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Englisch im Job

Teil 1: Business English

Vorwort

Wer ausländische Geschäftskontakte hat, kennt das: telefonieren, an einer Besprechung teilnehmen, Verträge diskutieren oder sich nach Feierabend locker mit den ausländischen Kollegen oder dem Firmenchef unterhalten – auf Englisch! Viele fühlen sich in solchen Situationen unbehaglich oder haben Angst, nicht die richtigen Worte und Redewendungen zu finden.

Hier bietet Ihnen dieser TaschenGuide die richtige Unterstützung. Die Kapitel zeigen jeweils typische Berufssituationen, z. B. die ersten Kontakte per Brief, Fax, Mail und Telefon oder Geschäftsverhandlungen vor Ort. Sie lernen mit Hilfe von Beispieltexten und -gesprächen, Mustersätzen und Satzbausteinen. Am Ende eines jeden Kapitels finden Sie eine Liste des Wortschatzes zum Thema sowie kulturelle und sprachliche Tipps. So können Sie noch sicherer auftreten und manche peinliche Situation vermeiden. Spezifisch britische Ausdrücke sind mit BE für British English, spezifisch amerikanische mit AmE für American English gekennzeichnet.

Viel Erfolg mit Ihren englischsprachigen Geschäftspartnern wünscht Ihnen

Gertrud Goudswaard

The First Contacts / Die ersten Kontakte

In diesem Kapitel erfahren Sie, welche Konventionen Sie beim ersten Kontakt berücksichtigen sollten und wie Sie

  • einen Brief,

  • ein Telefonat,

  • ein Fax oder eine E-Mail

optimal in der Fremdsprache gestalten.

The letter / Der Brief

Example
1Miller Communications Inc.
4 Pheasant Run, Chicago, IL 60607
tel. 201-9349493
2Our ref. MC / JD
330th August, 20XX
Fa. Hirsch GmbH
Moellerstrasse 40
70469 Stuttgart
Germany
4For the attention of Mr G. Horst
5Dear Mr Horst,
6Our annual clients' meeting
7As you may have heard we annually arrange meetings for our clients in the States, Europe and Asia at which they have the opportunity to get informed about the latest innovations in telecommunications.Knowing of your experience in the field of electronic communications we would like to invite you as a guest speaker in our annual meeting in Chicago on October 15. Details on the program will be enclosed.We do hope that you will be present on this occasion and look forward to hearing from you soon.
8Yours sincerely,Martin S. Chester
c.c. (Verteiler)
Enc. (Anlage)
RSVP (um Antwort wird gebeten)

Die richtige Form

Geschäftsbriefe folgen stets relativ strengen Richtlinien (siehe Musterbrief). Folgende Regeln sollten Sie beachten:

  1. Unter dem Briefkopf steht

  2. die Bezugszeichenzeile (Our ref. / Your ref.) am linken Rand und

  3. rechts das Datum. Für die Schreibweise des Datums gibt es folgende Möglichkeiten:

    30th August / August 30 / 30 August / August 30th

    Formen wie 11/05 oder 11-05 sollten Sie vermeiden, da sie im britischen Englisch „11. Mai“, im Amerikanischen aber „5. November“ bedeuten.

    Wenn die Adresse des Absenders nicht schon im Briefkopf enthalten ist, steht sie rechts über dem Datum.

  4. Besondere Anmerkungen wie confidential (vertraulich) oder for the attention of (zu Händen von) folgen meist der Adresse.

  5. Die Anrede:

    Wenn der Name des Adressaten bekannt ist:

    Dear Mr Chester / Mrs Chester / Miss Chester

    Wenn der Name nicht bekannt ist:

    Dear Sir / Dear Madam / Dear Madam or Sir

    Wenn eine Firma angeschrieben wird:

    Dear Sirs (BE) / Gentlemen (AmE)

  6. Die Betreffzeile folgt, im Gegensatz zum deutschen Geschäftsbrief, der Anrede und wird unterstrichen.

  7. Der Briefanfang wird groß geschrieben.

  8. Die Gruß- und Schlussformel ist abhängig von der Anredeform:

    Dear Mr / Mrs / Miss – Yours sincerely

    Dear Sir(s) or Dear Madam – Yours faithfully

    Amerikanische Briefe werden oft abgeschlossen mit:

    Sincerely (yours) oder Yours truly

    Schreiben Sie jemandem regelmäßig oder kennen Sie die Person sehr gut, können Sie verwenden:

    Best wishes / Kind regards / Best regards / Regards

Useful Phrases

Starting a letter / Briefanfang
  • Thank you for your letter of August 30th.

  • With reference to / Further to …

  • In reply to your letter …

Accepting an invitation / Eine Einladung annehmen
  • We shall be very happy to accept your invitation to …

  • I should like to accept …

Rejecting an invitation / Eine Einladung ablehnen
  • We regret / are sorry to inform you …

  • Unfortunately we have to inform you that …

  • I am afraid that I will not be able …

Confirmation / Bestätigung
  • We are pleased to confirm …

  • We acknowledge receipt of your letter of …

Request / Bitte
  • We would appreciate if …

  • Could you please …?

  • I would be grateful if …

Ending a letter / Brief abschließen
  • I look forward to hearing from you soon.

  • Thank you in advance …

  • I am looking forward to meeting you.

  • If you have any questions don't hesitate to contact us.

Making a telephone call / Telefonieren

Bereiten Sie sich auf ein Telefonat in einer Fremdsprache gut vor. Machen Sie sich vorab Notizen mit den wichtigsten Mitteilungen und Fragen und legen Sie sich eine Liste mit Redewendungen neben das Telefon. Sprechen Sie langsam und lassen Sie sich Zeit zum Überlegen. Sie werden sicherlich gebeten, Ihren Namen und den Ihrer Firma zu buchstabieren: Could you please spell your name? Benutzen Sie dazu die internationale Buchstabierliste im Anhang. Vergessen Sie nicht, auch Ihre eigene Telefonnummer mit Landeskennzahl (country code) durchzugeben.

Example

A: Miller Communications. Good morning. Can I help you?

B: This is Mr Horst speaking. Could I speak to Mr Chester, please?

A: One moment please. I'm sorry but Mr Chester is on the other line – will you please hold the line? I'll put you through as soon as possible. Or would you like to leave a message?

B: Could you ask Mr Chester to call me back?

A: Of course, what was your name again?

B: My name is Richard Horst.

A: Could you please spell your last name?

B: That's H for Harry, O for Oliver, R for Robert, S for Sugar and T for Tommy.

A: OK, my colleague will call you back as soon as possible.

Thank you for calling and goodbye.

Useful phrases

Directory enquiries (BE), Assistance (AmE) / Telefonauskunft
  • Could you please give me the number of …

  • What's the country code, area code of …

  • You must omit the 0 (ausgesprochen [o] BE und zero AmE) before the area code.

  • I would like to make a reverse charge call (BE) / collect call (AmE).

  • I'd like to book a person to person call.

Starting the call / Das Gespräch beginnen
  • Hello, this is …

  • Could I speak to …?

  • Could you put me through to …?

  • I'm calling about / to …

Making an appointment, arranging a date / Termine vereinbaren
  • I'd like to make an appointment with …

  • Would the 28th of August suit you / be convenient / be OK?

  • Could we meet on Friday the 28th?

  • How about Friday the 28th?

Changing appointments / Termine verschieben
  • I'm afraid that / sorry but …

  • I have to change / postpone our appointment.

  • I can't make it on Monday.

  • Could we arrange another date?

  • I'm afraid I have to cancel the meeting.

Problems / Probleme
  • We have a bad connection.

  • Would you speak a little louder / more slowly please?

  • You've got the wrong number.

  • I've dialed the wrong number.

  • I'm sorry, he's not available, try again later.

  • I beg your pardon?

  • I didn't catch that, would you repeat that please?

Closing the call / Das Gespräch beenden
  • Right / So / Well / OK!

  • Thank you for calling / the information / your help.

  • Goodbye!

  • I look forward to hearing from you again.

  • I'll talk to you later / soon.

Answering machine, answerphone / Anrufbeantworter
  • The number you're calling is momentarily unavailable.

  • Please, leave a message after the tone / signal / beep.

  • We'll call you back as soon as possible.

Fax / Fax

Da das Fax hauptsächlich als schnelle und sichere Datenübertragung dient, zur Bestätigung von Lieferungen oder Reservierungen (siehe z. B. Abschnitt „Hotelreservierung“) und zum Weiterleiten von Formularen oder Dokumenten, gibt es kaum Fax-Formalitäten. Das Fax ist deshalb für formelle Briefe auch nicht geeignet. Damit es kurz und bündig bleibt, werden beim Fax häufig Abkürzungen benützt, die manchmal die Verständlichkeit etwas beeinträchtigen. Groß- und Kleinschreibung werden dabei nicht beachtet.

Example
25/11/XX
ATTN: Millers comunications Chicago, Pchsing Dpt.
Re order BR 1826/5H
rcvd 20 boxes tday. 4 dmged.
pls send new boxes asap. del. urgent.
rgds.
sales dpt. Collins&Co.London
Ohne Abkürzungen würde das Fax so lauten:

For the attention of Millers communications Chicago, the Purchasing Department.

With reference to the order number BR 1826/5H

We received 20 boxes today, 4 of which were damaged.

Please send us new boxes as soon as possible, as the delivery is very urgent.

Regards.

Sales Department Collins&Co. London

Useful abbreviations / Abkürzungen
  • asap – as soon as possible

  • attn – for the attention of

  • cfm – confirm

  • dlvry – delivery

  • eta – expected time of arrival

  • pchsing dept – purchasing Department

  • pls – please

  • qt – quantity

  • rcpt / rcvd

  • receipt / received

  • re – referring to

  • rgds – regards

  • yr – your

  • U – you

E-mail / E-Mail

Die E-Mail ist so schnell und unkompliziert, dass sie sich rasch als Alternative zum Telefon oder Brief durchgesetzt hat. Inzwischen haben viele bereits mit einer Flut an Mails zu kämpfen. Um den E-Mail-Verkehr zu optimieren, haben sich folgende Abkürzungen in der Betreffzeile durchgesetzt: RE (bezüglich) beim Beantworten einer E-Mail, REQ (request), wenn Ihre E-Mail dringend ist und eine Reaktion fordert, FYI (for your information) und BTW (by the way), um dem Empfänger deutlich zu machen, dass Sie keine direkte Reaktion oder Handlung erwarten und ihn nur informieren möchten.

Example
RE:Your request for list of conference participants
REQ:reservation hotel accommodation
FYI:interesting sights in Chicago
BTW:29th is a Bankholiday.

List of vocabulary

acknowledgebestätigen (Empfang)
annuallyjährlich
appreciatezu schätzen wissen
area codeOrtsnetzkennzahl
collect call (AmE)R-Gespräch
confidentialvertraulich
confirmbestätigen
convenientgünstig, passend
country codeLandeskennzahl
directory assistance (AmE)Telefonauskunft
directory inquiries(BE) /assistanceTelefonauskunft
enclosureAnlage
extension numberDurchwahl
for the attention ofzu Händen von
hesitatezögern
hold the lineam Apparat bleiben
in advanceim Voraus
in reply tomit Bezug auf
leavehinterlassen
lineVerbindung
long distance call (AmE)Ferngespräch
occasionGelegenheit
postponeverschieben
put through; connectverbinden
receiptEmpfang
referenceBezug
regardsGrüße
reply; responseAntwort
requestAnfrage
reverse charge call (BE)R-Gespräch
salutationAnrede
spellbuchstabieren
subject lineBetreffzeile
suitpassen
trunk call (BE)Ferngespräch

Kulturelle und sprachliche Tipps

Eine Unterschrift leisten

Wenn Sie unter einen Brief, einen Vertrag oder Ähnliches Ihre Unterschrift setzen sollen, werden sie meist mit den folgenden Worten darum gebeten: Could you please sign here? / Put your signature here. Es gibt aber auch eine Variante, die Amerikaner untereinander benützen: Could you put your John Hancock here? Dieser Ausdruck hat historische Wurzeln. Er geht zurück auf die Unterzeichnung der Unabhängigkeitserklärung (Declaration of independence) am 4. Juli 1776 durch John Hancock, Präsident des Kontinentalkongresses. Dieser Tag ist bis heute ein nationaler Feiertag in den USA, bekannt als Independence Day.

Termine am Telefon vereinbaren

Obwohl das Telefon gut geeignet ist, um Termine zu vereinbaren, kommt es doch häufig zu Missverständnissen, vor allem bei den Zeitangaben. Im Englischen wird nämlich meistens nur mit der 12-Stunden-Angabe gearbeitet. So wird 8.30 Uhr als 8.30 a.m. und 20.30 Uhr als 8.30 p.m. angegeben. Um Probleme zu vermeiden, sagen Sie lieber 8.30 in the morning oder in the evening. Die Engländer sagen auch gerne half eight, was in manchen Teilen Englands unserem halb neun, in anderen Regionen unserem halb acht entspricht. Entweder vereinbaren Sie nur Termine zur ganzen Stunde oder Sie fragen noch einmal nach, zum Beispiel so: Do you mean 8.30 in the morning or in the evening? Lassen Sie sich auf jeden Fall zur Sicherheit den Termin schriftlich per Fax oder E-Mail bestätigen: Could you please confirm the time and date by fax / E-mail?

E-Mails unter Freunden

E-Mails werden häufig für die persönliche, alltägliche Kommunikation unter guten Freunden und Kollegen eingesetzt, wobei Stil und Ton entsprechend locker und informell sind. Rechtschreibung und Satzzeichen werden dabei meist missachtet. Vor allem in den USA wurde es zum Spiel, Abkürzungen für ganz alltägliche Ausdrücke einzuführen. Die unten aufgeführten Beispiele zeigen, dass dabei die Möglichkeiten wirklich unbegrenzt sind und die Fantasie des Empfängers ziemlich gefordert wird. Bedenken Sie aber, dass diese Abkürzungen nur unter guten Freunden und Kollegen benützt werden!

Examples
afaikas far as I know
bblbe back later
btwby the way
cusee you
icI see
imhoin my humble opinion
irlin real life
lollaughing out loud
rtfmread the f… manual
ttmtalk to me

Travelling / Reisen

In diesem Kapitel finden Sie die wichtigsten Redewendungen und Vokabeln, mit denen Sie auch dann gut weiterkommen, wenn es auf Reisen irgendwo Schwierigkeiten gibt. Sie erfahren, wie Sie auf Englisch

  • einen Flug buchen,

  • ein Hotel reservieren,

  • ein Auto mieten und

  • die ersten Gespräche bei Ankunft im Hotel führen.

Booking a flight / Flug buchen

Abflugzeit (time of departure) und Ankunftszeit (time of arrival) werden immer in Ortszeit angegeben. Achten Sie darum beim Aufstellen ihres Reiseplans (itinerary) immer auf den Zeitunterschied (siehe Zeitzonenkarte im Anhang). Wenn Sie einen Fenster-, Mittel- oder Gangplatz reservieren wollen, fragen Sie nach einem window seat, einem middle seat beziehungsweise aisle seat (ausgesprochen [ail si:t]).

Example

A: I'd like to book a direct flight from Miami to Chicago on the 28th of August, please.

B: Business or economy class, single or return?

A: Return ticket, economy class, please.

B: I'm sorry but there are no direct flights available, you'll have to make a stop-over in New York. Departure from Miami at 7.35 a.m., arrival at New York 9.45 a.m., connecting flight to Chicago at 11.05. a.m., arrival at Chicago 12.30 p.m.

A: O.K. I'll take that flight then. Could you reserve an aisle seat, please?

B: I'll give you seat number 17c. Your confirmation number is TG01K8 and your tickets will be available at the airline information desk. Check-in will be 2 hours before take-off.

A: Thanks.

Useful phrases

Booking a flight / Flug buchen
  • I would like to book a flight to …

  • I'd like a single / return ticket (BE).

  • How much is a one-way / round-trip (AmE) to … ?

  • What is the city of destination?

  • What is the time of departure / arrival?

Problems / Probleme
  • I'm afraid this flight is fully booked.

  • There are no more seats available.

  • There's no direct flight / non-stop flight to …

  • All inland flights / domestic flights have been cancelled.

  • There is no connecting flight to …

  • Could you put me on stand-by / the waiting list?

Hotel reservation / Hotelreservierung

So wie in Deutschland haben Sie die Auswahl zwischen Übernachtung mit Frühstück (bed & breakfast), Halbpension (half board) und Vollpension (full board), Doppelzimmer (double room), Einzelzimmer (single room), mit Bad (bath) oder Dusche (shower). In den USA wird zusätzlich immer die Bettgröße erwähnt: king-size bezeichnet ein 2 m breites Bett, queen-size ein ungefähr 1,50 m breites Bett und twin beds sind zwei Einzelbetten.

Example
Dear Sir / Madam,
I would like to confirm our telephone call of March 16th concerning my reservation of 1 double room with bed and breakfast for 4 nights from the 28th of August till the 1st of September. Would you be so kind as to confirm this booking by fax, stating the confirmation number and including some travelling directions towards your hotel?
Regards R. Horst

Useful phrases

Booking a room / Zimmer reservieren
  • I would like to reserve / book a double room with shower, please.

  • I require / need accommodation for the following nights.

  • I'd prefer a non-smoking room.

  • Have you got any vacancies? / Do you have any rooms available?

  • How much is the room per night, with breakfast / half board / full board?

  • How much do you charge for a single room with bath?

  • I'm not sure whether I'll be staying 3 or 4 nights.

  • Is the hotel nearby the airport / motorway / city centre?

Problems / Probleme
  • I'm afraid we're fully booked.

  • We regret to inform you that we have no rooms available.

  • We will not be able to accommodate you during that period.

  • We can only offer you a continental breakfast.

  • Due to renovations our hotel will be closed.

Car rental / Autovermietung

Wichtig beim Automieten sind v. a. die verschiedenen Versicherungsbedingungen: Haftpflichtversicherung (liability insurance), Insassenunfallversicherung (passenger insurance), Vollkaskoversicherung (comprehensive insurance) und Haftungsausschluss (collision damage waiver / loss damage waiver). Meistens können Sie einen Vertrag mit oder ohne Meilenbegrenzung wählen (limited / unlimited mileage).

Useful phrases
  • I'd like to rent a car with unlimited mileage.

  • What is the mileage charge?

  • Can I see your driver's license (AmE) / driving licence (BE)?

  • What do I do if the car breaks down?

  • What kind of fuel does the car take?

  • How much is the passenger insurance?

Problems / Probleme
  • This car seems to be damaged.

  • I don't know how the automatic works;

    I'm used to a manual / stick.

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