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Selbstorganisation

Teil 1: Selbstmanagement

[1]

Vorwort

Selbstmanagement ist eine Schlüsselkompetenz, die nur wenige beherrschen. Eigentlich kein Wunder, denn weder Schulen noch Universitäten vermitteln, wie wir unsere beruflichen Ziele finden und zielstrebig verfolgen, unsere Arbeit perfekt organisieren, Zeit richtig nutzen, mit anderen effektiv zusammenarbeiten oder unsere kommunikativen Fähigkeiten weiterentwickeln. Ob als Führungskraft oder Mitarbeiter – spätestens im betrieblichen Alltag merken wir, dass ein unkoordinierter Arbeitsstil viel Geld, Zeit und Nerven kostet.

Unser TaschenGuide hilft Ihnen, den Arbeitstag in den Griff zu bekommen und Ihre beruflichen Ziele zu erreichen: mit Checklisten zur kritischen Selbstanalyse und Standortbestimmung, vielen Tipps und überzeugenden, einfachen Lösungen für die Praxis. Lernen Sie sich selbst zu managen und Sie werden auf der Karriereleiter schnell vorankommen!

Anita Bischof und Dr. Klaus Bischof

Wo stehen Sie?

Wer bewusst Verantwortung für seine berufliche Laufbahn übernehmen will, muss zunächst einmal wissen, wo er überhaupt steht. Möglichkeiten und Chancen für das eigene Fortkommen auszuloten ist der erste Schritt auf dem Weg zum erfolgreichen Selbstmanagement.

In diesem Kapitel stellen wir Ihnen einige bewährte Instrumente vor, mit denen Sie sich über Ihren heutigen Standort einfach und schnell klar werden:

  • Lust-Frust-Bilanz,

  • Leistungsbilanz,

  • Stärken-Schwächen-Analyse,

  • Kompetenzbeurteilung.

Wie Sie Ihren Standort bestimmen

Mit den in diesem Kapitel beschriebenen Instrumenten können Sie sich über Ihren heutigen Standort einfach und schnell klar werden. Später, wenn wir uns auf die Suche nach Ihren Zielen begeben und diese schriftlich festhalten, werden diese Instrumente zur Standortbestimmung erneut wichtig.[2]

Beispiel

Angenommen, Sie stellen bei der Stärken-Schwächen-Analyse fest, dass Ihnen Teamarbeit schwer fällt und Sie viel lieber für sich alleine arbeiten. Für die Zukunft wünschen Sie sich aber, in einer bestimmten Firma an der Entwicklung von Motoren mitzuarbeiten. Da Sie sicher sein können, dass ein Ingenieurteam an solchen Entwicklungen arbeitet, müssen Sie sich natürlich fragen, ob Sie dort überhaupt gut aufgehoben wären. Vielleicht haben Sie in Ihrer Kompetenzbeurteilung festgehalten, dass Sie dann besonders erfolgreich sind, wenn Sie Konzepte präsentieren und verkaufen. Dann fragt sich natürlich, ob Sie Ihre Talente nicht vergeuden, wenn Sie in Zukunft einen Job ohne Kundenkontakt suchen.

Wichtig

Halten Sie die Ergebnisse der nachfolgenden Analysen unbedingt schriftlich fest! Wer sich die Fragen nur durch den Kopf gehen lässt, riskiert schwammige, wenig konkrete Einschätzungen. Was nicht schwarz auf weiß auf dem Papier steht, ist nicht zu Ende gedacht, wird später oft vergessen oder im Nachhinein ganz anders interpretiert.

Ihre Lust-Frust-Bilanz

Zunächst geht es darum, dass Sie Ihre aktuelle berufliche Situation richtig einschätzen. Es geht hierbei nicht um Fakten, sondern um Ihre Emotionen, die Sie in der sogenannten Lust-Frust-Bilanz schriftlich festhalten. Sie werden sich darüber klar, was Ihnen bei der Arbeit Spaß macht und leicht fällt bzw. wo Sie mögliche Schwachpunkte haben und mit Frustration reagieren. Die Bilanz dokumentiert Ihre jetzige Situation. Später können Sie leicht daran ablesen, ob und wie Sie sich weiterentwickelt haben.[3]

Wie gehen Sie vor?

  1. Stellen Sie eine Reihe von Faktoren zusammen, die Einfluss auf Ihre Arbeitszufriedenheit bzw. -unzufriedenheit nehmen. Solche Faktoren könnten sein: Ihre verschiedenen Aufgabenfelder, die Zusammenarbeit mit Vorgesetzten bzw. Mitarbeitern, das Arbeitsklima, Ihr Verhältnis zu Kunden und Lieferanten etc.

  2. Jetzt überlegen Sie für jeden Bereich, was Ihnen Freude bereitet und was Sie frustriert. Was Spaß macht, halten Sie auf der Lustseite, was Frust bereitet, auf der Frustseite schriftlich fest.

Die Lust-Frust-Bilanz verdeutlicht negative und positive Emotionen.

Lust-Frust-Bilanz
LustFrust
 
 
 
 
Beispiel: Die Lust-Frust-Bilanz eines Beraters
LustFrust
  • Zusammenarbeit mit Menschen
  • echtes Feedback zu erhalten ist nicht immer möglich
  • Kunden fordern
  • Hotelübernachtung
  • unterschiedliche Aufgaben
  • konzeptionelles Arbeiten
Wichtig

Falls es Ihnen nicht leicht fällt auf Anhieb zu sagen, wann Sie Spaß empfinden und wann Sie verärgert sind, denken Sie einmal scharf nach: Welche Aufgaben schieben Sie immer wieder auf die lange Bank, welche gehen Sie rasch an? Wann fühlen Sie sich bei der Arbeit gut, wann reagieren Sie gereizt? Welche Kollegen, Vorgesetzte und Kunden mögen Sie, wem gehen Sie aus dem Weg?[4]

Was haben Sie bisher geleistet?

Wissen Sie eigentlich, was Sie beispielsweise im letzten Jahr geleistet haben? Ihre persönliche Leistungsbilanz gibt Ihnen eine Antwort darauf, auf welchen Gebieten Sie erfolgreich waren bzw. Misserfolge verzeichnen mussten. Sie hilft Ihnen Ihre Leistungsfähigkeit zu erkennen, daran weiterzuarbeiten bzw. Ihren Kurs gegebenenfalls zu korrigieren.

Wie gehen Sie vor?

  1. Wählen Sie einen bestimmten Zeitabschnitt, z. B. das letzte Jahr, und fragen Sie sich: Was habe ich mir damals vorgenommen, was konnte ich erreichen und wo habe ich meine Ziele verfehlt?

  2. Tragen Sie auf der Erfolgsseite sowohl dokumentierte und vereinbarte erreichte Erfolge ein als auch „zufällige“, ungeplante.

  3. Notieren Sie auch Punkte, die Ihnen zu einem späteren Zeitpunkt einfallen. So ergibt sich eine vollständige und aktuelle Leistungsbilanz.

Die Leistungsbilanz verdeutlicht eigene wichtige Erfolge und Misserfolge

Leistungsbilanz
ErfolgMisserfolg
 
 
 
Beispiel: Die Leistungsbilanz eines Beraters
ErfolgMisserfolg
Langjährige KundenbeziehungenErgebnisse aus Aufträgen werden umgesetztBekanntheitsgrad gesteigertQualität der ProdukteKunden nutzen immer nur spezielle StärkenPräsentation schlecht vorbereitet

Die Stärken- und Schwächenanalyse

Anhand der Lust-Frust-Bilanz und der Leistungsbilanz haben Sie im Detail beschrieben, wo Sie heute stehen. Jetzt wenden Sie sich der Analyse Ihrer Stärken und Schwächen zu.

  • Gerade in längeren Veränderungsprozessen ist es hilfreich, Fähigkeiten und Schwachpunkte zu erkennen und immer wieder zu benennen. So lassen sich Entwicklungen besser ablesen.[5]

  • Wer weiß, wo die eigenen Stärken liegen, setzt sie bewusster ein und gewinnt dadurch mehr Sicherheit. Wer sich seinen Schwächen stellt, lernt besser mit ihnen umzugehen oder sie sogar zu überwinden.

Wie gehen Sie vor?

1 Fragen Sie sich zunächst nach Ihren Stärken!

Was bedeutet Stärke für mich? Welche Stärken habe ich? Was kann ich besonders gut? Welche Chancen ergeben sich aus meinen Fähigkeiten? Gefährde ich die Stärken, wenn ich beispielsweise in einem anderen Umfeld arbeite? Werde ich dann genauso von den Kollegen angenommen?

2 Loten Sie anschließend Ihre Schwächen aus!

Was bedeutet Schwäche für mich? Bei welchen Aufgaben versage ich immer wieder? Halten bestimmte Schwächen verborgene Chancen bereit, die sich in einem anderen Arbeitsumfeld entfalten könnten? Spielen meine Schwächen in einem anderen Umfeld vielleicht kaum mehr eine Rolle?

Wichtig

Listen Sie Ihre Stärken bzw. Schwächen nach einzelnen Aufgabenfeldern geordnet auf. So erhalten Sie ein systematisches Profil Ihrer Selbsteinschätzung.

Die Stärkenanalyse zeigt Ihre besonderen Fähigkeiten auf.

Stärkenanalyse
Datum
Aufgabe
(Lebens- oder Berufsgebiet)
StärkenFolgen/RisikenOffene Fragen/ Absichten?
 
 
 

Die Schwächenanalyse verdeutlicht problematische Felder.

Schwächenanalyse
Datum
Aufgabe
(Lebens- oder Berufsgebiet)
SchwächenFolgen/RisikenOffene Fragen/
Absichten?
 
 
 
Beispiel: Stärken- und Schwächenanalyse
Datum: 01.04.20XX
Aufgabe (Lebens- oder Berufsgebiet)StärkenFolgen/RisikenOffene Fragen/Absichten?
1 Konzeptionelle AufgabenHohes analytisches DenkvermögenProbleme, Aufgaben sind übersichtlich und auf das Wesentliche beschränkt strukturiert und damit leicht verständlich.
2 ProjektleitungStrukturierungÜbersichtlicher Projektplan mit klaren Zuständigkeiten und Terminen
Datum: 01.04.20XX
Aufgabe (Lebens- oder Berufsgebiet)SchwächenFolgen/RisikenOffene Fragen/ Absichten?
1 technisch orientierte Aufgabengeringe Experimentierfreudefindet wenig für sich selbst heraus, lange Lernphase
2 Präsentation, Vortraggroßes Lampenfieberkommt bei Zuhörern schlecht an[6]

Kompetenzen erkennen und bewerten

Es gibt eine Reihe von Kompetenzbereichen, die wir im nächsten Schritt unter die Lupe nehmen wollen. Dazu zählen Ihre Persönlichkeit, die Fähigkeit anderen Ideen oder Güter zu verkaufen, fachliches Können, soziale und Führungskompetenz. Um festzustellen, auf welchen Gebieten Sie über besondere Fertigkeiten verfügen und auf welchen Sie eher schwach sind, führen Sie eine Kompetenzbeurteilung durch.

  • Sie erhalten ein klares Bild Ihrer Leistung.

  • Sie erkennen, in welchen Kompetenzbereichen Sie bereits heute gut sind und wo es noch Defizite gibt.

  • Sie lernen, sich auf einige klare Kompetenzbereiche zu konzentrieren.

Wie gehen Sie vor?

1 Beobachten und protokollieren Sie Ihr Verhalten!

Bereiten Sie sich vor, indem Sie Fakten sammeln! Bevor Sie mit der Analyse beginnen, beobachten Sie sich sorgfältig bei der Arbeit, z. B. bei Kundenbesuchen, in Ihrem Büro und bei Gesprächen mit Kollegen, Vorgesetzten und Mitarbeitern. Sie notieren, was Ihnen an Ihrem Verhalten auffällt. Nehmen Sie die nachfolgend aufgelisteten Verhaltenskategorien zu Hilfe, um sich die Arbeit zu erleichtern. Sie können im Übrigen auch eine Vertrauensperson bitten Sie in Augen schein zu nehmen. Das erweitert den Blickwinkel und objektiviert die Ergebnisse.[7]

2 Beurteilen Sie Ihre Kompetenzen!

Nehmen Sie sich eine Stunde Zeit und lesen Sie Ihre Notizen. Die Verhaltensbeschreibungen und frühere Aufzeichnungen (z. B. die Stärken-Schwächenanalyse) können ebenfalls herangezogen werden. Fassen Sie Ihre Notizen in klaren Aussagen zusammen und halten Sie sie auf dem Formblatt in der rechten Spalte fest. In der mittleren Spalte können Sie Ihre Leistungen in den verschiedenen Kompetenzbereichen auf einer Skala selbst einschätzen. Sie können sich jedoch auch von Ihrem Vorgesetzten oder einem Dritten beurteilen lassen.

Wichtig

Die Kompetenzbeurteilung eignet sich auch für Bewerbungsgespräche. Zunächst beurteilen Sie den Bewerber, anschließend lassen Sie den Bewerber den Test durchführen. Tauschen Sie die Ergebnisse aus und klären Sie etwaige Differenzen! Genauso können Sie auch schwierige Mitarbeiter beurteilen oder solche, die weiterentwickelt werden sollen.

Die Verhaltensliste hilft bei der detaillierten Beschreibung Ihrer Fähigkeiten:

Checkliste: Verhaltensweisen – Fähigkeiten analysieren
1Verhaltensweisen, welche die Persönlichkeit
kennzeichnen
Flexibilität und Initiative
  • stellt sich schnell auf veränderte und neue Sachlagen ein
  • richtet die Arbeitsführung auf die neue Situation aus
  • reagiert schnell bei akuten Problemen und behält dabei die Übersicht
  • erkennt Aufgaben aus eigenem Antrieb und greift sie auf, ohne den Weg genau vorgezeichnet zu bekommen
Auftreten
  • spricht frei und offen
  • schreibt klar und kurz
  • ist sicher im Auftreten
  • überzeugt das Publikum oder eine Diskussionsrunde
  • lässt Partner aussprechen
  • hört interessiert zu
  • respektiert die Meinung des anderen in Diskussionen
2Soziales Verhalten
Zusammenarbeit
  • arbeitet mit Kollegen und Vorgesetzten zusammen
  • beteiligt sich an gemeinsamen Aufgaben
  • beschafft sachdienliche Informationen unter Ausnutzung aller Kommunikationswege
  • leitet Informationen exakt und schnell weiter
  • geht diskret mit vertraulichen Dingen um
  • merkt sich wichtige Gedanken in Gesprächen und knüpft nachher daran an
Zielorientiertes Arbeiten und Überzeugungskraft
  • bildet sich eine eigene Meinung aufgrund von Fachkompetenz und stellt sie verständlich dar
  • überzeugt durch Argumente sowie durch Sprache und Auftreten, auch gegen Widerstände
  • bewegt etwas
  • gibt auch eigene Lieblingsaufgaben an andere ab
3Fachliches Verhalten
Arbeitsqualität
  • führt eigene Arbeiten möglichst fehlerfrei aus
Arbeitsquantität
  • erledigt Aufgaben in vorgegebener Zeit
  • zeigt Ausdauer und Stetigkeit bei der Arbeit
Urteilsvermögen und Kontrolle
  • erkennt Ziele und Notwendigkeiten
  • setzt Prioritäten
  • wählt neue Lösungswege nach ihrer Wirksamkeit und setzt sie gezielt ein
  • kontrolliert eigene Arbeitsergebnisse
Kostenbewusstes Handeln
  • erreicht vorgegebene Ziele mit möglichst geringem Zeitaufwand
  • erkennt Verlustquellen und behebt sie
  • geht rationell mit Ressourcen um
4Führungsverhalten
Führungsverhalten (nur bei Führungsaufgaben)
  • trifft Entscheidungen, die das Aufgabenziel erreichen
  • kann und will unfähige Mitarbeiter straff führen
  • vertritt Unternehmensentscheidungen bei seinen Mitarbeitern
  • steht bei Problemen Mitarbeitern offen zur Verfügung
  • berät Mitarbeiter bei Unsicherheit
  • hört gut zu
Mitarbeiterentwicklung
  • erkennt Leistungspotenziale der Mitarbeiter
  • fördert Mitarbeiter in ihrem Potenzial
  • nutzt das Potenzial seiner Mitarbeiter voll aus
  • gibt Mitarbeiter ab
  • setzt theoretische und praktische Kenntnisse ein
  • braucht kaum kontrolliert zu werden
[8-9]

Die Kompetenzbeurteilung zeigt Ihnen genau, wo Ihre Stärken liegen:

Kompetenzbeurteilung
Name:Datum:
KernkompetenzBeobachtung/Beurteilung durch Vorgesetzte/nBeschreibung
100 %75 %50 %25 %
1 Persönlichkeit
Flexibilität und Initiative
Auftreten
2 Soziales Verhalten
Zusammenarbeit
Zielorientiertes Arbeiten und Überzeugungskraft
3 Fachliches Können
Arbeitsqualität
Arbeitsquantität
Urteilsvermögen und Kontrolle
Kostenbewusstes Handeln
4 Führungskompetenz
Führungsverhalten (bei Führungsaufgaben)
Mitarbeiterentwicklung (bei Führungsaufgaben)

Wie Sie Ihre Ziele finden und verwirklichen

Ihrer jetzigen beruflichen Situation fühlen, was Sie bisher geleistet haben, wo Ihre Stärken und Schwächen, Ihre Talente und Fertigkeiten liegen. Somit sind Sie gut vorbereitet für die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zum erfolgreichen Selbstmanagement.[10]

In diesem Kapitel erfahren Sie wie Sie Ziele

  • definieren,

  • verbindlich formulieren und

  • effizient umsetzen.

Ziele definieren, statt unwichtige Aufgaben zu erledigen

Warum sind Ziele so wichtig?

Jeden Tag sind wir mit einer Unmenge von Aufgaben konfrontiert, unser Terminkalender quillt über, Kollegen, Vorgesetzte und Kunden schneien mit unvorhergesehenen Anliegen herein. So vergeht Woche um Woche. Nur leider verlieren wir dabei leicht eines aus den Augen: unsere Ziele.

Wir richten unsere Aufmerksamkeit viel zu sehr auf einzelne Aufgaben. Stattdessen müssen wir lernen in Zielen zu denken und unsere Aktivitäten streng nach diesen Zielen auszurichten. Nur so bündeln wir unsere Energien und erreichen das, was wir uns vorgenommen haben.

Darüber hinaus versetzen uns Ziele überhaupt erst in die Lage, unsere Leistung richtig zu beurteilen. Wenn wir für unsere Arbeit keine Messlatte, keinen Richtwert haben, wissen wir auch nicht, ob wir gute oder schlechte Arbeit machen.

Wodurch zeichnen sich Ziele aus?

Ziele sind auf die Zukunft gerichtete Vorstellungen. Um sie zu erreichen, nehmen Sie sich etwas vor und realisieren es auch. Andernfalls sind es keine Ziele, sondern nur Pläne oder Vorsätze.

Wer sich ein Ziel setzt, klärt damit drei, für die Karriere entscheidende Dinge:

  1. Wo will ich hin? In welche Richtung will ich mich verändern bzw. entwickeln? Was will ich an mir selbst, in meiner Umgebung ändern?

  2. Wie will ich etwas ändern?

  3. Wie schnell möchte ich etwas erreichen?[11]

Mit wem stimme ich meine Ziele ab?

Eines ist natürlich klar: Ein Ziel erreichen Sie nicht als Einzelkämpfer. Sie brauchen Menschen, die Sie in Ihren Karrierezielen unterstützen. Die Meinungen anderer Personen, die von Ihren Plänen betroffen sind, müssen Sie kennen. Dazu gehört neben Ihrem Chef selbstverständlich Ihr Lebenspartner. Offenheit ist jetzt notwendig. Es nützt nichts, wenn Sie sich über Ihre beruflichen Pläne Gedanken machen, wenn Ihr Chef ganz andere berufliche Ziele mit Ihnen verfolgt.

Was den Lebenspartner betrifft, so muss dieser sich meist auf mehr Engagement Ihrerseits einrichten. Es ist außerordentlich wichtig, dass Ihr Partner und/oder Ihre Familie bedeutende Entscheidungen mittragen, beispielsweise wenn Sie für ein Jahr ins Ausland gehen müssen. Gerade in schwierigen Situationen können eine gut funktionierende Partnerschaft oder ein harmonisches Familienleben über den beruflichen Erfolg entscheiden.

Ziele finden

Sicherlich kennen Sie Äußerungen wie: „Ich möchte mal ein Buch schreiben“ oder: „Ich hätte gerne irgendwann ein eigenes Unternehmen“. Solche Wünsche haben wir alle – doch wie ernst meinen wir es damit? Im Prozess der Zielfindung klären Sie, was Sie wollen, wie wichtig bestimmte Wünsche für Sie sind. Bei der Zielfindung erarbeiten Sie Vorstellungen, Richtungen, Ideen für Ihre persönliche Weiterentwicklung.

Wo fange ich an?

Wir haben für Sie vier Fragen formuliert, die Ihnen helfen werden, die ersten Schritte auf dem Weg zu Ihren Zielen einzuleiten. Mit ihrer Hilfe[12]

  • haben Sie für sich geklärt, welche Wünsche Sie in welchem Zeitrahmen angehen wollen.

  • werden Ihre Wunschvorstellungen geordnet, weil Sie sie auf der Zeitachse platziert haben.

  • können Sie alle Ideen und Wünsche, die Sie nicht auf der Zeitachse zuordnen können, bezüglich ihrer Ernsthaftigkeit überprüfen. Möglicherweise handelt es sich hier nur um Luftschlösser.

  • erkennen Sie, wohin die persönliche Weiterentwicklung gehen soll.

Die Fragen lauten:

  1. Was würde mir in einem Monat/Jahr Spaß machen?

  2. Was wird mich in einem Monat/Jahr ärgern bzw. meine Nerven strapazieren?

  3. Was will ich in einem Monat/Jahr erreicht haben?

  4. Was will ich in einem Monat/Jahr nicht erreicht haben

Was hilft mir bei meiner Zielfindung?

Folgende Instrumente und Vorgehensweisen erleichtern Ihnen die Zielfindung:

Ihre Wünsche, Vorstellungen und Ideen bezüglich Ihrer Weiterentwicklung ermitteln Sie mit Hilfe der Lust-Frust-Bilanz und der Leistungsbilanz. Prüfen Sie, mit was Sie unzufrieden sind und wo Sie sich verändern wollen. Stellen Sie sich konkret den Zeitrahmen vor, in dem Sie Veränderungen vollziehen wollen; so fallen alle Wünsche der Kategorie „wäre vielleicht mal was“ oder „könnte interessant sein“ durch.

Nutzen Sie auch die Stärken-Schwächen-Analyse aus der Standort-Bestimmung und die Kompetenzbeurteilung für die Zielfindung. In der Stärkenanalyse haben Sie Ihre Stärken notiert und die daraus zu erwartenden Chancen. Prüfen Sie, inwieweit Sie die Chancen realisieren können. In der Kompetenzbeurteilung haben Sie sich hinsichtlich verschiedener Fertigkeiten eingeschätzt. Auch hier überlegen Sie, bei welchen Kompetenzen Sie sich verbessern wollen.[13]

Was soll sich zukünftig verändern?

Erstellen Sie eine Lust-Frust-Bilanz, die in die Zukunft gerichtet ist.

  • Sie haben sich die Frage gestellt: Was soll mir in Zukunft (in einem Jahr/Monat) Spaß machen? Tragen Sie die Punkte auf der Lustseite der Lust-Frust-Bilanz ein.

  • Die Antworten auf die Frage: „Was wird mich in Zukunft (in einem Jahr/Monat) immer noch nerven, ärgern?“ halten Sie auf der Frustseite der Lust-Frust-Bilanz fest.

LustFrust
 
 
 

Was will ich zukünftig erreichen?

Ebenso erstellen Sie eine Leistungsbilanz, die in die Zukunft gerichtet ist. Sie überlegen sich dabei folgendes:

  • Was möchte ich in einem Jahr/Monat erreichen? Wichtig ist, dass Sie sich darüber klar werden, in welchem Zeitrahmen Sie eine bestimmte ...

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