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Reisekosten richtig kontieren und buchen

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Vorwort

Die Abrechnung von Reisekosten ist ab 2014 gesetzlich neu geregelt worden. Seit dem 1.1.2014 ist das neue Recht zwingend anzuwenden. Niemand kann einfach weitermachen wie bisher, und dabei ist es wichtig, von vornherein alles richtig zu machen, damit keine unnötigen Steuerbelastungen eintreten.

Nur auswärtige Tätigkeiten können nach den Reisekostengrundsätzen abgerechnet werden. Es kommt also entscheidend darauf an, wann eine auswärtige Tätigkeit vorliegt. Dabei sind u. a. die folgenden Punkte zu beachten:

  • Bei Unternehmern und Freiberuflern ist auf den Mittelpunkt ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit abzustellen.

  • Für Arbeitnehmer kann es zur Ermittlung der Entfernungspauschale nur eine erste Tätigkeitsstätte geben; eine tabellarische Übersicht in Kapitel 4 zeigt die Unterschiede zwischen 2013 und 2014.

  • Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte können nach unterschiedlichen pauschalen Methoden abgerechnet werden, und zwar nach der 0,03-%-Methode oder nach der 0,002-%-Regelung.

  • Kostenlose Mahlzeiten werden bei der Reisekostenabrechnung mit Arbeitnehmern nicht mehr als Arbeitslohn versteuert, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

  • Bei einer doppelten Haushaltsführung werden ab 2014 die Unterkunftskosten anders abgerechnet als bisher.

Wo es zum besseren Verständnis erforderlich ist, werden neben den Neuregelungen für 2014 auch die alten Regelungen erläutert. Dadurch wird auf einen Blick erkennbar, wie die Reisekosten ab 2014 (abweichend von 2013) abgerechnet werden müssen. Viele Praxisbeispiele mit Kontierungen und Buchungssätzen erleichtern die Abrechnung der Reisekosten. Berücksichtigt sind auch die Erläuterungen aus dem umfangreichen BMF-Schreiben vom 30.9.2013 zu den neuen Reisekosten1[2].

Wilhelm Krudewig

Steuerberater

1BMF, Schreiben v. 30.9.2013, IV C 5 – S 2353/13/10004.

1   Neuregelung der Auswärtstätigkeiten

Die Reisekosten sind mit Wirkung vom 1.1.2014 grundlegend neu geregelt worden. Unternimmt ein Unternehmer bzw. ein Arbeitnehmer eine Auswärtstätigkeit (Geschäftsreise), sind bei den Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand ab 2014 statt der bisherigen drei nur zwei Stufen zu beachten. Wesentlich wichtiger ist allerdings die Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeiten und Fahrten zum Betrieb, bei denen nur die Entfernungspauschale angesetzt werden darf.

Durch die Reisekostenreform 2014 sind diese Abgrenzungskriterien geändert worden. Bei den Neuregelungen ist ab 2014 z. B. Folgendes zu beachten:

  • Bei Unternehmern und Freiberuflern kommt es auf den Mittelpunkt ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit an.

  • Bei Arbeitnehmern (gilt also auch für GmbH-Geschäftsführer) kommt es nicht mehr auf die regelmäßige Arbeitsstätte, sondern auf die erste Tätigkeitsstätte an.

  • Arbeitnehmer können nur eine erste Tätigkeitsstätte haben, bei der die Entfernungspauschale anzuwenden ist.

  • Bei Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte gibt es unterschiedliche pauschale Methoden, und zwar die 0,03-%-Methode oder die 0,002-%-Regelung,[3]

  • Kostenlose Mahlzeiten werden bei der Reisekostenabrechnung mit Arbeitnehmern (Gesellschafter-Geschäftsführern) nicht mehr als Arbeitslohn versteuert, wenn der Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine Verpflegungspauschale hat.

  • Die Unterkunftskosten sind bei einer doppelten Haushaltsführung auf 1.000 EUR pro Monat limitiert.

Zuerst kommt es entscheidend auf die Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeiten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb bzw. erster Tätigkeitsstätte an. Eine beruflich veranlasste Auswärtstätigkeit (Geschäftsreise) liegt vor, wenn ein

  • Unternehmer außerhalb der eigenen Wohnung und außerhalb der Betriebsstätte, die den Mittelpunkt seiner auf Dauer angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet, tätig wird,

  • Arbeitnehmer vorübergehend außerhalb seiner Wohnung und außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte beruflich tätig wird.

Ein Unternehmer bzw. Arbeitnehmer unternimmt somit eine Auswärtstätigkeit bzw. eine Geschäftsreise, wenn er sich aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Wohnung und seiner Hauptbetriebsstätte bzw. seiner ersten Tätigkeitsstätte entfernt. Auf die Entfernung und Zeitdauer kommt es nicht an1. Ab dem 1.1.2014 wird der Begriff „regelmäßige Arbeitsstätte” durch „erste Tätigkeitsstätte” ersetzt und gleichzeitig inhaltlich verändert. § 9 Abs. 4 EStG n. F. regelt, wann von einer ersten Tätigkeitsstätte auszugehen ist. Arbeitnehmer können (bezogen auf das jeweilige Beschäftigungsverhältnis) nur eine regelmäßige Arbeitsstätte bzw. erste Tätigkeitsstätte haben. Fahrten des Arbeitnehmers zum Betrieb seines Arbeitgebers sind als Auswärtstätigkeiten[4] zu behandeln, wenn der Arbeitnehmer dort keine erste Tätigkeitsstätte hat.

Das gilt entsprechend auch für Unternehmer/Freiberufler. § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG n. F. lautet wie folgt: „Wird der Steuerpflichtige vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig, sind die Mehraufwendungen für Verpflegung nach Maßgabe des § 9 Abs. 4a EStG abziehbar.” Es kommt also auf den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit an. Die Konsequenz ist, dass es sich um eine auswärtige Tätigkeit handelt, wenn ein Unternehmer „vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig” wird. Fahrten zu anderen Betriebsstätten sind also (abweichend von der bisherigen Handhabung) als auswärtige Tätigkeiten zu behandeln.

Zur alten Rechtslage bis 31.12.2013 hat die Finanzverwaltung ihre Auffassung zur Abrechnung von auswärtigen Tätigkeiten (Geschäftsreisen) in den Lohnsteuer-Richtlinien (LStR) dargelegt. Was ab 2014 bei den Neuregelungen zu beachten ist, hat das BMF in einem umfangreichen Schreiben dargelegt2.

Die pauschalen Kilometersätze (0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer) dürfen Freiberufler und Unternehmer allerdings nur für private Beförderungsmittel ansetzen. Bei der Nutzung eines Firmen-Pkws sind die tatsächlichen Kosten anzusetzen. Die steuerlich abziehbaren Aufwendungen für Auswärtstätigkeiten setzen sich zusammen aus:[5]

  • Fahrtkosten3,

  • Verpflegungsmehraufwendungen4,

  • Übernachtungskosten5 und

  • Reisenebenkosten6.

1BFH, Urteil v. 18.12.2008, VI R 39/07, BStBl. 2009 II S. 475.

2BMF, Schreiben v. 30.9.2013, IV C 5 – S 2353/13/10004.

3R 9.5 LStR.

4R 9.6 LStR.

5R 9.7 LStR.

6R 9.8 LStR.

2   Inlandsreisekosten bei Selbstständigen und Unternehmern

Bei auswärtigen Tätigkeiten kann ein Unternehmer seine Fahrt- und Übernachtungskosten mit den tatsächlich entstandenen Aufwendungen geltend machen. Verpflegungskosten darf er höchstens für die Dauer von drei Monaten in Höhe der Verpflegungspauschalen abziehen.

2.1   Abgrenzung zwischen auswärtiger Tätigkeit und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Ein Unternehmer kann Kosten für eine Geschäftsreise nur dann abrechnen, wenn eine beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit vorliegt. Es kommt also auf die Abgrenzung zwischen Auswärtstätigkeiten und Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb an.

Unternehmer können eine oder mehrere Betriebsstätten haben, die sie mehr oder weniger oft aufsuchen. Entsprechend der Regelung, die für Arbeitnehmer gilt, kann es auch bei Unternehmern nur eine Betriebsstätte geben, bei der eine Entfernungspauschale anzusetzen ist. Nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG handelt es sich um eine auswärtige Tätigkeit, wenn der Unternehmer „vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig” wird. Bei Fahrten zu einer Betriebsstätte (Zweitbetriebsstätte), die nicht den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit [6]bildet, handelt es sich somit um auswärtige Tätigkeiten. Die gesetzliche Neuregelung gilt für Zeiträume ab 2014.

Beispiel: Die Betriebsstätte eines Unternehmers ist 14 Kilometer von seiner Wohnung entfernt. Der Unternehmer hat eine zweite Betriebsstätte, die sich im 120 Kilometer entfernten Düsseldorf befindet. Er fährt mit seinem Firmenwagen (Bruttolistenpreis 30.000 EUR) an 200 Tagen im Jahr zur 14 Kilometer entfernten Betriebsstätte. An zwei Tagen im Monat (insgesamt an 24 Tagen im Jahr) fährt er zur 120 Kilometer entfernten Betriebsstätte in Düsseldorf.

Bei Anwendung der pauschalen Methode ermittelt er die nicht abziehbaren Betriebsausgaben wie folgt:

  1. Fahrten zur 14 Kilometer entfernt liegenden Betriebsstätte:

    30.000 EUR x 0,03 % x 14 km x 12 Monate =1.512,00 EUR
    abzgl. Entfernungspauschale von
    14 km x 0,30 EUR x 200 Tage =– 840,00 EUR
    nicht abziehbare Betriebsausgaben672,00 EUR
  2. Fahrten zur 120 Kilometer entfernt liegenden Betriebsstätte:

    Die Entfernungspauschale ist nur für Fahrten zu der Betriebsstätte anzusetzen, die den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet. Das bedeutet, dass die Fahrten nach Düsseldorf als auswärtige Tätigkeiten (Geschäftsreisen) einzustufen sind. Die Fahrtkosten sind somit uneingeschränkt abziehbar.

Wenn der Unternehmer die private Pkw-Nutzung nicht nach der 1-%-Methode[7] ermittelt, darf auch bei den Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb die pauschale 0,03-%-Methode nicht angewendet werden. Ohne Anwendung der pauschalen Methode erfasst der Unternehmer immer nur die Tage, an denen er mit seinem Firmenwagen tatsächlich von seiner Wohnung zum Betrieb gefahren ist.

2.1.1   Beginn und Ende einer Auswärtstätigkeit

Unternehmer bzw. Freiberufler üben eine auswärtige Tätigkeit aus, sobald sie ihre Wohnung und den Betrieb, der den Mittelpunkt ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet, verlassen. Die Geschäftsreise beginnt mit der Abfahrt

  • von der Wohnung, wenn der Betrieb zuvor nicht aufgesucht wird, bzw.

  • vom Betrieb, wenn er zuvor aufgesucht wird.

Dasselbe gilt für die Rückkehr von einer auswärtigen Tätigkeit. Entscheidend ist, dass sich der Unternehmer aus betrieblichen bzw. beruflichen Gründen vorübergehend von seiner Hauptbetriebsstätte und/oder seiner Wohnung entfernt. Daran ändert sich auch nach Ablauf von drei Monaten nichts1. Ob die Beschäftigung am auswärtigen Tätigkeitsort mehr als drei Monate dauert oder ob der Dreimonatszeitraum unterbrochen wird, wirkt sich nur beim Verpflegungsmehraufwand aus.

Beispiel: Ein selbstständiger Informatiker, der Software für Großkunden entwickelt, betreibt sein Büro in München. Er erhält von einem Kunden in Frankfurt einen Auftrag für die Entwicklung betriebswirtschaftlicher Software (ERP-Software). Projektentwicklung und Durchführung erfolgen vor Ort beim Unternehmen in Frankfurt. Die Durchführung des Projekts dauert sieben Monate. Um nicht jeden Tag nach Frankfurt fahren zu müssen, hat sich der Informatiker in Frankfurt ein möbliertes Zimmer gemietet.[8]

Bei der Abrechnung seiner Fahrt- und Übernachtungskosten ist keine zeitliche Unterscheidung erforderlich. Er rechnet seine Aufwendungen für Fahrten

  • zwischen München und Frankfurt,

  • innerhalb Frankfurts vom möblierten Zimmer zum Auftraggeber und zurück in tatsächlicher Höhe ab und

  • kann außerdem seine Kosten für die Miete des möblierten Zimmers als Betriebsausgaben abziehen.

Es gilt somit uneingeschränkt, dass Unternehmer oder Freiberufler eine auswärtige Tätigkeit ausüben, sobald sie die Betriebsstätte verlassen, die den Mittelpunkt ihrer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit bildet.

2.1.2   Tätigkeit außerhalb des eigenen Hauptbetriebs

Entsprechend der Regelung, die für Arbeitnehmer gilt, hat auch ein Unternehmer nur eine Betriebsstätte, bei der eine Entfernungspauschale anzusetzen ist2. Diese Beurteilung gilt für Zeiträume vor und nach 2014. Die Neuregelung in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG schafft hier Klarheit, weil es auf den Mittelpunkt einer dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit ankommt.

Beispiel: Ein selbstständiger Personalberater ist nebenberuflich als Dozent und Prüfer an verschiedenen Hochschulen tätig. Das Finanzamt wertete seine Fahrten zwischen dem häuslichen Büro, in dem er die Tätigkeit als Personalberater ausübt, und den jeweiligen Hochschulen als Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte.

Eine Betriebsstätte kann nur ein Ort sein, an dem sich der ortsgebundene Mittelpunkt der betrieblichen Tätigkeit des Gewerbetreibenden oder Selbstständigen befindet. Weil der Personalberater in den Hochschulen nicht über Räumlichkeiten verfügt, die ihm uneingeschränkt zur Verfügung stehen, hat er dort auch keine Betriebsstätten. Bei den Fahrten des Personalberaters zu den verschiedenen Hochschulen[9] handelt es sich daher nicht um Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte, sondern um auswärtige Tätigkeiten.

Ein Unternehmer bzw. jemand, der selbstständig tätig ist, kann durchaus mehr als eine Betriebsstätte haben, z. B. Filialbetriebe. Wenn aber ein nebenberuflicher Dozent und Prüfer, der für verschiedene Hochschulen arbeitet, an keiner dieser Hochschulen über Räumlichkeiten verfügt, die ihm uneingeschränkt zur Verfügung stehen, hat er dort auch keine Betriebsstätte.

Nach § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG handelt es sich um eine auswärtige Tätigkeit, wenn der Unternehmer „vorübergehend von seiner Wohnung und dem Mittelpunkt seiner dauerhaft angelegten betrieblichen Tätigkeit entfernt betrieblich tätig” wird (Zweitbetriebsstätte). Bei Fahrten des Unternehmers zu einer Zweitbetriebsstätte handelt es sich somit nicht um Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, bei denen die Entfernungspauschale anzusetzen ist.

Eine auswärtige Tätigkeit von Unternehmern ist also immer als Geschäftsreise zu beurteilen. Aus dem auswärtigen Tätigkeitsort kann bei einem Unternehmer – unabhängig von der Dauer der Tätigkeit – keine weitere Betriebsstätte werden. Handelt es sich bei der Auswärtstätigkeit um eine zusammenhängende auswärtige Tätigkeit von mehr als drei Monaten, wirkt sich das wegen § 4 Abs. 5 Nr. 5 Satz 5 EStG nur beim Verpflegungsmehraufwand aus.[10]

Beispiel: Der Gesellschafter einer GmbH, die Software für andere Unternehmen entwickelt, ist über einen längeren Zeitraum bei ein und demselben Kunden beschäftigt. Für die Fahrten zum Kunden nutzt er einen Firmenwagen. Die GmbH zieht die Kfz-Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben ab und versteuert für die Fahrten zum Kunden keinen geldwerten Vorteil, weil es sich um uneingeschränkt abziehbare Betriebsausgaben handelt.

Ein Unternehmer kann in den Betriebsräumen seines Auftraggebers keine Betriebsstätte unterhalten. Fahrten dorthin können somit keine Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte sein, für die nur die Entfernungspauschale beansprucht werden kann. Das anders lautende Urteil des hessischen Finanzgerichts vom 30.6.20093 ist insoweit überholt.

2.2   Fahrtkosten

Bei einer Geschäftsreise entscheidet der Unternehmer selbst, welches Beförderungsmittel er nutzt. Bei der Verwendung eines Pkws ist danach zu unterscheiden, ob es sich um ein Firmenfahrzeug, das zum Betriebsvermögen gehört, oder um ein privates Fahrzeug handelt.

2.2.1   Verwendung eines Privat-Pkws

Bei einer betrieblichen Nutzung von unter 10 % darf der Unternehmer den Pkw weder seinem Betriebsvermögen noch seinem umsatzsteuerlichen Unternehmen zuordnen und deshalb keine Vorsteuer abziehen4[11]. Ein Unternehmer, der seinen Pkw zu nicht mehr als 50 % betrieblich nutzt, kann ihn als Privatvermögen behandeln, wenn er eine Zuordnung zum Betriebsvermögen unterlässt. Er nutzt auch dann einen privaten Pkw, wenn dieser ihm nur für gelegentliche Fahrten von einem Dritten (z. B. von seiner Ehefrau) überlassen wird.

Bei der Nutzung eines privaten Fahrzeugs kann der Unternehmer entweder die tatsächlichen Kosten oder die Kilometerpauschale geltend machen. Um die tatsächlichen Kosten geltend machen zu können, ist es erforderlich,

  • die tatsächlichen Kosten für 12 Monate zusammenzustellen und

  • die Kilometerstände zu Beginn und am Ende des Geschäftsjahres festzuhalten.

Mit diesen Daten ist es möglich, den eigenen Kilometersatz zu ermitteln, der auch in den Folgejahren angewendet werden kann, solange sich die Kostenstruktur nicht wesentlich verändert, z. B. durch den Ablauf der Abschreibung oder durch veränderte Leasingbelastungen5.

Ohne Nachweis der tatsächlichen Aufwendungen kann der Unternehmer die Kilometerpauschale von 0,30 EUR pro gefahrenem Kilometer ansetzen. Abhängig vom verwendeten Fahrzeug gelten die folgenden Kilometersätze:

FahrzeugKilometerpauschale*)
Kraftwagen (Pkw)0,30 EUR
Motorrad oder Motorroller0,13 EUR
Moped oder Mofa0,08 EUR
Fahrrad0,05 EUR

*) ab 2014 ist der Betrag anzusetzen, der als höchste Wegstreckenentschädigung für das jeweilige Beförderungsmittel nach dem Bundesreisekostengesetz festgesetzt ist.

Um die Fahrtkosten mit dem Privatfahrzeug geltend machen zu können, muss der Unternehmer die betrieblichen Fahrten aufzeichnen[12]. Er muss den betrieblichen Anlass dokumentieren (den Anlass und die Art der beruflichen Tätigkeit, das Reiseziel und ggf. den Reiseweg). Es ist zweckmäßig, wenn der Unternehmer die Geschäftsreise durch geeignete Unterlagen nachweisen kann, z. B. durch Tankquittungen, Hotelrechnungen oder Schriftverkehr. Dabei kann ein vollständiges Fahrtenbuch geführt werden, erforderlich ist es jedoch nicht. Bei einem privaten Pkw müssen nur die betrieblichen Fahrten aufgezeichnet werden6.

Nutzt der Unternehmer den privaten Pkw eines Dritten, z. B. den seiner Ehefrau, kann er für betriebliche Fahrten die Kilometerpauschale von 0,30 EUR geltend machen, auch wenn er selbst keine Zahlungen geleistet hat7. Es kann in diesem Zusammenhang von einer Kostentragung im abgekürzten Zahlungsweg ausgegangen werden8.

2.2.2   Vorsteuerabzug beim privaten Pkw

Nutzt ein Unternehmer einen Pkw sowohl für unternehmerische als auch für private Zwecke, kann er ihn nach der Entscheidung des EuGH vom 8.3.20019 und des BFH vom 31.1.200210 umsatzsteuerlich

  • insgesamt seinem Unternehmen zuordnen, und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich nicht als Betriebsvermögen behandelt wird, oder

  • seinem Privatvermögen zuordnen, und zwar auch dann, wenn er ertragsteuerlich als Betriebsvermögen behandelt wird, oder

  • entsprechend dem (geschätzten) unternehmerischen Nutzungsanteil seinem Unternehmen zuordnen, während der übrige Teil dem Privatvermögen zugeordnet wird.[13]

Ohne Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmen kann der Unternehmer nur die Vorsteuer aus den laufenden Kosten geltend machen, wenn diese Kosten tatsächlich auf der Geschäftsreise angefallen sind11. Füllt der Unternehmer den Tank anlässlich einer Geschäftsreise, bedeutet das jedoch nicht, dass die gesamte Tankfüllung auch auf der Geschäftsreise verbraucht wird.

Tipp: Zweite Tankfüllung abziehbar

Wenn ein Unternehmer vor Beginn und am Ende seiner Geschäftsreise den Tank füllt, zahlt er die erste Tankfüllung privat. Aus den Kosten für die zweite Tankfüllung darf er dann die Vorsteuer geltend machen, weil es sich um exakt die Menge Benzin handelt, die er für seine betriebliche Fahrt verbraucht hat.

2.2.3   Verwendung eines Firmenwagens

Bei einem Firmenfahrzeug werden zunächst alle Aufwendungen als Betriebsausgaben gebucht. Dabei spielt es keine Rolle, wann und aus welchem Grund die Aufwendungen entstanden sind. Es ist daher nicht erforderlich, die Fahrtkosten anlässlich einer Geschäftsreise gesondert zu ermitteln und auszuweisen.

Als Ausgleich muss der Unternehmer die Kosten, die auf seine Privatfahrten entfallen, abgrenzen und als Betriebseinnahmen erfassen, und zwar entweder

  • pauschal nach der 1-%-Methode oder

  • mithilfe eines Fahrtenbuchs oder

  • mithilfe anderer Aufzeichnungen, wenn der Firmenwagen nicht überwiegend betrieblich genutzt wird.

Bei einer Zuordnung zum umsatzsteuerlichen Unternehmen macht der Unternehmer den Vorsteuerabzug zu 100 % geltend.

2.2.4   Nutzung anderer Verkehrsmittel[14]

Nutzt ein Unternehmer ein Flugzeug, die Bahn, Straßenbahn oder ein Taxi, erhält er Rechnungen, aus denen sich ergibt, welche Beträge er als Betriebsausgaben abziehen kann. Die ausgewiesene Umsatzsteuer macht er als Vorsteuer geltend.

Beispiel: Ein Unternehmer unternimmt eine Geschäftsreise von Köln nach München. Für die Zugfahrt zahlt er einen Betrag von 380,80 EUR brutto. Die Fahrtkosten bucht er deshalb wie folgt:

SKR 03
4673Reisekosten
Unternehmer Fahrtkosten
320,00
1576Abziehbare Vorsteuer 19 %60,80an1200Bank380,80
SKR 04
6673Reisekosten
Unternehmer Fahrtkosten
320,00
1406Abziehbare Vorsteuer 19 %60,80an1800Bank380,80

2.3   Mehraufwand für Verpflegung

Ertragsteuerlich dürfen nicht die tatsächlichen Verpflegungskosten geltend gemacht werden, sondern nur die in § 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG festgelegten Pauschalen. Ein Vorsteuerabzug aus diesen Verpflegungspauschalen ist nicht möglich. Der Unternehmer darf allerdings die Vorsteuer aus den tatsächlichen Kosten geltend machen, wenn ihm Rechnungen (Kleinbetragsrechnungen) vorliegen, die den Vorsteuerabzug ermöglichen.

2.3.1   Inländische Verpflegungspauschalen

Jeder Tag ist für sich abzurechnen. Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als acht Stunden12, kann eine Verpflegungspauschale beansprucht werden.

Verpflegungspauschalen bis 31.12.2013
AbwesenheitPauschale
weniger als 8 Stunden0 EUR
8 bis 14 Stunden6 EUR
14 bis 24 Stunden12 EUR
24 Stunden24 EUR

Ab 2014 muss bei den Verpflegungspauschalen zwischen ein- und mehrtägigen[15] Geschäftsreisen unterschieden werden.

Verpflegungspauschalen ab 1.1.2014
AbwesenheitPauschale
Eintägige Reise:8 Stunden und weniger0 EUR
Eintägige Reise:mehr als 8 Stunden12 EUR
Mehrtägige Reise:Anreisetag ohne Mindestzeitvorgabe12 EUR
Abreisetag ohne Mindestzeitvorgabe12 EUR
24 Stunden24 EUR

Bei mehreren auswärtigen Tätigkeiten an einem Tag werden die Abwesenheitszeiten zusammengerechnet. Ergibt die Summe mehr als acht Stunden, kann eine Verpflegungspauschale von 12 EUR beansprucht werden. Bei mehrtägigen Reisen gibt es für den Anreise- und den Abreisetag unabhängig von der Abwesenheitsdauer immer eine Verpflegungspauschale von 12 EUR, auch wenn die Abwesenheit nicht mehr als acht Stunden beträgt.

Beispiel: Ein Unternehmer trifft sich am 10.2.2014 mit seinem Geschäftspartner zu Vertragsverhandlungen. Er fährt am Sonntag um 18.00 Uhr von seiner Wohnung ab und kehrt am Donnerstag um 11.30 Uhr in seinen Betrieb zurück. Dort endet seine Geschäftsreise. Der Unternehmer ermittelt seine Verpflegungspauschalen wie folgt:

AbwesenheitPauschale
Sonntag, Abwesenheit 6 Stunden (mehrtägig)12 EUR
Montag, Abwesenheit 24 Stunden24 EUR
Dienstag, Abwesenheit 24 Stunden24 EUR
Mittwoch, Abwesenheit 24 Stunden24 EUR
Donnerstag, Abwesenheit 11,5 Stunden12 EUR
Verpflegungsmehraufwand96 EUR
SKR 03
4674Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand96,00an1890Privateinlagen96,00
SKR 04
6674Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand96,00an2180Privateinlagen96,00[16]

2.3.2   Vorsteuerabzug aus den tatsächlichen Aufwendungen

Aus den Verpflegungspauschalen kann der Unternehmer keinen Vorsteuerabzug beanspruchen13. Es besteht jedoch die Möglichkeit, den Vorsteuerabzug aus den Verpflegungsaufwendungen geltend zu machen, die während der Geschäftsreise tatsächlich entstanden sind14.

Voraussetzung: Es muss eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegen, in der die Umsatzsteuer gesondert ausgewiesen ist. Außerdem muss der Unternehmer selbst als Leistungsempfänger ausgewiesen sein. Bei einer Personengesellschaft kann nur die Personengesellschaft, nicht aber der Gesellschafter die Vorsteuer abziehen. Voraussetzung ist deshalb, dass die Personengesellschaft in der Rechnung als Leistungsempfänger bezeichnet ist.

Wichtig: Empfänger von Kleinbetragsrechnungen

Bei Kleinbetragsrechnungen bis 150 EUR (brutto) ist die Bezeichnung des Unternehmers nicht erforderlich. Wenn der Unternehmer aufgeführt wird, sollten die Angaben jedoch stimmen.

Beispiel: Ein Unternehmer unternimmt eine zweitägige Geschäftsreise von Köln nach München. Er ist an beiden Tagen jeweils mehr als 14 Stunden unterwegs. Für die eigene Verpflegung hat der Unternehmer 166,60 EUR (140 EUR + 26,60 EUR Umsatzsteuer) ausgegeben. Die Verpflegungskosten kann er durch verschiedene Kleinbetragsrechnungen nachweisen, die er bar gezahlt hat. Er hat in München für 122 EUR übernachtet. Das Frühstück ist gesondert ausgewiesen und im Übernachtungspreis mit 15 EUR enthalten. Die Hotelkosten hat der Unternehmer mit der EC-Karte von seinem Betriebskonto gezahlt. Er kann die folgenden Beträge als Betriebsausgaben geltend machen:[17]

Verpflegungspauschale (12 EUR x 2)24,00 EUR
Übernachtungskosten (122 EUR – 15 EUR – 7 EUR USt)100,00 EUR
Insgesamt124,00 EUR

Die Vorsteuer darf der Unternehmer allerdings nur aus den tatsächlichen Verpflegungs- und Übernachtungskosten in Anspruch nehmen. Er ermittelt sie wie folgt:

Vorsteuer aus der Übernachtungsrechnung ohne Frühstück7,00 EUR
Vorsteuer aus dem Hotelfrühstück (15 EUR x 19 : 119)2,39 EUR
Vorsteuer aus den tatsächlichen Verpflegungskosten26,60 EUR
Vorsteuer insgesamt35,99 EUR
SKR 03
4673Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand100,00
1800Privatentnahmen12,61
1571Abziehbare Vorsteuer 7 %7,00
1576Abziehbare Vorsteuer 19 %2,39an1200Bank122,00
SKR 03
4674Reisekosten Unternehmer Verpflegungsmehraufwand24,00
1576Abziehbare Vorsteuer 19 %26,60an1890Privateinlagen50,60
SKR 04
6673Reisekosten Unternehmer Übernachtungsaufwand100,00
2100Privatentnahmen12,61
1401Abziehbare Vorsteuer 7 %7,00
1406Abziehbare Vorsteuer 19 %2,39an1800Bank122,00
SKR 04
6674Reisekosten Unternehmer ...

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