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Ausbildungszeugnisse und Referenzschreiben

So arbeiten Sie mit diesem Buch

Mit diesem Buch bieten wir Ihnen Unterstützung, wenn Sie rasch ein professionelles Zeugnis erstellen oder ein aussagekräftiges Referenzschreiben verfassen wollen.

Dazu geben wir Ihnen zunächst in Kapitel 1 eine Übersicht zu den Beschäftigungsverhältnissen und sagen Ihnen, wer auf ein Zeugnis Anspruch hat – und wer nicht. Und wir geben Ihnen Antworten auf die vielen, häufig gestellten Fragen rund um die Themen Ausbildungszeugnisse und Referenzschreiben.

Dann bieten wir Ihnen Unterstützung beim „Doing”: Mit der Ablaufcheckliste, dem Bewertungsbogen und der Checkliste können Sie die Erstellung eines Zeugnisses sicher und effizient organisieren und auch den Ablaufprozess mit diesen einfachen Mitteln standardisieren. Diese Arbeitshilfen finden Sie in den Kapiteln 2 und 3.

Den Kern des Buches bilden über 90 Musterzeugnisse und Referenzschreiben, die Sie sich in den Kapiteln 5, 6 und 7 ansehen können. Wir haben für die zweite Auflage neue Zeugnisse zu neuen Berufsbildern aufgenommen. Zudem haben wir einige Zeugnisse ins Englische übertragen. Denn auch an Azubis, Trainees und Praktikanten geht die Internationalisierung der Arbeitswelt nicht spurlos vorbei und einige zieht es, um neue Erfahrungen zu sammeln, ins Ausland.

Wenn Sie sich vertiefen wollen in die Tücken und Regeln der Zeugniserstellung und der Zeugnissprache, geben wir Ihnen einen Einblick in die Zeugnisschreibwerkstatt mit dem „Crashkurs Zeugniserstellung” (Kapitel 4). Wir gehen auf die Besonderheiten und Unterschiede von Zeugnissen und Referenzschreiben ein, berichten davon, was üblich ist, und bieten Ihnen zahlreiche individuelle Textbausteine.

Und last but not least: Alle Arbeitshilfen und Muster finden Sie im Internet unter www.haufe.de/arbeitshilfen – für Sie als Leser kostenlos zum Download.

Wir wünschen Ihnen viel Erfolg!

Dr. Thorsten Knobbe, Dr. Mario Leis und Dr. Karsten Umnuß

1   Die wichtigsten Fragen zu Zeugnis und Referenzschreiben

Die Arbeitswelt zeichnet sich durch eine Vielzahl von unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen aus. In der betrieblichen Praxis trifft man gerade im Zusammenhang mit Aus- und Weiterbildungssachverhalten auf eine Reihe von unterschiedlichen Beschäftigungsverhältnissen, denen man auch bei der Zeugniserstellung oder der Ausstellung von Referenzen differenziert Rechnung tragen muss. Um Ihnen bei der zu treffenden Einordnung und Behandlung eine Hilfestellung zu geben, haben wir Ihnen nachfolgend zunächst eine Übersicht zu den wichtigsten Beschäftigungsverhältnissen insbesondere im Zusammenhang mit einer Aus- oder Weiterbildung zusammengestellt.

Welche Beschäftigungsverhältnisse sind möglich?

Zu unterscheiden sind folgende Beschäftigungsverhältnisse:

  1. das Berufsausbildungsverhältnis: Hier gilt das Berufsbildungsgesetz (BBiG) uneingeschränkt und gem. § 10 Abs. 2 BBiG grundsätzlich (auch) die arbeitsrechtlichen Rechtsvorschriften und Rechtsgrundsätze (z.B. Auszubildende);

  2. das Beschäftigungsverhältnis außerhalb eines Berufsausbildungsverhältnisses, das aber gleichwohl eine Art „besonderes Ausbildungsverhältnis” darstellt. Gem. § 26 BBiG gelten die Vorschriften der §§ 10–23 BBiG (d. h. auch die Regelung zum Zeugnisanspruch in § 16 BBiG und gem. § 10 Abs. 2 BBiG grundsätzlich (auch) die arbeitsrechtlichen Rechtsvorschriften und Rechtsgrundsätze) und § 25 BBiG mit den Maßgaben des § 26 BBiG (z.B. Praktikanten, Volontäre, Betriebspraktikanten zur beruflichen Fortbildung, Anlernlinge);

  3. das Beschäftigungsverhältnis außerhalb eines Berufsausbildungsverhältnisses, das kein „besonderes Ausbildungsverhältnis” im Sinne des § 26 BBiG darstellt (z.B. Umschüler);

  4. das „klassische” Arbeitsverhältnis: Hier gelten nur die Regelungen des Arbeitsrechts, nicht aber die des BBiG, auch nicht entsprechend (z.B. Anlernlinge, Werkstudenten, Trainees, Ferienarbeit von Schülern, Beschäftigte im Eingliederungsverhältnis);

  5. ein besonderes Rechtsverhältnis eigener Art, das der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dient, bzw. ein vertraglich vereinbartes verlängertes Bewerbungsverhältnis (z.B. Schnupperkurs-Teilnehmer im „Einfühlungsverhältnis”);

  6. öffentlich-rechtliche Sonderverhältnisse, bei denen u. a. der Betrieb nur als besonderer Unterrichtungs- bzw. Ausbildungsort im Rahmen der öffentlich-rechtlich geregelten Aus- und Weiterbildung dient (z.B. 1-Euro-Jobber, Betriebspraktika von Schülern, Fachhochschul- und Hochschulpraktikanten);

Vom Arbeitsverhältnis ist das Freie-Mitarbeiter-Verhältnis abzugrenzen, für das die Regelungen des Arbeitsrechts nicht gelten (z.B. selbstständige Berater).

1.1   Wer hat Anspruch auf ein Zeugnis?

Auszubildende

Die betriebliche Berufsausbildung ist im Berufsbildungsgesetz (BBiG) geregelt. Neben der (betrieblichen) Berufsausbildung regelt das BBiG auch die berufliche Fortbildung und die berufliche Umschulung. Das BBiG regelt heute grundsätzlich die Berufsausbildung in allen Berufs- und Wirtschaftszweigen.

Auszubildender ist, wer eine im Einzelnen genau geregelte, möglichst vollständige Ausbildung zu einem anerkannten Lehrberuf durchläuft (insbesondere in Handel, Gewerbe und Handwerk) und eine abschließende Prüfung anstrebt.1

Auszubildende haben Anspruch auf ein Zeugnis gem. § 16 BBiG.

Praktikanten

Praktikant ist, wer sich für eine vorübergehende Dauer zum Erwerb praktischer Kenntnisse und Erfahrungen einer bestimmten betrieblichen Tätigkeit und Ausbildung, die keine systematische Berufsausbildung darstellt, im Rahmen einer Gesamtausbildung unterzieht, weil er diese für die Zulassung zum Studium oder Beruf, zu einer Prüfung oder zu anderen Zwecken benötigt. Der Ausbildungszweck steht damit im Vordergrund. Die Vergütung ist der Höhe nach deshalb auch eher eine Aufwandsentschädigung oder Beihilfe zum Lebensunterhalt.2 Der Arbeitgeber muss dem Praktikanten – im Gegensatz zum Auszubildenden – nur die Gelegenheit geben, selbst den gewünschten Nutzen für das berufliche Fortkommen zu ziehen, indem er ihm die betrieblichen Informationen, die personelle Einweisung, die Unterlagen und das erforderliche Material gibt.

Das Vertragsverhältnis von Praktikanten ist in der Regel als besonderes Ausbildungsverhältnis im Sinne des § 26 BBiG einzustufen. Das hat zur Folge, dass die §§ 10–23 und § 25 BBiG mit den in § 26 BBiG vorgesehenen Modifikationen ebenso Anwendung finden wie über § 10 Abs. 2 BBiG das (übrige) Arbeitsrecht, einschließlich des arbeitsrechtlichen Anspruchs auf ein Zeugnis.

Volontäre

Volontär ist, wer zum Zwecke der Ausbildung für einen Arbeitgeber tätig wird, ohne dass mit der Ausbildung eine vollständig abgeschlossene Fachausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf beabsichtigt ist. Volontieren bedeutet „Lernen durch praktisches Erarbeiten und Mitwirken im Betrieb”. Ausdrücklich gesetzlich geregelt ist das Volontariatsverhältnis nur in § 82a HGB als kaufmännischer Volontär; die Definition des § 82a HGB wird allerdings auch auf Volontäre anderer Berufszweige angewandt.

Der Volontär ist in Anlehnung an § 82a HGB gegenüber dem Ausbildenden zu Dienstleistungen verpflichtet, während der Ausbildende Wissens- und Kenntnisvermittlung schuldet. Der Volontär legt im Gegensatz zum Auszubildenden keine Abschlussprüfung ab und seine Ausbildungszeit ist i. d. R. erheblich kürzer. Er ist an einer Ausbildung auf einem oder mehreren bestimmten Gebieten interessiert, ohne dass diese Ausbildung für seinen späteren Hauptberuf zwingend vorgeschrieben ist. Vom Volontär wird keine vollständige abgeschlossene Fachausbildung in einem anerkannten Ausbildungsberuf angestrebt, eher ist hier eine Verbreiterung und Vertiefung der Fachkenntnisse das Ziel. Beim Volontariat ist erforderlich, dass eine inhaltlich geordnete Ausbildung für eine zeitlich angemessene Dauer durchlaufen wird. Das Vertragsverhältnis muss einem Berufsausbildungsverhältnis ähnlich sein.3 Für Volontariate ist zwingend eine angemessene Vergütung zu gewähren.

Das Vertragsverhältnis von Volontären ist in der Regel als besonderes Ausbildungsverhältnis im Sinne des § 26 BBiG einzustufen mit der Folge, dass die §§ 10–23 und § 25 BBiG mit den in § 26 BBiG vorgesehenen Modifikationen ebenso Anwendung finden wie über § 10 Abs. 2 BBiG das (übrige) Arbeitsrecht, einschließlich des arbeitsrechtlichen Anspruchs auf ein Zeugnis.

Betriebspraktikanten zur beruflichen Fortbildung

Bei einem Betriebspraktikanten zur beruflichen Fortbildung ist das Praktikum nicht auf eine Gesamt- oder Grundausbildung ausgerichtet, sondern soll es ermöglichen, bereits vorhandene berufliche Kenntnisse und Fertigkeiten zu erhalten, zu erweitern, der technischen Entwicklung anzupassen oder beruflich aufzusteigen (§ 1 Abs. 4 BBiG). Die berufliche Fortbildung ist in den §§ 53 ff. BBiG nur ansatzweise geregelt.

Auf ein derartiges Praktikum sind deshalb nicht ohne weiteres die für ein Arbeitsverhältnis geltenden Rechtsvorschriften und Rechtsgrundsätze anzuwenden. Es ist deshalb im Einzelfall zu prüfen, ob das Praktikum im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses abgeleistet worden ist4 oder ob bei erstmaliger Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten ein besonderes Ausbildungsverhältnis im Sinne des § 26 BBiG vorliegt5, wobei sich dann der Zeugnisanspruch nach § 16 BBiG richtet und auch hier über § 10 Abs. 2 BBiG das (übrige) Arbeitsrecht, einschließlich des arbeitsrechtlichen Anspruchs auf ein Zeugnis, Anwendung findet.

Umschüler

Ein Umschüler ist ein Lernender, der bereits eine Ausbildung abgeschlossen hat. Das Umschulungsverhältnis wird in den §§ 58 ff. BBiG zwar behandelt, aber nicht vertieft geregelt. Gem. § 1 Abs. 5 BBiG soll die berufliche Umschulung zu einer anderen beruflichen Tätigkeit befähigen. Sie ist auf eine schnelle Wiedereingliederung des Umschülers in den Arbeitsprozess angelegt. Es handelt sich bei Umschulungen i. d. R. um von der öffentlichen Hand (meist der Bundesagentur für Arbeit) geförderte Maßnahmen. Das Gesetz geht davon aus, dass Umschüler keine Arbeitnehmer sind. Die Vorschriften über das Berufsausbildungsverhältnis sind auch nicht anwendbar, da es bei einer Umschulung nicht um die erstmalige Vermittlung von Kenntnissen und Fertigkeiten geht, § 26 BBiG dies aber voraussetzt.

Mangels Arbeitnehmereigenschaft und aufgrund Nichtanwendbarkeit der §§ 26 und 10 Abs. 2 BBiG kann sich ein Zeugnisanspruch nur auf § 630 BGB stützen.

Anlernlinge

Der Anlernling ist eine Person, die in einem engeren Fachgebiet eine (planmäßige) Spezialausbildung erhält. In dem Anlernverhältnis sollen erst die notwendigen Kenntnisse gesammelt werden. In Abgrenzung zum Auszubildenden ist die Dauer der Ausbildung kürzer und die persönliche Bindung an den Ausbildenden geringer. Das Anlernverhältnis unterscheidet sich vom Praktikum dadurch, dass hier nicht der Erwerb von Kenntnissen oder Fähigkeiten im Vordergrund steht, sondern bereits der Austausch von Arbeitskraft und Vergütung, auch wenn noch die erforderlichen Kenntnisse fehlen und vermittelt werden müssen.

Beim Anlernverhältnis besteht eine Grenzsituation: Betrachtet man die (relativ kurze) Kenntnisvermittlung, so steht das Anlernverhältnis dem Ausbildungsverhältnis näher. Betrachtet man aber auch den Leistungsaustausch, der schon in größerem Umfang stattfindet, so ist es dem normalen Arbeitsverhältnis näher. Anlernverhältnisse können deshalb einerseits als normale Arbeitsverhältnisse ausgestaltet werden; andererseits aber auch als besonderes Ausbildungsverhältnis gem. § 26 BBiG.

Die Zuordnung richtet sich danach, in welchem Bereich tatsächlich der Schwerpunkt liegt, denn entweder ist der Anlernling primär zum Zweck des Leistungsaustauschs eingestellt (dann normales Arbeitsverhältnis) oder, wie es § 26 BBiG beschreibt, um berufliche Fertigkeiten, Kenntnisse, Fähigkeiten oder berufliche Erfahrungen zu erwerben. Ein Anlernverhältnis als besonderes Ausbildungsverhältnis nach § 26 BBiG liegt daher vor, wenn nach dem Vertrag und der tatsächlichen Handhabung der Ausbildungszweck im Vordergrund steht. Dazu ist es erforderlich, dass sich der Anlernende hinsichtlich Umfang und Inhalt seiner Anlernverpflichtung konkret bindet.

Liegt der Schwerpunkt auf einem Leistungsaustausch, richtet sich der Zeugnisanspruch direkt nach den arbeitsrechtlichen Regelungen. Liegt ein besonderes Ausbildungsverhältnis nach § 26 BBiG vor, beruht der Zeugnisanspruch auf § 16 BBiG und über § 10 Abs. 2 BBiG findet das (übrige) Arbeitsrecht Anwendung.

Schnupperkurs-Teilnehmer im „Einfühlungsverhältnis”

Bei einem so genannten Einfühlungsverhältnis, das oft auch als „Schnupperkurs” oder „unverbindliche Kennenlernphase” bezeichnet wird, bestehen keine gegenseitigen Verpflichtungen zur Leistung und Gegenleistung. Es bestehen weder Arbeitspflicht noch Direktionsrecht. Der Bewerber muss auch keine bestimmte Arbeitszeit einhalten.6 Der Bewerber ist lediglich dem Hausrecht des Arbeitgebers unterworfen. Selbst wenn der Bewerber produktiv arbeitet, besteht mangels vertraglicher Abrede kein Anspruch auf ein Arbeitsentgelt.

Der Zweck des Einfühlungsverhältnisses ist dem des Probearbeitsverhältnisses sehr ähnlich. Das Probearbeitsverhältnis soll dem Arbeitgeber die Möglichkeit geben, die Eignung des Arbeitnehmers für den Arbeitsplatz zu erproben. Dagegen soll das Einfühlungsverhältnis dem potenziellen Arbeitnehmer die Möglichkeit geben, die betrieblichen Gegebenheiten kennenzulernen, während der Arbeitgeber feststellen kann, ob der Arbeitnehmer in den Betrieb passt.

Um der Gefahr der Umgehung zwingender arbeitsrechtlicher Vorschriften zu begegnen, soll nur eine begrenzte maximale Zeitspanne für das Einfühlungsverhältnis zulässig sein: Die dazu vertretenen Meinungen reichen von einer Woche über bis zu zehn Tagen bei komplizierten Tätigkeiten bis zu einer zulässigen Maximaldauer von auch mehreren Wochen, wenn keine gegenseitigen Verpflichtungen begründet werden.

Die rechtliche Einordnung des Einfühlungsverhältnisses ist unklar: Da mangels Arbeitsverpflichtung kein echtes Arbeitsverhältnis besteht (auch wenn irgendein Entgelt für den Zeitaufwand gezahlt werden sollte), soll es sich um ein loses Rechtsverhältnis eigener Art handeln, das der Anbahnung eines Arbeitsverhältnisses dient, bzw. um ein vertraglich vereinbartes verlängertes Bewerbungsverfahren.

Ein gesetzlicher Zeugnisanspruch besteht hier nicht.

Betriebspraktika von Schülern

Bei Betriebspraktika von Schülern liegt weder ein Ausbildungsverhältnis noch ein Arbeitsverhältnis mit dem Betriebsinhaber vor. Die von den Schülerpraktikanten zu verrichtende Tätigkeit ist ihrer Art nach keine weisungsgebundene Tätigkeit, die der Verwirklichung des arbeitstechnischen Zwecks des Betriebs dienen soll.

Der Einsatz der Schülerpraktikanten erfolgt in erster Linie zur persönlichen Information über einen Teil der sozialen Wirklichkeit, um den Schülern ihre Ausbildungs- und Berufswahl zu erleichtern. Der Einsatz im Betrieb soll zu einer kritischen Auseinandersetzung mit der Arbeits- und Berufswelt führen.7

Bei den Betriebspraktika handelt es sich deshalb um Schulveranstaltungen, die in einem Betrieb als Unterrichtsort durchgeführt werden. Die Einzelheiten der mit der Durchführung verbundenen Pflichten und Rechtsbeziehungen ergeben sich aus dem Schulrecht und den für Betriebspraktika erlassenen Richtlinien.

Gehen Schüler allerdings einer Ferienarbeit nach, um Geld zu verdienen, kommt regelmäßig ein Arbeitsvertrag zustande. Die Hauptsache ihrer Tätigkeit liegt dann in der entgeltlichen Arbeitsleistung und nicht in der Ausbildung.

Ein gesetzlicher Zeugnisanspruch besteht nicht, wenn es sich um Betriebspraktika im Rahmen von Schulveranstaltungen handelt. Bei (normaler) Ferienarbeit richtet sich der Zeugnisanspruch nach den arbeitsrechtlichen Regelungen.

Fachhochschul- und Hochschulpraktikum

Fachhochschul- und Hochschulpraktikanten sind Studenten, die im Rahmen ihres Studiums in Betrieben eine dem Studienziel dienende praktische Ausbildung erhalten. Ihr Rechtsverhältnis zum Ausbildungsbetrieb ist aber nicht als besonderes Ausbildungsverhältnis im Sinne des § 26 BBiG einzustufen – sie unterfallen deshalb nicht dem BBiG, sind keine „echten” Praktikanten8 und bleiben auch während der Zeit des Praktikums schwerpunktmäßig der Hoch- bzw. Fachhochschule zugeordnet.

Das Arbeitsrecht findet keine Anwendung. Ein Zeugnisanspruch besteht nicht.

Werkstudenten

Werkstudenten werden während ihres Studiums regelmäßig nicht zu ihrer Berufsausbildung, sondern im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses beschäftigt. Anders als beim Praktikanten steht die Ausbildung nicht im Vordergrund, sondern die entgeltliche Arbeitsleistung.

Ein Zeugnisanspruch richtet sich nach den arbeitsrechtlichen Regelungen.

Trainee

Ein Trainee ist i. d. R. ein Hochschulabsolvent, der von einem Arbeitgeber als Nachwuchskraft aufgebaut wird. Der Trainee ist deshalb ein Arbeitnehmer, der durch das Traineeprogramm häufig verschiedene Bereiche des Unternehmens kennenlernen soll, um später eine Fach- oder Führungsposition zu übernehmen. Auf diese Weise wird im Interesse des Unternehmens und des Trainees die Position ermittelt, für die er bestmöglich geeignet erscheint. Zwar besteht der Zweck des Traineeprogramms auch im Lernen, jedoch stellt dies nicht den überwiegenden Teil des Programms dar, da die theoretischen Kenntnisse bereits durch die abgeschlossene Ausbildung vermittelt wurden. Der Austauschcharakter von Arbeitsleistung und Entgelt steht hier im Vordergrund. Bei dem Fachtrainee, der nur wenige Bereiche des Unternehmens durchläuft und unmittelbar einem Fachbereich zugewiesen wird, ist dies noch deutlicher der Fall.

Ein Zeugnisanspruch richtet sich nach den arbeitsrechtlichen Regelungen.

„1-Euro-Jobber”

So genannte. „1-Euro-Jobber” sind erwerbsfähige Hilfebedürftige, die keine Arbeit finden können und im öffentlichen Interesse liegende Aufgaben übernehmen, für die ihnen eine Vergütung zu zahlen ist.

Vom tatsächlichen Erscheinungsbild her sind die 1-Euro-Jobber mit Arbeitnehmern identisch, sie sind persönlich abhängig. Jedoch wird nach dem ausdrücklichen Wortlaut des § 16d Abs. 7 SGB II kein Arbeitsverhältnis begründet. Der Gesetzgeber hat sich dafür entschieden, die in dieser Form Beschäftigten aus dem Anwendungsbereich des Arbeitsrechts herauszunehmen. Es handelt sich um ein durch einen Verwaltungsakt begründetes öffentlich-rechtliches Verhältnis eigener Art.

Ein arbeitsrechtlicher Zeugnisanspruch besteht nicht.

Eingliederungsverhältnis

Das so genannte Eingliederungsverhältnis basiert auf den Regelungen der §§ 88 ff. SGB III. Der § 88 SGB III sieht vor, dass Arbeitgeber Zuschüsse zu dem von ihnen gezahlten Lohn bekommen, wenn sie Arbeitnehmer beschäftigen, die ohne die Leistung nicht oder nicht dauerhaft in den Arbeitsmarkt eingegliedert werden können. Die Tätigkeit innerhalb des Eingliederungsverhältnisses entspricht zivilrechtlich derjenigen eines regulären Arbeitsverhältnisses.

Der Zeugnisanspruch richtet sich deshalb nach den arbeitsrechtlichen Grundsätzen.

Freier Mitarbeiter

Freier Mitarbeiter ist, wer auf dienstvertraglicher (teils auch werkvertraglicher) Basis eigenverantwortlich, weisungsfrei und ohne persönliche Abhängigkeit vom Auftraggeber Dienst- und/oder Werkleistungen für einen Auftraggeber erbringt.

Maßgebliches Unterscheidungsmerkmal vom Arbeitsverhältnis ist, dass der freie Mitarbeiter nicht in die Betriebsorganisation des Auftraggebers eingebunden ist. In der betrieblichen Praxis ergeben sich oft Abgrenzungsprobleme zum Arbeitsverhältnis, die unter dem Begriff der „Scheinselbstständigkeit” diskutiert werden.

Auf einen freien Mitarbeiter finden die arbeitsrechtlichen Vorschriften keine Anwendung, sondern nur die Regelungen des BGB zum Dienstvertrag. Nach einer älteren Entscheidung des BGH9 hat ein freier Mitarbeiter grundsätzlich keinen Anspruch auf ein Zeugnis gem. § 630 BGB. Dagegen vertreten Stimmen in der juristischen Literatur heute die Auffassung, dass zumindest bei einem auf eine gewissen Dauerhaftigkeit angelegten Dienstverhältnis auch ein freier Mitarbeiter gem. § 630 BGB einen Anspruch auf ein Zeugnis hat.

Vor diesem unklaren rechtlichen Hintergrund (und auch um eine Nähe zum Arbeitsverhältnis zu vermeiden) werden in der betrieblichen Praxis für freie Mitarbeiter heute überwiegend Referenzschreiben ausgestellt.

1.2   Anforderungen an das Ausbildungszeugnis

Im Folgenden wird im Interesse einer besseren Lesbarkeit der einheitliche Begriff „Auszubildender” für das Berufsausbildungsverhältnis wie auch für die vorstehend dargestellten besonderen Ausbildungsverhältnisse im Sinne des § 26 BBiG (Praktikanten, Volontäre usw.) verwendet. Für diese Personengruppen sind im Ergebnis die Rechtsgrundlagen für das Zeugnis gleich: § 16 BBiG und dazu kommen über § 10 Abs. 2 BBiG ergänzend auch die arbeitsrechtlichen Grundsätze zum Arbeitszeugnis bei einem Arbeitsverhältnis zur Anwendung. Soweit Besonderheiten bei einzelnen Personengruppen bestehen, wird darauf ausdrücklich hingewiesen.

Ein Auszubildender hat gem. § 16 BBiG bei Beendigung seines Ausbildungsverhältnisses Anspruch auf ein schriftliches Zeugnis. Davon zu unterscheiden ist bei Berufsausbildungsverhältnissen das separat zu erstellende Zeugnis über die Abschlussprüfung gem. § 37 Abs. 2 BBiG.

Anders als in § 109 GewO oder § 630 BGB ist der Ausbildende bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses zur Erstellung eines Zeugnisses auch ohne ausdrückliches Verlangen des Auszubildenden verpflichtet. Der Anspruch darauf kann nicht vertraglich ausgeschlossen werden10 und besteht auch, wenn der Auszubildende nach Beendigung der Ausbildung weiter im Unternehmen beschäftigt oder wenn das Ausbildungsverhältnis vorzeitig beendet wird.

Die folgende Checkliste enthält die gesetzlichen Regelungen zum Zeugnisanspruch nach dem Berufsbildungsgesetz.

Checkliste: Anforderungen an das Ausbildungszeugnis
Das (einfache) schriftliche Zeugnis muss zumindest Angaben enthalten zu Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden.
Auf Verlangen des Auszubildenden muss das einfache Zeugnis um Angaben zu Leistung und Verhalten ergänzt werden (qualifiziertes Zeugnis).
Hat der Ausbildende die Ausbildung nicht selbst durchgeführt, soll auch der Ausbilder oder die Ausbilderin das Zeugnis mit unterschreiben.
Das Zeugnis muss klar und verständlich formuliert sein.
Das Zeugnis darf keine Merkmale oder Formulierungen enthalten, die den Zweck haben, eine andere als die aus der äußeren Form oder dem Wortlaut ersichtliche Aussage über den Auszubildenden zu treffen.
Die Zeugnissprache ist Deutsch. Deshalb kann jeder Auszubildende im Geltungsbereich des deutschen Rechts ein Zeugnis in deutscher Sprache verlangen.
Bei internationalen Unternehmen kann es sinnvoll sein, ein Zeugnis in englischer Sprache auszustellen. Eine Rechtspflicht des Ausbildenden hierzu besteht aber nicht.
Bei dem gem. § 37 Abs. 2 BBiG zu erstellenden Zeugnis über die Abschlussprüfung gilt: Auf Antrag des Auszubildenden ist dem deutschen Zeugnis über die Abschlussprüfung gem. § 37 Abs. 3 Satz 1 BBiG eine englischsprachige und französischsprachige Übersetzung beizufügen.
Wie muss ein Zeugnis aussehen?

Ein Zeugnis am Ende der Ausbildung hat eine besondere Bedeutung für den Auszubildenden. Es soll aufzeigen, wie seine Leistungen gesehen wurden, und es ermöglicht zukünftigen Arbeitgebern, sich über das Können zu informieren, sodass es damit einen nicht zu unterschätzenden Einfluss auf den Übergang in das bzw. für das weitere Berufsleben hat. Form und Inhalt werden von diesem Zweck bestimmt. Ein Zeugnis m uss daher den im Geschäftsverkehr üblichen und von Dritten erwarteten Gepflogenheiten sowohl hinsichtlich der äußeren Form als auch der Wortwahl entsprechen und schriftlich ausgestellt werden.

Checkliste: Anforderungen an die äußere Form des Zeugnisses
Das Zeugnis muss maschinenschriftlich bzw. mit dem PC erstellt sein.
Das Zeugnis muss auf dem für die Geschäftskorrespondenz üblichen Geschäftspapier geschrieben bzw. gedruckt sein.11
Ist ein weißes Blatt für das Zeugnis verwendet worden, so sind die volle Firmenbezeichnung, Rechtsform und die derzeitige Anschrift anzuführen.
Wird Geschäftspapier verwendet, darf das Anschriftenfeld nicht ausgefüllt werden.
Hat das Zeugnis äußere Mängel wie Flecken, Durchstreichungen, Textverbesserungen u. Ä. kann der Auszubildende es zurückweisen.
Schreibfehler müssen berichtigt werden, wenn sie negative Folgen für den Auszubildenden haben könnten.12
Unzulässig sind Ausrufungs- oder Fragezeichen, Gänsefüßchen, Unterstreichungen oder teilweise Hervorhebungen durch Fettschrift.
In elektronischer Form darf ein Zeugnis nicht ausgestellt werden. Dies wird nach der gesetzlichen Regelung in § 16 Abs. 1 Satz 2 BBiG ausdrücklich ausgeschlossen.
Wie gestalten Sie Zeugnisse und Referenzschreiben?

Achten Sie bei der Gestaltung des Zeugnisses darauf, dass nicht nur die Inhalte, sondern auch die äußere Form einen guten Eindruck hinterlassen. Schließlich wird das Zeugnis bei der nächsten Bewerbung Ihres Auszubildenden an eine Vielzahl von Unternehmen gesendet und kann so zu einem positiven Image Ihres Unternehmens beitragen.

Rechtlich gesehen ist es erforderlich, dass Sie das Zeugnis auf Ihrem Geschäftspapier ausdrucken. Falls Sie keines haben, besteht die Mindestanforderung darin, dass das Zeugnis mit einem ordnungsgemäßen Briefkopf versehen sein muss, auf dem der Name und die Anschrift des Ausstellers erkennbar sind.

Den Briefkopf können Sie selbst auf dem Computer oder auch auf der Schreibmaschine gestalten. Wenn Sie ein Logo haben, können Sie dies selbstverständlich in den Briefkopf einfügen.

Wenn Sie auf Ihrem Geschäftspapier in der Fußzeile die Geschäftsführer, den Handelsregistereintrag, die Bankverbindung und weitere wichtige Informationen stehen haben, so können Sie dieses Papier dennoch verwenden. Es muss kein „schönes” Papier sein, das frei ist von den konkreten geschäftlichen Informationen. Falls das Zeugnis nicht auf ein Blatt passt, nehmen Sie einfach ein zweites.

Für Referenzschreiben gelten die vorstehenden Grundsätze entsprechend.

1.3   Einfaches oder qualifiziertes Zeugnis – wann wird welches Zeugnis ausgestellt?

Grundsätzlich unterscheidet man hinsichtlich Umfang und Inhalt zwischen einem einfachen und einem qualifizierten Zeugnis.

Einfaches Zeugnis

Das einfache Zeugnis muss mindestens Angaben zu Art, Dauer und Ziel der Ausbildung sowie über die erworbenen beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten des Auszubildenden enthalten. Aussagen zu Leistung und Verhalten werden darin nicht getroffen.

Qualifiziertes Zeugnis

Das qualifizierte Zeugnis enthält neben den vorstehenden Angaben auch Ausführungen zu Leistung und Verhalten bzw. Führung des Auszubildenden über die gesamte Dauer des Ausbildungsverhältnisses. Leistung meint, wie der Auszubildende die ihm übertragenen Aufgaben bewältigt hat. Hierzu gehören (je nach Ausbildungsberuf) z. B. Auffassungsgabe, Lernwilligkeit, Fleiß, Arbeitsverhalten, Arbeitsausführung, Leistungsbereitschaft, selbstständiges Arbeiten, Qualität der Arbeit, Arbeitstempo, Belastbarkeit, Ordnung, Eigeninitiative, Entscheidungsfähigkeit, Pünktlichkeit, Einsatzbereitschaft, besondere Eignung, Urteils- und Ausdrucksvermögen oder Umgang mit Kunden. Der Verhaltensaspekt umfasst die Charaktereigenschaften und Persönlichkeitszüge des Auszubildenden. Auch hier gibt es typische Formulierungen. Wichtig ist aber, dass das Verhalten zu verschiedenen Personengruppen unterschieden wird, also z. B. zu Vorgesetzten, Kollegen und Kunden (Bürgern). Verlangt der Auszubildende ein qualifiziertes Zeugnis, so trägt er das Risiko eines für ihn ungünstigen Zeugnisses.

Der Auszubildende hat das Recht zu entscheiden, ob er ein qualifiziertes Zeugnis wünscht. Wurde ihm ohne seinen ausdrücklichen Wunsch ein qualifiziertes Zeugnis ausgestellt, kann er es zurückweisen und ein einfaches Zeugnis verlangen.

Im Hinblick auf den Erstellungszeitpunkt wird noch einmal zwischen dem Zwischenzeugnis, dem vorläufigen und dem Endzeugnis unterschieden.

Zwischenzeugnis

Das Zwischenzeugnis erteilt man während des Ausbildungsverhältnisses. Inhaltlich entspricht es dem Endzeugnis. Es ist auf Wunsch des Auszubildenden dann zu erteilen, wenn ein berechtigtes Interesse vorliegt. Das besteht nach gegenwärtiger Rechtsprechung in folgenden Situationen:

  • wenn der Ausbildende die Kündigung in Aussicht stellt,

  • wenn der Auszubildende die Ausbildungsstelle wechselt,

  • wenn im Ausbildungsbereich Änderungen wie Versetzung oder Wechsel des Vorgesetzten/Ausbilders vorgenommen werden,

  • bei Insolvenz,

  • bei Bewerbungen,

  • bei einer längeren Ausbildungsunterbrechung (z. B. Erziehungsurlaub, Wehr- oder Zivildienst),

  • zur Vorlage bei Gerichten und Behörden,

  • für Kreditanträge und

  • bei einem Betriebsübergang gemäß § 613a BGB.

Vorläufiges Zeugnis

Das vorläufige Zeugnis ist eigentlich ein Endzeugnis, das wegen der noch bevorstehenden Beendigung des Ausbildungsverhältnisses ausdrücklich als „vorläufiges Zeugnis” erteilt wird und es dem Auszubildenden bereits vor Beendigung des Ausbildungsverhältnisses ermöglicht, sich zu bewerben. Bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses wird es gegen das Endzeugnis ausgetauscht.

Endzeugnis

Das Endzeugnis erteilt man bei Beendigung des Ausbildungsverhältnisses. Dies gilt auch dann, wenn Kündigungsschutzklage erhoben wurde und die Beendigung des Ausbildungsverhältnisses damit rechtlich noch nicht geklärt ist.13

Im Falle einer Kündigung entsteht der Anspruch des Auszubildenden auf ein Endzeugnis bereits in dem Moment, in dem die Kündigung formuliert bzw. der Aufhebungsvertrag unterzeichnet wird. Bei befristeten Ausbildungsverhältnissen, für deren Beendigung es keiner Kündigung bedarf, entsteht der Anspruch auf Erteilung eines Zeugnisses ab dem Zeitpunkt, welcher der gesetzlichen Kündigungsfrist gemäß § 622 BGB entsprechen würde.

Sind Zwischenzeugnisse bindend?

Von der Erteilung eines Zwischenzeugnisses bis zur Ausstellung des Endzeugnisses vergeht manchmal viel Zeit. Kann der Ausbildende deshalb im Endzeugnis andere Bewertungen vornehmen als im Zwischenzeugnis? Mit dem Zwischenzeugnis entsteht für den Ausbildenden hinsichtlich des beurteilten Zeitraumes des Ausbildungsverhältnisses eine gewisse Bindungswirkung. Er kann bei gleicher Beurteilungslage seine im Zwischenzeugnis zum Ausdruck gekommenen Bewertungen im Schlusszeugnis also nicht ändern.

Können Sie einen Zeugnisentwurf vom Auszubildenden verlangen?

Es mag vorkommen, dass ausscheidende Auszubildende Wünsche für die Zeugniserstellung formulieren oder sogar einen vollständigen Zeugnisentwurf vorlegen. Dem Ausbildenden ist es jedoch nicht erlaubt, von einem ausscheidenden Auszubildenden einen Zeugnisentwurf einzufordern. Umgekehrt ist er nicht verpflichtet, dem Entwurf des Auszubildenden zu folgen oder sich mit ihm detailliert darüber auseinanderzusetzen.

Eines sollten sich Ausbildende klar machen: Wenn sie die Zeugniserstellung dem Auszubildenden überlassen, spiegelt sich darin dessen Sichtweise wider und die Themen werden oft zu umfangreich dargestellt bzw. falsch gewichtet. Möglicherweise treten zu einem späteren Zeitpunkt Probleme auf, beispielsweise weil nachfolgende Arbeitgeber bestimmte Punkte vermissen. Dann müssen Sie sich doch noch einmal mit dem Zeugnis befassen.

Auf jeden Fall ist es sinnvoll, wenn Sie den Zeugnisentwurf mit Ihrem Auszubildenden besprechen und vielleicht sogar die Formulierungen erläutern. So können Sie Missverständnissen vorbeugen und ersparen sich die Arbeit einer nochmaligen Ausstellung wegen kleinerer Korrekturen.

1.4   Welchen Umfang sollten Tätigkeits- und Leistungsbeschreibung haben?

Der zukünftige Arbeitgeber soll sich ein klares Bild vom Ausbildungsstand des Auszubildenden, orientiert an der jeweils geltenden Ausbildungsordnung und dem jeweiligen Ausbildungsberufsbild, machen können. Das Zeugnis hat daher die Ausbildungsinhalte, die ein Auszubildender während seines Ausbildungsverhältnisses vermittelt bekommt, mit ihren typischen Merkmalen vollständig und genau zu beschreiben.

Unwesentliche oder berufsfremde Tätigkeiten, denen bei einer Bewerbung keine Bedeutung zukommt, brauchen nicht erwähnt zu werden.

Wie sollte das Verhältnis zwischen Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbeurteilung aussehen?

Ein Zeugnis muss immer ausgewogen sein. Tätigkeitsbeschreibung und Leistungsbeurteilung sollten idealerweise im Verhältnis 50:50 stehen. Natürlich ist das bei sehr umfangreichen Ausbildungsinhalten kaum einzuhalten und auch nicht sinnvoll. Zu vermeiden ist aber in jedem Fall ein krasses Missverhältnis dieser beiden Zeugnisteile.

In einer ausführlichen Leistungs- und Verhaltensbeurteilung liegt für den potenziellen Arbeitgeber die große Chance, einen Bewerber schon vorab genauer kennenzulernen und sich ein präziseres Bild von ihm zu machen. Die Leistungs- und Verhaltensbeurteilung sollte deshalb gerade bei Auszubildenden auf besondere Eignungen, Fertigkeiten und Fähigkeiten eingehen und eben nicht nur aus zwei oder drei Sätzen bestehen, die gerade einmal die Gesamtnote und vielleicht ein einwandfreies Verhalten zum Ausdruck bringen.

Die Dauer der Ausbildung und der Qualifikationsgrad bestimmen letztlich den Umfang der Tätigkeitsbeschreibung. So ist die Ausbildungsbezeichnung zwar zu erwähnen, doch sie genügt nicht als Ersatz für eine detaillierte Tätigkeitsbeschreibung.

Das sollte die Tätigkeits- bzw. Aufgabenbeschreibung enthalten:

  • die Bezeichnung des Ausbildungsberufes/der Qualifikation

  • die Ausbildungsdauer

  • die beruflichen Fertigkeiten, Kenntnisse und Fähigkeiten, die mindestens Gegenstand der Ausbildung sind (Ausbildungsberufsbild)

1.5   Wie bewerten Sie richtig?

Grundsätzlich hat der Ausbildende das Zeugnis im Interesse des Auszubildenden mit Wohlwollen zu erstellen.14 Das heißt aber nicht, dass nur positive, für den Auszubildenden günstige Bewertungen aufgenommen werden dürfen. Ein solches Zeugnis würde dem obersten Grundsatz der Wahrheitspflicht widersprechen. Es können auch berechtigte nachteilige Aussagen in angemessener Sprache im Zeugnis ihren Niederschlag finden. Diese dürfen dann aber nicht der lediglich subjektiven Anschauung des (überstrengen) Ausbildenden entsprechen, sondern es müssen verkehrsübliche Bewertungsmaßstäbe angelegt werden. „Wohlwollend” bedeutet in diesem Zusammenhang, dass das Zeugnis aus der Sicht eines verständigen Ausbildenden abzufassen ist und nicht durch Vorurteile oder Voreingenommenheit bestimmt sein darf, die den weiteren Berufsweg des Auszubildenden unnötig erschweren.

Wahrheit der Beurteilung

Die Rechtsprechung orientiert sich, um überprüfbar – also systematisch und immer auf derselben Basis – zu urteilen, an den folgenden drei Kriterien: Inhaltlich muss das qualifizierte Zeugnis eine

  • wahrheitsgemäße, objektiv richtige und vollständige,

  • nach sachlichen Maßstäben ausgerichtete wohlwollende und

  • konsistente sowie nachprüfbare Gesamtbewertung der Leistung und des Verhaltens des Auszubildenden enthalten.

Werden die einzelnen Leistungen eines Auszubildenden im Zeugnis ausnahmslos mit „sehr gut” und die Tätigkeit15 darüber hinaus mit „sehr erfolgreich” bewertet, so ist eine Gesamtbeurteilung mit der Formulierung, der Auszubildenden habe seine Aufgaben „immer zu unserer vollen Zufriedenheit gelöst” (das entspräche der Note 2), nicht vereinbar. Der bescheinigten sehr guten Leistung in den Einzelbeurteilungen entspricht nur die zusammenfassende Beurteilung „zur vollsten Zufriedenheit”.16

Welche Noten können Sie geben?

In der Praxis und verschiedenen Zeugnishandbüchern wird für die zusammenfassende Schlussnote oft eine sechsstufige Notenskala von 1 = „sehr gut” bis 6 = „ungenügend” verwendet.

Notenstufen: Zusammenfassende Leistungsbewertung

Damit Sie die Vorgehensweise bei der Formulierung haben wir in der folgenden Tabelle die Begriffe, die die Bewertung enthalten, fett gesetzt – und spielen die Bewertung in den verschiedenen Notenstufen anhand der Formel für die Leistungsbeurteilung durch.

Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben ...

stets zu unserer vollsten Zufriedenheit erledigt = sehr gute Leistungen Note 1
stets zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt = gute Leistungen Note 2
stets zu unserer Zufriedenheit erledigt = befriedigende Leistungen Note 3
zu unserer Zufriedenheit erledigt = ausreichende Leistungen Note 4
im Großen und Ganzen zu unserer Zufriedenheit erledigt = mangelhafte Leistungen Note 5
... zu unserer Zufriedenheit zu erledigen versucht = unzureichende Leistungen Note 6

Die Rechtsprechung hat diese Notenskala um eine Zwischenstufe für „voll befriedigende Leistungen” erweitert und für die Note drei die Formel genannt: „Der Mitarbeiter hat die ihm übertragenen Aufgaben zu unserer vollen Zufriedenheit erledigt”, was als voll befriedigende Leistung oder Normalleistung gilt. Alle weiteren in der Liste genannten Noten verschieben sich dann um eine Notenstufe nach „unten”.17

Formulierungen für die Note „sehr gut”

Eine Leistungsbewertung mit „sehr gut” erfolgt dann, wenn der Auszubildende die Ausbildungsanforderungen ohne jede Beanstandung erbracht hat und darüber hinaus besonders auszeichnende Umstände vorliegen wie z. B. die Entwicklung neuer Ideen oder die schnellere Erledigung der Aufgaben.

Allerdings ist die dafür übliche Phrase „stets zur vollsten Zufriedenheit” grammatikalisch nicht korrekt, denn „voll” kann nicht gesteigert werden. (Es lässt sich leicht an dem folgenden Beispiel nachvollziehen, warum diese Formulierung grammatikalisch nicht korrekt ist: Wenn ein Glas voll ist und man weiter einschenkt, wird das Glas nicht „am vollsten”, sondern es läuft über.) Dennoch ist diese Formulierung üblich. Sie können aber auch eine andere Formulierungen wählen, um die Note „sehr gut” auszudrücken.

  • Wir waren mit den Leistungen stets außerordentlich zufrieden.

  • Seine/Ihre Leistungen haben jederzeit und in jeder Hinsicht unsere volle Anerkennung gefunden.

  • Wir waren mit den Leistungen stets in jeder Hinsicht außerordentlich zufrieden.

  • Die Leistungen haben unseren Erwartungen stets in jeder Hinsicht voll entsprochen.

Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung

Der Auszubildende hat im Zweifel Anspruch auf eine durchschnittliche Bewertung. Die Formulierung „voll befriedigende Leistungen” entspricht der Note 3 in der siebenstufigen Notenskala des LAG Hamm. Er würde dann die Darlegungs- und Beweislast tragen, wenn er eine bessere Bewertung wünschte. Erteilt der Ausbildende eine schlechtere Bewertung, obliegt ihm diese Last.18 Welche Formulierung die so genannte Mitte darstellt und damit den Durchschnitt angibt, hängt auch von der verwendeten Notenskala ab. Um aus einer unterdurchschnittlichen Bewertung, die in der Formulierung „zu unserer Zufriedenheit” zum Ausdruck kommt, eine durchschnittliche zu machen, ist in der Regel der Zusatz eines Zeitfaktors wie „stets”, „immer” oder „jederzeit” erforderlich.

Beurteilung der persönlichen Führung

Der Begriff „persönliche Führung” umfasst das allgemeine Sozialverhalten, die Fähigkeit, mit anderen zusammenzuarbeiten (Kooperations- und Kompromissbereitschaft), Vertrauenswürdigkeit, Verantwortungsbereitschaft und die Beachtung der betrieblichen Ordnung.

In diesem Teil des Zeugnisses gibt man ein zusammenfassendes Urteil über die Eigenschaften und das gesamte dienstliche Verhalten des Auszubildenden ab. Hier sind das betriebliche Zusammenwirken, das Verhalten gegenüber Vorgesetzten bzw. Ausbildern, gleichgeordneten Arbeitskollegen und auch gegenüber Dritten, z. B. Kunden, zu erfassen. Dabei ist es wichtig, dass alle Verhaltensrichtungen beurteilt werden, da Auslassungen bzw. die Nichterwähnung einer Gruppe Rückschlüsse auf Verhaltens-, Anpassungs-, Kontakt- oder Führungsschwierigkeiten zulassen.

Zur Beurteilung der persönlichen Führung gehört auch das eventuelle Fehlverhalten des Auszubildenden.

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