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Knigge für Bürgermeister

Fenner

Knigge
für Bürgermeister

von
Ass. jur. Uwe Fenner
Stilcoach und Karriereberater

Kommunal- und Schul-Verlag · Wiesbaden

Inhaltsverzeichnis

Vorwort

1. Inhalt und Form des Regierungshandelns

2. Vorbild Bürgermeister

3. Guter Benimm

3.1 Begrüßung und Vorstellung

3.2 Der Bürgermeister als Regisseur

3.3 Vorausschauende Konversationsplanung

3.3.1 Eigene Veranstaltung

3.3.1.1 Gesamtplanung

3.3.1.2 Gästeliste

3.3.1.3 Ansprache der Referenten

3.3.2 Fremdveranstaltung

3.4 Richtiges Benehmen

3.4.1 Welchen Einladungen folgen?

3.4.2 Gäste ehren

3.4.3 Veranstaltungen – insbesondere das Bankett

3.4.3.1 Tischetikette

3.4.3.1.1 Zum Besteck ist allerhand zu sagen

3.4.3.1.2 Essensbeginn

3.4.3.1.3 Die Sache mit dem Brotkorb

3.4.3.1.4 Den Wein probieren usw.

3.4.3.1.5 Gläser klingen

3.4.3.1.6 Rotwein für dies und Weißwein für das?

3.4.3.1.7 Digestif noch am Tisch oder nach Aufheben der Tafel in einem anderen Raum?

3.4.3.2 Tischordnung

3.4.3.3 Tischreden

3.4.3.4 After Dinner Get-together

3.4.3.5 Tischdame und Tischherr

3.4.3.6 Tischgespräche

3.4.3.7 Anlass für ein Bankett/Galadiner

3.4.4 Die Einladung

3.4.4.1 Einladungskarten

3.4.4.2 Dresscode für Einladungen

3.4.4.3 Regie

3.4.4.4 Gästeliste

3.4.4.5 Ablauf – Vorstellung und Begrüßung

3.4.4.6 Ablauf – Begrüßungsempfang

3.4.5 Protokoll

3.4.5.1 Staatliche Symbole

3.4.5.2 Beflaggung

3.4.5.3 Staatsakte

3.4.5.4 Protokollarische Rangfragen

3.4.6 Dresscode

3.4.7 Richtige Anreden und Ansprachen

3.4.7.1 Amtpersonen

3.4.7.2 E-Mails – Briefe

3.4.7.3 Titel

3.4.7.4 Durchlaucht ist weitgehend passé

3.4.7.5 Akademische und Staatsabschlüsse

3.4.7.6 Feminisierung

3.4.7.7 Anrede und Gruß handschriftlich

3.4.7.8 Begleitung

3.4.7.9 Frau oder Mann zuerst?

3.4.7.10 Titel in Häufung?

3.4.7.11 Adel

3.4.8 Richtige Anreden und Ansprachen – Übersicht

4. Die gute Rede

5. Besuche im Ausland und Umgang mit ausländischen Gästen

5.1 Argentinien

5.2 Brasilien

5.3 China

5.4 England

5.5 Frankreich

5.6 Indien

5.7 Israel

5.8 Italien

5.9 Japan

5.10 Russland

5.11 Spanien

5.12 Vereinigte Arabische Emirate

Anhang

1. Checkliste Veranstaltungen und Events

2. Einladungskarte zu Verleihung der Stadtmedaille – Muster

3. Einladung eines Ehrengastes zum 500-jährigen Stadtjubiläum – Muster

4. Schreiben des Bürgermeisters zur Ehrung eines verdienten Bürgers

5. Einladung eines prominenten Ehrengastes zu einem Championat – Muster

6. Gratulation zum Vereinsjubiläum – Muster

7. Stiltabelle

Stichwortverzeichnis

Vorwort

Gutem Benehmen und der Beachtung von Protokollfragen wird in Deutschland ab und an wenig Aufmerksamkeit gewidmet. Manche Amtsträger und sogar höchste Politiker vertreten die Auffassung, dass Stil und Protokoll nur formale Attitüden seien, mit denen man echte Freundschaft und Herzenswärme nur zudecke. Das trifft allerdings nur dort zu, wo Stil, Etikette und die rangmäßig richtige Behandlung von offiziellen Gästen eben nicht gleichzeitig zumindest auch von Herzen kommen.

Häufig werden diese Fragen vielmehr von der Protokoll- oder PR-Abteilung aufgesetzt, von dem eigentlichen Gastgeber, vielfach dem Bürgermeister, aber doch innerlich abgelehnt. Sie werden zum Teil als lästige formale Äußerlichkeiten und der Gemütlichkeit abträgliche Zwangsjacken empfunden.

Die Gründe für diese eher abschätzige Meinung mögen vielfältig sein.

Nicht staatliche Institutionen, wie etwa die Berliner Filmfestspiele, haben längst die Bedeutung des roten Teppichs, die Wirkung eines Auftritts bei einer Rede und die Imagebildung durch eine vollendete Begrüßung erkannt und setzen solche stilbildenden Mittel und emotionalisierende Symbole bewusst zur Erzielung eines höheren Wirkungsgrades ihrer jeweiligen Veranstaltungen klug ein.

Mit diesem Buch möchte ich denjenigen Politikern und in den Gemeindeverwaltungen tätigen Leistungsträgern Mut machen, die erkannt haben, dass zwischen Form und Inhalt ein gutes Verhältnis bestehen sollte, um das angestrebte Ziel zu erreichen.

Ich möchte diesem Personenkreis praktische Anleitungen und Hilfen geben, wie sie in der täglichen Polit- und Verwaltungspraxis ihre Ziele sympathischer, sicherer und überzeugender erreichen und wie sie hohe Imagegewinne erzielen können.

Berlin, im Oktober 2010
Uwe Fenner

1. Inhalt und Form des Regierungshandelns

Mit diesem Buch möchte ich weder die Gemeindeordnung kommentieren noch den obersten Repräsentanten der deutschen Städte und Gemeinden Empfehlungen über die Inhalte geben, mit welchen sie ihren symbolischen und gesellschaftlichen Pflichten und ihren Repräsentationsverpflichtungen, ihren Führungs- und Gestaltungsaufgaben nachkommen sollen. Vielmehr möchte ich Bürgermeister und andere Repräsentanten vor allem von deutschen Städten und Gemeinden dabei unterstützen, ihre jeweilige Gebietskörperschaft zu allen Anlässen in Würde und mit Stil zu vertreten.

Dabei möchte ich keineswegs einem herzlosen Formalismus in den Regierungs- und Festakten bei Ansprachen, in Sitzungen, bei Empfängen und Diners das Wort reden. Im Gegenteil: Ohne wahrhaftige Herzlichkeit, ohne geistiges Gewicht beim Inhalt des jeweiligen Regierungs- oder Repräsentationshandelns kann die Bedeutung von Stil-, Etikette- und Protokollfragen nur aufgesetzt und hohl wirken.

Es stehen in erster Linie immer das politische Handeln, die Überbringung der politischen Botschaft oder die Dokumentation des politischen Willens und der entsprechenden Visionen als Hauptelemente eines Auftritts der Bürgermeister oder seiner Stellvertreter oder anderer kommunaler Repräsentanten im Vordergrund. Die Form, wie der jeweilige Kommunalpolitiker seine Botschaften und seine Symbolhandlungen den jeweiligen Zielgruppen, den Einwohnern oder Gästen seiner Stadt, überbringt, kann immer nur den eigentlichen Inhalt umrahmen.

Wie der zum Gemälde passende Bilderrahmen soll auch die Form, in welcher die Handlungen, die von den Gemeinderepräsentanten in Ausübung ihrer Mandate vorgenommen werden, diese in der Wirkungsweise ihrer Vorhaben bestärken und unterstützen. Die Form ersetzt den Inhalt nie. Aber die gute und zum Inhalt passende Form dient auch dazu, die jeweiligen Absichten und Handlungen der Öffentlichkeit gegenüber richtig sichtbar zu machen. Viele Formen besitzen Symbolcharakter, und verstärken und verdeutlichen durch ihre sichtbaren Bilder den eigentlichen Inhalt.

2. Vorbild Bürgermeister

Vielfach üben sich Politiker im Populismus. Sie versuchen, sich ihren Gemeindemitgliedern, die ja schließlich ihre Wähler sind, im häufig fälschlichen Glauben, dieses hülfe ihnen bei der Wiederwahl, anzupassen. Sie negieren bisweilen sogar Benimmregeln, die sie kennen (diejenigen, die sie nicht kennen – und das sind häufig viele –, ohnehin). Sie vernachlässigen Stil und Etikette mit Absicht, weil sie vielleicht glauben, gutes und ordentliches, vorbildliches Verhalten werde den emotionalen Abstand zwischen ihnen und ihren Bürgern, dem Volk, vergrößern. Sie merken häufig nicht, dass sie sich mit solchem Tun nur allzu leicht nicht nur dem Gespött derjenigen Beobachter aussetzen, die aufgrund ihrer Erziehung gute Manieren besitzen. Vielmehr verkennen solche Politiker, die „auf Populismus machen”, dass gerade auch einfache Leute ein sehr gutes Gespür für eine vorbildliche, ja im besten Sinne vornehme Haltung haben, die sie von ihren Politikern erwarten.

Gute Politiker, gute Gemeinderepräsentanten sind Vorbilder. Sie benehmen sich nicht nur dann gezwungenermaßen gut, wenn sie hohen Besuch erwarten, sondern sie begegnen jedem Bürger mit Rücksichtnahme und Respekt, weil gerade der selbstverständliche Respekt vor, die nicht aufgesetzte Achtung gegenüber jedem Menschen denjenigen adelt und auszeichnet, der sie beachtet.

Der Bürgermeister, der selber respektiert werden möchte, zeigt seinerseits Respekt gegenüber allen und jedem, aber Respekt ist das Gegenteil von Anbiederung und Kumpelhaftigkeit. Respekt bedeutet Stil und Etikette und Höflichkeit gegenüber jedem Menschen, das Protokoll ist der sichtbare Ausdruck dieses Respekts.

3. Guter Benimm

Auch wenn die Dame von Welt und der Gentleman sowie auch die kultivierte Bürgermeisterin und der Bürgermeister die gute Form nicht immer anwenden und zeigen, sie sollten sie jedoch beherrschen. Denn nur, wer die Sitten kennt (und beherrscht) darf sich gelegentlich darüber hinwegsetzen.

3.1 Begrüßung und Vorstellung

Mit der Begrüßung und gegebenenfalls einer Vorstellung beginnt jede Begegnung. Wer grüßt zuerst und wie?

Wer einen Raum betritt oder wer auch unter freiem Himmel zu einer Gruppe von Menschen neu hinzutritt, ist grußpflichtig. Egal wie alt und wichtig er ist. Er oder natürlich auch sie – das gilt in diesem Buch immer für beide Geschlechter, wenn ich nicht ausdrücklich zwischen Mann und Frau unterscheide – grüßen die bereits Anwesenden mit einem dezenten Kopfnicken und dem verbalen Gruß, z. B. „Guten Morgen!”.

Nun kommt es darauf an, auf wie viele Menschen er trifft und wie persönlich der Bürgermeister seine Begrüßung gestalten möchte. Möchte er ein bisschen Herzlichkeit in sein Begrüßungszeremoniell einbringen und besteht die Runde aus nicht mehr als etwa zwölf Personen, dann macht es sich gut, wenn er jedem die Hand gibt. Wenn er alle Anwesenden kennt, braucht er dazu keine Hilfe. Er grüßt der Reihe nach, nicht etwa erst die Damen oder erst den Ranghöchsten. Das ist albern in Runden, die aus mehr als vier Personen bestehen.

Stößt er hingegen nur auf zwei, drei oder vier Menschen, begrüßt er diese nach ihrem gesellschaftlichen und beruflichen Rang. Ranghöher ist immer der Vorgesetzte, der Ältere, die Dame, der Gast. Natürlich sind auch höhere Amtspersonen und Politiker, die keine Vorgesetzte sind, wie zum Beispiel ein Landesminister, ein Staatsekretär oder ein Bundestagsabgeordneter, höherrangig. Nur die Berliner Staatssekretäre, die die jeweiligen Senatoren unterstützen, sind natürlich nicht höherrangig als der Regierende Bürgermeister, aber dieser ist ja eigentlich auch kein Bürgermeister, sondern ein Ministerpräsident – er heißt nur „Regierender Bürgermeister”. Ähnlich verhält es sich in Hamburg, wo der Ministerpräsident „Erster Bürgermeister” und in Bremen, wo er „Bürgermeister” heißt.

Der neu in die Runde eintretende Bürgermeister grüßt zunächst nur die jeweiligen Personen mit Handschlag, die er bereits persönlich kennt. Kennt er jemanden nicht, so wird ein Teilnehmer der Gruppe, der sowohl den Bürgermeister, als auch den diesem Unbekannten kennt, miteinander vorstellen. Wenn der Dritte das nicht von alleine tut (was er aber sollte), kann ihn der Bürgermeister getrost darum bitten. Etwa mit den Worten: „Herr Meier, sie haben offensichtlich einen Gast/einen Freund/eine Freundin mitgebracht, können sie mich diesem (dieser) bitte mal vorstellen?” Er wird – und das ist äußerst wichtig – nicht sagen: „Können sie mir diesen/diese mal vorstellen?” Denn der kultivierte Mensch nimmt sich selber stets zurück. Da aber dem Höherrangigen immer der Niedrigerrangige vorgestellt wird, macht sich der um Vorstellung Bittende höflich selber zum Niedrigerrangigen und erhöht damit den Unbekannten. Das ist vornehm.

Natürlich kann der Bürgermeister, wenn die Situation diese Bitte nicht zulässt, sich auch selber vorstellen. Aber die elegantere Vorstellung wird immer durch einen Dritten vorgenommen, der beide kennt. Ich rate jedem Bürgermeister auch, solche Verhaltensfragen, insbesondere vor offiziellen Besuchen, mit seiner Delegation zu besprechen und festzulegen, wer wen aufgrund schon vorhandener Bekanntschaft vorstellt.

3.2 Der Bürgermeister als Regisseur

Letztlich ist jeder Bürgermeister nicht nur Visionär, Vordenker und Durchsetzer der politischen Ziele der jeweiligen Gemeinde, also nicht nur der politische Manager, sondern er ist auch Regisseur jeder Veranstaltung seiner Gemeinde, an welcher er teilnimmt. Sofern es einen Protokollchef gibt, ist keineswegs dieser, sondern immer sein Chef, der Bürgermeister, zumindest der „heimliche” Regisseur. Der Protokollchef ist dann sein Regieassistent.

Als guter Regisseur wird der Bürgermeister alle Mitwirkenden, die mit ihm täglich zusammenarbeiten, auf bevorstehende Ereignisse einstimmen, die Rollen, wer übernimmt die Verantwortung wofür, wer kennt wen und stellt wen vor, wer betreut wen und wer redet wann, sinnvoll verteilen. Der kluge Bürgermeister wird jede Veranstaltung vorher durchplanen und mit denjenigen, die auf Seiten des Rates oder der Verwaltung dabei mitwirken, besprechen und allen auf seiner Seite Beteiligten ihre „Rollen” nahe legen.

Er ist mit seinem Team bei Veranstaltungen, bei denen er oder auch der Rat seiner Gemeinde Gastgeber sind, mindestens eine Viertelstunde vor Beginn da, um mit seinem Team die Gäste zu begrüßen. Es ist gegenüber den geladenen Gästen höflich und wird von diesen als richtig und ehrenvoll empfunden, wenn er selber möglichst viele Gäste begrüßt und diesen ggf. seine Stellvertreter, Beigeordneten und Ratsmitglieder und städtischen Mitarbeiter vorstellt. Umgekehrt tun diese genannten Mitglieder seines Teams gut daran, ihrerseits auf diejenigen jeweiligen Gäste zuzugehen, die sie persönlich kennen, sie zu begrüßen und ihnen ihre Kollegen aus Rat und Verwaltung und, wenn möglich, den Bürgermeister vorzustellen. Denn der erste Teil einer jeden Veranstaltung dient immer der Vorstellung und Begrüßung.

Diese Vorstellungs- und Begrüßungsaktion hat in zweierlei Hinsicht Bedeutung: Zum Einen fördert das Einander-Kennen die Kommunikation der Beteiligten an einem Gemeindeevent. Es geht jedem Menschen so, dass er mit Zeitgenossen, mit denen er vorher bekannt gemacht worden ist, leichter ins Gespräch kommt. Dies wird zum Anderen noch dadurch gefördert, dass der vorstellende Dritte den beiden Personen, die er miteinander bekannt macht, Zusatzinformationen liefert, die den beiden den Einstieg in eine Unterhaltung erleichtern.

Wenn z. B. der Bürgermeister oder ein Mitglied des Rates oder der Verwaltung einen Besucher namens Meier nicht nur mit den Worten vorstellt, „das ist Herr Meier”, sondern einen Zusatz anbringt, welcher womöglich noch einen Bezug zur Gemeinde herstellt, etwa, „das ist der Statiker, Herr Meier, der an der Planung des neuen Hallenbades mitgewirkt hat”, dann ist das eine ebenso höfliche wie für den anderen nützliche und hilfreiche Information. Denn an diese Information lässt sich viel einfacher eine Konversation anknüpfen, als an die wenig aufschlussreiche Vorstellung „das ist Herr Meier!”. Sie gibt dem anderen ein Stichwort für einen guten Small-talk. Sie macht es dem Anderen leicht, ins Gespräch zu kommen. Sie entkrampft eine Begegnung unter Fremden sofort.

3.3 Vorausschauende Konversationsplanung

Der kluge Bürgermeister nutzt jede Veranstaltung, auf der er erscheint, gleichviel, ob er selber der Gastgeber ist oder die Veranstaltung lediglich als Gast mit seiner Anwesenheit ziert, um seine Visionen als Botschaften denjenigen zu übermitteln, die er für die Verwirklichung seiner Pläne gewinnen möchte. Der kluge Bürgermeister informiert sich, wer an der bevorstehenden Veranstaltung teilnimmt.

3.3.1 Eigene Veranstaltung

Wenn die Gemeinde eine eigene Veranstaltung plant, beruft der Bürgermeister rechtzeitig vorher eine Besprechung ein, zu welcher er seine Beigeordneten und die wichtigsten Ratsmitglieder einlädt.

Wenn es um eine große, die ganze Gemeinde bewegende Veranstaltung geht, wird er die Planung derselben zum Tagesordnungspunkt einer Ratssitzung machen und die Verantwortung für einzelne Planungsfelder mit Zustimmung der Mehrheit des Rates auf seine Beigeordneten bzw. deren Ämter verteilen. Er wird außerdem Mitglieder von Ausschüssen des Rates, die für die eine oder andere Planungs- und Vorbereitungshandlung besondere Eignung, besondere Erfahrung und besonderes Interesse besitzen, mit Zustimmung des Rates verpflichten, die Vorbereitungen des Events durch die verantwortlichen Ämter zu begleiten und zu kontrollieren. Seinem eigenen Büro verbleibt in der Regel die Hauptarbeit. Dieses muss die Gesamtplanung vornehmen, die Gästeliste erstellen und den Ablaufplan erarbeiten.

3.3.1.1 Gesamtplanung

Für die Gesamtplanung eines großen Events empfiehlt sich die Einrichtung einer Arbeitsgruppe oder eines Arbeitsausschusses, deren Mitglieder sich aus Mitarbeitern der verschiedenen Ämter sowie aus Angehörigen des Gemeinderats zusammensetzen.

Vorsitzender eines solchen Ausschusses ist z. B. bei großen Sportveranstaltungen der Sportdezernent, bei Wirtschaftssymposien der Wirtschaftsdezernent, bei Kulturereignissen der Kulturdezernent und bei anderen Ereignissen, wie z. B. Gedenktagen, Städtepartnerschaftsbegegnungen und Ehrungen, der Bürgermeister selber.

3.3.1.2 Gästeliste

Eine wichtige Bedeutung bei solchen Events hat die Teilnehmer- bzw. Gästeliste. Sie enthält:

  1. Die Namen der Teilnehmer auf Gastgeberseite.

    Das sind die Damen und Herren des Rates und der Verwaltung einer Gemeinde, die an dem Ereignis in Ausübung der Gastgeberrolle als Repräsentanten der Gemeinde teilnehmen sollen.

  2. Die Namen der Referenten und Ehrengäste.

    In diese Liste gehören zumeist diejenigen Personen, die als Referenten oder Festredner zu diesem Event gebeten und verpflichtet werden. Außerdem gehören dazu die Namen der Gäste, die als Ehrengäste eingeladen werden, um der Veranstaltung besonderen Glanz zu verleihen, ihr die gewünschte Prominenz zu geben, und natürlich diejenigen Gäste, die mit dieser Veranstaltung ggf. selbst geehrt werden sollen.

  3. Die Namen der übrigen Gäste.

    Das sind vor allem verdiente Bewohner der Gemeinde und Inhaber von Ehrenämtern, vorrangig die höchsten Vertreter der Kirchen, die Präsidenten und Leiter der ortsansässigen oder der nahen Kammern, wie IHK, Handwerks-, Ärzte-, Rechtsanwalts-, und Architektenkammern, Rektoren und Dekane der Hochschulen und Diplomaten und Repräsentanten konsularischer Vertretungen.

    Ferner die Vorsitzenden und ggf. auch die Geschäftsführer von ortsansässigen Verbänden und Vereinen. Die Leiter von großen Kultureinrichtungen, also Intendanten, Museumsdirektoren, Dirigenten und Regisseure.

    Die Vorsitzenden von Parteigruppierungen und der örtlichen Arbeitsverwaltung, der Bundeswehr und ggf., insbesondere in kleineren Gemeinden, in denen es weder Kammern noch Verbandsgruppierungen gibt, die Vorsitzenden von Sport- und Serviceclubs und von Interessenvereinen.

    Schließlich alle weiteren Prominenten, wie bekannte Schauspieler, Autoren, Chefs bedeutender Unternehmen und Künstler, sowie diejenigen, die als Firmeninhaber und Freiberufler mit der Vorbereitung des Events befasst waren und stets alle Ehrenbürger und Inhaber besonderer staatlicher und städtischer Auszeichnungen.

3.3.1.3 Ansprache der Referenten

In der Regel wird der Bürgermeister hinsichtlich Veranstaltungen, deren Planungshoheit er selber übernommen hat, vorgesehene oder gewünschte Festredner auch selber ansprechen.

Das ist in diesem Fall wörtlich zu nehmen. Der vornehme Bürgermeister delegiert das nicht. Er lässt die Telefonnummer des vorgesehenen Festredners ermitteln, versucht wenigstens einmal, ihn persönlich anzuwählen. Erst wenn er nicht direkt den Gewünschten antrifft, überträgt er das seiner Sekretärin. In jedem Fall spricht er selber mit dem potenziellen Referenten und lädt ihn persönlich in diesem Telefongespräch ein.

Selbstverständlich – wenn er seinen Wunschredner nach drei Anrufversuchen noch nicht ans Telefon bekommen hat – kann er sich zur Herstellung der Telefonverbindung auch seiner Sekretärin bedienen. Aber jeder Gastgeber einer Veranstaltung, der einen bestimmten Ehrengast gewinnen möchte, entehrt diesen, wenn er solche Anrufe nicht selber wenigstens versucht. Im Übrigen macht die persönliche Bitte des (Ober-)bürgermeisters an den Ehrengast dessen Zusage verbindlicher: „Ich habe dem Bürgermeister meine Zusage gegeben. Jetzt kann ich nicht wegen einer noch so wichtigen anderen (späteren) Einladung wieder absagen!”

Freilich können sich so einen spontanen Anruf bei einem bekannten und prominenten potenziellen Festredner nur Bürgermeister erlauben, deren Gemeinden Gewicht haben, also wohl alle Oberbürgermeister und vielleicht Bürgermeister von Gemeinden, welche zu dem potenziellen Ehrengast einen besonderen Bezug haben.

In den anderen Fällen, also wenn eine eher kleine Gemeinde beispielsweise zur 50jährigen Städtepartnerschaft den englischen Kultusminister einladen möchte, rate ich zu einer schriftlichen Einladung mit einem computergeschriebenen persönlichen Brief, auf welchem der Bürgermeister den potenziellen Ehrengast handschriftlich und mit Tinte anredet (handschriftlich also: „Sehr geehrter Herr Soundso” oder „Dear Minister of Culture” oder, wenn er ihn persönlich kennt, auch „lieber Herr Soundso” bzw. „Sehr verehrte Frau Soundso”). Der Gruß am Schluss ist dann auch handschriftlich: „Sincerly yours, Bürgermeister Gerhard Gernemild”.

Diesem sehr persönlich verfassten Brief legt er das vorgesehene Programm und die Liste der Ehrengäste bei. Vor allem schlägt er das Thema der Rede vor. Außerdem benennt er eine erreichbare Kontaktperson und benennt ggf. das Honorar und verspricht die Übernahme der Reisekosten. Alle anderen Einzelheiten, wie Flughafen–Hotel–Event–Transfer, Flug- oder Zug- oder Hotelbuchung, macht später die vom Bürgermeister benannte Ansprechperson.

3.3.2 Fremdveranstaltung

Nicht nur auf die eigene Veranstaltung sollte jeder Bürgermeister seine besondere Aufmerksamkeit bei der Planung derselben richten, sondern er sollte sich ebenso über fremde Veranstaltungen Gedanken machen, zu welchen er als Vorsteher seiner Gemeinde, ggf. sogar mit einer Delegation von Gemeindevertretern, woanders eingeladen ist.

Wer als Bürgermeister solchen Fremdveranstaltungen seiner besonderen Beachtung unterzieht, kann damit seiner Gemeinde auch sehr nützlich sein, ihr gegebenenfalls einen noch größeren Gefallen tun, als er dies bei eigenen Events zu bewirken in der Lage ist. Denn der Bürgermeister ist in fremdem Territorium Botschafter seiner Gemeinde und kann z. B. durch eine gute Rede einen Public Relations-Erfolg erzielen, der überregionale Auswirkungen entfaltet und so vielleicht ein wirksamer Beitrag zur Wirtschaftsförderung seiner Gemeinde werden kann.

Dies kann beispielsweise dadurch erfolgen, dass er den ungewöhnlich niedrigen Gewerbesteuerhebesatz seiner Gemeinde erwähnt oder auf das Vorhandensein sehr günstiger Gewerbegrundstücke, einer besonders guten Verkehrsanbindung und andere Vorteile seiner Gemeinde hinweist.

Der Bürgermeister als Besucher eines Fremdevents kann auch mit anderen Dingen punkten. So z. B. mit einem besonders originellen Mitbringsel, welches er wirkungsvoll dem Gastgeber übergibt. Auf jeden Fall sollte er versuchen, sich schon in den Planungsprozess mit einzubringen. Wenn er erfährt, dass er mit einer Delegation oder alleine beispielsweise zur Eröffnung einer Messe eingeladen ist, kann er überlegen, ob es sinnvoll ist, wenn seine Gemeinde auf dieser Messe einen Ausstellungsstand mietet. Dann könnte er mit dem Veranstalter des Events bzw. mit dem Protokollchef ggf. verabreden, dass die Ehrengäste beim Eröffnungsrundgang den Stand seiner Gemeinde passieren und durch kluge Vorbereitung durch seine ...

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