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Die Torero-Technik

Über den Autor

Prof. Dr. Martin-Niels Däfler ist Hochschullehrer an der FOM Hochschule in Frankfurt/Main und führt in der Nähe von Aschaffenburg Führungskräfte-Workshops mit Pferden durch (www.sattelfeste-manager.de). Nach seinem BWL-Studium war er als Kommunikationsberater, Seminarleiter und Wirtschaftsredakteur tätig und hat mehrere Jahre für große Unternehmen gearbeitet. Als Autor hat er bereits Bücher zu den Themen Selbstmanagement und Stressbewältigung veröffentlicht. Mehr über den Autor unter daefler.de

Martin-Niels Däfler

DIE

TORERO

TECHNIK

Und 111 andere zupackende
Selbstcoaching-Tipps für Alltag und Beruf

Inhalt

Über den Autor:

Wie ich dazu kam …

Sie haben es in der Hand!

A

Abkürzungs-Trick: Lächeln Sie öfters mal

Abstinenz-Prinzip: Nutzen Sie nicht alle Informationen, die Sie bekommen können

Agent-K-Motto: Fragen Sie nicht immer nach

Airbus A340-Check: Werfen Sie unnötigen Ballast über Bord

ALDI-Methode: Vereinfachen Sie alles, was geht

Angela-Merkel-Prinzip: Handeln Sie auch mal bewusst nicht

Anti-Arschloch-Regel: Gehen Sie unangenehmen Zeitgenossen aus dem Weg

Apollo-11-Regel: Nutzen Sie Checklisten und Formulare

Aufzug-Regel: Erkennen Sie Warnsignale für Überlastung

Auslands-Telefonat-Technik: Antworten Sie erst nach einer kurzen Pause

Austern-Prinzip: Öffnen Sie sich gegenüber Ihren Mitmenschen

B

Begräbnis-Übung: Erkennen Sie, was in Ihrem Leben wirklich wichtig ist

Bierbauch-Gesetz: Setzen Sie sich Zeitobergrenzen für einzelne Aufgaben

Bilderrahmen-Paradoxon: Nehmen Sie eine andere Perspektive ein

Blinder-Fleck-Suche: Entsorgen Sie Gegenstände, die Sie nicht mehr brauchen

Boris-Becker-Technik: Stellen Sie bei Angriffen eine Gegenfrage

Boxsack-Methode: Lassen Sie Ihrem Ärger Luft

Bumerang-Axiom: Seien Sie freundlich

C

Chamäleon-Effekt: Spiegeln Sie die Körpersprache und Gestik Ihres Gegenübers

Chefkoch-Grundsatz: Verwenden Sie hochwertiges Arbeitsgerät

CIA-Checkliste: Definieren Sie Ihr Problem genau

Cockpit-Maxime: Halten Sie Ihren Arbeitsplatz stets aufgeräumt

D

Diät-Methode: Überlegen Sie, auf welche (Informations-)Medien Sie verzichten können

Dinner-for-One-Rezept: Bauen Sie Rituale in Ihren Alltag ein

Domino-Doktrin: Fangen Sie mit der Veränderung an

Drei-Viertel-Regel: Sorgen Sie bei Verbrauchsmaterialien rechtzeitig für Ersatz

Dr.-Jekyll-und-Mr.-Hyde-Syndrom: Machen Sie Termine mit sich selbst aus

Duden-Technik: Verwenden Sie eine positive Sprache

E

Eidechsen-Strategie: Lassen Sie sich von Ärger nicht auffressen

Ein-Jahr-Frage: Nehmen Sie die kleinen Alltagsärgernisse nicht zu ernst

Einstein-Einsicht: Sehen Sie unschöne Erlebnisse als Lernmöglichkeit

Ein-Tag-eine-Woche-ein-Monat-Regel: Üben Sie sich in moderater Disziplin

Eishockey-Erfolgsrezept: Versuchen Sie, vorauszudenken

Endspurt-Syndrom: Seien Sie in der Schlussphase besonders aufmerksam

Erdbeermarmeladen-Kniff: Lenken Sie sich in Stress-Situationen durch körperliche Arbeit ab

Ernie-und-Bert-Frage: Fragen Sie nach den Motiven Ihres Gegenübers

Erster-Hemdknopf-Dilemma: Legen Sie besonders hohen Wert auf die Startphase eines Projektes

F

Fahrstunden-Lektion: Trainieren Sie Aufgaben, vor denen Sie sich scheuen

Fallschirm-Prinzip: Haben Sie immer einen »Plan B« in petto

Feldherren-Technik: Verschaffen Sie sich einen Überblick

Feuerübungs-Methode: Üben Sie Tätigkeiten, die Sie länger nicht ausführen

Fieser-Bruder-Prinzip: Gönnen Sie sich internetfreie Zeit

Fledermaus-Phänomen: Lernen Sie zuzuhören

Fluglotsen-Verfahren: Geben und fordern Sie Feedback

Fresse-halten-Regel: Vermeiden Sie Geschwätzigkeit

Frische-Fische-Paradoxon: Achten Sie auf Ihre Sprache

Froschkönig-Prinzip: Fangen Sie den Tag mit einer unliebsamen Aufgabe an

G

Gartenmöbel-Methode: Nutzen Sie Fotos

Gefrierschrank-Erkenntnis: Nehmen Sie sich Zeit für die Planung

Gelbe-Seiten-Reflex: Pflegen Sie Ihre Adressdatenbank

Gepackte-Schulranzen-Vorteil: Sorgen Sie für einen entspannten Start in den Tag

Giraffen-Sprache: Verwenden Sie die »gewaltfreie Kommunikation«

Gläser-Trick: Trinken Sie genug

Glückskeks-Phänomen: Nutzen Sie die Kraft sich selbst erfüllender Prophezeiungen

Google-Maps-Technik: Betrachten Sie Probleme mit großem Abstand

Gummiband-Reflex: Bringen Sie Arbeitsmittel an ihren Aufbewahrungsort zurück

H

Haltestellen-Trick: Halten Sie sich körperlich fit

Hamburger-Regel: Geben Sie konstruktives Feedback

Hasenfußfarn-Effekt: Umgeben Sie sich mit Zimmerpflanzen

Hirschhausens Schnelltest: Achten Sie auf Ihre grundlegenden körperlichen Bedürfnisse

I/J

Ikarus-Effekt: Überschätzen Sie sich nicht

iPhone-Phänomen: Glauben Sie nicht alles, was Sie hören oder lesen

Jeder-Tag-ist-Silvester-Grundsatz: Fassen Sie kleine, erreichbare Vorsätze

Julia-Trick: Schreiben Sie sich Erinnerungszettel

K

Keine-ferngesteuerten-Autos-Prinzip: Verzichten Sie auf Regeln, wo es geht

Kellner-Lektion: Vermeiden Sie »Leergänge«

Kessler-Zwillinge-Gebot: Strukturieren Sie Ihre Ablagesysteme in gleicher Weise

Kit-Kat-Grundsatz: Machen Sie ausreichend Pausen

Kleiderschrank-Theorem: Achten Sie auf Ihre Aufnahmekapazität

Kletter-Prinzip: Prüfen Sie Ihre Arbeitsergebnisse

Kopfstand-Trick: Lösen Sie Probleme aus einer anderen Perspektive

Kotztüten-Paradoxon: Bewahren Sie nur wichtige Dokumente auf

Kunstpflanzen-Effekt: Geben Sie genaue Anweisungen

L

Lahn-Dill-Kreis-Trick: Nutzen Sie Abkürzungen als Erinnerungshilfen

Landebahn-Regel: Halten Sie Ihren Posteingang frei

Laubrechen-Prinzip: Vermeiden Sie Perfektionismus

M

Malermeister-Erkenntnis: Machen Sie sich klar, dass Sie nur einer von vielen sind

Maultaschen-Methode: Nutzen Sie Leerzeiten

McDonald’s-Methode: Geben Sie jedem Ding seinen Platz

MIT-Regel: Nehmen Sie sich für jeden Tag drei wichtige Aufgaben vor

Motorsensen-Prinzip: Überlegen Sie genau, was Sie selbst besitzen müssen

Möwen-Axiom: Erholen Sie sich nach anstrengenden Phasen

Museums-Effekt: Unternehmen Sie etwas Kulturelles

N

Nachbars-Rasen-Syndrom: Lernen Sie, zufrieden zu sein

Naschsachenversteck-Funktion: Machen Sie sich mit den Möglichkeiten Ihrer Werkzeuge vertraut

Neuer-Lehrer-Effekt: Hinterlassen Sie einen positiven ersten Eindruck

Nimm-2-Regel: Kombinieren Sie zwei Aufgaben miteinander

Nutella-Brot-Rezept: Bedanken Sie sich öfter

O/P

Obstbaum-Prinzip: Durchforschen Sie regelmäßig Ihre Aufgaben

Obststand-Struktur: Halten Sie Ordnung in Ihren Schubladen

Petunien-Erkenntnis: Konzentrieren Sie sich auf die Stärken

Pizza-Backanleitungs-Prinzip: Dokumentieren Sie schwierige Aufgaben

Putzwochen-Verfahren: Legen Sie klare Verantwortlichkeiten fest

Q/R

Quengel-Technik: Dringen Sie zu den wahren Problemursachen vor

Raumschiff-Enterprise-Regel: Führen Sie ein Logbuch

Rotweinglas-Regel: Verplanen Sie nur die Hälfte Ihres Tages

Rouladen-Regel: Beginnen Sie mit dem Prozess, der am längsten dauert

S

Sackhüpfen-Methode: Misten Sie regelmäßig aus

Schuppen-Shampoo-Regel: Lassen Sie sich ehrliches Feedback geben

Schweine-auf-der-Fahrbahn-Prinzip: Liefern Sie Begründungen

Sorgenkinder-Regel: Kümmern Sie sich zunächst um Ihre Hauptprobleme

Sprich-mit-dem-Bären-Technik: Thematisieren Sie Probleme früh

Stamm-Ast-Blatt-Schema: Gliedern Sie Ihre Betreffzeilen in deduktiver Form

Stativ-Metapher: Achten Sie auf Ihre Work-Life-Balance

Staubkorn-Metapher: Lassen Sie sich den Tag nicht durch Kleinigkeiten verderben

Staubsaugerlärm-Phänomen: Unterbrechen Sie unangenehme Aufgaben nicht

Staubuch-Regel: Haben Sie immer etwas zu lesen für Wartezeiten dabei

Stromausfall-Trick: Schalten Sie das Licht aus, um gute Ideen zu bekommen

T

Tennisball-Übung: Vermeiden Sie Multitasking

Torero-Technik: Schieben Sie unangenehme Aufgaben nicht vor sich her

Tropen-Regel: Ändern Sie die Dinge oder akzeptieren Sie sie

Tunnel-Prinzip: Lernen Sie, »Nein« zu sagen

U/V

Über-7-Brücken-Trick Merken Sie sich Passwörter mit Hilfe von Liedern

Verlorene-Sonnenbrille-Frage: Regen Sie sich nicht auf – alles hat seinen Sinn

Visa-Verfahren: Versehen Sie Dokumente stets mit einem Datum

W

Wäschekorb-Methode: Fassen Sie Gleichartiges zusammen

Was-ist-rot?-Phänomen: Erkennen Sie das Positive in Ihren Mitmenschen

Wohnungsmakler-Spiel: Werfen Sie einen frischen Blick auf Ihre Arbeitsumgebung

X/Z

XS-Glück-Faktor: Suchen Sie das kleine Glück im Alltag

Zahnarzt-Stuhl-Formel: Denken Sie daran, dass auch die schlimmsten Phasen vorübergehen

Zahnpasta-Erkenntnis: Akzeptieren Sie, was geschehen ist

Zum-Zug-Rennen-Postulat: Überlegen Sie, wann es sich lohnt, sich zu beeilen

Zwei-Minuten-Regel: Erledigen Sie kleinere Aufgaben sofort

Hinter den Kulissen …

Verwendete und weiterführende Literatur

Wie ich dazu kam …

… dieses Buch zu schreiben? Um diese Frage zu beantworten, muss ich etwas ausholen. Lange ist’s her, aber ich kann mich noch gut erinnern an diese Deutschstunde in der 10. Klasse: ein grauer Märzvormittag, ich sitze in der zweiten Reihe, rechts vom Pult. Auf dem Lehrplan steht Hermann Hesse, Siddharta. Hausaufgabe: Interpretation des dritten Kapitels. Lehrer Dieter Rath betritt das Klassenzimmer und bittet darum, die Lektüre hervorzuholen. Der prüfende Blick in die Runde lässt den Oberstudienrat erkennen, dass zwei Schüler ihr Buch vergessen haben. Da bricht es aus ihm los wie der Donner aus einer Frühsommergewitterwolke: Wie könne man, es sei doch stets dasselbe, nichts als Schaum im Hirn, eine Beleidigung des Lehrkörpers, kein konstruktives Arbeiten und überhaupt: Nichts würde es mit uns. Betretenes Schweigen. Der Philologe holt Luft und setzt erneut an. Wir befürchten Schlimmes: Ob man ihm nicht einmal schnell ein Buch leihen könne, er habe seines zu Hause liegen lassen.

Diese dreiminütige Sequenz ist mir wie kein anderes Vorkommnis aus der Schulzeit in Erinnerung geblieben. Oh, wie dankbar bin ich Lehrer Rath für diese Lektion! Sich selbst und den Job nicht allzu ernst zu nehmen – das hat er uns Fünfzehnjährigen damals mit dieser unübertrefflichen Inszenierung vorgeführt – ist eine Charakterstärke und keine Schwäche. Darüber hinaus hatte Herr Rath uns Pubertierenden im Laufe des Schuljahrs noch zweierlei gelehrt, nämlich, dass das Zuhören und Lernen viel leichter fällt, wenn es mit einem Schuss Humor gewürzt wird. Und dass man immer mit der Nadel in einen Text stechen sollte, um – wie er sagte – die »heiße Luft herauszulassen«.

Während meines Studiums begegnete mir leider nie mehr ein ähnlich guter Dozent, wie Herr Rath es war. Umso froher war ich, als ich im Wintersemester 1998/99 erstmalig selbst die Chance hatte, es meinem Vorbild gleichzutun. Ich hatte einen Lehrauftrag an der Universität Würzburg angeboten bekommen und freudig zugesagt. Und nun bemühte ich mich, den Kursteilnehmern die Inhalte verständlich und unterhaltsam zu präsentieren, was mir zugegebenermaßen anfangs nur ansatzweise so gut gelang wie meinem alten Deutschlehrer. Aber von Vorlesung zu Vorlesung, von Semester zu Semester wurde ich besser.

Als ich dann in die Wirtschaft wechselte und Unternehmensseminare gab, hatte ich meinen ganz persönlichen Vortragsstil gefunden. Dieser zeichnet sich vor allem dadurch aus, dass ich versuche, den Stoff bildhaft und – wann immer möglich – humorvoll zu erklären. Ich ziehe alltägliche Beispiele zur Erläuterung heran, ich berichte aus meinem Leben, schildere kuriose Erlebnisse, gebe kompliziert klingenden Prinzipien oder Methoden neue Namen und schreibe meine Folien nicht mit Text voll, sondern zeige dafür lieber großformatige Fotos. Heute, nach mehr als fünfzehn Jahren Vortrags- und Lehrtätigkeit und wieder zurück an der Hochschule, kann ich behaupten: Es funktioniert!

Sehr oft hörte ich von meinen Studenten: »Ihre Vorlesungen machen richtig Spaß, das Thema ist ja gar nicht so langweilig, wie ich dachte. Und die Tipps bleiben viel besser in Erinnerung.« Es stimmt: Wir können uns Inhalte einfacher merken, wenn wir dazu eine bildliche Vorstellung haben oder wenn unser Gehirn damit eine Geschichte verknüpft. Gute Redner machen sich diese Erkenntnis schon seit der Antike zunutze.

Auch die Werbung setzt auf die Kraft des Visuellen und Außergewöhnlichen. Der Saarbrücker Verhaltenswissenschaftler und »Marketing-Papst« Werner Kroeber-Riel brachte es auf den Punkt: »Bilder sind schnelle Schüsse ins Gehirn.« So kann man sich die Empfehlung, eine unangenehme Aufgabe wie ein Torero, der den Stier bei den Hörnern packt, direkt in Angriff zu nehmen, leichter vorstellen und merken als die abstrakte Regel, auf Prokrastination zu verzichten (siehe »Torero-Technik«).

Und damit sind wir mitten im Thema. Auf den folgenden Seiten geht es darum, wie Sie sich Ihr (Arbeits-)Leben erleichtern und Stress reduzieren können, um so Zeit für das wirklich Wichtige zu haben. Denn: Kurz ist das Leben, lang die im Job verbrachten Tage und die mit alltäglichen Aufgaben verschwendeten Stunden. Diesen Widerspruch ein wenig aufzulösen, Ihnen zu einem etwas entspannteren (Arbeits-)Leben zu verhelfen, das ist mein Anliegen.

Dieses Buch versteht sich als ein Kompendium konkreter Tipps, aber auch als Sammlung von Denkanstößen. Unterhaltsam und hilfreich zugleich will die Torero-Technik sein. Mal sind es profan-triviale Dinge, über die wir sprechen – wie etwa die Organisation des Arbeitsplatzes –, mal sind es eher philosophisch-tiefgründige Themen, mit denen wir uns beschäftigen, wie zum Beispiel die Fähigkeit, nach dem Warum zu fragen. Mal sind die Einträge sechs Zeilen kurz, mal sind sie mehrere Seiten lang. Mal können Sie schmunzeln, mal nachdenklich werden. Mal bin ich persönlich, mal sachlich. Für Abwechslung ist also gesorgt – beim Stil genauso wie bei den Inhalten. Geeint werden alle Einträge durch das Bestreben, Ihnen das (Arbeits-)Leben zu erleichtern.

Um es gleich klarzustellen: Ich bin kein Missionar und auch weit davon entfernt, allwissend zu sein. Aber in Einem bin ich mir sicher: Wer die Arbeit zu ernst nimmt, sich von den alltäglichen Widrigkeiten im Büro die Stimmung vermiesen lässt und immer schneller im Hamsterrad tritt, der wird kaum glücklich werden! Deshalb lautet meine Botschaft: Nehmen Sie den Job nicht so schwer und machen Sie sich das Arbeiten leichter!

Natürlich hätte ich ein Problem damit, wenn mein Hausarzt nach dieser Devise verfahren würde. Auch würde ich mich unwohl fühlen, wenn der Pilot meines Ferienfliegers seinen Job allzu locker nähme. Das ist aber auch gar nicht gemeint, sondern die Tendenz vieler Menschen, die Arbeit und die damit verbundenen Probleme sowie Belastungen überzubewerten. Sicher, die Arbeit ist unsere Existenzgrundlage, und aus ihr beziehen wir Anerkennung. Sie verleiht uns sozialen Status und gibt unserem Leben einen Sinn (zumindest sollte es so sein). Unserem Arbeitgeber sind wir es schuldig, eine ordentliche Leistung abzuliefern.

Unsere Kunden, Gäste, Patienten, Mandanten und Klienten, unsere Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeiter, unsere Lieferanten, Berater und Geschäftspartner – kurz: All die Menschen, mit denen wir es bei der Arbeit zu tun haben, verdienen Wertschätzung, Aufrichtigkeit und unser ernsthaftes Bemühen. Aber niemand ist es wert, dass wir uns aufopfern, unsere physische und psychische Gesundheit gefährden und unsere Familien sowie Freunde (dauerhaft) vernachlässigen.

Wir wollen hier nicht jammern. Wir wollen aber auch nichts verniedlichen oder schön reden. Wir wollen auch keine Manifeste verfassen. Und wir wollen niemanden an den Pranger stellen. In diesem Buch teile ich meine Erkenntnisse mit Ihnen. Dabei verfolge ich keine Räucherstäbchen-wir-haben-uns-alle-lieb-Methode. Vielmehr werde ich Ihnen wirksame Gegenmittel für übervolle Schreibtische, nervende Besprechungen, fiese Kollegen, cholerische Chefs und viele weitere Ärgernisse des Arbeitslebens aufzeigen. Ein entspanntes Arbeiten ist möglich – und das Schöne daran: Es liegt in Ihrer Hand!

Bitte betrachten Sie dieses Buch als eine Art Supermarkt: Die einzelnen Einträge sind nichts anderes als Waren im Regal. Wie im realen Leben erstehen Sie nicht jedes Produkt, das angeboten wird, sondern nur die Artikel, die Sie benötigen und die Ihrem Geschmack entsprechen. Und so wird auch nicht jeder der 111 Tipps für Sie sinnvoll oder nützlich sein. Persönliche Vorlieben, der eigene Arbeitsstil und Typ, die Position und Branche, in der man tätig ist, und natürlich der Beruf an sich bestimmen, welche Hinweise und Regeln für Sie geeignet sind.

Genug der Vorrede: Ich wünsche Ihnen viele Aha-Erlebnisse bei der Lektüre!

Martin-Niels Däfler, Heigenbrücken, im April 2014

Sie haben es in der Hand!

Was macht uns eigentlich das Arbeitsleben so schwer? Klar, hätten wir die Wahl, einen Tag im Büro zu verbringen oder diesen mit einem Caipirinha in der Hand in einer Hängematte auf Antigua zu verleben, nun, ich vermute, die meisten Menschen würden sich für Variante 2 entscheiden. Aber wir sind ja realistisch genug und wissen, dass wir arbeiten müssen, um Wohnung, Wagen und Waschmaschine zu finanzieren. Also machen wir uns jeden Tag auf den Weg zur Arbeit. Manche von uns tun dies sogar mit einer gewissen Freude. Andere wiederum treten den Gang ins Büro, die Werkstatt oder die Praxis mit Widerwillen an und erleben die folgenden acht, neun oder zehn Stunden als Höllenqual.

Ganz unterschiedliche Ursachen können dafür verantwortlich sein, dass wir die auf der Arbeit verbrachte Zeit als Tortur empfinden. Das reicht von banalen Dingen – wie dem geschmacklosen Essen in der Kantine – bis hin zu so ernsthaft belastenden Faktoren wie cholerischen Chefs, intriganten Kollegen oder einem als unmenschlich empfundenen Arbeitstempo.

Ich habe mal eine Horrorliste mit Gründen erstellt, warum Menschen das Arbeitsleben so schwerfällt (siehe Kasten). Diese Aufzählung ist sicherlich unvollständig, doch sie zeigt, wie vielfältig die Motive sein können, die Arbeit als Belastung zu verspüren.

Was uns die Arbeit als Belastung empfinden lässt -eine (unvollständige) Horrorliste

  • Termindruck, Zeitdruck, Hetze, zu hohes Arbeitstempo
  • Keine Zeit für die wirklich wichtigen Aufgaben; quantitative Überforderung durch ein zu hohes Arbeitsvolumen
  • Qualitative Überforderung durch zu komplexe oder zu anspruchsvolle Aufgaben
  • Häufige Unterbrechungen und Störungen
  • Ungenaue Ziele, Anweisungen und Vorgaben
  • Keine oder ungenügende Einarbeitung
  • Widersprüchliche Arbeitsanweisungen
  • Zu viele (unwichtige) Informationen
  • Zu wenige oder unvollständige Informationen
  • Keine oder mangelhafte Rückmeldungen, Zwang zum (mehrfachen) Nachhaken
  • Leistungsdruck
  • Zu viele (unproduktive) Besprechungen
  • Ungerechtfertigte Kritik
  • Häufige Kontrollen
  • Kein Lob, Anerkennung oder Dank
  • Nervige, fiese, intrigante, faule … Kollegen
  • Schlechtes Betriebsklima
  • Konkurrenzkampf, Aufstiegswettbewerb
  • Keine Aufstiegschancen, mangelnde Karriereperspektiven
  • Cholerische, rechthaberische, unfähige … Chefs
  • Konflikte mit Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern
  • Zu häufige/anstrengende Dienstreisen
  • Lange Anfahrtswege zur Arbeit
  • Missverständnisse
  • Fehler von Mitarbeitern, Kollegen, Vorgesetzten ausbügeln müssen
  • Veraltete, unergonomische Arbeitsmittel oder Software
  • Veraltete oder abweisend wirkende, sterile, hässliche, schmutzige Arbeitsumgebung
  • Angst vor Versagen/Misserfolg
  • Zu viel/zu hohe Verantwortung für Mitarbeiter oder Projekte
  • Isoliertes Arbeiten, kein Kontakt zu Kollegen
  • Arbeiten im Großraumbüro, zu viel Kontakt mit Kollegen, keine Intimsphäre
  • Diskriminierung, Benachteiligung, Mobbing
  • Arbeitszeiten passen nicht zu Familienerfordernissen
  • Nacht- und Schichtarbeit
  • Angst vor Arbeitsplatzverlust
  • Keine oder unzureichende Informationen über Betriebsgeschehen
  • Vorgesetzte nehmen sich keine Zeit für persönliche Gespräche
  • Zwang zu bestimmten Verhaltensweisen (etwa gegenüber Kunden)
  • Lärm am Arbeitsplatz
  • Arbeitsplatz falsch temperiert (zu kalt, zu warm)
  • Keine frische Luft, Klimaanlage, Zugluft
  • Keine Zeit für Pausen, zu kurze Pausen, keine geeigneten Räumlichkeiten für die Pause

So schauerlich sich diese Liste liest, so positiv ist meine Botschaft: Sie können die meisten dieser Negativfaktoren abstellen oder zumindest mildern! Wie komme ich zu dieser zuversichtlichen Aussage? Weil ich mich schon seit langer Zeit mit den Themen Selbst- und Konfliktmanagement sowie Kommunikation beschäftige, weil ich dazu Umfragen durchgeführt, wissenschaftliche Studien ausgewertet und Menschen bei der Arbeit beobachtet habe. Und weil ich mit ungezählten Kunden, Studenten und Bekannten über ihre Arbeitsweise gesprochen habe. Die zentralen Ergebnisse meiner Recherchen habe ich in fünf Thesen zusammengefasst:

  1. Die meisten Menschen haben noch erhebliche Zeitreserven, weil sie sich selbst nur unzureichend organisieren und keine Methoden/Tricks zum effizienten Arbeiten kennen.
  2. Ein erheblicher Teil der Arbeitszeit geht verloren, weil Mitarbeiter in Konflikte verwickelt sind und nicht gelernt haben, diese schnell und konstruktiv zu lösen.
  3. Ein hoher Anteil der Arbeitszeit wird dafür ver(sch)wendet, Missverständnisse aufzuklären und die auf Missverständnissen beruhenden Fehler sowie Versäumnisse zu beseitigen.
  4. Viele (Büro-)Arbeiter verfügen nicht über die Fähigkeit, ihre eigenen Grenzen zu erkennen und entschieden »Nein« zu sagen. Die Stress-Trainerin Sylvia Wellensiek hat das treffend formuliert: »[Wir sind] in dieser typisch deutschen Nährlösung aufgewachsen: Man muss schnell arbeiten, man muss viel arbeiten, es ist nie genug und muss noch besser sein. Wir Deutschen haben eine große Affinität, uns selbst auszubeuten. Diese Nachkriegsmentalität wurde bereits in der Kindheit verinnerlicht und sitzt sehr tief in den Menschen drin. Wir sind fleißig und akkurat. […] Jetzt haben wir aber die offenen Märkte, und es gibt einfach keinen natürlichen Feierabend mehr, die Menschen könnten rund um die Uhr arbeiten. Deshalb fällt es so schwer, zu fühlen, wann es genug ist.«
  5. Und schließlich habe ich bei vielen Berufstätigen – auch in Anbetracht eines drohenden Arbeitsplatzverlustes – eine geradezu fatalistische Einstellung ausgemacht: »Tja, so isses halt – viel zu tun und kein Spaß. Aber, kann man halt nix machen.« Anders ausgedrückt: Die Annahme, selbst nichts ändern zu können, das Spiel mitspielen zu müssen, um den Job nicht zu verlieren, ist sehr weit verbreitet.

Um es deutlich zu sagen: Etliche Mitarbeiter verschwenden zu viel Arbeitszeit mit unproduktiven Tätigkeiten und haben deshalb zu wenig Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben sowie für sich selbst beziehungsweise Familie, Freunde und Hobbys. Außerdem wagen sie es nicht, die Notbremse zu ziehen. Daraus entsteht Arbeitsunlust, Stress und in der schlimmsten Konsequenz Burn-out.

Nun will ich weder das Leiden Betroffener negieren, noch will ich behaupten, dass es ausschließlich die Mitarbeiter sind, die für liederliche Arbeitsbedingungen und Stress verantwortlich sind. Ganz im Gegenteil: Arbeitnehmer und -geber sind zu gleichen Teilen daran schuld. Zahlreiche betriebliche Faktoren beeinflussen, wie »wohl« sich die Mitarbeiter fühlen. Ob Unternehmenskultur, Führungsstil, Ablauf- und Aufbauorganisation, ob ergonomische Gestaltung der Arbeitsplätze, Arbeitszeitregelungen oder Entlohnungssystem – mit etlichen Maßnahmen ließe sich die obige »Horrorliste« zusammenstreichen.

Doch es ist nicht nur die Pflicht der Unternehmen, dafür zu sorgen, dass die Beschäftigten jeden Tag mit einem breiten Grinsen durchs Werktor schreiten, sondern es ist dies die Aufgabe von jedem Einzelnen. Die Berufsberaterin Uta Glaubitz bringt es treffend auf den Punkt, wenn sie sagt: »Die, die am lautesten Burn-out schreien, [haben] die grundlegenden Regeln der Arbeitswelt nicht verstanden. Denn wenn sie sich überfordert fühlen, muss das ja nicht unbedingt ein Fehler ihres Chefs sein. […] Ein großer Fehler solcher Burn-out-Fans ist, sich aufs Äußere und auf die anderen zu fixieren: Der Chef ist gemein, der Leistungsdruck viel zu hoch, der Arbeitsmarkt ungerecht. Eine ordentliche Analyse aber beginnt immer bei einem selbst: Was ist mein eigener Anteil an der Sache?«

Genau darum geht es – um den eigenen Anteil. Wer sein Stressniveau reduzieren, wer entspannter leben und arbeiten will, sollte – bevor er mit dem Finger auf andere zeigt – sich zunächst selbst prüfen, wie es um seine Selbstorganisation bestellt ist, wie häufig er/sie Missverständnisse aufklären muss und wie oft er/sie in Konflikte verwickelt ist. Dabei ist zu beachten, dass traditionelles Zeitmanagement nur eine begrenzte Wirksamkeit besitzt. Denn: Obwohl wir unser Leben simplifyen, um mehr Zeit für das Wesentliche zu haben, und hart daran arbeiten, die Vier-Stunden-Woche zu erreichen, erzielen wir nur geringe Fortschritte.

Ich kenne genügend Menschen, die sich genauso strikt an die Empfehlungen des klassischen Zeitmanagements halten wie die nordkoreanische Kim-Dynastie an das kommunistische Manifest und die dennoch über Stress klagen. Anders ausgedrückt: Selbst eine optimale Selbstorganisation ist kein Garant für ein stressfreies, entspanntes Leben beziehungsweise Arbeiten. Es gilt, auch den eigenen Kommunikationsstil zu verbessern, sein Konfliktverhalten zu ändern und seine Einstellung zur Arbeit und zum Leben zu hinterfragen.

Wer über gute Kommunikationsfähigkeiten verfügt, wer sich klar ausdrückt, der vermeidet Missverständnisse und Zeitverluste. Wer aufmerksam zuhören kann und die Motive seines Gegenübers kennt, der verhindert oft unnötige Konflikte, spart Zeit und hat folglich weniger Stress. Und wer weiß, dass er selbst am Ruder seines Lebens steht, der wird viel eher die Dinge anpacken, die ihn belasten.

So geht es im Folgenden genau um diese Themen, also Selbstorganisation, Kommunikation, Konfliktmanagement – und um Techniken, mit denen Sie Ihre Einstellung ändern können. Sie haben es in der Hand!

A

Abkürzungs-Trick: Lächeln Sie öfters mal

Dem dänisch-amerikanischen Pianisten und Komödianten Victor Borge wird der Ausspruch zugeschrieben:

»Ein Lächeln ist die kürzeste Verbindung
zwischen zwei Menschen.«

Nutzen Sie diese Abkürzung! Begrüßen Sie die Kollegen morgens nicht mit einem schnoddrigen »Moin«, sondern schenken Sie ihnen ein Lächeln. Eröffnen Sie die Sitzung nicht mit einem unbewegten Gesicht, sondern ziehen Sie Ihre Mundwinkel ein wenig nach oben. Lächeln Sie dem UPS-Boten zu, wenn er Ihnen ein Paket in die Hand drückt, und bedanken Sie sich mit einem Lächeln bei der Dame, die Ihnen in der Kantine an der Essensausgabe die Königsberger Klopse reicht.

Etliche seriöse Studien belegen zudem eine autosuggestive Wirkung des Lächelns. So hat der französische Psychologe Robert Soussignan nachgewiesen, dass selbst ein künstliches Lachen die Stimmung hebt. In seiner Studie mussten die Teilnehmer einen Stift auf unterschiedliche Arten zwischen ihre Zähne nehmen. Einige mussten das Schreibgerät so halten, dass sie unfreiwillig lächelten. Anschließend mussten die Probanden Videos bewerten. Wer – aufgrund der Stifthaltung – gelächelt hatte, beurteilte die Filme weitaus besser, und zwar schlicht deswegen, weil er besser gelaunt war. Also: Lächeln Sie sich öfter mal selbst an, am besten gleich morgens, wenn Sie in den Spiegel schauen!

Aber passen Sie auf, dass Sie nicht zum Dauergrinser werden (müssen)! Denn wer auf der Arbeit gezwungen ist, permanent zu lächeln, ist besonders stressgefährdet, zumindest, wenn man einer Studie von Dieter Zapf (Universität Frankfurt) Glauben schenkt. Demnach sind Nonstop-Lächler – wie etwa Flugbegleiter, Verkäufer oder Call-Center-Beschäftigte – in hohem Maße anfällig für Depressionen und Burn-out. Es geht also – wie so oft – um das rechte Maß.

Abstinenz-Prinzip: Nutzen Sie nicht alle Informationen, die Sie bekommen können

Es ist Mittagsessenszeit, Sie warten in der Schlange des Mitarbeiterrestaurants und überlegen derweil, was Sie sich auf den Teller geben lassen: Sollen Sie Currywurst mit Pommes, den Grünkohlbratling oder den Pichelsteiner Eintopf nehmen? Wie treffen Sie Ihre Entscheidung? Googeln Sie auf Ihrem Smartphone die Nährwertangaben der zur Auswahl stehenden Gerichte? Sprechen Sie mit den gleichfalls anstehenden Kollegen über die Vorzüge der einzelnen Speisen? Fragen Sie die freundliche Dame hinter dem Tresen, ob die Currywurst von einem glücklichen Rind aus dem Allgäu stammt, das täglich mindestens eine halbe Stunde massiert wurde? Oder entscheiden Sie sich einfach nach dem Lustprinzip? Ich jedenfalls wähle spontan.

Nur weil uns so viele Informationen zur Verfügung stehen, müssen wir sie doch nicht alle verarbeiten. Dazu ein Vergleich: Wenn Sie einen Kasten Bier zu Hause haben, dann pumpen Sie den ja auch nicht an einem Abend weg, nur weil er da ist. Da üben Sie sich – so nehme ich doch an – in Abstinenz und gönnen sich ein oder zwei Flaschen, aber nicht gleich den kompletten Kasten.

Nun ist es so, dass wir oftmals in einfach strukturierten, überschaubaren Entscheidungssituationen viel zu viel Zeit mit der Informationsbeschaffung und -bewertung vergeuden – wir saufen den ganzen Kasten leer. Doch all die Daten und Fakten, die wir konsumieren, verunsichern uns mehr, als dass sie zur Erhellung beitragen. So haben wir nicht nur Zeit vergeudet, sondern haben auch die Qualität unserer Entscheidung nicht verbessert. Denken Sie also das nächste Mal, wenn Sie eine vergleichsweise banale Entscheidung zu treffen haben, an das Abstinenz-Prinzip: Ziehen Sie nur so viele Informationen zu Rate, wie unbedingt erforderlich sind. Betrachten Sie Informationen als hochprozentigen Alkohol. Ein kleiner Schluck davon hat positive Wirkungen – zu viel benebelt die Sinne. Ertränken Sie Ihren gesunden Menschenverstand nicht in Informationsalkohol!

Machen Sie es lieber so wie ein Geschäftspartner von mir: Herr K. ist Kreativberater und führt in seinem Geldbeutel stets eine Münze mit sich – eine besondere Münze. Auf der einen Seite steht »ja«, auf der anderen »nein«. Wenn Herr K. zwischen zwei Varianten wählen kann, dann zückt er seine Münze, wirft sie und setzt das um, was die Münze ihm sagt. Wenn er beispielsweise für einen Kunden ein Konzept entwickelt und nicht weiß, ob er Alternative A oder B ins Rennen schicken soll, dann fragt er sich »Soll ich A vorschlagen?«. Wenn die Münze »Ja« zeigt, dann macht er es auch; wenn nicht, dann kommt B zum Zuge. Ich finde: Das ist clever!

Agent-K-Motto: Fragen Sie nicht immer nach

Es ist ein trüber Herbstsonntagnachmittag. Unsere Kinder, Niklas und Klara, bedrängen meine Frau und mich, eine DVD einzulegen. Ich hätte zwar lieber in meinem spannenden Krimi weitergelesen, aber was tut man nicht alles für den Nachwuchs. Dafür darf ich dann auch bestimmen, welchen Film wir schauen. Ich entscheide mich für Men in Black III, schließlich habe ich schon die ersten beiden Teile mit den skurrilen Außerirdischen gesehen und herzhaft darüber gelacht. So nun auch wieder in der dritten Fortsetzung.

Während der Abspann läuft, diskutieren wir über den Film. Niklas war vom bösen »Boris, die Bestie«, der aus einem Alien-Hochsicherheitsgefängnis auf dem Mond ausbricht, besonders beeindruckt. Klara haben vor allem die flotten Sprüche von Agent J (Will Smith) gefallen. Und ich? Ich fand eine Stelle am Ende des Films äußerst bemerkenswert, nämlich als der Alien-Jäger Agent K, der von Tommy Lee Jones gespielt wird, seinem Kollegen den Rat gibt:

»Stelle keine Fragen, auf die du die Antwort nicht
wissen willst.«

Während ich das so sage, erschließt sich mir erst die wahre Dimension dieses Ausspruchs. Wie recht Agent K doch hat und wie viel Substanz in diesem scheinbar so lapidaren Satz steckt! Manchmal kann es einfach besser sein, den Dingen nicht auf den Grund zu gehen, sondern eine Situation so zu akzeptieren, wie sie ist.

Aufgepasst: Dies stellt keine Aufforderung zum Fatalismus oder zur Verdrängung dar. Es geht vielmehr darum, abzuwägen, ob einem die Antwort beziehungsweise detaillierte Angaben in irgendeiner Form helfen.

Wenn sich beispielsweise ein Liefertermin verzögert, ist es zunächst völlig unwichtig, in Erfahrung zu bringen, weshalb es zur Verzögerung kam. Viel bedeutsamer ist es, den Kunden zu besänftigen. Anstatt also nach den Gründen zu fahnden, sollten Sie Ihre Zeit und Energie besser in die Suche nach Lösungen investieren. Wohlgemerkt gilt diese Empfehlung nur, wenn es sich um eine einmalige Situation handelt und die Ursache unerheblich ist. Treten Fehler oder Versäumnisse jedoch vermehrt auf, wäre es fatal, das Agent-K-Prinzip anzuwenden.

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