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Mitarbeiter ohne Festanstellung

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Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

So arbeiten Sie mit diesem Buch

1. Schritt: Wie Sie den richtigen Mitarbeiter finden

Damit Sie den richtigen Mitarbeiter oder die richtige Mitarbeiterin finden, müssen Sie zuerst wissen, was für einen Mitarbeiter Sie suchen. Sie prüfen, ob Sie einen hoch qualifizierten Mitarbeiter benötigen oder nur Hilfsdienste zu erbringen sind. Sie stellen die Frage, ob Tätigkeiten übernommen werden müssen, die nicht zu Ihren Kernkompetenzen gehören, z. B. die Erledigung von Büroarbeiten oder die Reinigung der Büro- oder Verkaufsräume. Auch Transportaufgaben können dazu gehören oder die einmalige Entwicklung eines Projekts, das mit Ihren Kerntätigkeiten nicht in direktem Zusammenhang steht.[2]

Kapitel 1 bietet Ihnen ein Fragenraster, mit dem Sie Ihre Anforderungen klären und ein genaues Anforderungsprofil erstellen können. Darüber hinaus finden Sie dort Tipps zu Stellenmärkten und Dienstleistern sowie viele praktische Checklisten.

2. Schritt: Wie Sie den Vertrag richtig gestalten

Die Vertragsgestaltung richtet sich danach, ob Sie einen freien Mitarbeiter, einen Zeitarbeitnehmer, einen Werkvertragsnehmer oder einen befristet beschäftigten Arbeitnehmer suchen. Aber auch wenn Sie einen Praktikanten oder Diplomanden beschäftigen wollen, sollten Sie eine schriftliche Vereinbarung treffen.

In Kapitel 2 werden die einzelnen Vertragstypen mit ihren Vor- und Nachteilen vorgestellt. Sie erfahren, worauf Sie jeweils besonders achten müssen, um rechtliche und finanzielle Risiken zu minimieren. Im abschließenden Kapitel 11 finden Sie Vertragsmuster zu allen im Buch besprochenen Vertragsformen. Diese Musterverträge stehen für Sie ebenso bei den Arbeitshilfen online bereit.

3. Schritt: Wie Sie den Arbeitseinsatz richtig kalkulieren

Nun kalkulieren Sie den Arbeitseinsatz, um festzustellen, welchen Preis, welches Honorar Ihnen die Tätigkeit wert ist oder wert sein muss. Jeder Vertragstyp erfordert eine andere Kostenkalkulation. Wenn Sie die unterschiedlichen Kalkulationen vergleichen, entscheiden Sie gegebenenfalls noch einmal neu, welcher Vertragstyp für Sie der richtige ist.[3]

In Kapitel 5 stellen wir Ihnen die jeweiligen Kalkulationsgrundlagen vor, anhand derer Sie Ihre Berechnungen vornehmen. In jedem Vertragstyp wird die Vergütung anders geregelt. Während der freie Mitarbeiter ein festes Honorar bekommt, müssen Sie z. B. für einen befristet beschäftigten Arbeitnehmer hohe Lohnnebenkosten berücksichtigen. Die Kalkulation der entstehenden Kosten führt möglicherweise dazu, dass Sie den Vertrag anders gestalten oder einen anderen Vertragstyp wählen wollen.

Bei den Arbeitshilfen online finden Sie ein Kalkulationsprogramm für die Kostenberechnung.

4. Schritt: Wie Sie den Mitarbeiter richtig einarbeiten

Wenn Sie den richtigen Mitarbeiter gefunden haben, bereiten Sie seinen Arbeitsplatz vor und informieren die Beschäftigten Ihres Hauses über den neuen Mitarbeiter. In Kapitel 7 finden Sie zu diesen Tätigkeiten viele praktische Hinweise und Checklisten. Wenn in Ihrem Hause ein Betriebsrat besteht, ist dieser anzuhören und dessen Zustimmung einzuholen, § 99 BetrVG, wenn der Mitarbeiter als eigener Beschäftigter oder als Zeitarbeitnehmer eingestellt werden soll.

Anschließend werden Sie den neuen Mitarbeiter in seine Tätigkeit einarbeiten. Sie geben ihm alle notwendigen Informationen, die für die Vertragserfüllung notwendig sind. Sie erklären dem Mitarbeiter auch, welche Beschäftigten aus Ihrem Unternehmen für welche Bereiche zuständig sind. Wenn der Mitarbeiter Ihnen auch disziplinarisch unterstellt ist, müssen Sie ihm mitteilen, welcher Vorgesetzte welche Befugnisse hat.[4]

Darüber hinaus belehren Sie den neuen Mitarbeiter über gegebenenfalls einzuhaltende Sicherheitsmaßnahmen, Richtlinien zur Unfallverhütung, einen bestehenden Verhaltenskodex und Ähnliches.

In Kapitel 8 finden Sie viele Informationen zu diesen Tätigkeiten sowie praktische Umsetzungshilfen und Checklisten.

5. Schritt: Wie Sie das Vertragsverhältnis richtig beenden

Wenn die Tätigkeit beendet und der Auftrag erledigt ist, endet auch das Vertragsverhältnis. Zunächst werden Sie prüfen müssen, wie das Vertragsverhältnis rechtlich korrekt zu beenden ist. Möglicherweise läuft es automatisch aus, ohne dass Sie etwas unternehmen müssen. Es kann aber auch sein, dass Sie das Vertragsverhältnis (vorzeitig) kündigen wollen. Je nach Vertragstyp müssen Sie dabei auf unterschiedliche Punkte achten. Wie die Beendigung des Vertragsverhältnisses richtig und vollständig vorgenommen wird, lesen Sie in Kapitel 9.

Wenn das Arbeitsverhältnis zu Ende geht, findet in der Regel ein Abschlussgespräch statt. Möglicherweise möchten Sie dem Mitarbeiter eine Arbeitsbescheinigung oder ein Arbeitszeugnis ausstellen. In Kapitel 10 erfahren Sie, welche Bestandteile zu einem aussagekräftigen Arbeitszeugnis gehören und wie Sie ein Zeugnis oder eine Arbeitsbescheinigung ausstellen.

Darüber hinaus finden Sie in Kapitel 10.3 Textbausteine, mit denen Sie schnell ein rechtssicheres Arbeitszeugnis erstellen können.[5]

1   Den richtigen Mitarbeiter finden

In diesem Kapitel erhalten Sie eine Anleitung, wie Sie einen passenden Mitarbeiter für Ihr Unternehmen finden, ohne sich durch eine Festanstellung dauerhaft an ihn zu binden. Anhand eines Fragerasters klären Sie Ihre Anforderungen und erstellen ein Suchprofil. Darüber hinaus finden Sie in diesem Kapitel viele Informationen und Tipps, welche Vertragsform für welche Tätigkeit geeignet ist.

So wählen Sie den passenden Mitarbeiter aus

Bei der Auswahl des richtigen Mitarbeiters stellen Sie sich zunächst die folgenden Fragen:

  • Welche Tätigkeiten müssen erbracht werden?

  • Welche Qualifikationen sind notwendig, um diese Arbeiten auszuführen?

  • Bis wann müssen die Arbeiten ausgeführt werden?

  • In welchem Zeitraum müssen die Arbeiten erbracht werden?

  • Wie sind die Arbeiten in Ihren Betrieb, in eine bestimmte Abteilung eingebunden?

  • Wann und in welcher Form soll das Vertragsverhältnis enden?

Wenn Sie diese Prüfung vorgenommen haben, werden Sie im Regelfall schnell entscheiden können, welche Vertragsart für eine Mitarbeit ohne Festanstellung die richtige ist. Gegebenenfalls haben Sie mehrere Möglichkeiten, unter denen Sie auswählen können.

Wann ist es sinnvoll, die Position intern zu besetzen?

Zunächst werden Sie prüfen, ob Sie die Position aus dem eigenen Hause besetzen können. Die Möglichkeit der internen Besetzung wird aus mindestens drei Gründen in Betracht zu ziehen sein.

Besondere Qualifikationen erforderlich

Die interne Besetzung werden Sie zum einen dann vornehmen müssen, wenn die Aufgabe derart komplex ist und derart hohe oder besondere Qualifikationen erfordert, dass Sie nicht damit rechnen können, dass eine geeignete Person sich von außen bei Ihnen bewerben könnte. Vielleicht haben Sie auch schon den Versuch unternommen, die Stelle extern zu besetzen, aber einen geeigneten Bewerber nicht gefunden.[6]

Sie suchen zum Beispiel einen Konstruktionsmechaniker. Die Agentur für Arbeit kann Ihnen ebenso wenig einen geeigneten Bewerber vermitteln wie der von Ihnen eingeschaltete Personalberater.

Umgang mit vertraulichen Daten

Vielleicht muss bei der Erfüllung der Aufgabe aber auch mit vielen vertraulichen Daten Ihres Hauses umgegangen werden, so dass Sie keine externe Person einschalten wollen. Wenn Sie beispielsweise für die Entwicklung eines neuen Produkts einen Entwicklungsingenieur suchen, werden Sie versuchen, diese Position intern zu besetzen, damit das vorhandene Know-how nicht an externe Stellen oder sogar an den Wettbewerb geht.

Interne Stellenausschreibung

Des Weiteren werden Sie die Aufgaben intern verteilen, um dem eigenen Personal Qualifizierungs- und Entwicklungschancen zu geben.

Wenn Sie einen hervorragenden Facharbeiter haben, der sich auch auf die interne Stellenausschreibung als Vorarbeiter beworben hat, wollen Sie ihm vielleicht die Chance auf die neue Position geben, um ihn zu fördern und zu motivieren.

Wenn Sie einen bei Ihnen beschäftigten Arbeitnehmer mit der neuen Tätigkeit betrauen, wird dessen bisheriger Arbeitsplatz frei. Hier müssen Sie dann entscheiden, ob und gegebenenfalls wie seine Position neu besetzt werden soll. Dann aber werden Sie die gleiche Vorgehensweise wählen, um die ehemaligen Arbeitsaufgaben des nun versetzten Mitarbeiters neu zu vergeben. Sie werden hier gegebenenfalls eine Ersatzeinstellung vornehmen und prüfen, welche Art von Mitarbeiter mit welchem Vertragstyp Sie am besten beschäftigen werden.[7]

1.1   Welche Arbeiten sind zu verrichten?

Detaillierte Aufgabenbeschreibung

Zunächst richtet sich die Ermittlung des Personalbedarfs nach der Frage, welche konkreten Aufgaben erledigt werden müssen. Hier geben Sie eine detaillierte Beschreibung der Tätigkeiten. Dabei ist es wichtig, dass Sie auch feststellen,

  • ob es Tätigkeiten sind, die regelmäßig anfallen,

  • ob Sie die Arbeiten in Ihren Arbeitsablauf integrieren wollen oder müssen,

  • ob die Arbeit es erforderlich macht, dass Sie ein fachliches Direktionsrecht ausüben müssen, also dem Mitarbeiter erläutern, wie er welche Arbeitsschritte zu erbringen hat,

  • ob die Arbeiten es erforderlich machen, dass Sie ein disziplinarisches Direktionsrecht ausüben, dem Mitarbeiter Verhaltensanweisungen geben, etwa bezüglich der Arbeitszeit, des Urlaubs, der Pausenlage,

  • ob die zu erbringenden Aufgaben in sich abgeschlossen sind,

  • ob es sich vielleicht sogar um ein abgeschlossenes einmaliges Projekt handelt, das sich nach seinem Ende voraussichtlich nicht wiederholen wird,

  • ob es Tätigkeiten sind, die in Ihrem Unternehmen nicht regelmäßig, sondern nur ausnahmsweise oder einmalig anfallen,[8]

  • ob es sich um Hilfs- oder Zuarbeiten, beispielsweise Beratungsdienstleistungen handelt, die mit Ihrem Unternehmenszweck selbst in keinem Zusammenhang stehen,

  • ob es sich um Aufgaben handelt, die einer Entwicklung, einer Forschung bedürfen,

  • ob die Arbeiten in Ihrem Betrieb erbracht werden müssen, sie also arbeitsplatz- und betriebsbezogen sind.

Wichtig ist auch, dass Sie prüfen,

  • wie der Mitarbeiter in Ihr Unternehmen eingebunden werden soll,

  • wo er seine Arbeitsleistung erbringen wird und

  • in welchem Umfang ein zwischenzeitlicher Kontakt mit Ihrem Hause erfolgen wird oder erfolgen muss.

Orientieren Sie Ihre Aufgabenbeschreibung inhaltlich an einer Stellenbeschreibung und ergänzen Sie diese um die oben genannten Kriterien. Lassen Sie die Aufgabenbeschreibung von einem Kollegen aus der Fachabteilung gegenlesen und prüfen. So entscheiden Sie sich für die richtige Vertragsform.

Wann stellen Sie einen freien Mitarbeiter ein?

Typischerweise werden Sie einen freien Mitarbeiter einstellen, wenn Sie Arbeitsaufgaben erledigen lassen wollen, die in sich abgeschlossen sind und bei denen es sich nicht um die originären Aufgaben Ihres Unternehmens handelt.

Der freie Mitarbeiter kann dann auch für andere Auftraggeber arbeiten. Er ist nicht von Ihnen allein wirtschaftlich abhängig und sollte dies auch nicht sein.

Die Aufgabe lässt sich eigenständig bearbeiten. Ihnen kommt es nur auf den Zeitpunkt an, zu dem sie fertig gestellt sein soll. Die Zwischenzeit ist für Sie nicht relevant, auch nicht irgendwelche Zwischenschritte. Allein entscheidend für Sie ist, dass die Aufgabe zu einem bestimmten Zeitpunkt abgeschlossen und erledigt ist. Die Aufgabe muss nicht zwingend in Ihrem Unternehmen durchgeführt werden. Es bestehen weder räumliche noch personelle Zwänge bei der Wahl des Arbeitsplatzes.[9]

Geht es vielleicht auch um Beratungsarbeiten im weitesten Sinne, dann können Sie ebenfalls einen freien Mitarbeiter einstellen. Freie Mitarbeiter werden beispielsweise eingesetzt bei der Beratung über ein neues EDV-System, dessen Installierung und Inbetriebnahme. Auch die Betreuung solcher Systeme ist oftmals in der Hand freier Mitarbeiter. Wenn der Betrieb ablauftechnisch oder auch gesellschaftsrechtlich umstrukturiert werden soll, kommt - neben den so genannten Beraterverträgen - auch der Einsatz freier Mitarbeiter in Betracht.

Auch die Durchführung einer Marktanalyse wird oftmals durch freie Mitarbeiter durchgeführt.

Immer dann, wenn die Tätigkeiten nicht zur Kernkompetenz Ihres Hauses gehören, sondern eher „Zuarbeiten“ sind, kommt der Einsatz von freien Mitarbeitern in Betracht.

Wenn Aufgaben erledigt werden müssen, die nicht an einen festen Arbeitsplatz gebunden sind und bei denen es nicht auf einen exakt definierten Zeitraum der Durchführung der Aufgaben, sondern nur auf einen festgelegten Abgabezeitpunkt ankommt, dann kommt ebenfalls der Abschluss eines Vertrags mit einem freien Mitarbeiter in Betracht.

Wann stellen Sie einen Zeitarbeitnehmer ein? Ausübung des Direktionsrechts
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Sie stellen einen Zeitarbeitnehmer ein, wenn es sich um Aufgaben handelt, die in Ihren Betrieb eingebunden sind und bei denen Sie das fachliche Direktionsrecht ausüben müssen, also konkrete Anweisungen an den Mitarbeiter geben.

Die Zusammenarbeit mit einem Zeitarbeitnehmer ist insbesondere auch ein geeignetes Instrument, um das Fehlen eigener Beschäftigter zu überbrücken. Dies kann beispielsweise dann der Fall sein, wenn ein fest angestellter Arbeitnehmer kurzfristig z. B. wegen Arbeitsunfähigkeit oder Urlaub ausfällt, seine Arbeitsaufgaben aber dennoch zur Vermeidung von Ablaufstörungen oder Verzögerungen bei der Auslieferung der Produkte unbedingt auch in der Fehlzeit erbracht werden müssen.

Auch dann, wenn auf dem Arbeitsmarkt entsprechendes Fachpersonal nicht zu bekommen ist, ergibt sich oftmals die Möglichkeit, über Zeitarbeitsunternehmen freie Arbeitsplätze zu besetzen. Benötigen Sie etwa einen Schweißer, es meldet sich aber weder über Stellenanzeigen oder die Agentur für Arbeit eine entsprechende Fachkraft, kann ein Zeitarbeitsunternehmen gegebenenfalls weiterhelfen. Dies gilt vor allem dann, wenn die Besetzung des Arbeitsplatzes sehr kurzfristig erfolgen muss.

Wann schließen Sie einen Werkvertrag ab?

Wenn die Arbeiten in sich abgeschlossen sind und es Ihnen allein darauf ankommt, dass zum Abschluss ein überprüfbares Endergebnis vorliegt, dann schließen Sie einen Werkvertrag ab.

Wenn es sich um Arbeiten handelt, die mit Ihrem Unternehmenszweck nicht in direktem Zusammenhang stehen, werden Sie auch einen Werkvertrag abschließen können. Dies gilt beispielsweise für die Erstellung eines neuen Werbeprospektes für die Produkte des Unternehmens, die Organisation und Durchführung einer Jubiläumsveranstaltung, die Umgestaltung der Kantinenräume oder ähnliches.[11]

Sie werden einen Werkvertrag auch abschließen, wenn Sie mit der Durchführung der Arbeitsaufgabe nichts zu tun haben wollen, sei es aus wirtschaftlichen oder aber aus fachlichen Gründen. Wenn ein Lieferant Teile für die Produkte des Unternehmens günstiger, aber auch in der notwendigen Qualität herstellen kann, werden diese Teilaufgaben mittels Werkverträgen fremd vergeben.

Wann stellen Sie einen Praktikanten ein? Praktikum als Probearbeitsverhältnis

Auch Diplomanden oder Praktikanten können Ihnen eine bestimmte Art von Dienstleistung erbringen.

Wenn Sie beispielsweise einen Ausbildungsplatz vergeben wollen, kann es sinnvoll sein, einen Bewerber, der aufgrund seiner schriftlichen Bewerbungsunterlagen geeignet erscheint, im Rahmen eines Praktikums zu testen. Ist er von seinen Anlagen und Fähigkeiten her geeignet, kann ihm der Ausbildungsplatz mit dem Ziel des erfolgreichen Abschlusses der Ausbildung angeboten werden. Insbesondere aber auch in den Fällen, in denen die Eignung von Bewerbern auf einen Ausbildungsplatz nicht von vornherein erkennbar ist, kann durch ein vorgeschaltetes Praktikum - für beide Seiten - getestet werden, ob der Kandidat geeignet ist, die Ausbildung bei Ihnen zu absolvieren. Umgekehrt kann der Bewerber feststellen, ob der angestrebte Beruf vom Ansatz her ihm zusagt.[12]

Wenn Sie testen wollen, ob Ihr Betrieb bzw. die entsprechende Abteilung überhaupt in der Lage ist, eine Ausbildung zu gewährleisten, dann schließen Sie aus Erprobungsgründen zunächst einmal einen Praktikantenvertrag ab.

Wenn die Aus- oder Fortbildung im Vordergrund steht und nicht die Arbeitsleistung, dann ist der Praktikantenvertrag oft die richtige Wahl.

Wann stellen Sie einen Diplomanden ein? Durchführung von Forschungsprojekten

Wenn Sie ein neues Produkt entwickeln wollen, können Sie dieses als „Forschungsprojekt“ einer Person übertragen, die darüber eine Diplomarbeit schreibt. Dazu wenden Sie sich an eine Universität oder eine Berufsakademie, eine Duale Hochschule, die Ihnen einen geeigneten Diplomanden vermittelt. Vielleicht schreiben Sie dieses Projekt auch in der einschlägigen Fachpresse aus.

Genauso kommt ein Diplomand in Betracht, wenn beispielsweise ein neues Entgeltsystem entwickelt werden soll und dafür die notwendigen Eckdaten zu ermitteln sind und ein entsprechender Projektplan aufgestellt werden soll.

Wann schließen Sie ein befristetes Arbeitsverhältnis ab?

Ein befristeter Arbeitsvertrag kommt dann infrage, wenn Aufgaben zu erbringen sind, bei denen die ausführende Person in Ihren Betrieb eingebunden sein muss und mit Ihren Beschäftigten zusammenarbeiten wird. Wenn Sie von vornherein davon ausgehen, dass diese Arbeiten befristet sind, also nur für eine bestimmte Dauer anfallen, werden Sie sich für ein befristetes Arbeitsverhältnis entscheiden.[13]

Wenn für einen befristeten Zeitraum einen Maschinenbediener beschäftigt werden soll, der zunächst mit dem Schichtführer zusammenarbeiten und diesen bei Abwesenheit vertreten soll, wenn der Schichtführer an einer geplanten Fort- oder Weiterbildungsmaßnahme teilnimmt, bietet sich der Abschluss eines befristeten Arbeitsverhältnisses an.

Auch wenn es um Arbeiten geht, bei denen Sie das Direktionsrecht ausüben müssen, also konkrete Anweisungen an den Mitarbeiter geben, werden Sie ein befristetes Arbeitsverhältnis abschließen.

Ebenso empfiehlt es sich, einen befristeten Arbeitsvertrag abzuschließen, wenn Sie das Fehlen von eigenen Beschäftigten überbrücken müssen. Aber auch dann, wenn Sie planen, die Position auf Dauer zu besetzen, können Sie die Möglichkeit eines befristeten Arbeitsverhältnisses nutzen, um den Mitarbeiter während der Befristungsdauer zu erproben. In manchen Fällen reicht die Zeit der Probezeit, der gesetzlichen Wartezeit, in der noch kein Kündigungsschutz besteht, nicht aus, um den neuen Beschäftigten beurteilen zu können.

Bei einem Konstruktionsmitarbeiter kann davon ausgegangen werden, dass sich seine Fähigkeiten erst über einen längeren Zeitraum der Zusammenarbeit beurteilen lassen. Die ersten sechs Monate des Arbeitsverhältnisses reichen nicht aus, um sich ein abschließendes Bild über den neuen Mitarbeiter zu machen. Hier schließen Sie zunächst einen befristeten Arbeitsvertrag ab. Wenn sich der Mitarbeiter bewährt hat, bieten Sie ihm einen unbefristeten Arbeitsvertrag an.[14]

1.2   Welche Qualifikation benötigen Sie?

Anforderungsprofil erstellen

Die Anforderungen an den Mitarbeiter im Hinblick auf Ausbildung, Kenntnisse und Erfahrungen sind ein weiteres Merkmal, das für die Wahl des entsprechenden Vertrags entscheidend sein kann. Hier erstellen Sie zunächst ein konkretes Anforderungsprofil. Die zu erbringenden Arbeiten sind bereits definiert (siehe Kapitel 1.1).

Aus dem Anforderungsprofil leiten sich dann die Qualifikationsmerkmale ab, die die Voraussetzung für die Erbringung der Tätigkeiten bilden. Solche Qualifikationsmerkmale können sein:

  • Schulbildung, Ausbildung

  • Besondere fachliche Kenntnisse und Fähigkeiten

  • Berufserfahrung

  • Sprachkenntnisse

  • EDV-Kenntnisse

  • Selbstständige Arbeitsweise

  • Kompetenz im Umgang mit Kunden oder Lieferanten

  • Kompetenz im Umgang mit Mitarbeitern

  • Flexibilität bezüglich der Änderungen im Arbeitsumfeld

  • Flexibilität bezüglich des Arbeitsortes

  • Flexibilität bezüglich der Arbeitszeit

Die Fachabteilungen sollten unbedingt bei der Ermittlung der Qualifikation mit einbezogen werden. Diese können am besten beurteilen, welche Kenntnisse und Erfahrungen für den freien Arbeitsplatz benötigt werden.

1.3   Wann brauchen Sie die Arbeitskraft?

Bei der Suche nach neuen Mitarbeitern müssen Sie auch prüfen, ab wann Sie dessen Arbeitskraft benötigen oder bis wann die Arbeiten erledigt, die Aufgaben abgeschlossen sein müssen.

Wenn Sie den Arbeitsplatz erst zu einem späteren Zeitpunkt besetzen wollen, wenn die Arbeiten nicht sofort durchgeführt und abgeschlossen sein müssen, dann haben Sie ausreichend Zeit, nach dem geeigneten Mitarbeiter zu suchen und die passende Vertragsform zu wählen. Sie haben dann auch die Möglichkeit, auf den verschiedenen Wegen nach dem geeigneten Mitarbeiter zu suchen. In dem Fall haben Sie grundsätzlich die größere Auswahl unter den Vertragsarten, aber auch unter den Bewerbern und Kandidaten, die für die Tätigkeit in Betracht kommen.[15]

Arbeitskraft ab sofort gesucht

Wenn Sie die Arbeitskraft aber kurzfristig benötigen, also von heute auf morgen, stellen sich anderen Anforderungen und sind gegebenenfalls nicht alle Möglichkeiten in Betracht zu ziehen als bei einer Suche, für die Sie sich Zeit lassen können.

Je frühzeitiger die Planungsphase beginnt, desto mehr Zeit ist vorhanden, um die Auswahl zwischen den einzelnen Vertragsarten, zwischen einzelnen Bewerbern vorzunehmen. In der Praxis sind oftmals aber so genannte Schnellschüsse notwendig, die dann zu Entscheidungen auf Grund des Zeitdrucks führen, die bei besserer Vorbereitungszeit gegebenenfalls anders getroffen worden wären.

Kurzfristig benötigter Einsatz neuer Mitarbeiter

Wenn Sie kurzfristig einen Arbeitskräftebedarf haben, weil beispielsweise ein Mitarbeiter der Stammbelegschaft durch Arbeitsunfähigkeit ausgefallen ist, gibt es mehrere Möglichkeiten der Ersatzbeschaffung.

Einsatz von Zeitarbeitern

Eine Möglichkeit besteht in der Einstellung eines Zeitarbeitnehmers. Dieser ist regelmäßig am schnellsten verfügbar. Die Zeitarbeitsunternehmen haben üblicherweise entsprechend qualifizierte Arbeitnehmer, die sie Ihnen zur Verfügung stellen können. Darüber hinaus können Sie mit dem Zeitarbeitsunternehmen auch den kurzfristigen Austausch des Zeitarbeitnehmers vereinbaren. Dies könnte dann notwendig sein, wenn die überlassene Arbeitskraft nicht den Anforderungen entspricht, die Sie in fachlicher, aber auch menschlicher Sicht erwartet haben. In der Regel können Sie sich aber auf die bereits von dem Zeitarbeitsunternehmen durchgeführte Personalauswahl verlassen.[16]

Bewerberpool des eigenen Unternehmens

Vielleicht haben Sie Bewerbungsunterlagen gesammelt, die bei Ihnen in der Vergangenheit eingegangen sind. Auf diesen Bewerberpool können Sie zurückgreifen, wenn Sie kurzfristig eine Arbeitskraft benötigen. Aus diesen Unterlagen suchen Sie dann den geeigneten Bewerber aus, der hoffentlich noch verfügbar ist. Mit diesem schließen Sie einen befristeten Arbeitsvertrag für die Dauer der Vertretung des fehlenden Mitarbeiters.

Längerfristig geplanter Einsatz neuer Mitarbeiter

Es sind aber auch Fälle denkbar, in denen Sie sich etwas mehr Zeit bei der Auswahl neuer Mitarbeiter lassen können. Dies kann dann gegeben sein, wenn Sie mit einem Mitarbeiter der Stammbelegschaft vereinbart haben, dass er erst in einiger Zeit - für welchen Zeitraum auch immer - seine Tätigkeit nicht mehr ausführen wird. Er wird vielleicht erst in einigen Monaten eine außerbetriebliche Fortbildung antreten, möglicherweise wird er in einigen Monaten in Rente gehen. Hier können Sie anhand der weiteren Prüfungsmerkmale die richtige Vertragsart auswählen, nach der dann die jeweiligen Tätigkeiten verrichtet werden.[17]

In diesen Fällen kommen grundsätzlich alle Vertragsarten für Mitarbeiter ohne Festanstellung in Betracht, wenn die nachfolgenden Kriterien jeweils für die einzelne Vertragsart berücksichtigt und beachtet werden.

1.4   Welchen zeitlichen Umfang werden die Arbeiten haben?

Weiter werden Sie prüfen, welcher Zeitraum für die Arbeiten anzusetzen ist, bis wann die Arbeiten erledigt und abgeschlossen sein sollen. Dabei ist zu unterscheiden, ob Sie einen freien Mitarbeiter zur vorübergehenden Vertretung, zum Ausgleich eines vorübergehenden Ausfalls suchen oder aber ob Sie bestimmte abgeschlossene Arbeiten vergeben wollen.

Bei den Vertretungsfällen werden Sie nicht immer den zeitlichen Umfang abschätzen können, insbesondere bei Krankheitsvertretungen. Bei anderen Ausfällen wie etwa Elternzeit, vorübergehendes Ausscheiden des Mitarbeiters zur Fort- oder Weiterbildung können Sie eine zeitliche Planung vornehmen. Dabei ist zu prüfen, ob der Mitarbeiter ohne Festanstellung von der vertretenen Person eingearbeitet werden muss. Dann ist eine Übergangszeit zur Einweisung und Einarbeitung einzuplanen - die dann aber auch „doppelte“ Kosten verursacht.

Bei den Vertretungsfällen kann es notwendig sein, dass der freie Mitarbeiter den vertretenen Beschäftigten Ihres Betriebes nach dessen Rückkehr einweist und wieder einarbeitet. Deswegen werden Sie auch hier Überlappungszeiträume zu berücksichtigen und einzukalkulieren haben.[18]

Beendigungszeitpunkt

Legen Sie in Ihrer Planung einen entsprechenden Beendigungszeitpunkt fest. Einen Beendigungszeitpunkt sollten Sie insbesondere auch dann festlegen, wenn es um bestimmte Projekte, bestimmte in sich abgeschlossene Aufgaben und Tätigkeiten geht. Dabei berücksichtigen Sie, dass gegebenenfalls Qualitätskontrollen oder Nacharbeiten notwendig werden könnten, die dann noch durchzuführen sind.

1.5   Wann soll das Vertragsverhältnis enden?

Festlegung des Beendigungszeitpunkts

Sie prüfen, ob die Tätigkeit des Mitarbeiters zeitlich begrenzt, also befristet, oder ob sie grundsätzlich unbegrenzt, unbefristet sein soll. Dies hängt im Wesentlichen davon ab, welche Aufgaben, welche Arbeiten und Tätigkeiten der freie Mitarbeiter übernehmen soll.

Wenn es sich um in sich abgeschlossene Arbeiten handelt, werden Sie den jeweiligen Vertrag befristen. Dabei kommt auch in Betracht, dass Sie kein konkretes kalendarisches Ende als Ablaufzeitpunkt vereinbaren, sondern der Beendigungszeitpunkt sich aus dem Ende des Projektes, der Erledigung der Arbeiten ergibt. Dies gilt für alle Arten der Vertragsgestaltung entsprechend dem vorstehenden.

So kann eine vertragliche Vereinbarung befristet werden auf die Erstellung eines Projektplanes mit dessen Präsentation und Abnahme durch den Auftraggeber. Wenn dann ein Zeitraum vertraglich genannt ist, in dem das Projekt erstellt sein sollte, ist dies - je nach Ausgestaltung - aber meist nicht bindend, entscheidend ist der Abschluss der beauftragten Tätigkeiten.[19]

Kündigung vor Ablauf der vereinbarten Frist?

Wenn Sie mit dem freien Mitarbeiter einen befristeten Vertrag abschließen, prüfen Sie, ob Sie und auch der Mitarbeiter die Möglichkeit haben sollen, das Vertragsverhältnis vorzeitig vor Ablauf der vereinbarten Frist zu kündigen. Die Beantwortung dieser Frage hängt von den näheren Umständen der Tätigkeit ab:

  • Auf welchen Zeitraum ist das Vertragsverhältnis angelegt? Je länger die Laufzeit des Vertrags ist, desto notwendiger wird es sein, vorzeitig das Vertragsverhältnis auflösen zu können.

  • Welche Qualifikation hat der freie Mitarbeiter? Ist er leicht ersetzbar oder gibt es nur sehr wenige Personen, die die notwendigen Kenntnisse und Fähigkeiten besitzen?

  • Wie komplex ist die Aufgabe? Möglicherweise ist es problematisch, während der Projektarbeiten den Mitarbeiter auszutauschen.

  • Wird der freie Mitarbeiter mit Betriebs- und Geschäftsgeheimnissen des Unternehmens betraut?

  • Besteht die Gefahr, dass der freie Mitarbeiter Geschäftsgeheimnisse an Dritte, gegebenenfalls auch an Wettbewerber weitergeben kann?

Festlegung von Kündigungsfristen

Es kann aber auch sein, dass Sie die freie Mitarbeit unbefristet benötigen. In diesem Fall werden Sie einen unbefristeten Vertrag abschließen. Dabei werden Sie ebenfalls Kündigungsmöglichkeiten vorsehen, um bei Vorliegen bestimmter Gründe das Vertragsverhältnis beenden zu können. Die Länge der jeweils einzuhaltenden Kündigungsfristen können Sie grundsätzlich frei vereinbaren.[20]

Bei Arbeitsverhältnissen, auch bei befristeten Arbeitsverhältnissen, ist die Vertragsfreiheit auch bezüglich der Kündigungsfristen eingeschränkt. Die Kündigungsfrist darf nie kürzer sein als in § 622 BGB geregelt. Längere Kündigungsfristen als die gesetzlichen können aber vereinbart werden.

Wenn Sie die Kündigungsfrist im Vertrag festlegen, sollten Sie sich daran orientieren, wie schnell sich der freie Mitarbeiter durch einen anderen ersetzen lässt und welches Know-how insbesondere bezüglich der von ihm erbrachten Arbeiten und Tätigkeiten der freie Mitarbeiter aus Ihrem Unternehmen mitnehmen könnte, um es anderweitig zu verwerten.

1.6   Wo finden Sie den richtigen Mitarbeiter?

Zunächst prüfen Sie, auf welchem Wege Sie den neuen Mitarbeiter finden können, welche Suchwege Sie einschlagen wollen und können. Dabei gibt es keine Patentlösung für die richtige Methode. Es kommt hier darauf an, genau zu wissen, welche Qualifikation Sie benötigen und welchen Vertragstyp Sie anwenden müssen.

Wo finden Sie den richtigen freien Mitarbeiter?

Für freie Mitarbeiter gibt es keine generelle Suchplattform. Deswegen sind Sie hier darauf angewiesen, die zu vergebenden Tätigkeiten über die klassischen Stellenanzeigen in den Printmedien und über Ihre Homepage auszuschreiben oder auch die Plattformen zur Stellensuche im Internet zu bemühen. Darüber hinaus finden Sie in den entsprechenden Fachzeitschriften Hinweise und Inserate freier Mitarbeiter, die sich dort präsentieren und ihre Tätigkeiten anbieten.

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