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Business-Knigge

Inhaltsverzeichnis

  1. Hinweis zum Urheberrecht
  2. Impressum
  3. Vorwort
  4. Der erste Eindruck Begrüßung und Anrede
    1. Der erste Eindruck zählt
      1. Die bewussten Signale
      2. Die unbewussten Signale
    2. Angemessen begrüßen
      1. Wer grüßt zuerst?
      2. Der Händedruck
        1. Wer reicht wem die Hand?
        2. Wie gibt man die Hand?
      3. Zur Begrüßung aufstehen
    3. Sich und andere vorstellen
      1. Wie stelle ich mich sich selbst vor?
        1. Gemäßigt im Ton und ohne Floskeln
        2. Verhalten einer Gruppe gegenüber
        3. Die korrekte Gegenvorstellung
      2. Wie stelle ich andere vor?
    4. Die richtige Anrede
      1. Den anderen beim Namen nennen
      2. Anrede bei Titeln und Adelstiteln
        1. Bei Adelstiteln
        2. Bei akademischen Graden
        3. Doppelnamen
      3. Du oder Sie?
        1. Das Du anbieten
        2. Das Du ablehnen
        3. Das Du in Firmen
  5. Business-Dresscode
    1. Von Düften und Farben
      1. Erst sehen, dann riechen
      2. Körpergeruch
      3. Was sind offizielle Businessfarben?
        1. Vorsicht bei schwarzen Anzügen
        2. Am besten blaue oder graue Anzüge
        3. Farben sind auch branchenabhängig
        4. Frauen können stärker variieren
    2. Kleidung zwischen Trend und Stil
      1. Blazer und Sakkos: ganz schön zugeknöpft
        1. Im Stehen geschlossen
        2. Knöpfregeln
      2. Business-Outfit für Frauen
        1. Besser länger als kürzer
        2. Gepflegt im Job
      3. Nylons & Schuhe für Frauen
      4. Accessoires für Frauen
        1. Weniger ist mehr
        2. Mehr als Accessoires
      5. Business-Outfit für Männer
        1. Welcher Anzug soll es sein?
        2. Hemden – welche Farbe, welches Muster?
        3. Von Krawatten und anderem „Halsschmuck“
        4. Casual Friday
      6. Schuhe, Socken & Gürtel für Männer
        1. Schuhe – Gepflegtheit ist ein Muss
        2. Gürtel – vor allem die Farbe ist wichtig
        3. Socken – was man nicht sieht … ?
      7. Accessoires für Männer
        1. Persönliche Markenzeichen
        2. Wohin mit Geldbörse, Schlüssel und Mobiltelefon?
        3. Welche Tasche ist richtig?
        4. Einstecktuch und Manschettenknöpfe
    3. Flecken und andere Missgeschicke
  6. Umgangsformen im Geschäftsleben
    1. Wie der Körper spricht
      1. Distanzzonen
      2. Körperhaltung & Mimik
        1. Wie Sie souverän und respektvoll stehen und gehen
        2. Verschränkte Arme – immer ein Affront?
    2. Das richtige Verhalten bei Begegnungen
      1. Türen aufhalten
        1. Die verschiedenen Türvarianten
        2. Klopfen
      2. Treppen
      3. Körpergeräusche und Bedürfnisse
        1. Verhalten, das Sie vermeiden sollten
        2. Was Sie nicht vermeiden können
      4. Aussprechen lassen
      5. Wer hilft wem in den Mantel?
      6. Über den Umgang mit der Zeit
        1. Wenn Sie sich verspäten
        2. Wenn andere unpünktlich sind
    3. Ungeschriebene Gesetze am Arbeitsplatz
      1. Feedback
        1. Lernen Sie die Kunst der Komplimente
        2. Fishing for compliments
      2. Privates am Arbeitsplatz
      3. Clean Desk Policy
        1. Umgang mit vertraulichen Unterlagen
    4. Im Job unterwegs
      1. Vertrauliche Daten in der Öffentlichkeit?
        1. Geschäftliche Telefonate in der Öffentlichkeit
      2. Im Auto unterwegs
        1. Wer sitzt wo?
      3. Im Flugzeug unterwegs
        1. Small Talk mit dem Sitznachbarn
        2. Plätze tauschen im Flugzeug?
        3. Räumliches Verhalten im Flugzeug
  7. Kommunikation mit Geschäftspartnern
    1. Small Talk – wichtiger als viele glauben
      1. Wie Sie Gesprächspartner finden
      2. Wie Sie ins Gespräch kommen
        1. Gute Gesprächsthemen
        2. Offene Fragen stellen, aktiv zuhören
        3. Das Gespräch weiterführen
      3. Tabuthemen
        1. Keine Fachsimpeleien
        2. Nicht zu jedem Thema etwas sagen
      4. Den Small Talk beenden
      5. Small Talk im Ausland
    2. Am Telefon höflich und souverän
      1. Auf den Gesprächspartner eingehen
      2. Fauxpas beim Telefonieren
      3. Killerphrasen am Telefon
        1. Den Namen des Anrufers nicht verstanden
        2. Anrufer für abwesende Kollegen
        3. Den Anrufer um Geduld bitten
        4. Dem Anrufer nicht weiterhelfen
      4. Sinnvolle Telefonmeldung
        1. Einen Anruf entgegennehmen
        2. Selbst anrufen
      5. Verhalten bei schwierigen Gesprächen
        1. Die wichtigsten Techniken
        2. Gesprächsabbruch
        3. Ruhig und souverän bleiben
        4. Wie Sie lästige Anrufer loswerden
      6. Handy-Etikette
    3. Schriftliche Korrespondenz – stilvoll und zeitgemäß
      1. DIN 5008 oder aus Norm wird Form
        1. Anschrift
        2. Bei akademischen Titeln und Adelstiteln
        3. Bei Amts- und Würdenträgern
        4. In der Diplomatie
        5. Ziffern und Zahlen
      2. Wie Sie Schreiben attraktiver und persönlicher gestalten
        1. Übersichtliche Textaufteilung
        2. Türöffner im Brief
        3. Kein Fachchinesisch
        4. Ihre Unterschrift
        5. Anlagen
      3. Das PS
      4. Verschiedene Anlässe
        1. Anfragen genau formulieren
        2. Freundliche Absagen
        3. Zusagen
        4. Versand Informationsmaterial – mal anders
        5. Freundliche Mahnungen
      5. Grußschreiben mit Ausstrahlung
        1. Geburtstag
        2. Weihnachts- und Neujahrsgrüße
        3. Neujahrsgrüße – die kreative Alternative zur Weihnachtspost
      6. Kondolenzbriefe
        1. Briefbogen und Karte
        2. Wie Sie die Trauernden ansprechen und den Verstorbenen nennen
        3. Dies kann ein Kondolenzbrief enthalten
        4. Zitate verwenden
    4. Online – auch hier ist Stil gefragt
      1. Netikette
      2. Emoticons
      3. Anschriftzeilen und Betreff
        1. Je weniger Empfänger, desto besser
        2. Wer gehört in die cc- und bcc-Zeile?
        3. Der Betreff: So exakt wie möglich
      4. Anrede und Verabschiedung
      5. Signatur und Anhänge
        1. Warum sollten Sie Anhänge erklären?
        2. Manchmal besser mündlich als schriftlich
        3. E-Mail-Knigge
  8. Das Business-Parkett
    1. Meetings
      1. Gäste im Büro empfangen
      2. Im Meetingraum
        1. Wie Sie Ihren Platz einnehmen
      3. Mobiltelefon und Smartphone
      4. Sakko ausziehen
      5. Visitenkarten austauschen
      6. Kundenmeeting beenden
      7. Meetings nachbereiten
    2. Auf Messen
      1. Messe-Fauxpas
      2. So wird Ihr Messeauftritt ein Erfolg
      3. Messen nachbereiten
  9. Geschäftspartner zu festlichen Anlässen einladen
    1. Die Einladung
      1. Wenn Sie eingeladen werden
        1. Dresscodes
      2. Abkürzungen und andere Hinweise
      3. Antwortkarte
      4. Gastgeschenke
        1. Gastgeschenke als Eingeladener
        2. Blumen als Geschenk
      5. Aufgaben des Gastgebers
    2. Das Geschäftsessen vorbereiten
      1. Das richtige Restaurant auswählen
      2. Sitzordnung
      3. Tischanordnungen
    3. Der Ablauf eines Restaurantbesuchs
      1. Betreten des Restaurants
      2. Frau als Gastgeberin
      3. Kleinigkeiten, auf die es manchmal ankommt
        1. Gute Bekannte am Nebentisch
        2. „Herr Ober?“
        3. Wohin mit der Handtasche?
        4. Wohin mit dem Jackett?
        5. Das Proletengedeck
      4. Ihre Aufgaben als Gastgeber im Restaurant
        1. Zahlen und Bestellen
        2. Das Mahl einnehmen
        3. Die Gastgeberpflichten im Überblick:
      5. Aperitif
        1. Die typischen Getränke
        2. Wohin mit dem Gläsern?
      6. Weinwahl des Gastgebers
        1. Am besten den Oberkellner um Empfehlung bitten
        2. Wie teuer, welche Farbe?
        3. Wein degustieren
        4. Von Weißwein zu Rotwein
        5. Wein und Wasser
        6. Süßer Wein, Digestif und Bier
      7. Reden schwingen
      8. Schmeckt nicht – gibt's nicht
      9. Am Buffet
      10. Dank dem Gastgeber
  10. Esskultur und Tischsitten
    1. Gedeck, Besteck & Co.
      1. Die Serviette
        1. Wie Sie Ihre Serviette stilvoll ablegen
      2. Das Gedeck
        1. Platzteller
      3. Umgang mit Gläsern
      4. Anstoßen oder nicht?
      5. Das Besteck und seine Sprache
        1. Die Bestecksprache
        2. Ich mache eine Pause – „20-nach-7-Position“
        3. Ich bin fertig – „20-nach-4-Position“
        4. Das Fischbesteck
        5. Der richtige Umgang mit dem Besteck
        6. Der Gourmetlöffel
    2. Die Speisen
      1. Brot ist keine Vorspeise
      2. Suppentassen und -teller
      3. Salat – und wie man mit ihm umgeht
      4. Schwierige Speisen – ganz einfach
        1. Austern
        2. Geflügel
        3. Hummer
        4. Kaviar
        5. Käse
        6. Krabben
        7. Krebse
        8. Muscheln
        9. Pastete
        10. Spaghetti
        11. Spargel
        12. Zitrone
      5. Schneiden oder nicht schneiden?
        1. Frühstücks-Knigge
      6. Von der Hand in den Mund: Fingerfood
    3. Richtiges Verhalten bei Tisch
      1. Verlassen des Tisches
      2. Gräten und andere Ungenießbarkeiten
      3. Zahnstocher und Körperpflege
      4. Rechnung und Trinkgeld
      5. Pleiten, Pech und Pannen
        1. Wenn Sie etwas zu beanstanden haben
        2. Umgang mit Malheurs
      6. Rauchen oder nicht?
      7. Kaffee und Espresso
      8. Tabus bei Tisch
  11. Glossar
  12. Literaturverzeichnis
  13. Weitere Literatur
  14. Die Autorinnen
  15. Stichwortverzeichnis
  16. Arbeitshilfen online

[1]

Hinweis zum Urheberrecht

Abbildung

Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Freiburg

Vorwort

Nicht mehr nur fachliche Qualifikationen sind der Schlüssel zur Karriere, sondern vor allem die sogenannten Soft Skills: Im Beruf gilt es, eine Beziehung zum Kunden aufzubauen, Teamfähigkeit zu beweisen und das Image des Unternehmens als Mitarbeiter positiv zu repräsentieren. Auch in Bewerbungsgesprächen ist die Persönlichkeit das wichtigste Einstellungskriterium – und nicht die Examensnoten.[2]

Mit diesem TaschenGuide möchten wir Sie in Ihrer Persönlichkeits- und Wertefindung unterstützen: Denn mit Knigge ist nicht nur eine Anweisung für den Gebrauch der Hummerzange gemeint, sondern vor allem der tägliche Umgang miteinander. Dass schon Kleinigkeiten wie Grüßen, Türen aufzuhalten oder Bitte und Danke zu sagen den Alltag freundlicher gestalten, wissen wir alle. Wir geben Ihnen alle Spielregeln für die stilsichere Bewältigung Ihres Berufsalltags an die Hand – von der richtigen Anrede und Kleidung über das Verhalten in Gesprächen und Meetings bis hin zum vollendeten Geschäftsessen. Das größte Geheimnis bei all unseren Tipps heißt Respekt, denn respektvoller Umgang mit Menschen ist die erste Voraussetzung guten Stils.

Wer die Benimmregeln beherrscht, profitiert im Geschäftsleben enorm. Er bewegt sich kompetent und sicher auf dem Business-Parkett und pflegt auch bei Tisch die gehobene Esskultur. Mit Höflichkeit und Respekt meistern Sie selbst heikle Situationen. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Anke Quittschau und Christina Tabernig

Der erste Eindruck: Begrüßung und Anrede

Wer kennt ihn nicht, den Spruch: „Es gibt keine zweite Chance für einen guten ersten Eindruck“. Tatsächlich kann der erste Eindruck ausschlaggebend für weitere Verhandlungen sein. In diesem Kapitel lesen Sie[3]

  • welche Signale den berühmten ersten Eindruck prägen und

  • wie Sie durch richtiges Verhalten bei Begrüßung, Vorstellung und Anrede punkten.

Der erste Eindruck zählt

Beispiel

Ein Bekannter von uns, Inhaber eines Handwerksbetriebes, betrat im Blaumann bekleidet ein exklusives Autohaus. Er wurde von der Informationsmitarbeiterin kritisch gemustert und der Kollege vom Verkauf war auch nicht viel freundlicher. Schade nur, dass nicht auf seiner Stirn stand, wie vermögend und kaufbereit der Kunde war. Er suchte sich nach der schlechten Betreuung ein anderes Geschäft aus, um seinen Traumwagen zu kaufen. Der erste Eindruck ist eben zum Großteil visuell geprägt.

Eine Studie in den USA hat unter dem Decknamen „Speed-Dating“ vor einigen Jahren herausgefunden, dass der erste Eindruck bei Menschen, die sich zum ersten Mal begegnen, im Durchschnitt schon nach drei Sekunden erfolgt. Fremde Männer und Frauen wurden an einem Tisch mit einem Signalgeber für drei Minuten gegenübergesetzt. Sie sollten sich nach dem Gespräch entscheiden, ob Sie mit der Person ein zweites Mal sprechen wollten, um sie näher kennenzulernen. Im Durchschnitt wurde der Signalknopf bereits nach drei Sekunden gedrückt.

Diese Vorgänge werden durch das limbische System gesteuert, unser sogenanntes Reptilienhirn. Schon die Urmenschen mussten schnell einschätzen, ob derjenige, der ihnen entgegenkam, Freund oder Feind war. Damals wie heute gilt die Regel: Je ähnlicher uns jemand ist, desto weniger Unsicherheiten empfinden wir dieser Person gegenüber. Wir sind also nichts anderes als Neandertaler in Nadelstreifen-Anzügen. Wir ziehen uns bewusst ähnliche Kleidung an. Denn je mehr äußere Merkmale übereinstimmen, desto größer die Sympathie des Gegenübers. Passen wir uns also unserem Gegenüber an, erhöht sich die Chance, dass wir schneller als Freund erkannt werden. Ob dieser erste Eindruck dann tatsächlich stimmt, erweist sich natürlich erst im nächsten Schritt.[4]

Die Signale des ersten Eindrucks unterscheiden sich in zwei Kategorien: die bewussten und die unbewussten Signale. Und da fängt gleich die erste Schwierigkeit an. Die bewussten Signale kann nämlich nur der verändern, der seine eigenen Defizite kennt. Leider erhalten wir bei den Themen Umgangsformen und erster Eindruck nur selten ein ehrliches Feedback. Vielleicht geben uns Partner, Geschwister oder Eltern ab und zu einen Hinweis, aber im normalen Berufsleben kommt dies selten vor.

Die bewussten Signale

Zu den sogenannten bewussten veränderbaren Signalen zählt, wie schon erwähnt, Ihre Erscheinung. Hierzu gehören Kleidung, Frisur, Farben und Accessoires. Des Weiteren ist Ihr ganzes Wesen ein Signal, das Sie natürlich auch beeinflussen können. Damit sind vor allem Ihre Mimik, Ihre Gesichtszüge aber auch Ihre Körperhaltung gemeint. Sind Sie ein fröhlicher Mensch oder eher zurückhaltend? Sollten Sie vielleicht mehr aus sich herausgehen oder sich lieber mal zurückhalten? All dies können Sie bewusst trainieren. Ein weiteres veränderbares Element des ersten Eindrucks ist die Sprache. Ihrem Gegenüber fällt die Art und Weise auf, wie Sie ihn grüßen und Ihren Namen nennen. Vorhandene Akzente oder Dialekte klingen an und man nimmt wahr, ob Sie eine laute oder leise, schnelle oder langsame Aussprache haben. Sprache und Stimme sind veränderbar und trainierbar, beispielsweise durch Rhetorikkurse oder Stimmbildungstrainings.[5]

Dr. Albert Mehrabian, Professor an der UCLA (University of California, in Los Angeles), hat in einer Studie folgende Verteilung der Bestandteile des ersten Eindrucks zusammengefasst:

Abbildung

Die äußere Erscheinung spielt bei den bewussten Signalen eine extrem wichtige Rolle, sie ist nicht zu unterschätzen. Die Wortwahl und Melodie ist das nächste, was beim ersten Eindruck ins Gewicht fällt. Und am wenigsten beachten wir das, was jemand in den ersten Sekunden sagt.

Die unbewussten Signale

Neben Kleidung, Körpersprache und Stimme spielt auch der Duft eine unbewusste Rolle für den ersten Eindruck. „Den kann ich nicht riechen“ – an dieser Redewendung ist viel Wahres. Hat unser Gesprächspartner zu viel und zu starkes Parfum aufgetragen oder verströmt er einen unangenehmen Körpergeruch, so sind das negative Einrücke, die sich bei uns festsetzen. Die chemische Reaktion auf Parfums ist bei jedem Menschen unterschiedlich – egal, ob er größere oder geringere Mengen Duftwasser verwendet. Und am Ende des Tages kommt der körpereigene Geruch meist wieder zum Vorschein. Deshalb gehört der Duft zu den unbewussten Kriterien des ersten Eindrucks. Ihm haben wir uns im Kapitel Business Dresscode ausführlich gewidmet.[6]

Das letzte Element, das den ersten Eindruck prägt, ist die Haut. Wenn Sie vor Aufregung feuchte oder kalte Hände bekommen, ist das nur schwer beeinflussbar. Dieser Vorgang spielt sich unbewusst ab und ist kaum zu kontrollieren. Dennoch müssen Sie sich Ihrem Gegenüber nicht so ausliefern. Feuchte Hände können Sie vor dem Handschlag am Hosenbein „trocknen“ und kalte Hände warm reiben. Oder bleiben diese Phänomene bei Ihnen aus? Umso besser! Dann können Sie Ihr Gegenüber unbefangen begrüßen.

Regel Nr. 1:

Bedenken Sie: Ihre gesamte Erscheinung prägt den ersten Eindruck, den Sie auf Ihr Gegenüber machen. Dazu zählen Kleidung, Körpersprache, Stimme, Duft und sogar die Beschaffenheit Ihrer Haut.

Angemessen begrüßen

Jeder Kontakt beginnt mit einer Begrüßung. Dies mag noch als leichteste Übung erscheinen. Doch gerade im Geschäftsleben lauern dabei einige Tücken. Hat man sich begrüßt und vorgestellt, stellt sich die Frage nach der korrekten Anrede.

Ein Beispiel: Herr Professor Schönberg hat sich eben nur mit „Angenehm, Schönberg!“ vorgestellt, aber Sie sind sicher, dass er einen Adelstitel hat. Was passiert jetzt mit seinen akademischen Graden? Und wen stelle ich wem vor, wenn mein Vorgesetzter dazu kommt? Die Kenntnis einfacher Regeln gibt Ihnen die nötige Gelassenheit. Die Begrüßung besteht aus zwei Phasen: dem gesprochenen Gruß und dem gefühlten ersten Eindruck, dem Handschlag. Für beide Phasen gelten unterschiedliche Regeln, die wir Ihnen auf den folgenden Seiten vorstellen.[7]

Wer grüßt zuerst?

Beispiel

Auf der Straße kommt Ihnen eine fremde Person entgegen. Kurz bevor Sie aneinander vorbeilaufen, schauen Sie sich an. Sie erkennen das Zucken in seinen Mundwinkeln und sind selber unschlüssig, ob Sie jetzt grüßen sollen oder nicht. Peinlich berührt schauen beide wieder auf den Gehsteig und gehen schweigend aneinander vorbei.

Soll ich unbekannte Menschen auf der Straße grüßen? In Großstädten kommen Sie eher selten in diese Verlegenheit. In kleineren Gemeinden oder beim Spaziergang in Gegenden, wo sich nur wenige Menschen aufhalten, ist dies durchaus angebracht und üblich. Der Gruß ist eine Respektserweisung dem anderen gegenüber.

Im Geschäftsleben gibt es klare Kategorien. Der Rangniedere grüßt den Ranghöheren zuerst. Besteht keine Hierarchie, sollte derjenige grüßen, der die andere Person zuerst gesehen hat. Ein „Mahlzeit“ gehört übrigens nicht in diese Kategorie des Grüßens und sollte möglichst gar nicht erst über Ihre Lippen kommen. Betreten Sie einen Raum, grüßen Sie zuerst die dort Anwesenden. Hierbei ist nicht nur der Besprechungsraum oder das Büro gemeint. Auch wenn Sie privat unterwegs sind, grüßen Sie beim Eintreten die Anwesenden im Fahrstuhl, beim Bäcker, in der Sauna oder im Wartezimmer der Arztpraxis. Antworten Sie auf einen Gruß möglichst mit den gleichen Worten und spielen Sie nicht den Besserwisser, indem Sie um 12.00 Uhr auf ein „Guten Morgen“ mit einem „Guten Tag“ kontern. So ein Verhalten gleicht einer Zurechtweisung und macht nicht gerade sympathisch.[8]

Regel Nr. 2:

Wer einen Raum betritt, grüßt zuerst – unabhängig von Rang oder Position. Begegnen Sie Ihrem Chef auf dem Flur, grüßt grundsätzlich der Rangniedere den Ranghöheren zuerst.

Der Händedruck

Wer reicht wem die Hand?

Beispiel

Sie sind zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und werden in das Büro Ihres zukünftigen Vorgesetzten geführt. Freundlich wie Sie sind, strecken Sie zur Begrüßung dem dort wartenden Ihre Hand entgegen. Ist das korrekt?

Nein, der Händedruck geht stets von der ranghöheren Person aus. Seien Sie also nicht zu freundlich, indem Sie Ihrem (zukünftigen) Vorgesetzten beim Betreten seines Büros Ihre Hand reichen. Warten Sie ab, wie der Ranghöhere entscheidet. Haben Sie aber Ihre Hand schon ausgestreckt, nehmen Sie sie nicht mehr zurück. Eine gereichte Hand sollte immer erwidert werden. Alles andere wäre unhöflich.

Beispiel

Zwei männliche Kollegen treffen am Samstag in entspannter Shoppinglaune beim Einkaufen aufeinander. Beide sind jeweils in weiblicher, dem anderen noch unbekannter Begleitung. Der eine Kollege streckt dem anderen freudig seine Hand entgegen, doch der andere sagt: „Nee, nee, Ladies first“ und erwidert den Handschlag nicht, sondern streckt seine Hand der ihm unbekannten Frau hin.

Dieser Mann mag es gut gemeint haben, doch sind ihm bei einer Begegnung gleich drei Fauxpas „gelungen“:

  1. Er hat die ihm gereichte Hand ausgeschlagen.[9]

  2. Er hat seinen Kollegen vor anderen Personen gemaßregelt.

  3. Er begrüßt eine Person, die er gar nicht kennt.

Stattdessen sollte er zuerst den begrüßen, den er kennt. Anschließend sollte er sich vorstellen lassen oder er kann sich selbst vorstellen.

Regel Nr. 3:

Begrüßen Sie die Person zuerst, die Sie kennen, und lassen Sie sich dann vorstellen oder stellen Sie sich vor.

Wie gibt man die Hand?

Der Händedruck kann eine Menge über den Menschen aussagen, und er kann Formen annehmen, die andere als unsympathisch oder sogar dominant empfinden.

  • Der Machtdemonstrator: Er erwidert den Händedruck mit zwei Händen oder tätschelt mit der zweiten Hand den Oberarm des Begrüßten (nur bei Freunden möglich).

  • Der Kniefall: Er drückt die Hand seines Gegenübers so fest, dass dieser beinahe in die Knie geht.

  • Der Waschlappen: Er vergisst, seinem Händedruck einen gewissen Druck mitzugeben, so dass sich dieser anfühlt wie ein feuchter Waschlappen, der einem in die Hand gelegt wurde.

  • Der Gleichgültige: Er gibt jemandem die Hand, spricht aber mit einer dritten Person weiter.

Der korrekte Händedruck ist von einem angenehmen Druck und dauert ca. ein bis drei Sekunden. Hände werden gereicht und nicht geschüttelt. Schauen Sie Ihrem Gegenüber dabei in die Augen und nehmen Sie im Sommer die Sonnenbrille ab, solange es keine sich verdunkelnde Lesebrille ist. Was tun, wenn Ihr Gegenüber Ihre Hand beim Händereichen nicht mehr loslässt? Entspannen Sie einfach Ihren Druck, damit signalisieren Sie, dass Sie Ihre Hand gerne zurück hätten. Wenn Ihr Gegenüber nicht ganz emotionslos ist, wird er die schlaffe Hand in seiner spüren und sie frei geben.[10]

Regel Nr. 4:

Achten Sie auf Ihren Händedruck: Er sollte nicht zu fest, aber auch nicht zu locker sein und maximal ein bis drei Sekunden dauern. Schauen Sie Ihrem Gegenüber immer freundlich in die Augen.

Zur Begrüßung aufstehen

Beispiel

Sie sitzen mit Ihren Kunden und Kollegen an einem Besprechungstisch, und ein Mitarbeiter betritt den Raum, um, wie abgesprochen, eine Produktpräsentation zu halten. Als er an den Tisch herantritt, um die Gäste zu begrüßen, stehen nur die Herren auf, die anwesenden Kolleginnen und die Kundin bleiben sitzen. Macht man das so?

Sobald Ihnen eine Person entgegentritt und Sie begrüßen möchte, sollten Sie aufstehen. Dies gilt sowohl für Männer als auch für Frauen. Sie bringen damit zum Ausdruck, dass Sie Ihrem Gegenüber den nötigen Respekt entgegenbringen. Im Geschäftsleben ist es für Frauen sehr viel angenehmer, auf der gleichen Augenhöhe zu kommunizieren und nicht angestrengt den Kopf in den Nacken zu legen und nach oben schauend sprechen zu müssen. Sollten Sie am Schreibtisch sitzen, stehen Sie auf und gehen um diesen herum. Damit bauen Sie Barrieren ab, die sichtbar zwischen Ihnen stehen. Bieten Sie Ihren Gästen danach einen Platz an. Im Privatleben und gerade auf Bällen dürfen Frauen sitzen bleiben, solange keine ältere Dame auf sie zukommt. Wer nun jünger ist oder nicht, mag nicht immer ganz einfach einzuschätzen sein. Sollten Sie bei einer jüngeren Dame einmal aufstehen, ist dies kein Fauxpas, denn für jemanden aufzustehen, ist immer ein Zeichen von Respekt.[11]

Regel Nr. 5:

Im Berufsleben stehen sowohl Männer als auch Frauen zur Begrüßung auf.

Sich und andere vorstellen

Wie stellen Sie sich sympathisch vor und wie machen Sie eine adäquate Gegenvorstellung? Was sollten Sie beachten, wenn Sie Personen miteinander bekannt machen? In unseren Trainings werden die meisten Teilnehmer bei diesem Thema nervös. Viele machen sich hier die größten Gedanken, doch oft sind solche Situationen sehr entspannt und alles läuft von alleine. Um Ihnen aber eine Sicherheit zu geben, hier die wichtigsten Tipps zum Vorstellen.

Wie stelle ich mich sich selbst vor?

Beispiel

Zwei fremde Personen begegnen sich zum ersten Mal auf einer Veranstaltung. Sie nähern sich zaghaft an, reichen sich die Hände und stellen sich vor: „Guten Tag, Meier mein Name!“, „Sehr erfreut, ich bin Frau Müller.“

Solche Vorstellungen hört man häufig. Es geht aber schöner. Eine positive Selbstvorstellung lautet: „Guten Tag, ich bin Vorname Nachname.“ Nennen Sie eventuell noch Ihre Position im Unternehmen bzw. die Aufgabe, die Sie erfüllen. Damit geben Sie oft ein Thema für den ersten Small Talk vor. Die Gegenvorstellung im obigen Beispiel ist auch nicht mehr aktuell. Ob Sie eine Frau oder ein Mann sind, darauf müssen Sie nicht hinweisen. Diese Tatsache sieht man meistens. Lassen Sie also Frau oder Herr weg und ersetzen Sie es durch Ihren Vornamen.

Die Vorstellung sowie die Gegenvorstellung umfassen nur Vor- und Nachname. Stellen Sie sich bitte nie mit Ihren Titeln oder akademischen Graden vor. Auch Doktoranden unter sich sprechen sich nicht mit den Titeln an. Natürlich wird es dadurch nicht gerade einfacher herauszufinden, wie die korrekte Anrede der Person ist, die man gerade kennengelernt hat.[12]

Gemäßigt im Ton und ohne Floskeln

Kennen Sie die Menschen, die sich vor Sie hinstellen, die Hand ausstrecken und mit scharfem Ton nur ihren Nachnamen nennen? Besonders sympathisch ist das nicht. Man erwartet fast noch, dass die Hacken laut zusammenklappen wie beim Militär. Es ist weitaus angenehmer, wenn man bereits bei der Vorstellung die Stimme seines Gegenübers mitbekommt. Immerhin haben wir anfangs gesehen, dass die Stimme 38 % des ersten Eindrucks prägt. Geben Sie Ihrem Gegenüber also auch die Chance, sie zu hören.

Dann gibt es noch die Menschen, die meinen sehr höflich zu sein, wenn sie fragen: „Gestatten, dass ich mich vorstelle?“ oder „Darf ich mich Ihnen vorstellen? Mein Name ist….“ Nun, das ist in der Tat sehr nett gemeint, aber heutzutage nicht mehr üblich, sondern gilt als übertriebene Beflissenheit. Wir müssen uns nichts erlauben oder gestatten lassen, was die Vorstellung betrifft. Diese alten Zöpfe können wir getrost abschneiden.

Verhalten einer Gruppe gegenüber

Wenn Sie auf eine Gruppe zukommen, sollten Sie Ihren Namen ab und an bei der Begrüßungsrunde wiederholen. So gehen Sie sicher, dass auch der letzte in der Runde Ihren Namen zumindest einmal gehört hat.[13]

Noch ein wichtiger Aspekt: Stoßen Sie auf eine Gruppe, bei der Sie nur eine Person kennen, begrüßen Sie den Bekannten zuerst mit Handschlag. Stellt er Sie dann nicht der Gruppe vor, nehmen Sie das selbst in die Hand. Suchen Sie sich dabei die ranghöchste Person als erstes aus und gehen von dieser der Reihe nach die Vorstellungsrunde durch. Kennen Sie die Rangordnungen nicht, starten Sie bei einer Dame der Gruppe. Kommen Sie aber nicht auf die Idee, zuerst alle Damen und dann die Herren zu begrüßen. Dieser Zick-Zack-Parcours könnte verwirrend und umständlich wirken. Leiten Sie ruhig Ihre Begrüßung mit den Worten ein: „Ich fange der Einfachheit halber bei Ihnen an …“ Und gehen dann der Reihenfolge nach die Personen ab.

Die korrekte Gegenvorstellung

Viele reagieren auf eine Vorstellung mit den Floskeln „angenehm“ oder „sehr erfreut“. Freundlicher ist da schon ein „Freut mich, Sie kennenzulernen.“ Eine sympathische und moderne Gegenvorstellung klingt allerdings genauso wie eine Vorstellung: „Guten Tag, (und) ich bin Vorname Nachname.“ Der Nachsatz: „Wie schön, dass wir uns endlich persönlich kennenlernen“ ist die modernere Variante von „angenehm“.

Regel Nr. 6:

Sowohl die Selbst- als auch die Gegenvorstellung sollte folgendermaßen formuliert werden: „Guten Tag, mein Name ist/ich bin/ich heiße Vor- und Nachname.“ Alte Floskeln wie „Erlauben Sie, dass …“ oder „angenehm“ gehören nicht mehr dazu.

Wie stelle ich andere vor?

Sie befinden sich in einem größeren Kreis, als jemand dazukommt, der nur Ihnen bekannt ist. Begrüßen Sie ihn und stellen Sie ihn der Gruppe vor. Hier gilt als erste Regel: Ankommende werden Anwesenden vorgestellt. Stellen Sie dabei die Personen mit all ihren Titeln und akademischen Graden vor. Nur dann können die Anderen den Fremden korrekt ansprechen. Die zweite Regel besagt: Die wichtigere Person erhält zuerst die Information, wer vor ihr steht. Ein einfaches Beispiel hierfür ist folgendes:[14]

Beispiel

Sie stehen mit der neuen Praktikantin am Kopierer und Ihr Vorgesetzter kommt den Gang entlang. Sie grüßen zuerst und machen folgende Vorstellung: „Lieber Herr Thöres, ich möchte Ihnen unsere neue Praktikantin, Frau Matter, vorstellen. Liebe Frau Matter, dies ist unser Geschäftsführer, Herr Thöres.“

Situationen, die in den privaten Bereich hineinreichen, sind dagegen nicht immer ganz eindeutig. Treffen Sie Ihren Vorgesetzten am Samstag in der Stadt, stellen Sie ihm Ihre Partnerin bzw. Ihren Partner vor. Etwas unangenehmer könnte es werden, wenn man seine Begleitung vorgestellt hat, der Vorgesetzte aber vergisst, seine Begleitung vorzustellen. Zu mutmaßen, ob dies seine Frau oder Tochter ist, ist keine passende Frage. Die bessere Lösung ist die Flucht nach vorne. Zum Beispiel mit den Worten: „Wir haben uns noch gar nicht bekannt gemacht. Ich bin Vorname Nachname.“ Meist wird auf Ihre Selbstvorstellung auch eine Gegenvorstellung kommen und Sie wissen dann, mit wem Sie es zu tun haben. Werden Sie also in solchen Situationen aktiv und rätseln Sie nicht lange herum.[15]

Regel Nr. 7:

Ankommende werden Anwesenden vorgestellt. Die wichtigste Person erfährt zuerst, wer vor ihr steht.

Die richtige Anrede

In den meisten Fällen lautet die korrekte Anrede: Gruß, Herr/Frau Nachname. Tückisch wird die Sache erst, wenn Adelstitel oder akademische Grade hinzukommen, diese sollten auf jeden Fall genannt werden. Der Adelstitel ist zudem Bestandteil des Namens.

Den anderen beim Namen nennen

Jeder hört gerne seinen Namen, aber nur wenn er auch korrekt ausgesprochen wird. Den Namen wiederholt falsch auszusprechen oder ihn zu verwechseln, wirkt sehr unhöflich. Doch ist es nicht immer die leichteste Übung, sich die Namen seiner Geschäftspartner auf Anhieb zu merken. Das Nachfragen beim Erstkontakt ist kein Verbrechen. Fragen Sie aber bitte nicht drei Mal nach. Auch das wäre unhöflich. Nennen Sie Ihren Gesprächspartner im Laufe Ihrer Unterhaltung ab und zu beim Namen oder verabschieden Sie sich mit der Nennung seines Namens. Übertreiben Sie dabei aber nicht.

Anrede bei Titeln und Adelstiteln

Beispiel

Haben Sie mit österreichischen Geschäftspartnern zu tun, sollten Sie wissen, dass die Österreicher stolz auf Ihren Titel sind und diesen auch gerne hören. Die Titel unterscheiden sich jedoch erheblich von denen in Deutschland. Es gibt beispielsweise „Berufstitel“ wie Hofrat, Medizinalrat oder Kammersänger, die vom Bundespräsidenten für besondere berufliche Leistungen verliehen werden. Auch der Herr Diplomkaufmann oder die Frau Diplom-Psychologin möchten genau so angesprochen werden. Sie merken schon: Der Titel kann wichtiger sein als der Name, der häufig entfällt. Erkundigen Sie sich deshalb im Vorfeld eines Geschäftskontaktes gezielt nach Titeln.[16]

Bei Adelstiteln

Treffen Sie auf einen Gesprächspartner, der einen Adelstitel hat, wird dieser in der Anrede mitgenannt. Die einfachste Variante ist, wenn es sich um das bloße „von“ handelt. Dann heißt es „Guten Abend, Herr von Münchhausen“. Wissen Sie, dass Ihr Gegenüber Baron bzw. Freiherr ist oder einen Grafentitel trägt, sprechen Sie ihn mit: „Guten Abend, Graf Schönberg“ an. Das kleine Wörtchen „von“ fällt bei dieser Anrede weg. Sobald ein Graf oder Baron vor Ihnen steht, entfällt die Anrede mit Herr/Frau. Herr Graf oder Frau Gräfin sagten früher nur die Angestellten und drückten damit ihre Untertänigkeit aus. Bei einem Geschäftskontakt gibt es diese Differenzierung nicht, sondern man steht auf der gleichen Stufe. Einen Adelstitel allerdings dürfen Sie bei der Anrede erst weglassen, wenn er Ihnen vom Träger erlassen wird. Gleiches gilt auch für akademische Grade. Wenn ein dritter Gesprächspartner Ihren adeligen Geschäftskollegen ohne Titel anspricht, kommen Sie also nicht auf die Idee, es ihm gleich zu tun. Sie wissen nicht, wie sich die beiden bezüglich der Ansprache geeinigt haben.

Regel Nr. 8:

Adelstitel gehören zum Namen und sollten bei der Anrede mit genannt werden. Graf von Petershausen, wird mit „Guten Tag, Graf Petershausen“ angesprochen – also ohne „Herr“ und ohne „von“. Das einfache „von“ (ohne Adelstitel) hingegen wird in der Anrede nicht weggelassen.[17]

Bei akademischen Graden

Bei akademischen Graden wird in der Anrede immer nur der höchste Titel genannt. Wird Ihnen ein Professor Dr. Huber vorgestellt, sprechen Sie ihn mit „Guten Tag, Herr Professor Huber“ an. Auf der Adresse eines Briefumschlages sollten Sie aber alle Titel hinschreiben. Haben Sie einen Gesprächspartner, der Dr. Dr. h.c. Caesar heißt, sprechen Sie ihn bei der Anrede nur mit einem Doktortitel an. Verwirrung kann aufkommen, wenn jemand sowohl akademische als auch adelige Titel hat. Beide Titel werden bei der Anrede genannt. Dabei gilt folgende Reihenfolge: akademischer Grad, Adelstitel, Nachname (z. B. Guten Tag, Dr.

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