schwerpunkte gesetzt.

Ihre Planung hat ja ganz neue Schwerpunkte gesetzt.

Wir halten das für denkbar.

Wir halten das schon für denkbar.

Auch der Verzicht auf überflüssige Partizipien macht einen Text nicht nur kürzer, sondern flüssiger und leichter lesbar. Das heißt nicht, dass Sie auf diese Ergänzungen in jedem Fall verzichten sollten. Es könnte zum Beispiel ja sehr wichtig sein, zwischen einer schon erbrachten und einer noch nicht erbrachten Leistung zu unterscheiden. Meistens wird das Partizip aber unbedacht verwendet und kann entfallen.

Verzichten Sie auf überflüssige Partizipien

Nicht

Sondern

entstandene Kosten

Kosten

vorliegende Unterlagen

Unterlagen

vorgebrachte Einwände

Einwände

erbrachte Leistung

Leistung

durchgeführte Prüfung

Prüfung

erfolgter Versand

Versand

vorgenommene Änderungen

Änderungen

festgestellte Tatsache

Tatsache

vorgenommene Auswahl

Auswahl

getroffene Vereinbarung

Vereinbarung

geschlossener Vertrag

Vertrag

Beliebt ist in der Alltagssprache auch die Erweiterung von Haupt- und Eigenschaftswörtern mit -mäßig, -technisch oder -halber. Im Schriftverkehr wirken diese Wortbildungen ungelenk und oft auch uneindeutig.

Nicht

Sondern

verkehrstechnisch, arbeitsmäßig, urlaubshalber

in Bezug auf den Verkehr, hinsichtlich der Arbeit, wegen des Urlaubs etc.

Sachlich bleiben

Eine sachliche, sprachlich korrekte Formulierung in einem formal sorgfältig gestalteten Schreiben ist die höflichste Art der Mitteilung.

Höflichkeit ist nicht zuletzt eine Frage der Haltung gegenüber dem Empfänger: Wer Respekt empfindet, wird intuitiv höflich schreiben. Die Gefahr ist allenfalls, dabei stilistisch zu übertreiben und in eine gespreizte Sprache zu verfallen. Lesen Sie Ihren Text mit etwas Abstand noch einmal durch – vielleicht sogar laut –, und prüfen Sie, ob die Ausdrucksweise in etwa der entspricht, die Sie in einem höflichen Telefonat gewählt hätten. Wenn ja, dürften Sie den richtigen Ton getroffen haben.

Ironische, belehrende oder polemische Wendungen behindern die Kommunikation.

Was aber, wenn Sie jemandem schreiben müssen, dem Sie eben keine große Achtung entgegenbringen können? Die Antwort ist ganz einfach: Lassen Sie es sie oder ihn nicht spüren. Gestehen Sie sich selbst Ihren Ärger ein und drücken Sie ihn – wenn das sinnvoll ist – aus, aber bleiben Sie auch in schwierigen Situationen sachlich und auf der Ebene der Argumentation.

Die Wertschätzung gegenüber dem Empfänger äußert sich auch in der korrekten Schreibung des Eigennamens des Empfängers, ebenso sollten der Firmenname und die Adresse fehlerfrei sein. Bevor Sie Ihre Korrespondenz versenden – ganz gleich, ob es sich um einen physischen Brief, eine E-Mail oder ein anderes Medium handelt –, sollten Sie daher immer prüfen, ob die Adresse korrekt geschrieben ist.

Selbst ein höflich formulierter Brief kann Unmut erwecken, wenn z. B. das Datum fehlt, der Text nicht angemessen auf dem Papier platziert wurde oder wenn er mehrere Flüchtigkeitsfehler enthält.

Schließlich entscheiden auch Rechtschreibung und Grammatik über den Erfolg schriftlicher Kommunikation. Selbst die Mehrheit der E-Mail-Nutzer stört sich daran, wenn E-Mail-Texte durchweg kleingeschrieben werden, wenn allenfalls Punkte und Fragezeichen, aber kaum Kommas gesetzt werden und wenn Rechtschreib-, Grammatik- und Flüchtigkeitsfehler nicht korrigiert sind. Wer sich bei Briefen und E-Mails nicht an die wichtigsten sprachlichen Regeln hält, offenbart Nachlässigkeit, Desinteresse und mangelnde Wertschätzung für den Empfänger (»Du bist mir nicht wichtig genug, als dass ich mich für dich anstrengen wollte.«).

Prägnant schreiben

Beschränken Sie sich deshalb auf die wirklich wesentlichen Informationen – und formulieren Sie präzise.

Zu einem verständlichen Text gehört auch, dass er eine dem Inhalt angemessene Länge hat. Weitschweifigkeit ermüdet den Leser, verdirbt ihm vielleicht sogar die Lust am Weiterlesen. Unsicherheit, vermeintliche Höflichkeit und unzureichende Vorbilder führen dazu, dass die Korrespondenz eine ganze Reihe von sprachlichen Umständlichkeiten bewahrt und tradiert, die diese Würde eigentlich nicht verdient haben. Dazu zählen nicht nur bestimmte Wörter, sondern auch viele Floskeln. Gerade in der Korrespondenz werden viele dieser nichtssagenden, rein formalen Redewendungen häufig verwendet, und doch sind sie fast immer überflüssig und störend.

Werfen Sie sprachlichen Ballast ab!

Nicht

Sondern

Kommentar

Bezug nehmend auf Ihr Schreiben vom 8. Dezember 2020 zu obiger Angelegenheit, teilen wir Ihnen mit, dass wir die entstandenen Unkosten nicht erstatten werden.

Wir danken Ihnen für Ihren Brief vom 8. Dezember 2020. Die Kosten für die Lieferung vom 30. November 2020 werden wir nicht übernehmen.

»Bezug nehmend« ist eine überflüssige Floskel, ebenso »teilen wir Ihnen mit«. Statt von »obiger Angelegenheit« zu schreiben, nennen Sie konkret, worum es geht.

Zwar sind auch Anrede und die Grußformel Floskeln, diese haben aber ihre Berechtigung: Man kann nicht immer wieder neue Formulierungen für die Anrede und den Briefschluss erfinden. Lässt man Sie aber weg – oder ersetzt man Sie durch alternative Formulierungen wie »Hallo« oder »Guten Tag« –, so wirkt das auf viele Menschen unhöflich.

Wer macht was?

Der Nominalstil wirkt unpersönlich und hölzern.

Ein besonders in der Verwaltungssprache gebräuchlicher Schreibstil ist der Nominalstil – eine Ausdrucksweise, die vor allem durch Nomen (Hauptwörter, Substantive) gekennzeichnet ist. Grammatisch betrachtet, enthalten auch Sätze im Nominalstil ein Subjekt. Allerdings ist es keine Person (oder keine Personengruppe), sondern eine Sache, und oft stehen auch die gewählten Verben nicht gerade für Dynamik, etwa gelangen, durchführen, erfolgen. Der Nominalstil wirkt eintönig und unbeholfen. Er ermüdet den Leser. Ein solcher Stil lässt sich leicht vermeiden, wenn man den Mut aufbringt, ein persönliches Subjekt zu benennen, zum Beispiel ich, wir, Sie, unsere Monteure, Ihre Mitarbeiter. Und was tun die? Schreiben Sie es auf: Wählen Sie die passenden Verben und beschreiben Sie im Aktiv, was geschehen ist beziehungsweise geschehen soll. Zur Prüfung können Sie die simple Frage stellen: Wer macht was? Wenn Ihr Text dazu auf Anhieb eine Antwort bietet, dürfte er lebendig wirken. Testen Sie an den folgenden Beispielen:

Wer macht was?

Nicht

Sondern

Zur Wiederholung einer Prüfung Ihrer Ansprüche ist von unserer Seite keine Veranlassung gegeben, da die Voraussetzungen keine Änderung erfahren haben.

Wir sehen keinen Anlass zu einer erneuten Prüfung Ihrer Ansprüche, da sich die Voraussetzungen nicht geändert haben.

Der Ausbau unserer neuen Räumlichkeiten wird Ende des Jahres zur Durchführung gelangen. Die Inbetriebnahme der Heizung durch Sie sollte dann mit Dringlichkeit erfolgen.

Ende des Jahres werden wir unsere neuen Räume fertig ausgebaut haben. Sie sollten die Heizung dann schnell in Betrieb nehmen.

Typisch für den Nominalstil sind außerdem schwerfällige Substantivierungen wie Inanspruchnahme, Hintansetzung, Nichtbefolgung, Zurverfügungstellung. Vermeiden Sie solche Wörter und ersetzen Sie sie durch Verben, z. B.:

Lösen Sie schwerfällige Substantivierungen in Verben auf:

Nicht

Sondern

Ihre Inanspruchnahme …

Sie nehmen … in Anspruch

Ihre Hintansetzung meiner Interessen

Sie haben meine Interessen hintangesetzt (noch besser: untergeordnet).

Die Nichtbefolgung der … durch ihn

Er hat … nicht befolgt.

Meine Zurverfügungstellung von …

Ich habe … zur Verfügung gestellt.

Zum unbeholfenen Nominalstil zählen auch die Streckformen wie zur Aufstellung bringen, in Anrechnung bringen oder in Wegfall kommen, die aus schlichten Verben schwerfällige Floskeln machen. Dabei sind die einfachen Verben viel leichter verständlich und lebendiger: aufstellen, anrechnen, wegfallen.

Verwenden Sie die einfachen Verben statt der Streckformen:

Nicht

Sondern

Nicht

Sondern

eine Beratung durchführen

beraten

in Rechnung stellen

berechnen

die Meinung vertreten

meinen

Zustimmung erteilen

zustimmen

in Erwägung ziehen

erwägen

dem Bedauern Ausdruck verleihen

bedauern

Änderungen vornehmen

ändern

in Augenschein nehmen

besichtigen

in Aufstellung bringen

aufstellen

in Vorschlag bringen

vorschlagen

in Wegfall kommen

wegfallen

in Kenntnis setzen

informieren

zur Durch-/ Ausführung gelangen

durchführen/ ausführen

Bericht erstatten

berichten

in Anrechnung bringen

anrechnen

den Nachweis erbringen

nachweisen

zur Anwendung kommen lassen

anwenden

in Abzug bringen

abziehen

Hauptwortketten erschweren das Verständnis.

Hauptwortketten können Sätze zwar verkürzen. Meist aber werden Sie von Schreibern verwendet, die ohnehin einen schwerfälligen Stil pflegen und daher viele überflüssige Floskeln in ihren Text einbauen. Ihrem eigentlichen – und einzigen – Vorteil, der Straffung, werden sie daher praktisch nie gerecht. Wohl aber kommt ihr Nachteil ins Spiel: Hauptwortketten machen Texte schwerer verständlich. Es gilt die Faustregel: Reihen Sie nicht mehr als zwei Genitivattribute (Beifügungen im Wes-Fall, z. B. Anschaffung eines Gerätes) und nicht mehr als vier Substantive (z. B. zum Absaugen des Teppichs im Büro des Abteilungsleiters) aneinander. Bilden Sie im Zweifelsfall lieber einen zweiten Satz.

Halten Sie Hauptwortketten kurz

Nicht

Sondern

Wir lehnen Ihren Antrag auf Erstattung der Auslagen zur Anschaffung eines Gerätes zum Absaugen des Teppichs im Büro des Abteilungsleiters ab.

Wir lehnen es ab, die Kosten für einen Staubsauger im Büro des Abteilungsleiters zu übernehmen. Oder: Einen Staubsauger für das Büro des Abteilungsleiters zahlen wir nicht.

Die Abschlussveranstaltung der Tagung der Arbeitsgruppe der Bienenzüchter des Kreisverbandes Ost des Landkreises Hintertupfingen fällt aus.

Die letzte Veranstaltung der Bienenzüchtertagung im Kreisverband Hintertupfingen-Ost fällt aus.

Der Nominalstil tritt häufig im Verbund mit dem Passivstil auf, der die grammatische Leideform (Passiv) bevorzugt und ebenfalls unlebendig wirkt. Prinzipiell kann man im Deutschen ein Geschehen aus zwei Blickrichtungen beschreiben: Die Kündigung überraschte mich völlig unvorbereitet (Aktiv) oder Ich wurde von der Kündigung völlig unvorbereitet überrascht (Passiv, Leideform). Die Passivform kann durchaus ein Mittel sein, einen Text abwechslungsreicher zu gestalten. Die übertriebene Verwendung des Passivs aber führt dazu, dass ein Brief unpersönlich wirkt. Passivische Sätze sind typisch für die Verwaltungssprache. Meist lassen sie sich ganz leicht vermeiden. Fragen Sie einfach nach dem »Wer?«: Wer erwartet? Wer untersucht? Wer soll die Unterlagen mitbringen? Wer hat das Mahnverfahren eingestellt? – und schreiben Sie es.

Vermeiden Sie Passivkonstruktionen

Nicht

Sondern

Es wird von den Teilnehmern erwartet, dass …

Wir erwarten von den Teilnehmern, dass …

Die Untersuchung der Schäden kann termingerecht durchgeführt werden.

Unsere Techniker können die Schäden termingerecht untersuchen.

Die Unterlagen sind mitzubringen.

Bringen Sie die Unterlagen bitte mit.

Das Mahnverfahren wurde eingestellt.

Wir haben das Mahnverfahren eingestellt.

Benutzen Sie das Passiv nur, wenn es wirklich unwichtig ist, wer der Handelnde ist.

Beispiel für eine sinnvolle Passivkonstruktion Nicht:

Ein/-e Angestellte/-r der Stadtwerke löscht die Straßenbeleuchtung um 22 Uhr.

Sondern:

Die Straßenbeleuchtung wird um 22 Uhr gelöscht.

Präzise formulieren

Wechsel in der Wortwahl können verwirren – prüfen Sie Ihren Text daraufhin.

Wörtliche Wiederholungen sind unausweichlich – auch wenn sie im Schulunterricht oft als schlechter Stil ausgelegt werden. Die Alternative, statt der gleichen Worte ähnliche zu verwenden, kann jedoch unangenehme Folgen haben: Etwa, wenn es sich dem Leser nicht erschließt, dass Sie das Gleiche meinten, nur anders ausdrückten. Ein Beispiel: So ergab die Prüfung im August ein negatives Ergebnis. Bei der anschließenden Kontrolle dagegen wurden zulässigen Emissionswerte überschritten. Hier ist unklar: War die Kontrolle die gleiche, nur spätere Prüfung wie die im August? Oder war das eine Prüfung der Prüfung? Eindeutig ist die Aussage, wenn man das Wort Prüfung wiederholt: So ergab die Prüfung im August ein negatives Ergebnis, die Prüfung im September dagegen … Von elementarer Bedeutung kann die exakte Beibehaltung des Vokabulars gerade in Fachtexten sein.

In anderen Fällen hat man mehr Spielraum, und den sollte man auch nutzen. In dem Satz Dass er einen Anspruch hat, hat er nicht gesagt lässt sich die Doppelung des »hat« vermeiden: Dass er einen Anspruch hat, sagte er nicht. So kann es durchaus sinnvoll sein, den Ausdruck zu wechseln, um dadurch den Text lebendiger zu machen. Wählen Sie dazu ein Synonym oder ein sinnverwandtes Wort aus dem gleichen Wortfeld.

Beispiel für ein Wortfeld: »Schriftstück«

Akte, Aufzeichnung, Brief, Dokument, Manuskript, Mitteilung, Nachricht, Niederschrift, Notiz, Papier, Schreiben, Skript, Text, Unterlage, Urkunde, Zuschrift; (gehoben:) Botschaft; (umgangssprachlich, oft abwertend:) Schrieb; (salopp abwertend:) Wisch; (abwertend oder scherzhaft, sonst veraltet:) Epistel; (EDV, oft scherzhaft:) Snail-Mail.

Beachten Sie beim Austausch eines Wortes durch ein anderes, dass Sie damit nicht auch die Stilebene wechseln. Sie sollten daher ein Wort, das der gehobenen Sprache oder der Normalsprache angehört, nicht aus Gründen der Variation durch ein Wort der Umgangssprache und damit durch einen salopperen Ausdruck ersetzen. Ein »Schriftstück« lässt sich nicht ohne Weiteres als »Wisch« bezeichnen, es sei denn, Sie wollten es herabzusetzen.

Überflüssige Doppelungen vermeiden

Das Stilmittel der Verdoppelung sollten Sie mit Bedacht und sorgfältig dosiert einsetzen.

Eine besondere sprachliche Form der Wiederholung ist der Pleonasmus (= Häufung sinngleicher Ausdrücke); das bekannteste Beispiel dafür der weiße Schimmel. Auch Pleonasmen können als Stilmittel dienen. In der Korrespondenz aber treten meist Pleonasmen auf, die besser vermieden werden, weil sie sprachlich aufblähen, ohne inhaltlich zu präzisieren. Prüfen Sie Ihren Text daraufhin, ob er überflüssige Erweiterungen enthält, und lassen Sie sie nur dann stehen, wenn das einfache Wort tatsächlich nicht genügt.

Vermeiden Sie solche Pleonasmen:

Nicht

Sondern

Kommentar

abändern

ändern

abklären

klären

absenken

senken

Alternativmöglichkeiten

Möglichkeiten

ansteigen

steigen

aufoktroyieren

oktroyieren

»oktroyieren« heißt »aufzwingen«.

einzelne Details

Details

Er pflegt gewöhnlich erst gegen 9 Uhr zu kommen.

Er kommt gewöhnlich erst gegen 9 Uhr. Oder: Er pflegt erst gegen 9 Uhr zu kommen.

genauer Termin

Termin oder Uhrzeit: Wir treffen uns am 1. Dezember. Die Uhrzeit verabreden wir später.

in der Lage sein zu können

in der Lage sein oder können

neu renoviert

renoviert

»renoviert« bedeutet »erneuert«.

nochmals wiederholen

wiederholen

schriftliche Korrespondenz

Korrespondenz

Telefonanruf

Telefonat oder Anruf

vorprogrammiert

programmiert

Die Vorsilbe »pro« bedeutet »vor«.

Stilmittel einsetzen

Auch ein klar gegliederter Brief, der sich mit einfachen Worten auf das Wesentliche beschränkt, läuft Gefahr, den Leser nicht wirklich zu erreichen. Mehrere weitere Faktoren entscheiden darüber, wie er auf den Empfänger wirkt: Neben einer ansprechenden äußeren Form und korrekter Rechtschreibung beeinflusst auch die Art, wie man den Empfänger anspricht, dessen Wahrnehmung eines Textes.

Die direkte Ansprache

Die Entscheidung, »ich«, »wir« oder eine andere Formulierung zu verwenden, bestimmt auch unmittelbar, wie stark sich der Empfänger angesprochen fühlt. Unterscheiden kann man drei Möglichkeiten:

1)

Der Schreiber spricht von sich: Ich benötige die Formulare spätestens am 23. März 2020.

2)

Der Schreiber spricht den Empfänger an: Senden Sie mir die Formulare bitte bis zum 23. März 2020 zu.

3)

Der Schreiber spricht nur von der Sache: Bis zum 23. März 2020 müssen die Formulare vorliegen.

Bei der zweiten Möglichkeit fühlt der Leser sich direkt angesprochen und wird aufgefordert, tätig zu werden. Eine Formulierung im Sachstil (wie im dritten Beispiel) kann jedoch auch sinnvoll sein, zum Beispiel, wenn man eine Konfrontation entschärfen möchte. Statt Wir gewähren Ihnen keinen Preisnachlass könnte man dann schreiben: Ein Preisnachlass ist leider nicht möglich.

Besser als eine umständliche Satzkonstruktion ist es, mit »ich« zu beginnen. Wichtig ist, dass der Text insgesamt höflich und respektvoll wirkt. In Privatbriefen ist der Beginn mit »ich« üblich.

Von sich zu sprechen wie im ersten Beispiel, galt lange als unhöflich, vor allem, wenn das Wort ich oder wir an erster Stelle im Satz steht. Das ist heute nicht mehr prinzipiell so. Statt einen Brief mit einer umständlichen Wendung einzuleiten, sollten Sie besser beherzt das »ich« oder »wir« verwenden. Und dann darauf achten, dass der Text insgesamt nicht übertrieben ichbezogen wirkt.

Beispiel für einen passenden Briefeinstieg mit »ich«

Sehr geehrte Frau Schneider,

ich danke Ihnen für Ihre offenen Worte. Sie haben recht: Die Ware, die wir Ihnen lieferten, entsprach nicht …

Das »ich« betont den persönlichen Kontakt zum Adressaten und signalisiert die persönliche Zuständigkeit des Schreibenden.

Anstelle von »ich« ist es manchmal auch sinnvoll, »wir« zu verwenden – immer dann, wenn der Schreiber sich als Teil einer geschlossenen Einheit oder eines Teams präsentieren möchte – etwa in der Buchungsbestätigung eines Hotels, bei Einladungen oder als Vertreter eines Unternehmens.

Beide Geschlechter richtig ansprechen

Die Verwendung des großen I im Wort-innern (auch Binnen-I) entspricht nicht den Rechtschreibregeln.

Um gleichzeitig weibliche und männliche Leser anzusprechen, gibt es mehrere Möglichkeiten.

Die höflichste und eindeutigste Variante der sprachlichen Gleichstellung ist die Doppelnennung. Besonders in der persönlichen Anrede können die Doppelformen Leserinnen und Leser, Schülerinnen und Schüler verwendet werden. Die konsequente Doppelnennung im weiteren Text macht diesen aber schwerfällig und schlecht lesbar. Zur verkürzten Darstellung von Doppelformen bietet sich der Schrägstrich an: Mitarbeiter/-innen; die Schreibung ohne den Auslassungsstrich ist nicht korrekt. Allerdings kann mithilfe des Schrägstrichs nur verkürzt geschrieben werden, wenn sich die Wörter ausschließlich in der Endung unterscheiden (also z. B. nicht bei Arzt/Ärztin). Ähnlich dem Schrägstrich können Doppelnennungen auch durch Klammern verkürzt werden, z. B. Mitarbeiter(in), Kolleg(inn)en.

Die Verwendung von Kurzformen im Singular ist oft schwierig, da bei den femininen und maskulinen Formen Artikel, Adjektive und Pronomen nicht übereinstimmen. Es empfiehlt sich, auf den Plural auszuweichen.

Nicht

Sondern

Jeder Mitarbeiter, der mit dem Auto kommt, muss für seinen Parkplatz bezahlen/jede Mitarbeiterin, die mit dem Auto kommt, muss für ihren Parkplatz bezahlen.

Alle Mitarbeiter(innen), die mit dem Auto kommen, müssen für ihren Parkplatz bezahlen.

Um Doppelnennungen zu vermeiden, kann man versuchen, auf Ersatzformulierungen mit geschlechtsneutralen Wörtern auszuweichen.

Nicht

Sondern

Studentinnen und Studenten

Studierende

Lehrerinnen und Lehrer

Lehrerschaft, Lehrkräfte

Redakteure und Redakteurinnen

Redaktion

Rat des Arztes

ärztlicher Rat

Leiterin oder Leiter

Leitung

Die Frage

Setzen Sie das Fragezeichen sparsam ein, sonst wirkt es aufdringlich, und die Wirkung nutzt sich ab.

Um einen Brief lebendiger zu gestalten, gibt es ein sehr einfaches Mittel: die Frage. Eine Beschwerdekorrespondenz, in der es Missverständnisse oder Fehlinformationen gab, können Sie sachlich um alle nötigen Details ergänzen – und dann mit einem Fragesatz abschließen.

Beispiel für eine Frage

Möchten Sie weitere Informationen?

Sie möchten weitere Informationen?

Beispiel für eine Frage

… außerdem fehlten die Beschläge, und die Griffe waren beschädigt.

Verstehen Sie meinen Ärger jetzt besser?

Mit freundlichen Grüßen

Beispiel für eine Frage

Sie lehnen eine Nachbesserung ab. Allerdings sind die Qualitätskriterien vertraglich zwischen Ihrem Unternehmen und uns festgeschrieben. Möglicherweise wussten Sie das nicht?

Doppelpunkt und Ausrufezeichen

Der Doppelpunkt spart Nebensätze und Bindewörter, schafft Klarheit und Übersichtlichkeit, indem er wie ein Signal wirkt und so die Aufmerksamkeit für das Folgende steigert:

Beispiel für die Verwendung des Doppelpunkts

Bitte beachten Sie: Werden die Beiträge zur Versicherung durch einen Bescheid geändert, müssen auch Pauschsteuer und der Beitrag zur Unfallversicherung neu berechnet werden.

Das Ausrufezeichen wird nicht nur nach einem wörtlich wiedergegebenen Ausruf, sondern auch zur Bekräftigung verwendet. Setzen Sie es allerdings nicht häufig ein – das kann schnell aggressiv wirken. Und reihen Sie nicht mehrere Ausrufezeichen aneinander – das wirkt, als ob Sie Ihren Adressaten anschreien wollten.

Nicht

Sondern

Wichtig!!! Wenn es nur um eine Änderung der Zahlungsweise geht, reicht ein formloses Schreiben oder ein Telefonat!!

Wichtig! Wenn es nur um eine Änderung der Zahlungsweise geht, reicht ein formloses Schreiben oder ein Telefonat.

Generell sind kürzere Sätze leichter verständlich als lange. Umgekehrt ist jedoch nicht immer der kürzeste Satz zugleich auch der verständlichste. Manchmal ist der Inhalt dann so komprimiert, dass er sich nur schwer erschließt. Viele kurze Sätze hintereinander können überdies eintönig und ermüdend wirken. Außerdem bringen kurze Sätze mitunter ein unerwünscht hohes Tempo in den Lesefluss.

Längere Sätze verlangsamen das Lesen. Aber: Je länger ein Satz ist, desto übersichtlicher sollte er gegliedert sein. Vermeiden Sie alle überflüssigen Formulierungen und verbale Klammern.

Nicht

Sondern

Ihre bei uns eingegangene Beschwerde können wir nach kontrollierender Prüfung aller Faktoren, die die Beschaffenheit des Produkts beeinflusst haben könnten, nicht akzeptieren.

Wir haben alle Faktoren geprüft, die das Produkt beeinflusst haben könnten. Ihre Beschwerde können wir nicht akzeptieren.

Die Satzstellung

Je nachdem, wo ein Wort oder eine Wortgruppe im Satz steht, ist sie mehr oder weniger betont. So haben Sie auch beim Schreiben die Möglichkeit, Wichtiges besonders hervorzuheben. Der Anfang des Satzes ist die Stelle, die am aufmerksamsten gelesen wird.

Wichtiges sprachlich hervorheben

Formulierung

Kommentar

Wir haben Sie schon zweimal an die Rechnung erinnert.

Die Wortfolge mit Subjekt und Prädikat am Anfang des Satzes erregt wenig Aufmerksamkeit.

Zweimal schon haben wir Sie an die Rechnung erinnert.

Die wichtige Aussage ist »Zweimal schon«; sie soll auffallen und steht deshalb an erster Stelle im Satz.

Wir haben Sie an die Rechnung schon zweimal erinnert.

Auch das Satzende ist eine auffällige Position für betonte Aussagen.

An die Rechnung haben wir Sie schon zweimal erinnert.

Mit der Rechnung am Anfang wird die Aussage noch deutlicher.

Der individuelle Stil

Der Stil eines Briefes entscheidet darüber, wie er auf den Empfänger wirkt. Die individuellen Merkmale des persönlichen Schreibstils lassen sich nicht aufheben – und sie sollen auch gar nicht aufgehoben werden. Denn sie sind es, die die Korrespondenz farbenfroher und lebendiger werden lassen: Persönliche Vorlieben und Eigenheiten brauchen Sie nicht zu verleugnen, und auch die landschaftlichen Besonderheiten in Wortwahl und Satzbau können eine Bereicherung sein.

Suchen Sie nie nach irgendwelchen Floskeln, sondern bleiben Sie bei Ihren eigenen Worten, und versuchen Sie, eine möglichst unverkrampfte, aber doch einwandfreie Sprache zu gebrauchen. Sie kann dabei ruhig der gesprochenen Sprache angenähert sein. Der Unterschied zwischen gesprochener und geschriebener Sprache nimmt beständig ab.

Doch je weiter Sie aus dem Privaten hinaustreten, wo Sie vielleicht noch auf ein hohes Maß an Wohlwollen und Verständnis hoffen können, desto wichtiger wird die sprachliche Präzision und die stilistische Angemessenheit gegenüber dem Anlass.

Persönliche oder landschaftliche Eigenheiten in der Wortwahl geben Ihrem Schreiben eine persönlichere Note. Daraus folgt: Je weniger privat Ihr Verhältnis zum Empfänger ist, desto sachlicher sollte Ihr Text formuliert sein.

An das Finanzamt schreibt man anders als an die eigene Großmutter, ein Glückwunsch wird in anderem Stil verfasst als eine Beschwerde. Für fast jeden Anlass wählt jeder, bewusst oder unbewusst, eine andere Art zu schreiben, einen anderen Stil. Jedoch gilt es hier, das richtige Maß zu bewahren. Wenn ein Geldinstitut seine jungen Kunden mit Hi Kids, was geht ab? anspricht, so wirkt das aufgesetzt und anbiedernd. Die Wahl des Ausdrucks bildet immer auch das Verhältnis ab, in dem der Verfasser zum Empfänger steht – und gibt damit auch ein Bild von der Persönlichkeit des Verfassers.

Sprachstil und Wirkung

Formulierung

Wirkung

Ich möchte Sie höflichst um Erlaubnis bitten, Sie um 15 Uhr aufsuchen zu dürfen.

gestelzt

Ihr Einverständnis vorausgesetzt, komme ich um 15 Uhr.

höflich, distanziert

Ist es Ihnen recht, wenn ich um 15 Uhr zu Ihnen komme?

sachlich, unverkrampft

Ist es okay, wenn ich um drei bei Dir vorbeikomme?

persönlich, locker

Komme um drei, geht das klar?

jugend-, szenesprachlich

Das passende Medium

Es hängt nicht zuletzt vom gewählten Medium ab, wie ein Text beim Empfänger ankommt. Nicht jedes Medium ist für jede Art der Mitteilung geeignet. So kommt eine E-Mail nicht für Kondolenzschreiben infrage und ein handschriftlicher Brief würde im Geschäftsbereich für Irritation sorgen.

Für jeden Anlass das geeignete Medium

Medium

geeignet für

nicht für

Postkarte, Ansichtskarte

kurze Mitteilungen, Bestätigungen, (Urlaubs-) Grüße

vertrauliche Mitteilungen

Briefkarte

Gratulationen, Kondolenzschreiben, Einladungen, Dankschreiben

Geschäftskorrespondenz

handschriftlicher Brief

private Korrespondenz, Kondolenzschreiben

Geschäftskorrespondenz

maschinen- oder computergeschriebener Brief

alle Anlässe

Kondolenzen (eingeschränkt)

Für jeden Anlass das geeignete Medium

Medium

geeignet für

nicht für

Telefax

Dokumente, Korrespondenz mit Partnern, die keinen E-Mail-Zugang haben

Kondolenzen, förmliche Einladungen, Glückwünsche, geschäftliche Erstkontakte

E-Mail bzw. als E-Mail-Anhang übermittelter Brief

eilige Korrespondenz

Kondolenzen, förmliche Einladungen, Glückwünsche, geschäftliche Erstkontakte sowie falls Schriftform oder ein Zugangsnachweis erforderlich ist

SMS

Terminvereinbarungen, für das unmittelbare Handeln des Empfängers wichtige Mitteilungen, private Kontakte

alles andere

Formen und DIN-Normen

Abkürzungen

Absätze und Abschnitte

Anlagenvermerk

Anschrift und Anrede

An- und Abführungszeichen

Apostroph

Auslassungspunkte

Bankverbindung

Betreff/Subject

Bezugszeichenzeile

Bindestrich, Gedankenstrich

Briefgeheimnis

Briefschluss

c/o

Datum

Diktatzeichen

E-Mail

Et-Zeichen (&)

Gedankenstrich

Gestaltungsregeln

Gradzeichen

Grußformeln

Handelsregisternummern

Hausnummern

i. A. / i. V.

Infoblock

Kontonummern

Paragrafzeichen

Pflichtangaben

Postfachnummern

Postleitzahlen

ppa.

PS

Schrägstrich

Schriften

Schriftform

Seitennummerierung

Steuernummern Umsatzsteuer-Identifikationsnummern

Subject

Telefax

Telefonnummern

Uhrzeit

Unterschrift

Währungen

z. H.

Zahlen

Zeilenabstand

Abkürzungen

Abkürzungen können hilfreich sein, wenn Texte möglichst knapp gehalten werden müssen. Bevor Sie aber Abkürzungen verwenden, vergewissern Sie sich, dass sie dem Empfänger oder dem Empfängerkreis auch bekannt sind. Im Zweifel verzichten Sie besser darauf.

Grundsätzlich vermeiden sollten Sie Abkürzungen für Grußformeln (»MfG« für »Mit freundlichen Grüßen«), für die Anrede (»Sg« für »Sehr geehrte/-r«) sowie auf »u. A. w. g.« (für »um Antwort wird gebeten«) – die meisten Leser dürften dies als unhöflich empfinden. Auch in der Anschrift sollten Sie wenn möglich den Vornamen nicht abkürzen.

Die wichtigsten Abkürzungen in der Korrespondenz