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Business Knigge für Frauen

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Perfekte Umgangsformen machen Sie noch erfolgreicher
  5. 1   Der erste Eindruck ist entscheidend
    1. 1.1   Warum der erste Eindruck so wichtig ist
    2. 1.2   Diese Faktoren bestimmen den ersten Eindruck
    3. 1.3   Wie Sie im Vorstellungsgespräch glänzen
  6. 2   Begrüßung und Anrede
    1. 2.1   Wer grüßt wen zuerst?
    2. 2.2   Der Händedruck – der gefühlte erste Eindruck
    3. 2.3   Sich vorstellen und untereinander bekannt machen
    4. 2.4   Handhabung von Visitenkarten
    5. 2.5   Die richtige Anrede
    6. 2.6   Siezen oder duzen?
  7. 3   Aktuelle Umgangsformen für Frauen im Geschäftsleben
    1. 3.1   Allgemeine Verhaltensregeln
    2. 3.2   Türen, Aufzüge, Treppen und mehr
    3. 3.3   Selbstsichere Körper- und Sitzhaltung der Frau im Beruf
    4. 3.4   Distanzen und ihre Einhaltung
    5. 3.5   Allgemeine Dos and Don'ts
    6. 3.6   Richtiger Umgang mit Trinkgeld
    7. 3.7   Frauen im Geschäftsleben und auf Reisen
    8. 3.8   Auto- und Flugzeug-Knigge
    9. 3.9   Im Ausland unterwegs
  8. 4   Small Talk im Beruf
    1. 4.1   So gelingt die kleine Plauderei
    2. 4.2   Small Talk mit dem Chef
    3. 4.3   Small Talk mit Kollegen
    4. 4.4   Small Talk mit Geschäftspartnern
    5. 4.5   Gesprächsthemen
    6. 4.6   Vorsicht Tabuthemen!
    7. 4.7   Small Talk im Ausland
  9. 5   Stilvolle Kommunikation mit Kunden
    1. 5.1   Korrespondenz bindet Kunden
    2. 5.2   Korrekte Anschriften und schriftliche Anrede
    3. 5.3   Wirkungsvolle Texte verfassen
    4. 5.4   E-Mail-Knigge
    5. 5.5   Korrekt telefonieren
    6. 5.6   Smartphone & Co.
  10. 6   Meetings vorbereiten und durchführen
    1. 6.1   Die Vorbereitungsphase
    2. 6.2   Das Kundenmeeting
    3. 6.3   Digitale Meetings
    4. 6.4   Meetings nachbereiten – die korrekte Form des Protokolls
    5. 6.5   Das Verhalten während des Meetings
    6. 6.6   Die Presse als Partner
    7. 6.7   Der korrekte Messeauftritt
  11. 7   Business-Dresscode für Frauen
    1. 7.1   Dressed for success – warum das richtige Business-Outfit die Karriere fördert
    2. 7.2   Die Bedeutung von Farben im Berufsalltag
    3. 7.3   Das optimale Business-Outfit
    4. 7.4   Schuhe und Strümpfe
    5. 7.5   Parfum und Accessoires
    6. 7.6   Körperpflege und was dazu gehört
  12. 8   Geschäftsessen
    1. 8.1   Geschäftsessen zielorientiert vorbereiten und durchführen
    2. 8.2   Ihre Aufgaben als Gastgeberin
    3. 8.3   Sitzordnungen und ihre Bedeutung
    4. 8.4   Die richtige Redner-Reihenfolge bei Firmenveranstaltungen
    5. 8.5   Ihre Gastgeberinnenpflichten im Überblick
  13. 9   Entspannt essen und trinken
    1. 9.1   Aperitif – was ist das und warum gibt es ihn?
    2. 9.2   Brot und Brotteller
    3. 9.3   Gedeck und Serviette
    4. 9.4   Das Besteck und seine Sprache
    5. 9.5   Kleine Sushi-Kunde
    6. 9.6   Umgang mit der Suppentasse
    7. 9.7   Die Sitzhaltung bei Tisch
    8. 9.8   Wann ist Fingerfood wirklich Fingerfood?
    9. 9.9   Der Umgang mit Malheurs
    10. 9.10   Schwierige Gerichte
  14. 10   Einladungen aussprechen und annehmen
    1. 10.1   Geheimcodes auf Einladungen und deren Bedeutung
    2. 10.2   Veranstaltungsformen
  15. Anhang
  16. Übersicht: Die häufigsten Benimmfallen
  17. Multiple-Choice-Test: Checken Sie Ihren Business-Stil
  18. Lösungsteil zu den Übungen
  19. Glossar
  20. Literaturverzeichnis
  21. Die Autorinnen

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Frauen machen sich oft wenig Gedanken darüber, was sie wie beruflich erreichen können – sie wollen „entdeckt” werden. Doch fachliche Leistung alleine ist nicht ausschlaggebend für den Erfolg. Vielmehr zählen Wirkung, Image und das überzeugende Auftreten eines Menschen. Denn die berufliche Karriere hängt zu 60 Prozent von der Bekanntheit im Unternehmen ab.

Das heißt: Frauen können noch so talentiert und fleißig sein – erst wenn sie dafür sorgen, dass ihre Leistung von den richtigen Leuten auch gesehen, geschätzt und aktiv nachgefragt wird, stellt sich das ein, was wir „Erfolg” nennen.[2]

Wer auf der Karriereleiter vorankommen möchte, erreicht irgendwann die Stufe, auf der profundes fachliches Können nicht mehr weiterhilft. Gefragt sind vielmehr respektvoller Umgang mit Mitarbeitern und ein sicheres Auftreten.

„Interessiere Dich für andere, wenn Du haben willst, dass andere sich für Dich interessieren. Respektiere Dich selbst, wenn Du willst, dass andere Dich respektieren sollen.” sagte Adolph Freiherr von Knigge. Die Umgangsformen haben sich in den letzten Jahrzehnten für Frauen verändert. Viele Fragen tauchen dabei auf. Auf einigen gesellschaftlichen Ebenen werden diese sozialen Spielregeln sehr eng ausgelegt, haben aber im Grundsatz immer ihre Gültigkeit. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder mit der Hummerzange umgehen können muss. Doch das Beherrschen einiger Regeln, gibt Ihnen die nötige Sicherheit sich auf jedem gesellschaftlichen Parkett und in jeder unvorhersehbaren Situation bewegen zu können.

Arbeitsfrühstück oder Dinner mit Geschäftskunden – Geschäfte werden oft abseits der Bürogebäude getätigt. Damit Sie bei diesen Anlässen nicht ins Fettnäpfchen treten, müssen Sie bestimmte Gepflogenheiten beherzigen. Im Vorteil ist, wer dann die Regeln kennt, um sich auf die geschäftlich relevanten Dinge konzentrieren zu können.

Perfekte Umgangsformen machen Sie noch erfolgreicher

[3]

„Kind, nimm die Ellenbogen vom Tisch.” Haben Sie diesen Satz in Ihrer Kindheit auch oft gehört? Natürlich wussten Sie damals noch nicht, dass Ihnen Ihre Eltern nur den Umgang mit anderen Menschen erleichtern wollten. Standardisierte Verhaltensweisen ermöglichen es nämlich erst, sich in Gesellschaft respektvoll und höflich zu verhalten.

Sie müssen nicht unbedingt mit einer Hummerzange so vertraut sein wie mit einem Suppenlöffel. Wenn Sie aber ein paar Regeln beherrschen, verfügen Sie über die nötige Sicherheit, um auf jedem gesellschaftlichen Parkett und in jeder unvorhersehbaren Situation souverän auftreten zu können.

Wie benimmt sich Frau im Business?

Da Sie sich als karrierebewusste Frau im Geschäftsleben vor allem in Männerkreisen bewegen (noch, es ändert sich!), wollen wir Ihnen auch sagen, worauf Sie speziell achten müssen. Machen Sie den Männern jetzt die Tür auf? Wie kleiden Sie sich so, dass Sie kompetent, aber nicht zu anziehend auf die Männerwelt wirken? Das sind ein paar Fragen, auf die Sie in diesem Buch Antworten erhalten.

Frauen in Führungsetagen großer Unternehmen sind immer noch die Ausnahme. Doch nicht nur Kompetenz und Ausbildung sind Erfolgsfaktoren, auch der richtige Auftritt spielt eine entscheidende Rolle bei der Besetzung offener Positionen.

Die Situation für Frauen wird immer schwieriger, je höher sie in der Hierarchie steigen. Denn entweder begründen Neider ihre Erfolge mit dem „intelligenten Einsatz ihrer weiblichen Vorzüge” oder sie betonen „die zu extreme männliche Art”. Welche Folgerungen kann man nun für das richtige Verhalten von Frauen im Beruf ziehen?[4]

Frauen haben heute die gleichen Jobs wie Männer und sie möchten ebenso gleich bezahlt werden. Müssen wir uns deshalb wie Männer benehmen? Wir sagen: Ja! Denn im beruflichen Umfeld zählt der Rang, nicht das Geschlecht. Dies bedeutet jedoch nicht, dass die Männer alle Grundregeln des Anstands im Beisein von Frauen vergessen können, aber eine Frau muss eben auch die Rechnung im Restaurant zahlen, wenn sie die Einladende ist.

In den vergangenen 30 Jahren hat sich für die Stellung der Frau sehr zum Positiven bei den Umgangsformen entwickelt. Frauen sind beispielsweise in der Briefanschrift „eigenständig” geworden und nicht mehr nur das Anhängsel des Ehemanns. Männer können nun auch das Fettnäpfchen umschiffen, zuerst die ältere Dame zu begrüßen. Freuen wir uns also über diese Entwicklung in Richtung Gleichstellung und halten einem Mann ab und zu die Tür auf.

Wer im Business die Benimmregeln beherrscht, ist klar im Vorteil. Denn wer keine „gute Kinderstube” hat, ist bei der Kundschaft oder dem Vorgesetzten schnell abgeschrieben.

Haben Sie sich auch schon einmal folgende Fragen gestellt: Wie mache ich einen guten ersten Eindruck? Wann übergebe ich meine Visitenkarte? Wie wird in der richtigen Reihenfolge vorgestellt, wer reicht wem zuerst die Hand? Wie gehe ich bei einem Geschäftsessen korrekt mit Serviette, Gläsern und Besteck um? Mit welcher Kleidung wirke ich besonders vertrauenswürdig? Beherrschen Sie die Regeln des geschäftlichen Miteinanders, wirken Sie kompetenter.[5]

Geschäfte werden oft abseits des Büros getätigt. Damit Sie bei einem Arbeitsfrühstück, einem Dinner mit Geschäftskunden oder dem scheinbar belanglosen Barbesuch nicht ins Fettnäpfchen treten, müssen Sie bestimmte Gepflogenheiten berücksichtigen. Sie werden im Vorteil sein, wenn Sie die Benimmregeln beherrschen, denn nur dann können Sie sich auf die geschäftlich relevanten Dinge konzentrieren.

Sie sehen also, dass Fachkenntnisse allein Sie in Ihrem Job nicht weiterbringen. Soziale Kompetenz und Benimm im Umgang mit Kollegen und Kunden sind nicht weniger wichtig. Ansonsten werden Sie auf der Karriereleiter leicht ins Stolpern geraten. Laut einer Studie von IBM sind Image und Öffentlichkeitsarbeit die beiden Hauptfaktoren einer erfolgreichen Karriere. Fachliches Wissen spielt lediglich zu 10 Prozent eine Rolle für Ihr Weiterkommen. Verabschieden wir uns also von der Vorstellung: „Man wird schon erkennen, dass ich gut bin.” Nein, genau das passiert nicht und wenn, wird es nur selten freiwillig honoriert. Mit diesem Buch möchten wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, die wichtigen Faktoren Ihrer Karriere zu entwickeln.

Alles Wichtige über gutes Benehmen

In diesem Buch beschäftigen wir uns mit allen Benimm-Themen, die im Business relevant sind. Wir sagen Ihnen, wie Sie andere korrekt begrüßen und sich vorstellen. Sie erfahren alles über den Small Talk in den verschiedensten beruflichen Situationen. Sie lernen den richtigen Business-Dresscode kennen. Wir sagen Ihnen, wie Sie mit dem vielen Besteck umgehen, das Ihren Teller umrahmt. Wir werfen einen Blick auf die schwierigen Gerichte bei Geschäftsessen und zeigen Ihnen, wie Sie sie ohne Peinlichkeiten verzehren. Und immer wieder werden wir Sie auf typische Benimmfallen im Berufsleben aufmerksam machen und erklären, wie Sie diese umgehen.[6]

Sie werden in diesem Buch zahlreiche Tipps für den Umgang mit anderen Menschen in verschiedensten Situationen bekommen. Um sich in gutem Benehmen zu üben, gibt es am Ende der Kapitel Übungen. Im Anhang des Buches verraten wir Ihnen dann die Lösungen.

Wir wünschen Ihnen nun viel Spaß bei der Lektüre. Sicher gibt es bald eine Gelegenheit, Ihr gutes Benehmen und Ihren guten Geschmack unter Beweis zu stellen!

Ihr korrekt!-Team

Christina Tabernig & Anke Quittschau

1   Der erste Eindruck ist entscheidend

Für einen ersten Eindruck gibt es keine zweite Chance. In diesem Kapitel sagen wir Ihnen, wie Sie in den ersten Sekunden einer Begegnung Punkte sammeln. Wir erklären, wie Sie mit Ihrem Outfit, Ihrer Körpersprache und Ihrer Stimme andere schnell für sich einnehmen. Da Sie gerade bei einem Vorstellungsgespräch sympathisch und kompetent wirken wollen, gehen wir auf dieses Thema besonders ausführlich ein.

1.1   Warum der erste Eindruck so wichtig ist

Durch das richtige Auftreten, angemessene Kleidung, eine gewählte Ausdrucksweise und gute Körpersprache sind Sie Ihrem Traumjob einen Schritt näher. Wenn Ihnen vieles davon fehlt, heißt das nicht, dass Sie auf der untersten Stufe der Karriereleiter stehen bleiben werden. Aber in Zeiten von Kostenreduzierung und Arbeitsplatzabbau kann Ihr Auftreten ein Faktor sein, der Ihnen den Arbeitsplatz sichert.[7]

Die Weisheit „Es gibt keine zweite Chance für einen ersten guten Eindruck.” kennen Sie sicher. An dieser Stelle sollten wir uns die Frage stellen, warum wir uns so wenig mit unserem ersten Eindruck beschäftigen.

Fakt ist, dass sich andere Menschen innerhalb von 150 Millisekunden bis 90 Sekunden einen ersten Eindruck von Ihnen verschaffen und dieser in entscheidenden Situationen Ihres Lebens über Ihre Chancen bestimmt. Zu solchen Situationen gehören:

  • der Auftritt vor einer Prüfungskommission

  • das Vorstellungsgespräch

  • der erste Tag am neuen Arbeitsplatz

  • das erste Treffen mit Ihren künftigen Schwiegereltern

  • wichtige Einladungen

  • Zusammenkünfte im Familien- und Freundeskreis

  • die erste Begegnung mit möglichen Geschäftspartnern

1.2   Diese Faktoren bestimmen den ersten Eindruck

Der erste Eindruck setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen. Hierzu gehören:

  • Ihre äußere Erscheinung
    Darunter verstehen wir z. B. Kleidung, Frisur, Make-up, Accessoires und Farben.

  • Ihr Auftreten
    Ausstrahlung, Mimik, Gang, Haltung, Gestik, Ihre Augen sowie Ihre Freundlichkeit.

  • Ihre ersten Worte
    Ihr Gruß, Ihre Stimme, Lautstärke, Sprachmelodie, Deutlichkeit im Ausdruck, die ersten Sätze.

  • Der Duft Ihres Körpers
    Sie kennen sicherlich den Spruch „Ich kann den nicht riechen”. Sie sehen also, wie wichtig dieses unbewusste Signal für den ersten Eindruck bzw. für einen bleibenden Eindruck ist. Parfums, Seifen und Pflegemittel sorgen für einen angenehmen Duft. Zuviel davon wirkt allerdings unangenehm.[8]

  • Die Berührung, der Hautkontakt
    Hierzu zählt das Gefühl, das der erste Händedruck auslöst. Haben Sie feuchte oder trockene Hände? Sind sie kalt oder warm?

In einer neuen Umgebung mit uns unbekannten Menschen wissen wir oft nicht, wie wir uns verhalten sollen. Das altbekannte „Understatement” ist in einer solchen Situation immer zu empfehlen. Halten Sie sich taktvoll zurück, beobachten Sie und hören Sie zu. Seien Sie freundlich und interessiert an dem, was andere sagen. Ihre eigene Person und die damit verbundenen Stärken und Werte werden Sie noch früh genug unter Beweis stellen können.

1.3   Wie Sie im Vorstellungsgespräch glänzen

Wer zu einem persönlichen Gespräch eingeladen wird, hat die erste große Hürde schon genommen. Die schriftliche Bewerbung hat dem Personalchef gefallen, jetzt müssen Sie zeigen, was in Ihnen steckt. Die Firmenbroschüre haben Sie sich vorab besorgt und aktuelle Informationen über das Unternehmen im Internet recherchiert. Gut vorbereitet sind Sie also. Der erste Eindruck, den Personalchef oder Unternehmer jetzt von Ihnen bekommen, ist entscheidend. Es zählen Persönlichkeit und Erscheinungsbild.

Bei einem Einstellungsgespräch – übrigens eine der teuersten Entscheidungen, die ein Manager treffen kann – dominiert das Gefühl. Ein erfahrener Personalchef erkennt, ob sich ein Kandidat authentisch präsentiert oder nur eine Rolle spielt.[9]

Passen Sie Ihren Kleidungsstil ans Unternehmen an

An ordentlicher Kleidung führt kein Weg vorbei – egal ob Sie sich als Bankangestellte oder Programmiererin bewerben. Sie sollten sich aber darin wohl fühlen, sonst wirken Sie unsicher. Wenn Sie die Gelegenheit haben, vorab herauszufinden, wie der Kleidungsstil im Unternehmen ist, umso besser. Kleiden Sie sich dann ein wenig über diesem Standard. Grundsätzlich gilt: Eher konservativ als zu leger anziehen.

Entscheiden Sie sich für ein Kostüm oder einen Hosenanzug in den klassischen Businessfarben Blau, Grau oder Braun. Dunkelblau wirkt vertrauenerweckend und korrekt, allerdings nicht sehr kreativ. Dunkelgrau wirkt weniger autoritär als Schwarz und eignet sich daher besonders für Bewerbungsgespräche.

Frauen stehen grundsätzlich mehr Farben als die oben genannten zur Auswahl. Ihre Kleidung sollte übrigens weder zu lässig noch zu gestylt sein. Ob Kostüm oder Hosenanzug spielt keine Rolle. Entscheiden Sie sich für einen Rock, achten Sie in Ihrem eigenen Interesse auf die Länge. Eine Handbreit über dem Knie darf der Rock aufhören, zu kurz wirkt inkompetent. Tragen Sie auch im Hochsommer Strümpfe zum Rock und keine Sandaletten, bei denen die Zehen zu sehen sind. In konservativen Kreisen stößt dies noch immer auf Unverständnis. Wählen Sie ein dezentes Make-up.

Gehen Sie sparsam mit Parfum um. Sie wollen Ihren künftigen Chef ja nicht betäuben![10]

Tragen Sie nicht zu viele Accessoires. Ohrringe, Seidentuch, Brosche und Armbanduhr sind zu viel. Hier gilt die Stilregel: Weniger ist mehr. Tragen Sie höchstens zwei auffallende Accessoires gleichzeitig.

Eine sehr wichtige Regel lautet: Seien Sie pünktlich! Schauen Sie den Menschen, denen Sie die Hand geben, immer in die Augen. Ihr Händedruck sollte dabei nicht zu fest, aber auch nicht zu locker und auf keinen Fall feucht sein. Wenn Ihnen die Anspannung feuchte Hände bereitet, trocknen Sie diese vorher unauffällig ab. Sie können sich hierfür kurz an den Unterarm fassen oder die Hände unauffällig am Oberschenkel entlang streifen.

Was verrät Ihr Körper über Sie?

Beobachten Sie Ihre Körpersprache vor dem Gespräch im Spiegel und fragen Sie Freunde um deren Meinung. Achten Sie im Vorstellungsgespräch auf Ihren Körper. Positiv wirkt, wenn Sie sich entspannt hinsetzen, Blickkontakt halten und den Gesprächspartner ausreden lassen. Negativ fallen Sie auf, wenn Sie Kaugummi kauend mit verschränkten Armen den Personalchef ernst anschauen oder ihn permanent unterbrechen. Halten Sie Blickkontakt zu Ihrem Gesprächspartner und stellen Sie beide Füße fest auf den Boden – so wirken Sie überzeugender.

Gestalten Sie das Gespräch. Wer fragt, der führt, heißt eine bekannte Regel. Mit offenen Fragen (alle Fragen, auf die man nicht mit Ja oder Nein antworten kann) erhalten Sie die meisten Informationen. Gehen Sie auf die Antworten Ihres Gegenübers ein. Die Faustregel lautet: 70 Prozent reden und 30 Prozent hören. Aber betreiben Sie kein „overselling”, dies könnte genau das Gegenteil bewirken. Antworten Sie überlegt.[11]

Fassen wir noch einmal zusammen. Ihre Persönlichkeit und Erscheinung entscheiden: Passen Sie zur Firma, zum Job und den anderen Mitarbeitern? Sie können fachlich bestens qualifiziert sein oder einen überdurchschnittlichen Studienabschluss haben, wenn Sie sich nicht überzeugend darstellen können, ist das Bewerbungsgespräch die Endstation.

Ob Job-Einsteiger oder erfahrener Manager, eine Grundausbildung in „modernen Umgangsformen” gibt Ihnen die nötige Sicherheit für die Bewerbungssituation.

Stimme statt Stimmchen!

„Mit einer trainierten Stimme kann man sich stärker durchsetzen, Kompetenz ausstrahlen und sein Auftreten beeinflussen. Das hilft, berufliche und betriebliche Ziele zu erreichen.” (Studie: www.stimme.at 2004)

Die Stimme ist unser wichtigstes Kommunikationsmittel. Wer eine angenehme Stimme hat und gut artikuliert, dem hört man gerne zu.

Wenn Ihre Stimme schrill und hoch, zu leise oder heiser klingt, wenn jemand ohne Punkt und Komma redet, verliert das Publikum sehr schnell das Interesse, auch wenn das, was Sie sagen, noch so interessant ist.

In der Face-to-Face-Situation spielen Stimme und Tonfall eine große Rolle. Wir hören weniger auf den Inhalt des Gesagten als auf die Art, wie es gesagt wird. Gleichzeitig übertragen sich Atemrhythmus und Stimmlippenbewegung vom Sprecher auf den Hörer. Dieser spricht mit fünf Millisekunden Verzögerung innerlich mit und erinnert sich so an das Gesagte. Das Phänomen des Mitsprechens können Sie auch gut an kleinen Kindern beobachten, die gerade Sprechen lernen. Als Zuhörer speichern Sie auch, ob die Sprechweise angenehm oder unangenehm war.[12]

Jeder Schauspieler, Sportler oder Sänger macht sich vor seinem Auftritt warm. Nur Geschäftsleute, die einen Vortrag oder eine Präsentation halten, gehen meistens „kalt” auf die Bühne. Warum eigentlich? Hängt hier etwa nichts von ihrem Auftritt ab?

Die Stimme ist bei vielen Menschen nicht belastbar. Längeres Reden strengt an und der Hals wird trocken. Frauenstimmen werden oft schrill und piepsig statt laut. Solche Stimmprobleme rühren meist daher, dass die Luft nur durch den Mund eingesogen wird. Das reizt Kehle und Hals.

So bekommen Sie eine kraftvolle Stimme

Vermeiden Sie Nikotin, Alkohol, Ozon und trockene Heizungs- oder Klimaanlagenluft. Bei Vorträgen und Reden sollten Sie immer ein Wasserglas bereit stehen haben, so dass Ihre Kehle nicht austrocknet und die Schleimhäute benetzt bleiben.

Um in einem Vortragsraum auch die Personen in der letzten Reihe erreichen zu können, müssen Sie Ihre Stimme von der ausgeatmeten Luft tragen lassen. Suchen Sie sich Bezugspersonen im Publikum, zu denen Sie sprechen. Achten Sie darauf, dass Ihre Stimme bis zu den letzten Reihen vordringt.

Tipp

Atmen Sie immer in den Bauch, nicht in die Brust ein. So können Sie den Druck halten, den Sie für eine klare und laute Aussprache benötigen. Achten Sie auch auf eine deutliche Artikulation. Für ein Wort müssen bis zu 100 Muskeln angespannt werden. Das altbekannte Training mit dem Korken zwischen den Zähnen hilft, eine deutliche Artikulation einzuüben.[13]

Machen Sie Ihre Stimme vor jedem Auftritt warm. Reden Sie laut mit sich oder sagen Sie Sätze aus Ihrem Vortrag. Es ist fast unmöglich, eine Rede zu halten, ohne vorher ein Wort gesprochen zu haben.

Durch den Einsatz einer geschulten Stimme erlangen Sie mehr Selbstsicherheit, ein überzeugenderes Auftreten und strahlen mehr Kompetenz aus.

Übungen

Übung 1: Welche Punkte sollten Sie beachten, wenn Sie zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen sind?

Übung 2: Nennen Sie vier Situationen, in denen Sie einen ersten Eindruck hinterlassen.

Übung 3: Wie können Sie Ihre Stimme trainieren und aufwärmen?

2   Begrüßung und Anrede

Ein eigenes Kapitel für die Begrüßung? Kann man denn beim Guten-Tag-Sagen viel falsch machen? Aber sicher. Jede Begegnung beginnt mit einem Gruß, mit dem wir dem anderen signalisieren: „Ich begegne dir gern! Es freut mich, deine Bekanntschaft zu machen!” Mit einer missglückten Begrüßung können Sie andere leicht irritieren oder sich sogar Feinde machen. Wir sagen Ihnen, welche Sätze sich für die Begrüßung eignen, worauf Sie beim Händedruck achten sollten und welche Begrüßungsrituale im Job einzuhalten sind.

2.1   Wer grüßt wen zuerst?

Grundsätzlich grüßt der zuerst, der einen Raum betritt. Dies gilt sowohl im täglichen Leben als auch im Geschäftsumfeld.

Im Berufsleben grüßt der Rangniedere den Ranghöheren, wenn sie sich z. B. auf dem Flur treffen.[14]

Achten Sie darauf, dass Sie einen Gruß mit möglichst den gleichen Worten erwidern. Es klingt eher belehrend, wenn Sie auf ein süddeutsches „Grüß Gott” mit „Guten Tag” antworten oder auf ein „Guten Morgen” mit „Guten Tag” reagieren, nur weil es bereits nach 11:00 Uhr ist.

Sollte Ihr Gegenüber Sie standesgemäß als Erstes grüßen, tut es aber nicht, warten Sie nicht auf ihn. Grüßen ist im Zweifelsfall immer besser als Nichtgrüßen. Auf einen Gruß nur mit einem Nicken zu reagieren, gilt als unhöflich.

„Mahlzeit!” ist out

Der Gruß „Mahlzeit” hat nichts in unserer heutigen Geschäftswelt zu suchen. Mahlzeit ist eine Abkürzung für „Gesegnete Mahlzeit” und gehört nicht in die Kategorie Tagesgruß. Es gibt auch kaum eine sinnvolle Antwort auf diesen Gruß, außer einem „Danke, Ihnen auch”. Dieser Ausdruck passt also höchstens in die Kantine, aber nicht ins Büro. Sollten Sie auf alle Meinungen wert legen, können Sie natürlich den Gruß erwidern.

Tipp

Achten Sie immer auf den Rang Ihres Gegenübers! Ein Angestellter sollte darauf warten, dass ihm nach seiner verbalen Begrüßung die Hand vom Vorgesetzten entgegengestreckt wird. Genauso sollte ein Bewerber, der den Raum betritt, „Guten Tag” sagen, aber abwarten, ob sein potenzieller zukünftiger Vorgesetzter ihm die Hand reicht.

Das Reichen der Hand entspricht einer Aufforderung zum Gespräch. Haben Sie keine Zeit, ein Gespräch zu führen, und treffen einen Kollegen auf dem Gang, den Sie seit Wochen nicht gesehen haben, lassen Sie ihn vorbeiziehen mit den Worten: „Wir sprechen uns später – ich bin leider in Eile.” Die Hand zu reichen, ohne ein paar Worte zu sagen, gilt als unhöflich.[15]

Hände drücken ist Arbeit

Ein Geschäftsführer empfing einen Berater als Gast in seinem Unternehmen. Als dieser ihm die Hand reichen wollte, entgegnete der Geschäftsführer: „Ich gebe Ihnen nicht die Hand, sonst müsste ich ja am Tag hunderte von Händen drücken …”. Ob diese doch so ehrliche Aussage freundlich und beziehungsförderlich war, sei dahingestellt. Grundsätzlich sollten Sie einen Händedruck immer erwidern.

Übungen

Übung 4: Sie haben dem Ranghöheren zuerst die Hand gereicht und er zögert. Wie verhalten Sie sich am besten?

Übung 5: Man reicht Ihnen die Hand, doch der Händedruck fühlt sich lasch an. Wie reagieren Sie?

Übung 6: Beobachten Sie an einem normalen Geschäftstag, wann und in welchen Situationen sich Personen grüßen, und notieren Sie diese.

2.2   Der Händedruck – der gefühlte erste Eindruck

Sie werden einem Kunden vorgestellt und haben von seinem Erscheinungsbild einen ersten Eindruck. Nun wird Ihnen eine Hand entgegengestreckt, die Sie sofort ergreifen. Aber was ist das? Die Hand ist kalt, feucht und fühlt sich so lasch an, dass Sie das Gefühl haben, einen toten Fisch in die Hand gelegt bekommen zu haben. Was halten Sie jetzt von Ihrem Gegenüber?

Der Händedruck ist der gefühlte erste Eindruck. Ein Händedruck demonstriert Vertrauen. Dieses Entgegenbringen von Vertrauen sollte in einer bestimmten Form dargeboten werden.[16]

Tipp

Ein Händedruck sollte nicht zu soft, aber auch nicht zu hart sein.

Vermeiden Sie:

  • Gummihand oder Schraubzwinge

  • Tätscheleien, d. h. mit der linken Hand den Rücken oder die Schulter tätscheln

  • Doppelhandgriff

  • eine Hand in der Hosentasche

  • fehlenden Blickkontakt

  • mangelnde Distanz

Gequetschte Hände oder eine Hand mit beiden Händen zu ergreifen kommt bei der Begrüßung schlecht an.

Achten Sie auch auf die Dauer des Händedrucks. Nichts ist unangenehmer als jemand, der Ihre Hand nicht mehr loslässt. Ein bis zwei Sekunden ist die optimale Dauer. Hände werden einander gereicht, nicht geschüttelt. Aber was tun Sie, wenn Ihre Hand nicht mehr losgelassen wird? Ein einfacher Trick ist, sich zu bewegen. Schlagen Sie vor, sich hinzusetzen oder zum Besprechungsraum zu gehen, wenn es passend ist für Ihre Situation. Sobald Sie gehen oder sich hinsetzen, werden die Hände gelöst.

Wenn Sie merken, dass Sie feuchte Hände haben, versuchen Sie die rechte Hand unauffällig zu trocknen. Frauen können sich unauffällig an den linken Oberarm greifen oder eine andere kurze Geste nutzen, um sich die Innenflächen zu trocknen. Achten Sie aber darauf, dass Sie keine Hände in den Hosentaschen haben, wenn Sie jemandem die Hand geben.

Jeder bekommt Ihre Hand!

Wenn Sie einer Person in einer kleineren Gruppe die Hand zur Begrüßung gereicht haben, bleiben Sie dabei und geben Sie jedem dieser Runde Ihre Hand. Es könnte sich sonst jemand zurückgesetzt fühlen.

In größeren Runden begrüßen Sie denjenigen zuerst, der Sie eingeladen hat. Jetzt ist es an ihm, Sie den anderen Teilnehmern vorzustellen.[17]

Es gibt Situationen, in denen die Gruppe so groß ist, dass ein Händegeben zu zeitaufwendig wird. Hier ist oft ein begrüßendes Zunicken ausreichend. Manchmal reicht die Zeit auch gar nicht, da Sie eventuell gerade pünktlich erscheinen, aber vorher keine Zeit für einen Small Talk haben. Dann setzen Sie sich mit einem Nicken und Lächeln in die Runde auf Ihren Platz und nutzen Sie die Zeit der nächsten Pause, um sich bei den Teilnehmern persönlich vorzustellen.

Wie halten es die Ausländer mit dem Handschlag?

In England gibt man sich außer bei der ersten Vorstellung selten die Hand. Es gilt der Leitspruch „Don't touch personal things”.

Auch in den USA wahrt man größere körperliche Distanz als in Deutschland. Eine Begrüßung mit Handschlag ist dort eher unüblich.

Darf geküsst werden?

Die Begrüßung mit Küsschen ist im deutschen Geschäftsleben tabu. Dasselbe gilt in Italien, Frankreich und der Schweiz. Allein im Privatleben tauscht man Bussis aus. Vermeiden Sie aber Spuren von Lippenstift auf der Wange des Begrüßten zu hinterlassen. Sollte dies doch geschehen, machen Sie den Geküssten auf den Abdruck aufmerksam. In Italien ist eventuell zu erleben, dass bei Weihnachtsfeiern Küsse unter guten Freunden ausgetauscht werden. Aber niemals beim ersten Treffen. Angefangen wird hierbei auf der rechten Wange und eine leichte Berührung ist dabei nicht unschicklich. Berührung beim Begrüßungsküsschen ist in Frankreich übrigens nicht erwünscht.[18]

In Russland werden besonders bei der Begrüßung von Frauen seltener Hände geschüttelt als im Westen. Dieses geschieht unter Russinnen nur bei der ersten Begrüßung. Will eine Frau mit Händedruck begrüßen oder begrüßt werden, muss sie die Initiative ergreifen.

In den baltischen Ländern ist im geschäftlichen Umfeld ein Handschlag zur Begrüßung üblich. Weitere Berührungen werden als Eindringen in die persönliche Distanzzone empfunden. Üben Sie Zurückhaltung im gesamten Auftreten, man gibt sich eher skandinavisch kühl.

Immer in die Augen schauen

Zu Ritterzeiten wurden die Visiere hochgeklappt, um zu zeigen, dass man in friedlicher Absicht kommt. Also gilt: Sehen Sie Ihr Gegenüber an.

Nehmen Sie auch Ihre Sonnenbrille ab, wenn Sie jemanden begrüßen. Während eines Händedrucks wirkt es übrigens sehr unfreundlich, sein Gegenüber nicht anzusehen und ein Gespräch mit einem Dritten weiterzuführen.

Sollten Sie im Winter einem Bekannten auf der Straße die Hand geben, ziehen Sie Ihren rechten Handschuh aus, falls er keine Handschuhe trägt. Haben beide Handschuhe an, brauchen Sie diese nicht auszuziehen, um sich die Hand zu geben.

Die Verabschiedung geht vom Ranghöheren aus. Wenn Sie Gast sind, verabschieden Sie sich vom Gastgeber. Die Verabschiedung beinhaltet das gesprochene „Auf Wiedersehen” sowie den Handschlag zum Abschied. Auch hier gilt die gleiche Regel wie bei der Begrüßung.

2.3   Sich vorstellen und untereinander bekannt machen

[19]

Was das Vorstellen und Bekanntmachen betrifft, so gibt es grundlegende Unterschiede zwischen den privaten und den geschäftlichen Gepflogenheiten. Im Berufsleben sprechen wir vom Vorstellen, im privaten Bereich vom Bekanntmachen.

Wer stellt wen vor?

Grundsätzlich gilt: Die wichtigere Person sollte als erste erfahren, um wen es sich handelt. Wer ist nun die wichtigere Person? Im Berufsleben ist es der Ranghöhere, der Kunde, der Gast usw. Im Privatleben zählen die/der Ältere und die Dame zu den wichtigeren Personen.

Tipp

Vermeiden Sie alte Floskeln wie: „Gestatten?” oder „Darf ich vorstellen?” Sie wirken sonst von vorgestern.

Nicht nur im Beruf, sondern auch im Privatleben ist es eine höfliche Geste, einem ausländischen Gast einen Inländer vorzustellen. Dies bedeutet auch im Sinne alter Vorstellungsriten, dass der Ausländer „höher gestellt” ist. Aus dem gleichen Grund können sich auch Kunden geehrt fühlen, wenn ihnen der Chef vorgestellt wird.

Eine einzelne, neu hinzukommende Person sollte einer Gruppe bekannt gemacht werden, das gilt für Privat- und Berufsleben gleichermaßen.

Sobald Sie sich in einer geschäftlichen Situation befinden – und hierzu gehört auch das Geschäftsessen oder die Weihnachtsfeier mit Begleitung –, wenden Sie die geschäftlichen Vorstellungsregeln an. Hierzu zählt auch, dass die Begleitung dann Ihre Geschäftsposition übernimmt. Treffen Sie also auf Ihren Chef mit Partnerin, sollte Ihr Chef zuerst erfahren, wer die ihm unbekannte Person (Ihr/e Partner/in) ist. Anschließend wird er Sie und Ihren Partner seiner Frau vorstellen.[20]

Korrekte Vorstellung

Sie stehen im Flur mit einer Praktikantin und der Chef (Dr. Müller) kommt vorbei. Nach der verbalen Begrüßung stellen Sie dem Vorgesetzten die Praktikantin vor: „Herr Dr. Müller, ich möchte Ihnen unsere neue Praktikantin, Frau Schmidt, vorstellen. Frau Schmidt, unser Geschäftsführer Herr Dr. Müller.”

Begrüßung am Tisch

Im Berufsleben gilt heute die Regel, dass alle Sitzenden aufstehen und die Personen begrüßen, die an den Tisch kommen. Auch Frauen stehen auf, um mit ihrem Gegenüber auf gleicher Augenhöhe zu sein! Sie brauchen so bei der Begrüßung nicht zu ihrem Gegenüber aufzublicken. Bieten Sie den dazukommenden Personen einen Sitzplatz an.

Sitzen Sie hinter Ihrem Schreibtisch, stehen Sie auf und gehen für die Begrüßung um den Schreibtisch herum. So wirkt Ihr Schreibtisch nicht wie eine Barriere zwischen Ihnen und dem Gast.

Im Privatleben gilt noch die alte Regel, dass Frauen sitzen bleiben können, solange keine ältere Dame an den Tisch kommt. Moderne Umgangsformen besagen, dass Frauen aber ruhig allen Menschen diese kleine Wertschätzung entgegenbringen können. Sie kommen so auch nicht in die Verlegenheit, dass Sie eventuell eine Frau im Alter falsch einschätzen und sie dann beleidigt sein könnte. Männer stehen grundsätzlich auf.

Die Selbstvorstellung

Die Selbstvorstellung erfolgt in den ersten Sekunden einer Begegnung und bestimmt daher den ersten Eindruck maßgeblich. Sie sollten diesem Moment also große Beachtung schenken, damit Sie von Anfang an sympathisch auf andere wirken.[21]

Gehen Sie auf die einzelnen Personen zu und nennen Sie jeweils Ihren Namen. Schwierige Namen sollten Sie am besten zweimal nennen: „Mein Name ist Klinksik, Magdalena Klinksik.” Sollten Sie sich in einer Gruppe vorstellen, nennen Sie Ihren Namen jeder einzelnen Person. Gehen Sie nicht davon aus, dass alle Ihren Namen gehört haben, wenn Sie ihn der ersten Person genannt haben.

Eine Selbstvorstellung ist oft eine Gesprächseröffnung. Nennen Sie hier keine eigenen akademischen Grade oder Adelstitel. Vermeiden Sie auch Herr oder Frau zur Namensnennung zu sagen, sondern einfach:

  • „Ich bin Vorname Name.”

  • „Ich heiße Vorname Name.”

  • „Mein Name ist Vorname Name.”

Erwidern Sie eine Selbstvorstellung nicht mit „angenehm” oder „sehr erfreut”, sondern einfach mit der eigenen Vorstellung und dem Tagesgruß. Zusätze wie „Schön, dass wir uns nun endlich persönlich kennenlernen …” sind durchaus angebracht.

Da bei einer Selbstvorstellung weder akademische Grade noch Adelstitel genannt werden, ist es umso wichtiger, Menschen einander vorzustellen. Bei einer Vorstellung anderer Personen werden diese Titel nämlich ausgesprochen. Also der volle Name mit Titeln wird vorgestellt, damit die fremden Personen sich korrekt anreden können.

Übungen

Übung 7: Stehen Sie als Vorgesetzte immer zur persönlichen Begrüßung auf, wenn Mitarbeiter Ihr Büro betreten?

Übung 8: Sie kommen in ...

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