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Kaufmännisches Wissen für Selbstständige

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Hinweis zum Urheberrecht

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Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

1   So wird Erfolg gemessen

Ein selbstständiger Unternehmer freut sich über jeden Auftrag. Für den Dachdeckermeister ist jedes neue Dach ein Erfolg. Doch selbst wenn die Auftragsbücher gefüllt und die Mitarbeiter gut beschäftigt sind und selbst wenn die Kunden dann auch noch für die gute Arbeit zuverlässig zahlen, kann der wirtschaftliche Erfolg eines Unternehmens eher bescheiden sein. Und am wirtschaftlichen Erfolg sind viele interessiert.

  • Der Selbstständige will wissen, ob ihm die Arbeit neben dem Spaß auch ein wirtschaftlich gutes Ergebnis gebracht hat.

  • Partner, Teilhaber, Gesellschafter wollen wissen, welchen Erfolg ihre unternehmerische Beteiligung eingefahren hat.

  • Die Fremdkapitalgeber, meist Banken, beurteilen auch anhand des Gewinns, ob ein Unternehmen die Fremdkapitallast weiter tragen kann.

  • Das Finanzamt hat ein großes Interesse daran, den wirtschaftlichen Erfolg eines Unternehmens zu kennen, weil er die Grundlage für die Versteuerung bildet.

Die vielen, oft unterschiedlichen Interessen am Erfolg eines Unternehmens verlangen eine klare Definition des wirtschaftlichen Erfolgs. Es ist genau festgelegt, wie das Ergebnis einer selbstständigen Tätigkeit ermittelt wird. Alle Aktivitäten des Selbstständigen haben Einfluss auf diese Kennzahl, manchmal früher, manchmal später.

1.1   Das Rechnungswesen

Der Ort im Unternehmen, an dem der Erfolg gemessen wird, ist das Rechnungswesen. Doch Achtung! Davon gibt es zwei: das interne und das externe Rechnungswesen. Zwischen beiden bestehen wesentliche Unterschiede. Nur das externe Rechnungswesen ist dazu geeignet, den Gewinn korrekt zu ermitteln.[2]

Internes RechnungswesenExternes Rechnungswesen
Bezeichnung
  • Kostenrechnung
  • Controlling
  • Buchhaltung
Empfänger der Ergebnisse
  • unternehmensinterne Stellen
  • Geschäftsführung
  • Abteilungsleiter
  • Produktion
  • Beschaffung
  • Finanzamt
  • Banken
  • Gesellschafter
  • Teilhaber
Inhalte
  • Kosten
  • Verbräuche
  • Mengen
  • Erlöse
  • Kostenstellen
  • Kostenträger
  • Gemeinkosten
  • Planwerte
  • Erlöse
  • Aufwand
  • Kostenarten
  • Anlagen
  • Debitoren
  • Kreditoren
  • Zahlungsströme
  • Rückstellungen
  • Kapital
  • Bewertungen
Ergebnisse
  • Deckungsbeiträge
  • Herstellkosten
  • Wirtschaftlichkeitsberechnungen
  • Abweichungsanalysen
  • Kostenstellenabrechnungen
  • Betriebsabrechnungsbogen
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Bilanz
  • Jahresabschluss
  • Steuererklärung
  • Anlageverzeichnis
  • Cashflow-Rechnung
Regeln
  • Kaum rechtliche Vorgaben
  • Ausnahme sind Bewertungsgrundlagen für die Abschlüsse des internen Rechnungswesens
  • Grundlagen der betriebswirtschaftlichen Lehre müssen beachtet werden
  • Umfangreiche rechtliche Vorschriften (HGB, Steuergesetzgebung, Spezialgesetze)
  • Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
  • Grundlagen der betriebswirtschaftlichen Lehre müssen beachtet werden

Tab. 1: Internes und externes Rechnungswesen

Das interne Rechnungswesen liefert die notwendigen Informationen für die zahlenmäßige Steuerung der internen Abläufe eines Unternehmens. Das externe Rechnungswesen liefert klar definierte Informationen über den wirtschaftlichen Erfolg des Gesamtunternehmens, den Gewinn.[3]

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Abb. 1: Empfängerkreis internes und externes Rechnungswesen

Praxishinweis:

Die beiden Bereiche wachsen seit Jahren immer enger zusammen. Die Buchhaltung liefert die Zahlen, die in der Kostenrechnung verarbeitet werden. Die Kostenrechnung liefert wiederum Werte, die in der Buchhaltung für Bewertungen benötigt werden.

Die folgende Darstellung beschreibt die grundsätzlichen Aufgaben des internen und des externen Rechnungswesens und ihre betriebswirtschaftliche Basis. Die operativen Tätigkeiten in der Buchhaltung, der Kostenrechnung und dem Controlling werden in späteren Kapiteln beschrieben1.

1.1.1   Das externe Rechnungswesen

Grundsätzlich muss jeder Selbstständige alle Vorgänge mit Geldbewegungen aufzeichnen. Diese Buchführungspflicht ist in § 236 Abs. 1 Handelsgesetzbuch (HGB) festgelegt:

§ 236 Abs. 1 HGB

Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Die Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen.

Dieser Buchführungspflicht kommt der Selbstständige mit dem externen Rechnungswesen nach. Die gebräuchlichste Bezeichnung für diese Abteilung ist „Buchhaltung”. In der Buchhaltung werden alle Geschäftsvorfälle, soweit sie finanzielle Auswirkungen haben, aufgeschrieben (= verbucht). Damit dies für die Adressaten, externe Stellen wie Banken und das Finanzamt, sicher nachvollziehbar ist, müssen Regeln eingehalten werden. Die Ergebnisse der Arbeit sind durch diese Regeln zwar definiert, müssen aber aufgrund von Handlungsspielräumen des Buchhalters durchaus differenziert betrachtet werden.[4]

Regeln

Nur feste Regeln können sicherstellen, dass gleiche Begriffe auch die gleichen Inhalte haben, z. B. der Gewinn eines Unternehmens die gleichen Inhalte wie der Gewinn eines anderen Unternehmens. Das externe Rechnungswesen ist der wohl am meisten reglementierte Bereich im Unternehmen.

Gesetzliche Regeln

Die Rechnungslegung deutscher Unternehmen wird vor allem durch das HGB und die Steuergesetzgebung, z. B. die Abgabenordnung (AO) und das Einkommensteuergesetz (EStG), bestimmt. So ist z. B. im EStG vorgeschrieben, wie Bewertungen erfolgen, Rückstellungen gebildet oder Abschreibungen berechnet werden.

Die Regelungen des HGB beschäftigen sich vorwiegend mit der Handelsbilanz, die der Steuergesetze mit der Steuerbilanz des Unternehmens. Die Handelsbilanz ist die Grundlage für die Ausschüttung von Gewinnen an die Eigentümer des Unternehmens und interessiert auch die Fremdkapitalgeber. Die Steuerbilanz ist die Grundlage für die Besteuerung des Ergebnisses und interessiert deshalb die Finanzbehörden.

Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)

Die Gesetze werden durch die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung ergänzt. Das HGB verweist sogar in § 236 Abs. 1 direkt auf diese zusätzlichen Regeln.[5]

Die GoB sind nur zum Teil niedergeschrieben. Aber auch der ungeschriebene Teil bestimmt die Arbeit in der Buchhaltung. Die Grundsätze haben sich aus der Praxis heraus entwickelt und berücksichtigen wissenschaftliche Erkenntnisse, Gerichtsurteile und Empfehlungen von Verbänden. Die wichtigsten Grundsätze sind:

  • Grundsatz der Richtigkeit und Willkürfreiheit: Alle Buchungen müssen inhaltlich richtig und ohne willkürliche Veränderungen erfolgen.

  • Grundsatz der Klarheit und Übersichtlichkeit: Alle Buchungen müssen möglichst einfach erfolgen und übersichtlich dargestellt werden.

  • Grundsatz der Vollständigkeit: Alle notwendigen Buchungen müssen durchgeführt werden.

  • Grundsatz der Abgrenzung: Es dürfen nur die Buchungen zugeordnet werden, die zeitlich in die dargestellte Periode und sachlich zum Unternehmenszweck gehören. Andere Buchungen müssen zeitlich abgegrenzt (Rechnungsabgrenzungsposten) oder außerhalb der Gewinn- und Verlustrechnung (ins neutrale Ergebnis) gebucht werden.

  • Grundsatz der Vorsicht: Alle Bewertungen müssen möglichst vorsichtig, d. h. konservativ und zur Not auch negativ für das Unternehmen, erfolgen.

Wie sehr die GoB den Ablauf in der Buchhaltung bestimmen, zeigen Beispiele einiger Konsequenzen. So darf es keine Buchung ohne Beleg geben. Fehlbuchungen werden nicht gestrichen, sondern durch Stornobuchungen nachvollziehbar neutralisiert. Belege wie Ausgangsrechnungen oder Buchungsbelege werden fortlaufend nummeriert.[6]

Praxishinweis:

Durch die weite Verbreitung der IT-Unterstützung in der Buchhaltung ist es notwendig geworden, die traditionellen GoB anzupassen, um die modernen Speichermöglichkeiten der Informationsverarbeitung zu berücksichtigen.

Entstanden sind die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS). Sie werden vom Bundesfinanzministerium herausgegeben und regeln alle Aspekte, die mit der digitalen Archivierung von (Buchhaltungs-)Dokumenten zu tun haben, z. B. Scannen, Revisionssicherheit, Zugriff für die Finanzbehörden.

Ergänzt werden diese Grundsätze von den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung beim IT-Einsatz (GoBIT). Sie beschreiben die notwendigen Funktionen einer Software für die Buchhaltung und die Anforderungen an die Sicherheit und die Verfügbarkeit. Die GoBIT befinden sich zurzeit im Entwurfsstadium. Verantwortlich dafür ist die Arbeitsgemeinschaft Wirtschaftliche Verwaltung, auf deren Website der Entwurf der GoBIT eingesehen werden kann2.

Betriebswirtschaftslehre

Während die Gesetze weit weg sind von der Praxis der Buchhaltung und die GoB einen sehr allgemeinen Einfluss auf die Arbeit der Buchhalter nehmen, bietet die Betriebswirtschaftslehre viele Hilfen für die täglichen Aufgaben.

  • Die Betriebswirtschaftslehre liefert Definitionen für die Zuordnung von Geschäftsvorfällen zu den Kosten und anderen Kontobewegungen.

  • Sie legt fest, wie z. B. die Herstellkosten für die Bewertung von Lagerbeständen ermittelt werden.[7]

  • Dieser Bereich der Wissenschaft liefert Modelle für die Zinsrechnung, z. B. bei der Berechnung von Rückstellungen.

  • Hier erhält der Buchhalter Hilfe und Beispiele für viele außergewöhnliche Geschäftsvorfälle.

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Abb. 2: Beeinflussung der Buchhaltung durch Regeln

Zwei Möglichkeiten der Buchführung

Durch diese Regeln entsteht eine Buchhaltung, die alle Geschäftsvorfälle in der doppelten Buchführung mit Buchungen in Soll und Haben erfasst. Für Kostenarten, Bestände, Anlagevermögen oder Kapital gibt es Konten, die durch vorgegebene Kontenpläne in einem Buchungskreislauf verbunden sind. Das ist sehr aufwendig und belastet kleine Unternehmen überdurchschnittlich. Deshalb gibt es unter bestimmten Bedingungen eine einfachere Version der Buchhaltung: die Einnahmenüberschussrechnung (EÜR).

Die Einnahmenüberschussrechnung

Die Einnahmenüberschussrechnung darf jeder Selbstständige wählen, der drei Kriterien erfüllt:

  1. Der Jahresumsatz darf 500.000 EUR nicht überschreiten.

  2. Der Jahresgewinn darf 50.000 EUR nicht überschreiten.

  3. Es dürfen keine anderen Gesetze die Buchführungspflicht vorschreiben, z. B. wegen einer Eintragung im Handelsregister.

Unternehmen, die einmal in diese Kategorie fallen und eine Einnahmenüberschussrechnung als Gewinnermittlung für das Finanzamt durchgeführt haben, dürfen das solange tun, bis das Finanzamt die Überschreitung der Grenzen feststellt. Dann wird der Steuerpflichtige offiziell informiert und muss ab dem Folgejahr die kaufmännische Buchführung einrichten, um seinen Gewinn zu ermitteln.[8]

Welche Vorteile hat die Einnahmenüberschussrechnung gegenüber der üblichen doppelten Buchführung?

  • Es müssen keine aufwendigen Abläufe zur Bewältigung der doppelten Buchführung eingerichtet werden.

  • Die Einnahmenüberschussrechnung kann auch durch Personen ohne Buchhaltungskenntnisse erledigt werden. Kaufmännische Grundkenntnisse müssen jedoch vorhanden sein.

  • Kosten und Erlöse werden erst dann steuerlich wirksam, wenn tatsächlich Geld fließt, nicht bereits beim Rechnungsdruck.

  • Es muss keine Gewinn- und Verlustrechnung und keine Bilanz aufgestellt werden.

Ganz ohne Vorschriften geht es jedoch nicht. Auch die Einnahmenüberschussrechnung ist durch Steuergesetze weitgehend reglementiert.

  • Alle Einnahmen und Ausgaben müssen getrennt nach den Umsatzsteuersätzen aufgezeichnet werden.

  • Die Aufzeichnung muss nach den Kostenarten unterscheiden, die im Formblatt zur Einnahmenüberschussrechnung bei der Steuererklärung abgefragt werden.

  • Für das Anlagevermögen ist ein Anlageverzeichnis anzulegen, das auch eine Abschreibungsübersicht enthalten muss.

  • Aufwendungen, die nicht oder nur teilweise vom Ergebnis des Unternehmens abgezogen werden dürfen (Bewirtung, Geschenke über 35,00 EUR usw.), müssen getrennt aufgezeichnet werden.

Die notwendigen Formulare, die der Steuererklärung beigefügt werden müssen, können von der Website des Bundesfinanzministeriums heruntergeladen werden3. Sie können dort auch ausgefüllt und über Elster mit der Steuererklärung an das Finanzamt übertragen werden.

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Abb. 3: Formular Anlageverzeichnis für die Einnahmenüberschussrechnung vom Bundesfinanzministerium[9]

Praxishinweis:

Grundsätzlich muss die Übermittlung der Einnahmenüberschussrechnung an das Finanzamt digital erfolgen. Die Belege dazu verbleiben beim Steuerpflichtigen. Wenn jedoch nur Betriebseinnahmen unterhalb von 17.500 EUR erzielt wurden, darf das Finanzamt die Abgabe der Einnahmenüberschussrechnung (auch hier ohne Belege) in Papierform nicht beanstanden.

Wenn der Selbstständige will, kann er die doppelte Buchführung als Gewinnermittlungsmethode wählen, auch wenn er die Kriterien der Einnahmenüberschussrechnung erfüllt. Das ist jedoch wesentlich aufwendiger. Sinnvoll ist das nur, wenn das Unternehmen Teil eines Konzerns ist, der die Buchführungen seiner Töchter vereinheitlicht und konsolidiert.

Die doppelte Buchführung

Der Normalfall zur Erfüllung der gesetzlichen Buchführungspflicht ist die doppelte Buchführung. Die Bezeichnung „doppelt” hat zwei Ursprünge. Zum einen kann das Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit auf zwei Wegen, der Bilanz und der Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), ermittelt werden. Zum anderen wird jeder Geschäftsvorfall in einem Buchungssatz auf zwei Konten, einmal im Soll und einmal im Haben, verbucht.

  • Jedes Unternehmen startet mit einer Eröffnungsbilanz. In ihr sind alle Vermögensteile und alle Schulden, die am ersten Tag bestehen, aufgeführt.

  • Aus der Eröffnungsbilanz werden die Bilanzwerte auf die einzelnen Konten der Buchhaltung verteilt. Dabei werden dann z. B. aus dem Wert „Anlagevermögen/Fuhrpark” die Konten „Fahrzeug A”, „Fahrzeug B” und „Fahrzeug C”.[10]

  • Die folgenden Geschäftsvorfälle werden auf den Bilanz- und den GuV-Konten verbucht. Dabei werden die Beträge jeweils auf zwei Konten verbucht, entweder auf zwei Bilanzkonten oder auf einem Bilanzkonto und einem GuV-Konto.

Beispiel: Buchungen innerhalb und außerhalb der Bilanz

Zahlt ein Kunde z. B. eine Rechnung über 100,00 EUR, erhöht sich das Bankkonto. Gleichzeitig sinken die Forderungen des Unternehmens gegenüber dem Kunden um den gleichen Betrag. Der Buchungssatz lautet dann:

Bank100,00anForderungen aus LuL100,00

Die Sollbuchung, im Buchungssatz immer an erster Position genannt, erhöht den Bestand des Bankkontos um 100,00 EUR. Das Konto „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen” wird im Haben bebucht. Der Bestand dieses Kontos wird gleichzeitig um 100,00 EUR reduziert. Wenn jetzt eine neue Bilanz aufgestellt würde, wären die Forderungen auf der Aktivseite um 100,00 EUR reduziert, das Bankkonto, das sich ebenfalls auf der Aktivseite der Bilanz befindet, wäre um 100,00 EUR erhöht. Es wäre zu einem Aktivtausch gekommen.

Wenn Löhne gezahlt werden, ist sowohl des Bilanzkonto „Bank” als auch das GuV-Konto „Personalkosten” betroffen. Der Buchungssatz lautet bei einer Zahlung von 50,00 EUR:

Personalkosten50,00anBank50,00

Bei einem Abschluss der Buchhaltung würde das Bankkonto in der Bilanz jetzt 50,00 EUR weniger ausweisen. Das Konto „Personalkosten” wird nicht über die Bilanz, sondern über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. Durch die Buchung erhöhen sich die Personalkosten dort um 50,00 EUR.[11]

SForderungenH
Anfangsbestand1.000,00Geldeingang 1100,00
Endbestand900,00
SPersonalkostenH
Kosten bisher250,00Lohnzahlung Juni50,00
Kosten an GuV300,00
SBankH
Anfangsbestand750,00Lohnzahlung Juni50,00
Geldeingang 1100,00Endbestand800,00
  • Zum Abschluss der Periode werden alle GuV-Konten über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen. In dieser Abschlussrechnung sind Erlöse und Kosten verbucht. Als Differenz zwischen den Erlösen und den Kosten entsteht das Ergebnis der unternehmerischen Tätigkeit, der Gewinn oder der Verlust.

  • Die Bilanzkonten werden ebenfalls abgeschlossen und in die neue Bilanz übertragen. Da bei den Buchungen zwischen Bilanz- und GuV-Konten ein Ausgleich innerhalb der Bilanz fehlt, kommt es zu einer Differenz zwischen der Summe aller Aktiv- und Passivkonten. Diese Differenz ist mit dem Ergebnis aus der Gewinn- und Verlustrechnung identisch und stellt das Ergebnis des Unternehmens dar.

Die Buchungssätze können wesentlich komplexer sein als in dem obigen Beispiel. Die Umsatzsteuer auf Eingangsrechnungen oder die Verteilung von Kosten auf unterschiedliche Konten führen zu gespaltenen Buchungssätzen. Wie das zu geschehen hat, welche Konten angesprochen werden müssen und wie eine Abstimmung erfolgen kann, wird durch die Regeln für die Buchhaltung vorgegeben.

Die Arbeit mit festen Kontenplänen und die Einrichtung von Buchungskreisen sorgen dafür, dass es jederzeit möglich ist, aus der Buchhaltung die aktuellen Zahlen zu erhalten. Das setzt allerdings voraus, dass die Geschäftsvorfälle immer aktuell gebucht werden. Außerdem müssen die Rechnungen vorliegen, damit sie zeitnah gebucht werden können. Es ist üblich, entsprechende Abschlüsse monatlich oder pro Quartal zu erstellen. Pflicht ist es, eine Gewinn- und Verlustrechnung und eine Bilanz zum Jahresende aufzustellen.[12]

Um die komplexen Abläufe in der Buchhaltung zu entzerren, wird die Buchhaltung in verschiedene Bereiche aufgeteilt. In großen Unternehmen steht jeder dieser Buchhaltungsbereiche für eine eigene Abteilung, Buchhalter in kleinen Unternehmen müssen alle Funktionen wahrnehmen. Die Zusammenführung, und damit die Übernahme in die Bilanz, erfolgt über eigene Sammelkonten.

  • Alle Buchungen, die mit den Kunden zu tun haben, werden in der Debitorenbuchhaltung erledigt. Die Verbindung mit der Finanzbuchhaltung erfolgt über das Forderungskonto.

  • Das Pendant dazu ist die Kreditorenbuchhaltung. Hier werden alle Rechnungen der Lieferanten gebucht. Die Abstimmung mit der Bilanz erfolgt über das Konto „Verbindlichkeiten”.

  • Das Anlagevermögen wird buchhalterisch in der Anlagenbuchhaltung verarbeitet. Verschiedene Anlagekonten aus der Bilanz übernehmen die Salden dieser Teilbuchhaltung.

  • Alle übrigen Buchungen, die Verbuchung der Bankkonten und die Kostenkonten, werden in der Finanzbuchhaltung vorgenommen.

Praxishinweis:

Obwohl Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen- und Finanzbuchhaltung in kleinen Unternehmen oft in einer Hand liegen, vereinfacht die strukturelle Trennung in diese Unterbuchhaltungen das Verständnis für die Abläufe.[13]

Unterschiedliche Ergebnisse

Die Ergebnisse aller Buchhaltungsarbeiten sind die jährlichen Abschlüsse. Mit Ausnahme der Ergebnisse der Einnahmenüberschussrechnung gibt es in der doppelten Buchhaltung unterschiedliche Buchungsweisen, Bewertungsmethoden und Abschlüsse. Sie hängen von der gewählten Rechnungslegung ab.

Der Abschluss nach deutschen Vorschriften (HGB)

Die meisten kleinen und viele mittlere Unternehmen erstellen einen Jahresabschluss, der den Vorschriften des HGB und anderen deutschen Gesetzen entspricht. Dabei wird unterschieden, ob es sich um einen handelsrechtlichen oder einen steuerrechtlichen Abschluss handelt.

Das Handelsrecht, also das HGB, weist Abweichungen zu den Vorschriften des Steuerrechts auf. Sie betreffen z. B. die Bewertung von Vorräten, die Abschreibung von Anlagevermögen oder die Bildung von Rückstellungen. Es kommt also zu Unterschieden, wenn eine Maschine handelsrechtlich mit der degressiven Methode abgeschrieben wird, während steuerrechtlich nur die lineare Abschreibung zulässig ist.

Der Abschluss nach internationalen Vorschriften (IFRS)

Unternehmen, die in internationale Konzerne eingebunden sind, erstellen meist auch einen Abschluss nach den International Financial Reporting Standards (IFRS). Dieser Abschluss unterscheidet sich vom HGB-Abschluss vor allem durch die Bewertung von Vermögens- und Schuldenteilen.[14]

Praxishinweis:

Der Grundsatz der Bestimmungen im HGB ist der Gläubigerschutz. Um keine zu guten Ergebnisse auszuweisen und dadurch das Unternehmen durch zu hohe Gewinnausschüttungen finanziell zu schwächen, werden Vermögensteile sehr vorsichtig und Schulden eher übertrieben bewertet.

Die internationalen Rechnungslegungen legen eher Wert auf eine realistische Bewertung und eine gerechte Bezahlung im gerechten Umfang.

Die Regel ist auch hier, dass zunächst nach HGB gebucht und abgeschlossen wird. Der HGB-Abschluss wird dann durch Korrekturbuchungen in einer separaten Buchhaltung zu einem Abschluss nach IFRS oder auch United States Generally Accepted Accounting Policies (US-GAAP). Das ist ein erheblicher Aufwand und führt zu doppelter Arbeit.

1.1.2   Das interne Rechnungswesen

Die Empfänger der Arbeitsergebnisse aus dem internen Rechnungswesen, also von Kalkulationen, Kosten- und Leistungsrechnungen, Deckungsbeitragsrechnungen usw., sind vor allem interne Stellen. Neben der Unternehmensführung sind auch andere an den Ergebnissen interessiert, z. B. alle Abteilungsleiter an den Kosten der Kostenstelle oder die Sachbearbeiter im Verkauf an den Kalkulationen für ein Angebot.

Das interne Rechnungswesen kann in zwei unterschiedliche Sphären getrennt werden. Die Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt aus den Istdaten der Buchhaltung und der weiteren Unternehmensbereiche ihre Ergebnisse. Das Controlling bringt die Planung ein und versucht, dem Unternehmer ein Steuerungsinstrument zu verschaffen.[15]

Die Grundlagen

Es gibt keine gesetzliche Regelung, die ein Unternehmen zur Einführung einer Kostenrechnung oder eines Controllings zwingt. Die für die Jahresabschlüsse notwendigen Daten zur Bewertung oder zur Bildung von Rückstellungen können auch in eigenen Nebenrechnungen der Buchhaltung ermittelt werden. Deshalb ist die Vorgehensweise im internen Rechnungswesen frei wählbar.

Dennoch sind Unternehmer gut beraten, sich an die Abläufe, Definitionen und Schemata zu halten, die in der betriebswirtschaftlichen Theorie zur Kostenrechnung und zum Controlling entwickelt wurden.

  • Die Verwendung bewährter Berechnungsgrundlagen verhindert, dass Fehler in den Ergebnissen auftauchen, die durch falsche Rechenwege bedingt sind.

  • Der Unternehmer ist seinen Geldgebern (Anteilseignern, Banken) gegenüber verpflichtet, sich an bewährte Regeln zu halten.

  • Die Aufgaben im internen Rechnungswesen können einfacher an neue Personen übergeben werden, wenn die Grundzüge der Berechnungen standardisiert sind.

Individuelle Anpassungen an die spezifischen Probleme des Unternehmens sind erlaubt und notwendig. Gleichzeitig gibt es keine Vorgaben für ein zeitliches Raster und keine Notwendigkeit, jeden Unternehmensbereich gleich intensiv zu bearbeiten. Wenn es ein Unternehmer für sinnvoll hält, kann die Produktion jeden Monat intensiv abgerechnet werden, die Logistik hingegen nur jährlich und auf Abruf.

Die Kostenrechnung

Die Kostenrechnung, eigentlich heißt sie Kosten- und Leistungsrechnung, befasst sich mit der Feststellung der Kosten und der Leistungen im Unternehmen. Sie stellt die Höhe der Kosten, der Verbräuche und der Leistung fest, ermittelt Abweichungen von der Vergangenheit und gibt Auskunft darüber, wo und mit welchen Produkten das Unternehmen Gewinn macht oder nicht.[16]

  • In der Kostenartenrechnung wird festgehalten, welche Kosten im Unternehmen entstanden sind. Kostenarten sind z. B. Personalkosten, Materialkosten, Energiekosten.

  • In der Kostenstellenrechnung wird ermittelt, wo die Kosten angefallen sind. Eine Kostenstelle ist dabei eine organisatorische Einheit, für die Kostenverbräuche festgestellt werden können.

  • Die Kostenträgerrechnung stellt die Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Kosten im Unternehmen den einzelnen Produkten, den Kostenträgern, zugeordnet werden können.

Das Controlling

In der nächsten Stufe wird mithilfe des Controllings aus den einfachen Kosteninformationen ein Steuerungsinstrument. Der Name dieses Teils des Rechnungswesens stammt vom englischen „to control” (= steuern) und ist mit kontrollieren, wie es im Deutschen oft genannt wird, falsch bezeichnet. Aufgabe des Controllings ist es, die Zahlen aus dem starren Korsett der Buchhaltung herauszuholen und sie für die praktische Arbeit der Unternehmensführung einsetzbar zu machen.

Vor allem in kleinen Unternehmen werden die Aufgaben des Controllings oft wenig bewusst ausgeführt. Dort werden im Rechnungswesen bestimmte Planungen erledigt oder der Unternehmer selbst erstellt regelmäßig Berichte und Kennzahlen. Obwohl es dann keinen Controller gibt, werden die Funktionen doch erledigt.[17]

  • Das Controlling baut ein Berichtswesen auf, in dem wichtige Auswertungen regelmäßig, monatlich oder pro Quartal, erstellt werden.

  • Mithilfe der Planungsrechnung wird versucht, einen möglichst genauen Blick in die Zukunft zu werfen. Das Ergebnis ist ein Budget, das von Planabsätzen und Planumsätzen über Plankosten zum Planerfolg führt.

  • Der regelmäßige Vergleich der erreichten Werte mit den geplanten Daten führt zu Abweichungen. Die Abweichungsanalyse wiederum ist das Steuerungsinstrument für die einzelnen Unternehmensbereiche.

  • Das Controlling ist der interne Coach für den Unternehmer und dessen leitende Mitarbeiter.

Neben dem eigentlichen Controlling haben sich für spezielle Bereiche eigene Steuerungssysteme entwickelt. So gibt es u. a. das Vertriebscontrolling, das Entwicklungscontrolling oder das Beschaffungscontrolling.

1.2   Der Gewinn

Der Gewinn eines Unternehmens ist die Zahl, die über den Erfolg der selbstständigen Tätigkeit Auskunft gibt. Je höher er ist, desto größer ist der Erfolg. Ein negativer Gewinn, also ein Verlust, weist auf wirtschaftliche Probleme hin.

Der Gewinn wird meist für einen bestimmten Zeitraum ausgewiesen (Periodengewinn). In der Außendarstellung wird der Jahresgewinn angegeben. Für interne Entscheidungen werden kürzere Perioden wie Monate oder Quartale verwendet. Gleichzeitig wird der Gewinn auch bezogen auf andere Parameter berechnet, so z. B. beim Stückgewinn, der den Gewinn pro Einheit eines Produkts angibt.[18]

1.2.1   Die Kennzahl „Gewinn”

Die Ermittlung des Gewinns ist einfach, wenn die Buchhaltung vorher alle zum Zeitraum gehörenden Geschäftsvorfälle korrekt gebucht hat. Es gibt zwei Wege zum Gewinn:

Gewinn- und VerlustrechnungBilanz
MethodeErlöse minus KostenAktiva minus Passiva
ZeitbezugZeitraum: Die Erlöse und Kosten werden über eine bestimmte Periode gesammeltZeitpunkt: Der Vermögensstand wird zu einem bestimmten Zeitpunkt festgestellt
VorarbeitenDie GuV-Konten werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossenDie Bilanzkonten werden über die Bilanz abgeschlossen
BerechnungSind die Erlöse höher als die Kosten, gibt es einen Gewinn, sind die Kosten höher als die Erlöse, muss ein Verlust ausgewiesen werdenSind die Vermögensteile der Bilanz (Aktiva) größer als die Schulden (Passiva), dann entsteht ein Gewinn, sonst ein Verlust

Tab. 2: Zwei Wege der Gewinnermittlung.

Die folgende Gewinn- und Verlustrechnung ist stark vereinfacht. Sie gibt die Inhalte der Gewinn- und Verlustrechnung in Tabellenform an.

GuV für die Zeit vom 1.1.–31.12. (vereinfachte Darstellung)
+Erlöse800.000
-Erlösschmälerungen5.200
=Nettoerlöse794.800
-Materialeinsatz412.000
=Rohergebnis382.800
-Personalaufwand125.400
-Abschreibungen95.000
-Sonstige betriebliche Aufwendungen78.500
=Betriebsergebnis83.900
+Zinserträge200
-Zinsaufwendungen9.850
=Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit74.250
+Außerordentliche Erträge5.400
-Außerordentliche Aufwendungen7.900
=Ergebnis vor Steuern71.750
-Steuern vom Ergebnis und Ertrag17.938
=Jahresüberschuss53.813[19]
  1. Für die Gewinnberechnung ist es notwendig, die Nettoerlöse zu ermitteln.

  2. Davon wird der Wareneinsatz abgezogen. Als erstes Ergebnis wird der Rohgewinn dargestellt.

  3. Davon werden die Personalaufwendungen und die Abschreibungen abgezogen. Dann folgt der Block der sonstigen betrieblichen Aufwendungen.

  4. Wenn es für die Beurteilung der Unternehmenssituation notwendig ist, kann und muss diese gesetzliche Mindestgliederung erweitert werden. Dann wird, zumindest in den Erläuterungen, die Zusammensetzung der sonstigen betrieblichen Aufwendungen dargestellt.

  5. Das Betriebsergebnis ist eine erste Gewinngröße, die durch das Finanzergebnis korrigiert wird.

  6. Das so entstehende Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit ist eine zweite Gewinngröße, die durch außerordentliche Erträge und Aufwendungen zum Ergebnis vor Steuern wird.

  7. Nach Abzug der Gewinnsteuern entsteht der Jahresüberschuss.

  8. Die folgende Bilanz, ebenfalls in stark vereinfachter Form, zeigt den gleichen Jahresüberschuss wie die obige Gewinn- und Verlustrechnung.

Abbildung

Abb. 4: Exemplarische Bilanz (stark vereinfacht)

Theoretisch wird der Gewinn ermittelt, indem die Bilanzsummen der Aktiv- und der Passivseite miteinander verglichen werden, solange der Jahresüberschuss noch nicht in der Bilanz steht. Praktisch werden die Bilanzdaten aus der Buchhaltung übernommen, und damit auch der Saldo des GuV-Kontos als Jahresüberschuss. Als Kontrolle bleiben die Bilanzsummen, die auf der Aktiv- und der Passivseite gleich sein müssen.[20]

Der Gewinn an sich ist eine wichtige Kennzahl. Sie zeigt den Erfolg des Unternehmens an. Ist diese Kennzahl für mehrere Perioden negativ, hat das Unternehmen existenzielle Probleme. Doch als Maßstab für die eigentliche unternehmerische Leistung kann die Kennzahl „Gewinn” nicht alleine dienen.

So kann ein Gewinn von 1 Mio. EUR sehr gut sein, wenn vergleichbare Unternehmen weniger erwirtschaften. Er kann aber auch sehr schlecht sein, wenn in den Vorjahren jeweils wesentlich mehr erreicht wurde. Aus der Gewinnkennzahl müssen Vergleichsgrößen errechnet werden.

Der einfache interne Vergleich

Der erste Vergleich, der beim Gewinn gezogen wird, ist immer der mit dem Vorjahreswert. Es wird eine Zeitreihe mit den Gewinnen der letzten Jahre aufgestellt. Der aktuelle Wert wird dann daran gemessen, ob er höher ist oder nicht.

Der Gewinn wird pro Produktgruppe ermittelt, um festzustellen, mit welchen Produkten das meiste Geld verdient wird.

Dieser interne Vergleich gilt auch für den Gewinn je Vertriebsschiene. Hier wird die Frage nach dem Erfolg je Kundengruppe beantwortet.

Der komplexere externe Vergleich

Um die Leistung eines Unternehmens mit der anderer Unternehmen vergleichen zu können, ist der absolute Wert nur beschränkt nutzbar. Zu unterschiedlich sind die individuellen Parameter, die eine Gewinnhöhe bestimmen können. Deshalb werden hier relative Gewinnkennzahlen bevorzugt:

  • Der häufigste Vergleich geschieht auf der Ebene des Umsatzes. Der Gewinn wird in Prozent vom Nettoumsatz berechnet:[21]

Bildelement

  • Für die Eigentümer ist die Kenngröße Gewinn in Prozent des Eigenkapitals interessant:

Bildelement

  • Der Gewinn, der theoretisch durch jeden Mitarbeiter erzielt wurde, lässt die unterschiedliche Ausstattung der Unternehmen mit Mitarbeitern klar werden:

Bildelement

Grundsätzlich kann der Gewinn auch auf viele andere Parameter bezogen werden (Gewinn je Quadratmeter Verkaufsfläche, Gewinn je Euro Entwicklungskosten usw.). Diese Werte sind schnell errechnet. Sinnvoll sind sie nur, wenn die Bezugsgröße tatsächlich einen signifikanten Einfluss auf die Gewinnhöhe hat.

1.2.2   Gewinn ist nicht gleich Gewinn

Schon die Gewinn- und Verlustrechnung kennt unterschiedlich definierte Ergebnisse, die landläufig jeweils als Gewinn bezeichnet werden. Für wissenschaftliche Betrachtungen und internationale Vergleiche gibt es weitere Bezeichnungen und Definitionen, die für Gewinn gehalten werden können und es irgendwie auch sind.

Das Betriebsergebnis

Das Betriebsergebnis ist ein Wert aus der Gewinn- und Verlustrechnung, der den Gewinn aus der reinen betrieblichen Tätigkeit des Unternehmens angibt. Die für das Unternehmen notwendigen Finanzierungskosten oder die Erlöse aus Finanzanlagen bleiben unberücksichtigt. Das gilt auch für alle Geschäftsvorfälle, die nicht direkt dem eigentlichen Unternehmenszweck oder der aktuellen Periode zugeordnet werden können. Im Englischen wird dafür der Begriff „Operating Profit” verwendet.

Das Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit

Das Unternehmen arbeitet mit Fremdkapital und muss dafür Zinsen zahlen. Gleichzeitig können Geldanlagen Zinserträge bringen. Diese Werte und weitere rein finanzielle Größen werden zum Finanzergebnis zusammengefasst. Das Finanzergebnis kann sowohl positiv (bei hohen Zinserträgen) oder negativ (bei hohen Zinsaufwendungen) sein. Das Betriebsergebnis, korrigiert um das Finanzergebnis, wird zum Ergebnis aus gewöhnlicher Geschäftstätigkeit.[22]

Das Ergebnis vor Steuern

Nicht immer können alle Geschäftsvorfälle der aktuellen Periode zugeordnet werden. Zahlungen von Boni oder Versicherungsentschädigungen betreffen bereits vergangene Perioden und haben mit dem aktuellen Ergebnis nichts zu tun. Das gilt auch für Erlöse oder Aufwendungen, die nicht mit dem eigentlichen Unternehmenszweck zusammenhängen, z. B. Spenden.

Diese Beträge, außerordentliche Erträge oder Aufwendungen, sind deshalb nicht im Ergebnis der gewöhnlichen Geschäftstätigkeit enthalten. Durch ihre Berücksichtigung entsteht das Ergebnis vor Steuern.

Der Jahresüberschuss

Auf das Ergebnis vor Steuern muss das Unternehmen Steuern von Einkommen und Ertrag zahlen, also die Einkommensteuer oder die Körperschaftsteuer. Damit wird aus dem Ergebnis vor Steuern der Jahresüberschuss, der auch in der Bilanz erscheint.

Bei Unternehmensvergleichen von Kapitalgesellschaften in Deutschland ist es unerheblich, welcher Gewinn zur Diskussion verwendet wird, weil alle Unternehmen Steuern zahlen müssen. Werden jedoch Kapitalgesellschaften mit Personengesellschaften verglichen oder sind ausländische Unternehmen beteiligt, muss die Steuerkomponente eliminiert werden, um Verzerrungen durch unterschiedliche Steuersätze auszuschließen.[23]

EBIT

In der modernen internationalen Betriebswirtschaftslehre, bei Unternehmensverkäufen und in der Wirtschaftspresse ist häufig vom EBIT als Gewinngröße die Rede. Dabei handelt es sich im Grunde um das Betriebsergebnis. Die Abkürzung steht für Earnings before Interest and Taxes, also Gewinn vor Zinsen und Steuern.

Der Begriff stammt aus den internationalen Rechnungslegungsvorschriften, die keine außerordentlichen Erträge und Aufwendungen kennen. Wer also die Erwartungen ausländischer Informationsempfänger befriedigen will, muss das deutsche Betriebsergebnis nach HGB um die außerordentlichen Positionen korrigieren.

Bildelement

Die übliche Formel, die bei der Errechnung des EBIT aus dem Jahresüberschuss verwendet wird, lautet:

+Jahresüberschuss
+Steueraufwand
+Zinsaufwand
-Zinsertrag
+außerordentlicher Aufwand
-außerordentlicher Ertrag
=EBIT
EBITDA

EBITDA (Earnings before Interest, Taxes, Depreciation and Amortization) ist ebenfalls eine Kennzahl aus dem angelsächsischen Bereich. Sie erhöht das EBIT nochmals um die Aufwendungen für Abschreibungen auf Sachanlagen (Depreciation) und für Abschreibungen auf immaterielle Wirtschaftsgüter (Amortization). Zum EBITDA führt die folgende Formel:

Bildelement

Mit dieser Kennzahl wird ein großer Teil der finanziellen Kraft von Unternehmen erfasst. Sie zeigt, welche finanziellen Mittel erwirtschaftet wurden, bevor Zinsen und Steuern bezahlt werden müssen.[24]

1.2.3   Was geschieht mit dem Gewinn?

Der Gewinn ist der Betrag, den ein Unternehmen mit seiner wirtschaftlichen Tätigkeit erreicht hat. Er steht den Eigentümern zu und wird entweder ausgeschüttet oder verbleibt als Gewinnvortrag im Unternehmen.

Praxishinweis:

In der Praxis wird fast nur über die Gewinnverwendung gesprochen. Doch, was ist mit einem Verlust? Auch hier gibt es die Möglichkeit, dass die Eigentümer ihn ausgleichen, indem sie Geld einzahlen. Üblich ist es jedoch, den Verlust als Verlustvortrag in die Bilanz einzustellen. Das geht jedoch nur solange, bis das Eigenkapital geringer ist als der Verlustvortrag.

Für die Betrachtung der Kennzahl „Gewinn” ist es notwendig, die Aufgaben der Kennzahl bei den unterschiedlichen Informationsempfängern zu kennen:

  • Selbstständige verwenden die Gewinngröße, um ihre eigene Leistung zu beurteilen. Ist der Wert zu gering, gibt es Anlass, nach den Gründen dafür zu suchen und diese abzustellen.

  • Für Eigentümer ist der Gewinn die Größe, mit der sie die angestellten Manager bewerten. Gleichzeitig ist der Gewinn der Maßstab für die Ausschüttung der Dividenden an die Eigentümer.

  • Das Finanzamt ermittelt aus dem Gewinn die Höhe der vom Unternehmen zu zahlenden Steuern vom Einkommen und Ertrag.

  • Für Banken ist der Gewinn eines Unternehmens ein Baustein für die Beurteilung der Bonität.

1.3   Die Liquidität

Der Gewinn wird als Erfolgskennzahl überall kommuniziert. Eine weitere, wesentlich direktere Erfolgszahl ist die Liquidität. Von ihr hört man jedoch immer nur dann, wenn sie fehlt. Langfristig kann ein Unternehmen nicht überleben, wenn es nicht ausreichend Gewinn erwirtschaftet. Fehlt die Liquidität, um Rechnungen zu bezahlen, ist das Unternehmen sofort am Ende. Deshalb ist die Liquidität ein unterschätztes Maß für den Unternehmenserfolg, was sie zu einer wichtigeren Kennzahl macht als den Gewinn. Dabei hat Liquidität nicht nur mit Gewinn und Verlust zu tun:[25]

  • Ein Unternehmen, das einen großen, gut kalkulierten Auftrag bearbeitet, wird einen Gewinn ausweisen. Wenn das Unternehmen aber die dafür notwendigen Materialien und Personalkosten nicht zahlen kann, weil das Geld erst nach Erfüllung des Auftrags fließt, wird es vorher illiquide.

  • Ein verlustreicher Auftrag kann noch immer zusätzliche Liquidität bringen, wenn vorhandenes Material oder viele Abschreibungen eingesetzt werden. Dafür sind keine Ausgaben notwendig, der Kunde zahlt jedoch zumindest teilweise dafür.

1.3.1   Was ist eigentlich Liquidität?

Freie Liquidität besteht aus allen finanziellen Mitteln, mit denen die Verbindlichkeiten gezahlt werden können:

  • Das in der Unternehmenskasse vorhandene Bargeld, die liquideste Form, eignet sich kaum für die Bezahlung größerer Verbindlichkeiten.

  • Guthaben auf Bankkonten, die kurzfristig verfügbar sind, werden herangezogen, um Rechnungen bargeldlos zu begleichen.

  • Die Kreditlinie auf dem Kontokorrentkonto kann ausgeschöpft werden, um den finanziellen Verpflichtungen nachzukommen.[26]

Zusätzliche Liquidität entsteht immer dann, wenn ein Kunde für etwas bezahlt und dem Unternehmen daraus keine direkten Ausgaben entstehen. Das ist z. B. der Fall, wenn Bestände verbraucht, aber nicht ersetzt werden, wenn Maschinen genutzt, aber nicht neu gekauft werden oder wenn Mitarbeiter in der Fertigung arbeiten, aber nicht sofort bezahlt werden, weil z. B. Überstunden auf ein Zeitkonto verbucht werden.

1.3.2   Die Planung der Liquidität

Es ist relativ einfach, die aktuelle Liquidität eines Unternehmens festzustellen. Der Kassenbestand und die Bankbestände werden addiert und um eventuell vorhandene, ungenutzte Kreditlinien ergänzt.

Schwieriger ist es, die Liquidität für die Zukunft zu planen. Hierzu muss man erst einmal verstehen, wie Liquidität entsteht. Dazu gehört es, aus den Vergangenheitswerten eine Kapitalflussrechnung (Cashflow-Rechnung) aufzustellen und die einzelnen Einflussfaktoren zu erkennen. Dann kann die zukünftige Veränderung dieser Faktoren prognostiziert und der zukünftige Cashflow ermittelt werden.

Der Cashflow

Um den Cashflow, also die Bewegung der liquiden Mittel, für einen Zeitraum feststellen zu können, muss der Zustand zu Beginn und am Ende der Periode bekannt sein. Die Werte dafür stammen aus der Bilanz zu Beginn und zum Ende des Zeitraums, ergänzt durch den Anlagenspiegel.

Abbildung

Abb. 5: Exemplarische Bilanz zu Beginn eines Zeitraums (stark vereinfacht)

Abbildung

Abb. 6: Exemplarische Bilanz zum Ende eines Zeitraums (stark vereinfacht)

Für unser Beispiel verwenden wir die bereits bekannte Bilanz zum 31.12. und ergänzen sie um die Bilanz zum 1.1. des Jahres. Dann ergibt sich die folgende Berechnung des Cashflows:[27]

Cashflow (vereinfachte Darstellung)
1Jahresüberschuss53.813aus Bilanz Ende des Jahres
2+ Abschreibungen/- Zuschreibungen zum Anlagevermögen95.000aus Anlagenspiegel
3+ Erhöhung/- Verminderung von Rückstellungen34.000Differenz aus Bilanzen
4- Erträge/+ Verluste aus Anlagenabgang0aus Anlagenspiegel
5= Cashflow i. e. S.182.813
6+ Verminderung/- Erhöhung Forderungen16.600Differenz aus Bilanzen
7+ Verminderung/- Erhöhung Vorräte-10.000Differenz aus Bilanzen
8+ Verminderung/- Erhöhung sonstiges Umlaufvermögen0Differenz aus Bilanzen
9+ Erhöhung/- Verminderung der
Verbindlichkeiten aus LuL
50.200Differenz aus Bilanzen
10+ Erhöhung/- Verminderung weiterer
Verbindlichkeiten
0Differenz aus Bilanzen
11= Cashflow aus Geschäftstätigkeit239.613
12+ Einzahlungen aus Anlageabgängen0aus Anlagenspiegel
13- Auszahlungen für Investitionen-100.000aus Anlagenspiegel
14= Cashflow nach Investitionstätigkeit139.613
15+ Einzahlungen aus Zuführung von Eigenkapital0Differenz aus Bilanzen
16- Auszahlungen an Eigentümer-100.020Differenz aus Bilanzen
17+ Aufnahme von Krediten0Differenz aus Bilanzen
18- Tilgung von Krediten-49.613Differenz aus Bilanzen
19= Cashflow nach Finanzierungstätigkeit-10.020
20+ Finanzmittel zu Beginn der Periode35.700aus Bilanz Anfang des Jahres
21= Finanzmittel am Ende der Periode25.680muss identisch sein mit Bilanz Ende des Jahres
  1. D

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