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Compliance

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Compliance – was ist das?
    1. Rechtskonformität und Redlichkeit
      1. Alter Wein in neuen Schläuchen?
      2. Was ist an Compliance neu?
      3. Woher kommt die Aufmerksamkeit für Compliance?
    2. Rechtsgrundlagen gegen unrechtes Unternehmenshandeln
      1. Der Beginn: Verkehrssicherungspflichten für Vermögensschäden
    3. Was geht mich das als Unternehmer oder Geschäftsführer an?
      1. Die Drohkulisse wächst
      2. ISO 19600 – Richtlinien für ein Compliance-Management-System
      3. Die öffentliche Meinung: Schuldvermutung statt Unschuldsvermutung
      4. Warum die Entwicklung weitergehen wird
      5. Ihr Ruf, Ihr Geld und Ihre Existenz stehen auf dem Spiel
      6. Geldstrafen für Unternehmen und Gewinnabschöpfung nach dem Bruttoprinzip
      7. Großkunden geben den Compliance-Druck im Markt weiter
      8. Das Entdeckungsrisiko steigt
      9. Das Bessere ist der Feind des Guten
  5. Compliance-Management-System
    1. Anforderungen und Herausforderungen
    2. Sie haben schon mehr, als Sie glauben
      1. Einbeziehung von existierenden Spezialnormen
      2. Originäre Compliance-Prozesse
    3. Konzept, Aufbauorganisation und Prozessarchitektur
      1. Zielsetzung und Umfang (Scoping)
      2. Beteiligte und deren Koordination
      3. Prozessarchitektur
      4. Pflichtendelegation
      5. Zentrale oder dezentrale Compliance-Organisation?
      6. Ablauforganisation
    4. Compliance-Gefährdungsanalyse
      1. Der Wert einer geordneten Bestandsaufnahme
      2. Besonderheiten von Compliance-Risiken
      3. Was bedeutet das für die Risikoerfassung und -beurteilung?
    5. Compliance-Beauftragter – der Kümmerer im Zentrum
      1. Der Compliance-Beauftragte als gewillkürter Unternehmensbeauftragter
      2. Wofür haftet der Compliance-Beauftragte?
      3. Bestellungsschreiben und Stellenbeschreibung
    6. Risikomanagement- und Compliance-Koordinationsgruppe
      1. Aufgabenstellung – Koordinierung selbstständiger Funktionen
      2. Geschäftsordnung für die Risikomanagement- und Compliance-Koordinationsgruppe
      3. Teilnehmer und Gäste
      4. Arbeitsweise: Führung durch einheitliche Arbeitsformate
    7. Compliance-Management-System – Aufbau- und Ablauforganisation im Sitzungsformat
      1. Tagesordnung
      2. Themenfolge
      3. Risikoprofil und Gefährdungsanalyse
      4. Feedback-Verfahren
      5. Compliance-eigene Unterstützungs- und Kontrollprozesse
    8. Pflichtendelegation – mehr als nur eine Formalie
      1. Ohne Pflichtendelegation keine Entlastung der Geschäftsleitung
      2. … und ohne Kontrolle auch nicht!
      3. Delegationssysteme stehen oft nur auf dem Papier, sind veraltet und unwirksam
      4. Die AKV-Matrix – damit die linke Hand weiß, was die rechte tut
  6. Compliance-Management am Beispiel ausgewählter Aufgabengebiete
    1. Compliance-Wertemanagement und Verhaltenskodex
    2. Kriminalitätsbekämpfung am Beispiel von Korruptionsprävention
      1. Interne Schutzmaßnahmen
    3. Qualitätsmanagement – Compliance-Mehrwert für Fachprozesse
      1. Compliance-Prüfsteine für neue Produkte und Verfahren
      2. Der menschliche Faktor als mögliche Schwachstelle
    4. Sorgfalt bei Geschäftspartnern und Kunden – oder „trau, schau wem“
      1. Gesellschaftliche Verantwortung – Corporate Social Responsibility wird wieder aktuell
    5. Werkverträge im Grenzbereich – ein brisantes Thema
    6. Personal-Compliance – welche Rolle spielt die Personalabteilung?
    7. Compliance-Ereignismanagement
  7. Anhang
    1. Stellenbeschreibung/Aufgabenzuweisung für den Compliance-Beauftragten
      1. Muster: Stellenbeschreibung/Aufgabenzuweisung für den Compliance-Beauftragten
    2. Portfolio der Haufe Gruppe zum Thema Compliance-Management
      1. Haufe Compliance Management
      2. Compliance Prozessmanagement
        1. Richtlinien-Management
        2. Zuwendungs-Management
        3. Dashboard für Mitarbeiter und Management
      3. Consulting
      4. e-Trainings der Haufe Akademie
      5. Hosted & Engineered in Germany
      6. Haufe Compliance Office
      7. Vorteile für Ihr Unternehmen
  8. Die Autoren
    1. Dr. Reinhard Preusche
    2. Karl Würz
  9. Stichwortverzeichnis
  10. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Die zweite Auflage kommt – erfreulicherweise – so schnell, dass eine größere Überarbeitung des TaschenGuides nicht erforderlich ist. Unsere Beurteilung hat sich im Wesentlichen bestätigt. An dieser Stelle wollen wir deshalb die Veränderungen seit 2015 beleuchten.

In Deutschland geht die Diskussion um ein verschärftes Unternehmens-Sanktionsrecht weiter. Die Strafverfolgung wird von der Rechtsprechung vorangetrieben. Unlautere Vorteilsgewährung an Heilberufe zur Erlangung eines Wettbewerbsvorteils ist nunmehr nach § 299b StGB[2] als Korruption strafbar, eine Vorteilsannahme nach § 299a StGB. Compliance beim Einsatz von Fremdpersonal und Produkt-Compliance gehören zwischenzeitlich zum Standardrepertoire von Fachveranstaltungen. Im internationalen Umfeld hat 2016 auch Spanien ein Unternehmensstrafrecht eingeführt, das zur Etablierung eines CMS verpflichtet. Verantwortliche für spanische Tochterunternehmen sollten deshalb auf der Hut sein.

Kapitalmarktorientierte Unternehmen ab 500 Mitarbeitern sind ab dem Geschäftsjahr 2017 zur CSR-Berichterstattung verpflichtet. Wann die Inhaltsprüfung folgt, ist nur eine Frage der Zeit. Vor diesem Hintergrund spielen Compliance-Management-Systeme eine immer wichtigere Rolle. Hierzu passt, dass sich nunmehr auch Kreditinstitute und Versicherungen für das Compliance-Management ihrer Kunden interessieren. Mit der DIN ISO 19600 steht ab Mitte 2016 ein internationaler Standard zur Verfügung, der es erlaubt, den Praxiswünschen nach einer international vorzeigbaren CMS-Qualitätsprüfung Rechnung zu tragen.

Nicht vorhergesehen hatten wir, mit welcher Schonungslosigkeit 2016 deutlich geworden ist, wie wichtig Redlichkeit als Vorwarnsystem und Schutzdeich gegen rechtswidriges Unternehmenshandeln ist. Wer Verfahren zur optimalen Ausnutzung des Formel-1-Regelwerkes auf gesetzliche Anforderungen aus Umwelt-, Gesundheits- und Verbraucherschutzgründen überträgt, sollte sich nicht wundern, wenn (dann) die feinen Grenzen zwischen Optimierung, Öffentlichkeitstäuschung und Betrug verwischen. Wer angesichts der Panama Papers über Unterschiede zwischen Legalität und Legitimität philosophiert oder vorbringt, leider seien die gesetzlichen Vorgaben nicht strikt genug gewesen, leistet dem Trend zur schärferen Überwachung und Sanktionierung Vorschub.[3]

Verschärfte Regeln behindern nicht nur unternehmerisches Handeln, sondern können auch die Effizienz von Compliance-Maßnahmen belasten. Schon heute zeigen Erfahrungen bei Großunternehmen, wie notwendig robuste, intelligent ausgestaltete und IT-unterstützte Compliance-Prozesse sind. Andererseits wird deutlich, dass formalisierte Compliance-Prozesse Mitarbeiter und Führungskräfte nicht dazu verleiten dürfen, die jeweils eigene Verantwortung und Urteilskraft im Vertrauen auf den Kontrollprozess in den Hintergrund schieben. Unternehmer und Geschäftsführer sollten deshalb mehr denn je Compliance-Angelegenheiten ernst nehmen und sich hierauf rechtzeitig einlassen. Dazu sollen auch die Compliance-Lösungen, Trainings und Beratungen beitragen, die die Ansprüche von Öffentlichkeit, Behörden und Gesetzgebern mit einem praxisgerechten Konzept erfüllen.

Karl Würz (Geschäftsführer, CompCor)

Dr. Reinhard Preusche (Geschäftsführer, CompCor)

Michael Bernhard (Produktmanager Compliance, Haufe Gruppe)

P.S.: Unter www.haufe.de/compliance[4] können Sie sich laufend kostenlos zum Thema informieren und für den Compliance-Newsletter registrieren.

Hinweis:

Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die zusätzliche Formulierung der weiblichen Form verzichtet. Wir möchten deshalb darauf hinweisen, dass die ausschließliche Verwendung der männlichen Form explizit als geschlechtsunabhängig verstanden werden soll.

Compliance – was ist das?

Solange sich alle Mitarbeiter nach Recht und Redlichkeit verhalten, ist Compliance ein abstraktes Gebilde. Wenn es aber ein Fehlverhalten gibt, sind die Folgen konkret: ein beschädigtes Image, verärgerte Geschäftspartner, niedrigere Gewinne, Schadensersatzansprüche und im schlimmsten Fall ein Gerichtsverfahren.

In diesem Kapitel erleben Sie Compliance als unverzichtbaren Bestandteil der Unternehmensführung und lernen die wichtigsten Rechtsvorschriften kennen. Dazu erfahren Sie, wie Sie persönlich von Verstößen anderer UND unterlassener Vorsorge betroffen sein können.

Rechtskonformität und Redlichkeit

Compliance bedeutet im Englischen „die Erfüllung von Anforderungen“. Im US-Sprachgebrauch steht daneben „business ethic“. Auf Deutsch heißt das „Rechtskonformität, Beachtung von Recht und Gesetz“ und „Integrität, Redlichkeit oder Geschäftsethik“. Compliance bezeichnet heute in Deutschland wie auch international beide Aspekte. Zunächst wird mit der Formulierung „Einhaltung externer Regeln“ die „Rechtskonformität“ in den Vordergrund gestellt. Dann fließen mit dem Zusatz „und die Einhaltung interner Regeln und Prinzipien“, wie z. B. Verhaltenskodex und Wertemanagementvorgaben, Redlichkeit und Integrität in die Aufgabenstellung von Compliance ein.[5]

Alter Wein in neuen Schläuchen?

Wer das liest, denkt vielleicht:

  • Gesetzestreue und Redlichkeit sind für ein gut geführtes Unternehmen doch nichts Neues (z. B. der ehrbare Kaufmann).

  • Immer neue Schlagworte, immer neue Kosten?

  • Die Definition „Einhaltung externer und interner Regeln und Prinzipien“ ist so weit gefasst, dass man damit operativ nichts anfangen kann.

  • Sollen wir die perfekte Welt schaffen? Niemand wird jemals verhindern können, dass Menschen rechtswidrig handeln oder sich unredlich verhalten.

  • Soll „gute Geschäftsführung“ neu beschrieben werden?

Was ist an Compliance neu?

Mit diesen Überlegungen liegen Sie gar nicht falsch. Es geht tatsächlich um neue Anforderungen an eine gute Geschäftsführung:

  • Von Unternehmen werden heute aktive aufbau- und ablauforganisatorische Maßnahmen verlangt, um Risiken für Rechtskonformität oder Redlichkeit zu vermeiden.

  • Die Gesamtheit dieser Maßnahmen nennt man Compliance-Management-System.

  • Im Interesse einer praktikablen Eingrenzung sollte man sich dabei auf straf- oder bußgeldbewehrte Regelverstöße sowie erhebliche Reputationsrisiken oder Vermögensschäden beschränken. Nur bei solchen besonderen Gefährdungslagen sind über die vorhandenen Verfahren hinausgehende Compliance-Maßnahmen sinnvoll.

  • Bußgeld- und Strafandrohungen sind Hinweise auf ein besonderes öffentliches Interesse an der Regeleinhaltung. In vergleichbarer Weise gilt das auch für drohende Rufschäden. Das betrifft nicht nur Themenstellungen wie Korruption, Kartellverbote, Datenschutz oder Diskriminierung, die bisher im Vordergrund der Compliance-Diskussion standen.[6]

  • Unternehmen müssen darüber hinaus viele straf- oder bußgeldbewehrte Vorschriften von großer praktischer Bedeutung einhalten (z. B. im Umweltschutz, dem Personalwesen, dem Einsatz von Fremdressourcen, der Exportkontrolle oder der Einhaltung von Herkunftsbezeichnungen) und haben hierzu üblicherweise bereits Verfahren und Weisungen eingerichtet.

  • Ein unternehmensübergreifendes Compliance-Management-System erfordert daher die Vernetzung voneinander unabhängiger Prozesse im Unternehmen. Spätestens das ist Geschäftsführungsaufgabe.

Definition von Compliance

Die Maßnahmen eines Unternehmens, die vor dem Hintergrund seiner sonstigen Bemühungen um eine rechtskonforme und redliche Führung der Geschäfte und das entsprechende Verhalten seiner Mitarbeiter erforderlich sind, um straf- und bußgeldbewehrte Verhaltensweisen zu vermeiden und besonders schwerwiegende Reputations- oder Vermögensschäden zu verhindern.

Woher kommt die Aufmerksamkeit für Compliance?

Ob Sie wollen oder nicht: Für Compliance gibt es eine Reihe guter Gründe, wie z. B.:

  • Wachsender Ermittlungs- und Überwachungsdruck: Aufsichts- und Strafverfolgungsbehörden haben den Respekt vor Unternehmen und Managern verloren.

  • Investigativer Journalismus: Managerfehlverhalten ist für Wirtschaftsmedien so attraktiv wie königliche Hochzeiten für die Boulevardpresse.[7]

  • Wertgeprägte Unternehmenskultur: Unternehmen beanspruchen heute selbst, Träger von Werten zu sein, und werden in der Öffentlichkeit und von ihren Kunden daran gemessen.

  • Gegenseitige Vernetzung: In einer hochvernetzten, arbeitsteiligen Wirtschaftswelt berührt das Fehlverhalten eines einzelnen Teilnehmers schnell die Interessen anderer Beteiligter.

  • Druck in der Lieferantenkette: Unternehmen achten daher bei Geschäftspartnern auf Compliance-gerechtes Verhalten und geben den Compliance-Druck in der Lieferantenkette weiter.

  • Internationale Standards: Angebot und Nachfrage sollen im Leistungswettbewerb optimiert werden. Was unlautere Sondervorteile verschafft, wie z. B. Korruption oder Kartellabsprachen, wird von den führenden Wirtschaftsnationen geächtet und nach Möglichkeit verfolgt.

Rechtsgrundlagen gegen unrechtes Unternehmenshandeln

Unternehmensinhaber, d. h. die tatsächlich Führungsverantwortlichen, sind nach § 130 OWiG verpflichtet, durch angemessene Aufsichtsmaßnahmen die Verletzung straf- oder bußgeldbewehrter Unternehmenspflichten zu verhindern. Kommen sie oder an ihrer Stelle beauftragte Mitarbeiter (Pflichtendelegation) dieser Pflicht nicht ordnungsgemäß nach, handeln sie oder die beauftragten Mitarbeiter (§ 9 OWiG) selbst ordnungswidrig und können mit einem Bußgeld belegt werden. Daneben können auch gegen Unternehmen selbst Sanktionen verhängt werden (Verbandsstrafe nach § 30 OWiG).

Diese Regelungen bilden heute in Deutschland die harte rechtliche Grundlage für die unter dem Stichwort Compliance erfassten Pflichten zur Vermeidung rechtswidrigen Unternehmenshandelns. Sie bestehen gegenüber der Allgemeinheit und nicht nur gegenüber den Unternehmenseigentümern oder Vertragspartnern.

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