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Diplomatie im Alltag

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Die Kunst der Diplomatie
    1. Eine Definition
    2. Die Kernkompetenzen wahrer Diplomaten
    3. Warum es in der Diplomatie keine Verlierer gibt
      1. Kampf, Nachgeben, Rückzug
      2. Warum ein Kompromiss Verlierer schafft
      3. Mit dem Harvard-Konzept zur Win-win-Situation
    4. Balanceakt zwischen Offenheit und Schöntuerei
      1. Was verbinden Sie mit Diplomatie?
      2. Warum jeder Wert einen Gegenwert braucht
  5. Die Grundsätze diplomatischen Handelns
    1. Warum Diplomatie auch Gefühlssache ist
      1. Das Eisbergmodell
      2. Das Beziehungskonto
    2. Welche Rolle Bedürfnisse spielen
      1. Warum es sich lohnt, auf die Bedürfnisse anderer einzugehen
    3. Was Gewaltfreie Kommunikation mit Diplomatie zu tun hat
  6. Die Stategien der Diplomaten
    1. Nur wer authentisch ist, hat Erfolg
    2. Von der Diskussion zum Dialog
    3. Bedürfnisorientierte Argumentation
    4. Gesprächsführungstechniken
      1. Aktives Zuhören
      2. Fragetechniken
      3. Lösungsorientierte Gesprächsführung
      4. Fakten- und emotionsbasierte Fragen
      5. Deeskalationsstrategien
      6. Neinsagen
        1. Der Dreisprung zum diplomatischen Nein
        2. Strategien gegen das Jasagen
    5. Gewaltfreie Kommunikation: Impulsgeber für Diplomatie
      1. Schritt 1: Konkrete Handlung beschreiben
      2. Schritt 2: Die eigenen Gefühle mitteilen
      3. Schritt 3: Die eigenen Bedürfnisse mitteilen
      4. Schritt 4: Bitten um eine konkrete Handlung
    6. Die Konfrontationstechnik
      1. 1. Schritt: Sachverhalt darstellen
      2. 2. Schritt: Konsequenz darstellen
      3. 3. Schritt: Gefühl und/oder Interesse/Bedürfnis erläutern
      4. 4. Schritt: Wunsch/Bitte/offene Frage/Vorschlag
    7. Humor
      1. Humor als Deeskalationsstrategie
    8. Lieber nicht! – Was Sie besser bleiben lassen sollten
  7. Schwierige Situationen meistern
    1. Der aufgebrachte Kunde
      1. Wie Sie den Kunden auffangen
      2. Wann es Zeit ist, sich zu entschuldigen
    2. Ständige Unterbrechungen durch Kollegen
    3. Ein heikles Thema ansprechen
    4. Ihr Gegenüber wird emotional
    5. Die rigide Kollegin
    6. Unsachliche Kritik vom Chef
    7. Schlechte Nachrichten überbringen
    8. Wie Sie mit Anzüglichkeiten umgehen
    9. Wenn zwei sich streiten …
  8. Persönliche Voraussetzungen
    1. Selbstwert und Selbststeuerung
      1. Warum ein hoher Selbstwert wichtig ist
      2. Was unseren Selbstwert beeinflusst
      3. So steigern Sie Ihren Selbstwert
      4. Was Sie gegen Selbstwerträuber tun können
      5. Powersätze
      6. Die Big-Five-Entwicklungsblockaden
    2. Souveränität
    3. Der innere Coach
  9. Bausteine der Diplomatie
    1. Rhetorik
    2. Ethik
    3. Lobbyarbeit
    4. Stil & Etikette
  10. Literatur
  11. Die Autorin
  12. Weitere Literatur
  13. Stichwortverzeichnis
  14. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Mit Diplomatie verbinden die meisten Menschen zunächst nur die große Weltpolitik. Sie denken: „Das hat mit mir nichts zu tun. Das machen die da oben.“ Dabei ist Diplomatie auch im Alltag hilfreich und notwendig. Nicht nur, wer Kinder hat, weiß, wie dringend erforderlich diplomatische Lösungen sind, weil man sonst oft stundenlang „das Geschrei“ hat. Unter Erwachsenen äußert sich dies natürlich anders, aber auch hier hat undiplomatisches Verhalten negative Konsequenzen: langwierige Verhandlungen, Blockaden, albern anmutende Diskussionen etc. Viele dieser Wirrungen könnten vermieden werden, wenn die Beteiligten ein bisschen mehr Diplomatie walten lassen würden. Sie lohnt sich also – nicht nur in der Politik, sondern auch beruflich und privat: Das Leben wird vielleicht ein bisschen leichter und heiterer, die Beziehungen werden vertrauensvoller und wertschätzender, Verhandlungsergebnisse nachhaltiger, tragfähiger und besser.[2]

Wie kann man aber Botschaften so transportieren, dass alle Beteiligten ihr Gesicht wahren können? Wie kommt man geschmeidig an sein Ziel, statt mit dem Kopf durch die Wand zu gehen? Wie verpackt man Unangenehmes für andere verträglicher? Antworten auf all diese Fragen und vieles mehr lesen Sie in diesem TaschenGuide.

Viele diplomatische Lösungen wünscht Ihnen

Carmen Kauffmann

Die Kunst der Diplomatie

Mit Diplomatie assoziieren wir meist Politik, schwer bewachte Botschaften und schwarze Limousinen. Dabei kann eine Portion davon auch unseren Alltag enorm erleichtern – und sie ist relativ leicht erlernbar.

In diesem Kapitel erfahren Sie u. a.,

  • was man alles erreichen kann, wenn man diplomatisch durchs Leben geht,

  • was wir uns von echten Diplomaten abschauen können,[3]

  • warum Diplomatie besser ist als ihr Ruf.

Eine Definition

Seit jeher war Diplomatie gefragt. Die Mächtigen dieser Welt nutzten und nutzen sie, um die Beziehungen zu anderen Staaten zu verbessern, zu pflegen und weiter auszubauen. Könige schickten ihre Abgesandten, um mit Freund und Feind Abkommen zu treffen, Kriege zu verhindern und Bündnisse zu schaffen. Auch heute noch werden internationale Verträge von Diplomaten ausgehandelt. Sie agieren im Auftrag ihrer Regierungen und versuchen, deren Interessen durchzusetzen. Die Fähigkeit, Diplomatie zu betreiben, ist eine der Kernkompetenzen eines Staates.

Doch was macht diplomatisches Handeln aus? Wann verhält man sich diplomatisch? Sir Winston Churchill brachte ein wesentliches Element auf den Punkt: „Ein wahrer Diplomat ist ein Mann, der zweimal nachdenkt, bevor er nichts sagt.“ Doch nicht nur auf das Schweigen im richtigen Moment kommt es an. Wer diplomatisch ist, der

  • signalisiert den Willen, die Absichten, Wünsche und unterschwelligen Bedürfnisse jedes Beteiligten zu erkennen;

  • sucht Win-win-Situationen, von denen alle profitieren;

  • vermeidet es, andere bloßzustellen oder in die Enge zu treiben;

  • sucht nachhaltige Lösungen, die langfristig einen Nutzen bringen, und nicht nur schnelle Erfolge, die sich später als riskant und folgeträchtig entpuppen.

Diplomatisch denken – diplomatisch handeln. Was schnell gesagt ist, fällt uns in der Praxis oft unendlich schwer. Dabei ist es in nahezu allen Lebenslagen – beruflich wie privat – sehr hilfreich, wenn man diplomatisch agieren kann und das auch immer öfter tut. Wer die hohe Kunst der Diplomatie beherrscht, hat viele Vorteile. Er kann seine Interessen bei anderen Menschen besser durchsetzen, ohne rücksichtslos zu wirken und verbrannte Erde zu hinterlassen. Er kann gemeinsam mit anderen zu Lösungen kommen, mit denen beide Seiten gut leben können.[4]

Beispiel:

Klara ist ziemlich stolz darauf, die Dinge beim Namen zu nennen und auf den Punkt zu bringen. Leider eckt sie damit des Öfteren an und hat mittlerweile den Ruf, Haare auf den Zähnen zu haben. Ihr Motto: hart, aber gerecht. Georg, ihr Kollege, ist ganz anders. Er schafft es irgendwie immer wieder, auch unangenehme Themen so zu kommunizieren, dass seine Gesprächspartner sich nicht auf den Schlips getreten fühlen und gerne mit ihm gemeinsam nach Lösungen suchen. Er ist beliebt und gleichzeitig respektiert. Sein Motto: Nicht harte Fakten, sondern weiche Worte bringen das Eis zum Schmelzen.

Klara und Georg gehören einer Projektgruppe an, die regelmäßig am Freitagnachmittag um 14 Uhr einen Termin zur Besprechung des Projektstatus hat. Ihr Kollege Klaus kommt zu diesem Meeting jetzt schon zum wiederholten Male zu spät. Wenn er dann endlich sitzt, wirkt er abwesend und unkonzentriert. Klara ist schon drauf und dran, ihm die Meinung zu sagen und zu wettern, dass das so ja nicht ginge, man so nicht zusammenarbeiten könne und dass es respektlos und unverschämt sei, sie immer wieder warten zu lassen. Da hört sie Georg sagen:[5]

„Hallo Klaus, Mensch, bei dir scheint ja ganz schön viel los zu sein.“ Klaus bejaht erleichtert und erzählt von diversen Problemen, die er sowohl beruflich als auch privat gerade zu schultern hat. Georg hört geduldig zu und erwidert dann: „Vielleicht ist ja in dieser schwierigen Situation ein Meeting am Freitagnachmittag für dich nicht wirklich praktisch. Gäbe es vielleicht einen anderen Termin, an dem du es leichter einrichten könntest?“ Klaus denkt kurz nach, bedankt sich für das Verständnis und schlägt dann tatsächlich einen Termin vor, den er voraussichtlich besser einhalten kann.

Klara blickt beschämt vor sich hin. Hätte sie das ausgesprochen, was sie vorhatte, hätte sie ganz schön verbrannte Erde hinterlassen und den Kollegen damit wohl eher demotiviert. Georg hingegen hat mit seinen Worten das Gegenteil bewirkt und ihn ins Boot geholt – zu den Meetings danach kommt Klaus nun immer auf die Minute pünktlich und ist ganz bei der Sache. Wie hätten Sie diese Situation gestaltet?

Diplomatie im Alltag bedeutet vor allem, ein Wissen um die Bedeutung und den Wert von tragfähigen Beziehungen zu haben. Diplomatisches Verhalten heißt daher, sich möglichst oft und lange so zu verhalten, dass die Beziehung zu anderen auf eine positive Art und Weise gewahrt bleibt oder gestaltet wird. Wenn man erfolgreiche Leute nach dem Geheimnis ihres Erfolges fragt, dann betonen diese oft, wie wichtig vertrauensvolle und tragfähige Beziehungen sind. Sie sind sich dessen bewusst, dass es sich lohnt, die Aufmerksamkeit bei allen Begegnungen – egal ob beruflich oder privat – zuerst der Beziehung zu schenken. Hat man diese erst einmal positiv gestaltet, kommt man inhaltlich viel schneller zu besseren Ergebnissen. Diplomatie ist also kein Selbstzweck, sondern überaus effizient![6]

Wichtig

Diplomatie bedeutet: Beziehung vor Inhalt.

Auch wenn diplomatisches Verhalten dem einen leichter fällt als dem anderen: Diplomatie ist nicht etwa Veranlagung und etwas, was uns in die Wiege gelegt wurde. Man kann lernen, sich diplomatisch zu verhalten.

Zugegeben: Introvertierte Menschen, deren Motto eher „Erst denken, dann sprechen“ ist, sind hier ein wenig im Vorteil, da sie es gewohnt sind, über ihre Worte zuerst nachzudenken. Für extrovertierte Personen, die ihr Herz auf der Zunge tragen, die also nach dem Motto „Sprechen – Denken – Sprechen“ handeln, ist diplomatisches Geschick eher eine größere Herausforderung.

Die Kernkompetenzen wahrer Diplomaten

Diplomatisches Verhalten stellt hohe Anforderungen an Menschen. Zum einen braucht es die Fähigkeit, sich seiner Verhaltensweisen und deren Wirkung bewusst zu sein. Dabei hilft es, von einer Metaebene aus – auch Hubschrauberperspektive genannt – zu beobachten, was sich in der Interaktion mit anderen abspielt. Das wiederum bedarf starker Fähigkeiten im Bereich der Selbststeuerung: wenn mein Temperament regelmäßig mit mir durchgeht und ich hinterher fassungslos vor dem Scherbenhaufen stehe, den ich verursacht habe, ist es für Diplomatie schon zu spät. Nur, wer in der Lage ist, die eigenen Gefühle, Gedanken und sein Verhalten zu steuern, hat eine Chance, diplomatische Kompetenzen auszubauen. Bedenkt man dabei, dass viele Hirnforscher und Psychologen, u. a. die kanadische Expertin Danie Beaulieu, davon ausgehen, dass 95 % unseres Verhaltens aus archaischen Reflexen heraus gesteuert sind, wird klar, dass diplomatisches Verhalten kein ganz einfaches Unterfangen ist.[7]

Zudem braucht es auch kommunikative Fähigkeiten. Nur derjenige hat eine echte Chance auf Erfolg, der in der Lage ist, Dinge geschmeidig und wertschätzend zu formulieren – eine Kompetenz, die vielen von uns in Kindheit und Jugend eher nicht vermittelt wurde.

Und last but not least: Diplomatisch kann nur derjenige sein, der eine Haltung von radikaler Wertschätzung für andere hat. Diese Haltung kann nicht simuliert werden. Nach den neuesten Erkenntnissen aus der Gehirnforschung und den Gesetzen der Spiegelneuronen spürt Ihr Gegenüber sofort, wenn Sie Wertschätzung heucheln – und dann geht der Schuss nach hinten los!

Wichtig

Wenn es uns gelingt, diplomatisch durch die Welt zu gehen, werden wir dafür reich belohnt. Frei nach dem Motto „Der wahre Egoist kooperiert“, macht sich das langfristig bezahlt. Nur derjenige, der in der Lage ist, mit anderen zu kooperieren kann davon auch und vor allem selbst profitieren.

Warum es in der Diplomatie keine Verlierer gibt

Wer sich diplomatisch verhält, strebt in Verhandlungen bzw. kontroversen Gesprächen mit anderen Win-win-Situationen an, von denen beide Seiten profitieren. Menschen haben je nach Persönlichkeit, nach ihren Vorbildern, entsprechend ihrem Umfeld oder auch ihrer Rolle und den damit verbundenen Anforderungen unterschiedliche Verhandlungsstile. Manche davon stehen uns intuitiv zur Verfügung, andere haben wir gelernt oder müssen wir lernen oder legen wir ausschließlich in bestimmten Situationen an den Tag. Die Verhandlungsstile werden im Folgenden kurz erläutert.[8]

Kampf, Nachgeben, Rückzug

Je nach Temperament greifen Menschen instinktiv meistens auf einen der folgenden drei Verhandlungsstile zurück:

  • Kampf: Die kämpferischen Zeitgenossen unter uns versuchen – oft unbewusst – auf Biegen und Brechen, ihre Interessen durchzusetzen. In den Bereich dieses Verhandlungsstiles fallen Strategien wie Druck aufbauen, Drohen, Erpressen, Bluffen, aber auch leisere wie Schmeicheln, sich hilflos stellen, sabotieren, boykottieren, Verbündete suchen, Informationen verschleiern. Allen diesen Strategien ist gemeinsam, dass sie verbrannte Erde auf der Beziehungsebene hinterlassen, was mittel- und langfristig zumindest zu Misstrauen von anderen, wenn nicht sogar zu Racheakten und ähnlichem führt. Hier gewinnt also keiner.

  • Nachgeben: Harmoniebedürftige Menschen geben oft nach, in der Hoffnung, dass sich der andere das nächste Mal schon erkenntlich zeigen werde. Das wird jedoch kaum einmal passieren, denn ein kämpferisches Gegenüber lernt daraus für die Zukunft: Es funktioniert – mit dem kann man das ja machen. Die Gefahr, dass das Nachgeben als Schwäche ausgelegt wird, ist zumindest so lange im Raum, solange der Sinn des Nachgebens nicht kommuniziert wird und daran anknüpfend klare Erwartungen für die Zukunft artikuliert werden. Die Folge des Nachgebens: Man selbst verliert – inhaltlich und auf der Statusebene – der andere gewinnt.[9]

  • Rückzug: Rückzug findet vor allem dann statt, wenn vorher bereits viele Versuche, eine Lösung zu finden, gescheitert sind. Einer oder mehrere Beteiligte sind dann frustriert und haben weder inhaltlich noch menschlich Interesse an einer gemeinsamen Lösung. Dass in dem Moment alle Beteiligten verlieren, weil in einer solchen Situation kein Zugriff mehr auf Kompetenzen, Ideen und Engagement möglich ist, liegt auf der Hand.

Diese drei Verhandlungsstile haben mit diplomatischem Verhalten nichts zu tun. Sie entsprechen dem instinktiven Verhalten, das wir auch in der Tierwelt beobachten können: Angreifen, Weglaufen, Totstellen. Es handelt sich hier eher um reflexartiges Verhalten als um ...

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