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Workshops

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Wozu Workshops sinnvoll sind
    1. Wofür Sie Workshops einsetzen
      1. Ideen, Strategien und Teambildung
      2. Der sekundäre Nutzen: Mitarbeiter motivieren
    2. Die wichtigsten Erfolgskriterien
    3. Die Workshop-Typen
  5. Den Workshop organisieren
    1. Thema und Ziele klären
      1. Ziele des Auftraggebers
      2. Ziele des Moderators
      3. Ziele der Teilnehmer
    2. Organisatorische Eckdaten klären
    3. Die Kosten kalkulieren
    4. Termin und Ort festlegen und buchen
      1. Termin auswählen
      2. Ort auswählen
    5. Teilnehmer auswählen
      1. Mitarbeiter motivieren
      2. Die richtigen Teilnehmer auswählen
    6. Ablauf und Techniken planen
      1. Workshop-Planung: Mit Fahrplan, aber offen
      2. Wie viel Zeit für welchen Schritt?
      3. Methoden planen
    7. Teilnehmer einladen und informieren
      1. Informationen für die Teilnehmer
        1. Einladungen verschicken
  6. Den Workshop durchführen
    1. Material und Raum vorbereiten
      1. Plan und Thema visualisieren
      2. Der Workshop-Raum
    2. Begrüßen und informieren
      1. Begrüßung und Zielvorstellung
      2. Die Teilnehmer stellen sich vor
      3. Über Zeitplan, Ablauf und Vorgehensweise informieren
      4. Spielregeln vereinbaren
    3. Aufgaben festlegen und Gruppen bilden
      1. Das Thema in Aufgaben unterteilen
      2. Vorteile der Gruppenarbeit
      3. Welche Art der Gruppenarbeit?
      4. Wie lange arbeitet der Workshop in Gruppen?
      5. Gruppeneinteilung
      6. Die Gruppen beauftragen
    4. Die Kreativphase: Ideen finden
      1. Ideen sammeln
      2. Ideenfindung fördern
    5. Strukturieren, bewerten, entscheiden
      1. Inhaltlich ordnen: Clustern
      2. Bewerten
      3. Vertiefen und entscheiden
    6. Die Ergebnisse präsentieren
    7. Maßnahmenplan erstellen und Ergebnisse festhalten
      1. Workshop protokollieren
    8. Feedback der Teilnehmer
      1. Sind die Workshop-Ziele erreicht?
      2. Feedback zum Ablauf und Moderator
    9. Schlusspunkt und Dank
      1. Workshop-Anker
      2. Rituale bauen Brücken
  7. Die Aufgaben des Moderators
    1. Informieren
    2. Visualisieren und dokumentieren
      1. Wozu Sie welches Medium einsetzen
    3. Anregen
    4. Leiten
    5. Konflikte konstruktiv lösen
      1. Wie Konflikte entstehen
      2. Wie Sie Konflikte konstruktiv lösen
      3. Wie Sie Konflikten vorbeugen
    6. Schwierige Situationen meistern
    7. Achtung Falle: Die häufigsten Fehler vermeiden
  8. Workshop - und dann?
    1. Die Weichen für die Umsetzung stellen
    2. Den Workshop berichten
    3. Das Folgetreffen: Projektverantwortliche briefen
      1. Moderator = Projektbegleiter?
  9. Die Autorinnen
  10. Weitere Literatur
  11. Stichwortverzeichnis
  12. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Immer öfter veranstalten Unternehmen Workshops mit ihren Mitarbeitern, wenn grundlegende Aufgaben oder Probleme gelöst werden sollen. Das Besondere an Workshops: Die Teilnehmer erarbeiten darin gemeinsam Ideen und konkrete Maßnahmen – die hinterher in der Praxis umgesetzt werden! Das unterscheidet Workshops von Seminaren oder Tagungen und stellt ihren großen Nutzen für Unternehmen und deren Mitarbeiter dar.[2]

Ganz gleich, ob Sie öfter an Workshops teilnehmen, diese organisieren oder selbst leiten und moderieren: Mit den richtigen Vorgehensweisen und Werkzeugen können Sie entscheidend zum Erfolg beitragen.

Der TaschenGuide zeigt Ihnen zunächst, wie Sie Workshops planen und vorbereiten – von der Abstimmung der Ziele bis zur Buchung des Veranstaltungsorts. Sie erfahren außerdem, wie Sie den Workshop lebendig und effizient gestalten und mit welchen Moderations- und Kreativitätstechniken Sie die Arbeit der Teilnehmer unterstützen. Und nicht zuletzt gilt es, die Veranstaltung intensiv nachzubereiten und die Realisierung der beschlossenen Maßnahmen in die Wege zu leiten.

Zahlreiche, übersichtliche Checklisten, Fragenkataloge und Schritt-für-Schritt-Anleitungen helfen Ihnen dabei, Ihr Wissen in der Praxis umzusetzen.

Susanne Beermann, Monika Schubach und Eva Augart

Wozu Workshops sinnvoll sind

Workshops sind in Mode. Aber nicht überall, wo „Workshop“ draufsteht, ist auch ein Workshop drin – das heißt: Allzu oft werden Workshops veranstaltet, in denen Aufgaben und Ziele nicht deutlich erkennbar sind und deren Wirkung somit in der Praxis verpufft.

Damit Ihnen das nicht passiert, lesen Sie im Folgenden,

  • was einen Workshop gegenüber Seminaren oder Tagungen auszeichnet,

  • welche Kriterien ein Workshop erfüllen muss, um erfolgreich zu sein,[3]

  • für welche Zwecke Sie welche Art von Workshop sinnvoll einsetzen können.

Wofür Sie Workshops einsetzen

Ein Workshop ist ein Arbeitstreffen, bei dem sich eine bestimmte Anzahl von Personen mit einem bestimmten Thema auseinandersetzt. Das Ziel dabei: Maßnahmen für die Zukunft zu entwickeln, die dann im Arbeitsalltag umgesetzt werden. Der herausragende Nutzen eines Workshops ist also die Produktivität der Teilnehmer und die Umsetzung der Ergebnisse. Wie können Sie dieses wertvolle Instrument also am besten einsetzen?

Ideen, Strategien und Teambildung

  • Ideen zu entwickeln, neue Wege zu suchen, das ist im Arbeitsalltag – aufgrund zahlreicher Routinetätigkeiten – oft nicht bzw. nur schwer machbar. Ein Workshop in entspannter Atmosphäre, an einem anderen Ort, mit ausgewählten Mitarbeitern und unter Anleitung eines erfahrenen Moderators, ermöglicht es, Ideen zu „spinnen“, aus denen dann die nächsten Schritte abgeleitet werden können.

  • Workshops bieten die ideale Gelegenheit, um gemeinsam mit Betroffenen und Verantwortlichen Maßnahmen für die Lösung anhaltender Probleme im Unternehmen zu erarbeiten.

  • Auch was die manchmal schwierige Zusammenarbeit von Abteilungen, Teams oder gar verschiedenen Unternehmen betrifft, bietet ein Workshop oft den ersten Schritt zur Veränderung.

Der sekundäre Nutzen: Mitarbeiter motivieren

Ein großer Vorteil ist auch die Beteiligung der Betroffenen selbst: Die Bereitschaft, bestimmte Maßnahmen umzusetzen oder Veränderungen herbeizuführen, steigt durch einen Workshop. Denn die Mitarbeiter sind von vornherein in das Vorhaben eingebunden und können sich einbringen – sie identifizieren sich in der Regel also besser mit den erarbeiteten Maßnahmen und den folgenden Veränderungen. Außerdem kann durch das gemeinsame Arbeiten ein Gefühl der Zusammengehörigkeit entstehen, das im Alltag nur schwer herzustellen ist. Dies spielt vor allem dann eine wesentliche Rolle, wenn die Ergebnisse des Workshops später in einem Projekt umgesetzt werden sollen, bei dem die Teilnehmer des Workshops auch das Projektteam bilden.[4]

Die wichtigsten Erfolgskriterien

Alle Workshop-Typen zeichnen sich durch gemeinsame Merkmale aus, die sie größtenteils zugleich von Seminaren oder Tagungen unterscheiden:

  • Vor jedem Workshop steht ein bestimmter Ist-Zustand, den ein Unternehmen (ein Geschäftsführer, ein Abteilungsleiter, ein Gruppenleiter) ändern möchte.

  • Im Workshop entwickeln die Teilnehmer Maßnahmen, um den Ist-Zustand zu verändern.

  • Die Ergebnisse eines Workshops müssen also in den Alltag integrierbar sein und dort auch umgesetzt werden.

  • Ein Workshop muss einen gewissen zeitlichen Spielraum besitzen und er findet grundsätzlich außerhalb des normalen Arbeitsalltags statt.

  • Die Teilnehmer sind direkt von der Thematik betroffen oder Spezialisten auf diesem Gebiet.

Beispiele: Seminar, Tagung oder Workshop?

Seminar: Einige Vertriebsmitarbeiter weisen Defizite in der telefonischen Kundenberatung auf. Sie nehmen zur Weiterbildung an entsprechenden Seminaren teil, wo sie bestimmte Techniken erlernen oder vertiefen.[5]

Tagung: Es wird ein neues Vertriebskonzept eingeführt. Verschiedene Experten halten Vorträge dazu, mit der Möglichkeit für die Teilnehmer, Fragen zu stellen und sich mit den Experten auszutauschen.

Workshop: Der Umsatz stagniert. Der Leiter einer Vertriebsabteilung möchte seine Mitarbeiter mit neuen Möglichkeiten der Kundenansprache und -bindung vertraut machen, aber nicht bestimmte Techniken vorher auswählen, sondern seine ganze Mannschaft auf eine völlig neue Herangehensweise bringen. Die Mitarbeiter sollen selbst nach Möglichkeiten suchen, den Verkauf zu steigern.

Wichtig

Der besondere Nutzen eines Workshops für Unternehmen und ihre Mitarbeiter liegt auf der Hand: In einem Workshop generieren Mitarbeiter neue Ideen und Maßnahmen, um sie im Arbeitsalltag umzusetzen und somit das Unternehmen voranzubringen.

So unterschiedlich die Ziele eines Workshops auch sein mögen, es gibt Voraussetzungen, die bei keinem fehlen dürfen, da sonst die Produktivität, das Ziel jedes Workshops, nicht gewährleistet ist:

Checkliste: Voraussetzungen für den Workshop-Erfolg
Ein Workshop muss außerhalb der Firma stattfinden.
Er darf zeitlich nicht zu knapp bemessen sein.
Es sollten die richtigen Mitarbeiter/Führungskräfte daran teilnehmen und dies in optimaler Anzahl.
Ein Workshop muss geleitet werden: von einem externen oder internen Moderator bzw. von einer Führungskraft.
Thema, Ziele, Aufgaben, Ergebnisse müssen vorher klar definiert sein.
Auch der Ablauf muss genau geplant werden. Die Planung muss jedoch die Möglichkeit bieten, auf Änderungen zu reagieren, die während des Workshops – etwa durch die Arbeit in der Gruppe oder neue Ideen – eintreten.
Der gesamte Workshop sollte in einer Wohlfühlatmosphäre stattfinden, sowohl was das „Drumherum“ angeht als auch die Stimmung in der Gruppe.
Die Ergebnisse des Workshops müssen nachbereitet, in den Arbeitsalltag integriert und die Umsetzung der Maßnahmen weiterverfolgt werden.[6]

In den folgenden Kapiteln geben wir Ihnen alle notwendigen Informationen an die Hand, mit deren Hilfe Sie diese Erfolgskriterien umsetzen können.

Die Workshop-Typen

Workshops sind – wie beschrieben – in vielen Bereichen von Nutzen. Entsprechend lassen sich grob verschiedene Workshop-Typen klassifizieren.

Produkt-Workshops

Ziel: Ideen und Maßnahmen zur Entwicklung eines neuen Produkts oder zur Anpassung eines bestehenden Produkts an die (neuen) Erfordernisse des Marktes.

Beispiel: Workshop für neue Produktideen

In einer Marktstudie wurde festgestellt dass die vorhandene Bildbearbeitungssoftware des EDV-Unternehmens nicht mehr den aktuellen Anwender-Anforderungen entspricht. Die bestehende Software soll entsprechend angepasst werden und es soll zusätzlich ein völlig neues Produkt entwickelt werden. Herr Maier, Leiter der Software-Entwicklungsabteilung, möchte seine Mitarbeiter in diesen Entwicklungsprozess mit einbeziehen. Im Rahmen eines Workshops sollen Ideen entstehen, wie ein derart neues Produkt aussehen könnte.

Strategie-Workshop
[7]

Ziel: Erarbeiten von Konzepten und Strategien für Teams, Abteilungen oder das gesamte Unternehmen, in der Regel unter Ausrichtung auf die Produkt- bzw. Dienstleistungspalette und/oder die übergeordneten Unternehmensziele.

Beispiel: Workshop für Vermarktungsstrategien

Das EDV-Unternehmen aus dem vorigen Beispiel hat mittlerweile die neue Bildbearbeitungssoftware entwickelt. Leider ist es bisher noch nicht so richtig gelungen, diese erfolgreich am Markt zu positionieren. Trotz zahlreicher Überlegungen der Geschäftsleitung konnte bis dato noch kein Weg gefunden werden. Herr Müller, Leiter der Marketingabteilung schlägt daher einen Strategie-Workshop mit einigen ausgewählten Mitarbeitern vor. Er ist davon überzeugt, dass diese viele gute Ideen einbringen könnten. Ein Moderator, der bereits erfolgreich an ähnlichen Workshops mitgewirkt hat hat ihm bereits seine Unterstützung zugesagt.

Problemlöse-Workshops

Ziel: Maßnahmen, mit denen bestimmte Probleme im Unternehmen (Workflow, Produktion, Logistik, Absatz usw.) in den Griff zu bekommen sind.

Beispiel: Workshop zur Lösung eines Kostenproblems

Während der Entwicklung der neuen Möbelserie wird von der Regierung die LKW-Maut um 3 Cent pro km erhöht. Dies würde bedeuten, dass das Produkt nicht mehr zum geplanten Preis auf den Markt gebracht werden kann, da die Transportkosten um ein Vielfaches steigen. Eine Lösung des Problems ist also zwingend notwendig. Im Rahmen eines Problemlöse-Workshops, bei dem sowohl Mitarbeiter des Controlling, der Logistikabteilung und des Vertriebs teilnehmen, wird ein Maßnahmenkatalog entwickelt wie der Preis des Produktes trotz Erhöhung der Transportkosten beibehalten werden kann.[8]

Teambildungs-Workshops

Ziel: Verbesserung der Zusammenarbeit innerhalb eines Teams, einer Abteilung, verschiedener Abteilungen oder zwischen Mitarbeitern verschiedener Unternehmen, z. B. bei Fusionen oder Übernahmen.

Beispiel: Fusion zweier Unternehmen

Die Gemeinschaftsbank AG plant die Übernahme des Bankhauses Gebrüder Schmitt oHG. Die Mitarbeiter beider Unternehmen sollen in Zukunft Hand in Hand arbeiten. Die Vorstände der Gemeinschaftsbank AG sind sich darüber im Klaren, dass hier viel Fingerspitzengefühl notwendig ist um dieses Ziel zu erreichen. Aus diesem Grund möchten sie – unter Mithilfe eines erfahrenen Referenten auf diesem Gebiet – für alle Mitarbeiter Workshops durchführen, deren Ziel es sein soll, dass sich alle mit dem neuen (gemeinsamen) Bankhaus identifizieren und somit auch weiterhin gute Arbeit leisten können.

Auf einen Blick: Wozu Workshops sinnvoll sind
Der herausragende Nutzen eines Workshops: Die Teilnehmer entwickeln während eines Workshops aktiv Maßnahmen für die Praxis. Die Ergebnisse werden hinterher umgesetzt.
Ein Workshop motiviert: Wer von vornherein an der Konzeption von Veränderungen beteiligt ist, trägt diese auch im Arbeitsalltag besser mit.
Workshops eignen sich hauptsächlich für die Entwicklung von Produktideen, Strategien und Konzepten sowie zur Problemlösung und Teambildung.[9]

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